Mikä Haeavustuksia.fi on?
Haeavustuksia.fi on verkkopalvelu, joka tulee kokoamaan kaikki valtionavustushaut yhteen palveluun. Olemme koonneet tälle sivustolle palvelun käyttöohjeita ja ohjeita Suomi.fi-tunnistautumiseen.
Haeavustuksia.fi-palvelu tulee palvelemaan kaikkia valtionavustusten hakijoita eli muun muassa
- yhdistyksiä ja säätiöitä
- kuntia ja kuntayhtymiä
- tiedelaitoksia ja tutkimusorganisaatioita
- korkeakouluja
- yrityksiä
- yksityishenkilöitä.
Valtionavustusten hakeminen sekä valtionavustuksiin liittyvä asiointi tapahtuu Haeavustuksia.fi-palvelussa. Avustusten hakeminen ja omien tietojen tarkastelu edellyttää, että käyttäjä on kirjautunut palveluun. Hakuilmoituksia voi selailla kirjautumatta palveluun.
Valtionavustusten hakeminen sekä valtionavustuksiin liittyvä muu asiointi edellyttää Haeavustuksia.fi -palveluun tunnistautumista. Tunnistautumiseen käytetään
- henkilökohtaisia pankkitunnuksia
- mobiilivarmennetta
- sähköistä henkilökorttia.
Oikeutesi yhteisön, yrityksen tai henkilön puolesta asiointiin tarkistetaan Suomi.fi-palvelun valtuusrekisteristä kirjautumisen yhteydessä. Haeavustuksia.fi -palvelussa voi asioida myös tietyillä kaupparekisteriin, Yritys- ja yhteisötietojärjestelmään (YTJ) tai yhdistysrekisteriin merkityllä asiointiin oikeuttavilla rooleilla.
Tarvittavien valtuuksien puuttuessa ota yhteyttä yhteisösi Suomi.fi -valtuuksia hallinnoivaan henkilöön. Kirjautumalla yksityishenkilönä voit hakea vain henkilökohtaisia avustuksia.
Asiointivaltuuden voi käydä antamassa tai pyytämässä Suomi.fi-valtuuksien sivuilla kohdassa Anna ja pyydä valtuuksia. Jos yhteisösi ei voi omatoimisesti valtuuttaa Suomi.fi-valtuuksissa, viranomainen voi rekisteröidä valtuudet hakemuksen perusteella.
Suomi.fi-valtuuksien käytön tuki- ja neuvontapalvelut:
- Kansalaisneuvonta (henkilöasiakkaat)
- Organisaatioiden asiakaspalvelu (organisaatioasiakkaat)
- Yritys-Suomi-puhelinpalvelu (yritysasiakkaat)
Yrityksen tai yhteisön puolesta asiointi
Yrityksen tai yhteisön puolesta asiointi edellyttää Suomi.fi-palvelussa annettua valtuutta. Yrityksen tai yhteisön puolesta voi asioida seuraavissa rooleissa (valtuusasia):
Valtionavustusten hakemisen valmistelu
Valtuutettu voi valmistella valtionavustusten hakemista ja avustuksiin liittyviä jatkotoimenpiteitä.
Valtionavustusten hakeminen
Valtuutettu voi valmistella valtionavustusten hakemista ja avustuksiin liittyviä toimenpiteitä, toimittaa ne käsiteltäväksi sekä peruuttaa hakemuksen.
Valtionavustusten hakeminen ja tietojen hallinnointi
Valtuutettu voi valmistella valtionavustusten hakemista ja avustuksiin liittyviä toimenpiteitä, toimittaa ne käsiteltäväksi sekä peruuttaa hakemuksen ja hallinnoida valtuuttajaan liittyviä tietoja.
Haeavustuksia.fi -palvelussa voi asioida myös kaupparekisteriin, Yritys- ja yhteisötietojärjestelmään (YTJ) tai yhdistysrekisteriin merkityllä asiointiin oikeuttavilla rooleilla:
Kaupparekisteriin merkitty
yrityksen toimitusjohtaja (TJ)
yrityksen toimitusjohtajan sijainen (TJS)
yrityksen nimenkirjoittaja, jolla on oikeus edustaa yritystä yksin (NIMKO)
elinkeinoharjoittaja (ELI)Yhdistysrekisteriin merkitty
puheenjohtaja (PJ)
jäsen (J)
nimenkirjoittaja, jolla on oikeus edustaa yhdistystä yksin (NIMKO)Lisätietoja valtuuksista (Suomi.fi)
Virkailijavaltuuttamispalvelu
Jos yritysten tai yhteisön edustamisoikeutta ei voida tarkistaa kaupparekisteristä, Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (YTJ) tai yhdistysrekisteristä, tulee valtuusoikeudet rekisteröidä Digi- ja väestötietoviraston virkailijavaltuuttamispalvelussa. Palvelussa aiemmin annetut valtionavustuksiin liittyvät valtuusroolit ovat sellaisenaan pätevät Haeavustuksia.fi -palvelussa.
Virkailijavaltuuttamispalvelua tarvitsevia tahoja ovat esimerkiksi
- kunnat
- oppilaitokset
- valtion virastot
- seurakunnat ja säätiöt sekä
- yhdistykset, joiden nimenkirjoitussäännön mukaan yhdistystä edustaa kaksi tai useampi henkilö yhdessä.
Hakemuksella valtuuttaminen (Suomi.fi)
Henkilöhakijan puolesta asioiminen
Henkilöhakijoille suunnattujen valtionavustusten hakeminen Haeavustuksia.fi -palvelussa mahdollistuu myöhemmin.
Ulkomaisen yrityksen tai yhteisön puolesta asioiminen
Mahdollistuu Haeavustuksia.fi -palvelussa myöhemmin.
Haeavustuksia.fi-palvelun käyttöohjeet
Voit selata valtionavustusten hakuilmoituksia kirjautumatta. Jos haluat hakea valtionavustusta tai tarkastella asiakkuuteesi liittyviä tietoja, tulee sinun kirjautua Haeavustuksia.fi-palveluun.
Suosittelemme aloittamaan palvelun käytön kirjautumalla ja Omat tiedot -osion täydentämisellä. Osiossa ylläpidetään muun muassa pankkiyhteystietoja ja hakijan yhteystietoja, joita kysytään hakemuslomakkeilla. Osio löytyy Haeavustuksia.fi -palvelun päävalikosta, joka sijaitsee vasemmassa yläkulmassa.
Palvelussa valtionapuviranomaiset julkaisevat tiedot haettavissa olevista valtionavustuksista. Palvelu mahdollistaa avustusten hakemisen ja avustusta koskevan päätöksen vastaanottamisen sekä päätöstä seuraavat toimenpiteet, kuten maksatuksen hakemisen ja avustuksen käytön raportoinnin.
Valtionavustusten hakuilmoitukset listautuvat Haeavustuksia.fi-palvelun etusivulle. Listalla näytetään oletuksena ne haut, joissa hakuaika on käynnissä juuri nyt tai alkamassa.
Palvelussa on myös hakuilmoituksia, joissa julkaistaan vain hakuun liittyvät vähimmäistiedot. Näissä tapauksissa täysi hakuilmoitus löytyy valtionapuviranomaisen omasta palvelusta tai kotisivulta ja sinne on hakuilmoitukselta linkki. Näissä hauissa hakeminen ja siihen liittyvät seuraavat toimenpiteet tapahtuvat viranomaisen omassa palvelussa. Haut voidaan julkaista myös ennakkotietoina. Hausta vastaavien valtionapuviranomaisten yhteystiedot löytyvät hakuilmoituksista.
Hakuilmoituksia ei aina julkaista täysin tiedoin kaikilla kielillä. Esimerkiksi englanninkielinen hakuilmoitus voidaan julkaista minimitiedoilla silloin, kun hausta vastaava valtioapuviranomainen ei mahdollista asiointia englanniksi. Tällöin hakemuslomake on käytettävissä vain suomeksi ja ruotsiksi.
Haeavustuksia.fi-palveluun ei ole siirretty aiemmin haettuja ja saatuja avustuksia valtionapuviranomaisten tarjoamista muista verkkopalveluista. Aiempien avustusten osalta asiointi jatkuu viranomaisten ohjeistamana muissa palveluissa.
-
Palvelussa liikkuminen
Palvelun ylä- ja alareunan elementit pysyvät samoina läpi koko palvelun. Palvelun etusivulle voit palata napsauttamalla palvelun tunnusta.
Kun olet kirjautunut palveluun, näet sivun yläosassa kirjautumiseen liittyvät nimitiedot. Näet ja voit muokata tietojasi kohdissa Omat tiedot ja Omat asiat. Ne löytyvät vasemmasta yläkulmasta, palvelun päävalikosta.
Linkit palvelua koskeviin ohjeisiin sekä saavutettavuus- ja tietoturvaselosteisiin löytyvät palvelun alareunasta.
Suositellut selaimet
Haeavustuksia.fi toimii yleisimmillä selaimilla, kuten Google Chrome, Edge, Mozilla Firefox, Opera ja Safari. Jotta verkkopalvelun käyttö olisi tietoturvallista ja tarjoaisi parhaan mahdollisen käyttäjäkokemuksen, suosittelemme käyttämään selainten uusimpia versioita.
Kielivalinnat
Haeavustuksia.fi -palvelu on toteutettu suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Voit vaihtaa kielen valikosta.
Hakuilmoituksia ei aina julkaista täydellisin tiedoin kaikilla kielillä. Esimerkiksi englanninkielinen hakuilmoitus voidaan julkaista minimitiedoilla silloin, kun hausta vastaava valtioapuviranomainen ei mahdollista asiointia englanniksi. Tällöin hakemuslomake on käytettävissä vain suomeksi ja ruotsiksi.
Palvelun käyttökieleksi tekemäsi valinta vaikuttaa hakemuksen lähetyshetkellä siihen, millä kielellä vastaanottava valtionapuviranomainen hakemuksesi käsittelee.
-
Kirjautuminen
Valtionavustusten hakeminen sekä valtionavustuksiin liittyvä muu asiointi edellyttää Haeavustuksia.fi -palveluun tunnistautumista. Tunnistautumiseen käytetään
- henkilökohtaisia pankkitunnuksia
- mobiilivarmennetta tai
- sähköistä henkilökorttia.
Oikeus yhteisön, yrityksen tai henkilön puolesta asiointiin tarkistetaan Digi- ja väestötietoviraston Suomi.fi-palvelun valtuusrekisterissä ylläpidettyjen valtuutuksien avulla. Haeavustuksia.fi -palvelussa voi asioida myös tietyillä kaupparekisteriin, Yritys- ja yhteisötietojärjestelmään (YTJ) tai yhdistysrekisteriin merkityllä asiointiin oikeuttavilla rooleilla. Katso tarkempi ohje palveluun tunnistautumisesta.
Haeavustuksia.fi -palvelussa voi asioida myös tietyillä asiointiin oikeuttavilla rooleilla, jotka on merkitty
- kaupparekisteriin
- Yritys- ja yhteisötietojärjestelmään (YTJ) tai
- yhdistysrekisteriin.
Katso tarkempi ohje Suomi.fi-tunnistautuminen välilehdeltä.
Hakuilmoitusten selailu ei edellytä palveluun kirjautumista. Asiakkuuteen liittyvät tiedot eli Omat tiedot ja Omat asiat näytetään vain palveluun kirjautuneille.
-
Omat tiedot
Kun olet kirjautunut palveluun, pääset päävalikosta (vasemmasta yläkulmasta) Omat tiedot -näkymään, jossa voit katsella ja muokata tietojasi. Tietojen muokkaaminen on osin mahdollista vain ”Valtionavustusten hakeminen ja tietojen hallinnointi” valtuusroolin omaavalle henkilölle. Tällainen tieto on mm. pankkiyhteystieto. Valtionapuviranomainen ei voi omassa järjestelmässään ylläpitää em. tietoa. Rajauksilla pyritään pienentämään valtionavustusten maksuun liittyvien väärinkäytösten riskiä.
Käytämme hakijan omina tietoina myös muihin viranomaisrekistereihin tallennettua tietoa, tästä syystä kaikkien tietojen muokkaaminen ei ole palvelussa mahdollista. Tiedot tulee muuttaa lähteenä toimivaan rekisteriin, jonka jälkeen uusi Haeavustuksia.fi -palveluun kirjautuminen päivittää palvelussa näkyvät tiedot. Tällainen tieto on esimerkiksi hakijan nimi, osoite ja Y-tunnus.
Tallenna asiakasprofiiliin vain ne yhteyshenkilöt, jotka liittyvät kaikkiin tämän yhteisön puolesta tehtyihin hakemuksiin ja avustusasioihin. Asiakasprofiiliin tallennetut yhteyshenkilöiden tiedot kopioituvat automaattisesti uusille hakemuksille, joissa niitä voidaan vielä hakemuskohtaisesti hallita. Avustusasian käsittelyyn liittyvät tiedoksiannot, kuten täydennyspyynnöt ja tieto asian ratkaisusta, lähetetään sähköpostilla tiedoksi kaikille hakemuksella yhteyshenkilöiksi nimetyille.
Omat tiedot -näkymässä päivitetty yhteyshenkilön tieto ei tallennu takautuvasti jo olemassa oleville hakemuksille, vaan muuttunut tieto tulee päivittää niihin erikseen. Päivitetty tieto tulee käyttöön päivityksen jälkeen avattaville hakemuslomakkeille.
Omat tiedot näkymä kehittyy vastaamaan erilaisten hakijaryhmien tarpeita sitä mukaa, kun Haeavustuksia.fi-palvelun käyttö laajenee.
-
Omat asiat
Palveluun kirjautuneena pääset päävalikon (vasen yläkulma) Omat asiat -näkymässä katselemaan ja muokkaamaan asiointiisi liittyviä tietoja. Asiointisi listautuu kolmeen osioon. Kussakin osiossa pääset hakemukselle napauttamalla hakemukselle antamaasi nimeä Hakemus-sarakkeessa ja voit järjestää rivejä otsikkorivin nuolipainikkeilla.
- Keskeneräiset osio sisältää ne hakemukset, joiden täyttö on kesken. Hakemus jää tähän näkymään, mikäli sitä ei hakuajan puitteissa allekirjoiteta ja lähetetä hausta vastaavalle viranomaiselle. Keskeneräiseksi jääneitä hakemuksia ei toistaiseksi voi poistaa palvelusta.
- Avustusasiat osiossa näytetään kaikki lähetetyt ratkaisua odottavat sekä ratkaisun saaneet hakemukset. Voit seurata lähettämiesi hakemusten käsittelyn etenemistä Tila-sarakkeessa esitetyn tiedon perusteella.
- Saadut avustukset osiossa näytetään kaikki myönteisen päätöksen saaneet hakemuksesi.
Avustusasiat ja Saadut avustukset osioiden kautta pääset tekemään hakemusten täydentämiseen, täydennyspyyntöön vastaamiseen, avustuksen maksatushakemukseen ja raportointiin liittyviä toimenpiteitä.
-
Hakuilmoitus
Pääset tutustumaan valtionavustushaun tarkempiin tietoihin napauttamalla haun nimeä etusivun listauksessa.
Haku muodostuu
- hakuilmoituksesta
- avustuksen käyttöön liittyvistä vakioehdoista
- hakemuslomakkeesta.
Hakemuslomake näytetään toistaiseksi vain palveluun tunnistautuneelle asioijalle.
Hakuilmoitus voidaan joskus julkaista ennakkotietona ennen hakuajan alkamista, myös ilman täydellisiä tietoja. Hakuilmoituksen rakenne on sama kaikissa valtionavustushauissa.
Palvelussa on myös hakuilmoituksia, joissa julkaistaan vain hakuun liittyvät vähimmäistiedot. Näissä tapauksissa täysi hakuilmoitus löytyy valtionapuviranomaisen omasta palvelusta tai kotisivulta ja sinne on hakuilmoitukselta linkki. Näissä hauissa hakeminen ja siihen liittyvät seuraavat toimenpiteet tapahtuvat viranomaisen omassa palvelussa.
-
Hakemuslomakkeen täyttäminen, hakemukselle palaaminen ja liitetiedostot
Avustuksen hakeminen edellyttää palveluun tunnistautumista. Voit kirjautua palveluun hakuilmoituksen välilehdeltä Avustuksen hakeminen tai palvelun oikeasta yläkulmasta.
Hakemisen voit aloittaa missä tahansa valtionavustuksen hakemisen mahdollistavassa Suomi.fi-valtuusroolissa.
Hakemuslomakkeen perusrakenne on sama kaikissa valtionavustushauissa, mutta haettava valtionavustus vaikuttaa lomakkeen osioissa pyydettyihin tietoihin. Lomakkeilla on valtionapuviranomaisen merkitsemiä pakollisia kysymyksiä, joihin on vastattava ennen kuin hakemuksen lähettäminen on mahdollista. Lomakkeen täyttämisen tilaa (valmiusastetta) voi tarkastella Hakemuksen hallinnointi -näkymässä.
Anna hakemukselle kuvaava ja yksilöivä nimi
Ennen hakemuslomakkeen avautumista sinun tulee antaa hakemukselle lyhyt, yksilöivä nimitunniste. Antamallasi nimellä hakemus on myös mahdollista tunnistaa, mikäli sinä tai organisaatiosi osallistuu yhteen hakuun useammalla hakemuksella. Hakemukselle annettua nimeä voit muuttaa siihen asti, kunnes hakemus on allekirjoitettu.
Hakemuslomakkeen osiot ja Hakemuksen hallinnointi -näkymä
Uuden hakemuksen täyttäminen alkaa Hakemuksen hallinnointi -näkymästä. Tässä näkymässä listataan linkit hakemuslomakkeen eri osioihin. Näkymässä voit seurata hakemuksen osioiden valmistumista sekä allekirjoittaa ja lähettää valmiin hakemuksen. Hakemuslomakkeen osiot ovat:
- Hakijan tiedot
- Tavoitteet ja vaikuttavuus
- Toiminnan toteutus
- Kustannusarvio ja rahoitus
- Yhteystiedot
Hakija vastaa yhteystietojensa ajantasaisuudesta koko valtionavustusprosessin ajan. Hakemuksella nimettyjen yhteyshenkilöiden sekä pankkitilitietojen päivittäminen hakemuksen lähettämisen jälkeen ja avustuksen käytön aikana on mahdollista aina kun näissä tiedoissa tapahtuu muutoksia.
Asiakasprofiiliin tallennetut yhteyshenkilöiden tiedot kopioituvat automaattisesti uuden hakemuksen Yhteystiedot osioon, jossa niitä voidaan vielä hallita. Avustusasian käsittelyyn liittyvät tiedoksiannot, kuten täydennyspyynnöt ja tieto asian ratkaisusta, lähetetään tiedoksi sähköpostilla kaikille hakemuksella yhteyshenkilöiksi nimetyille.
Suostumus sähköiseen tiedoksiantoon
Hakemuslomakkeen osiossa Yhteystiedot voit antaa suostumuksen sähköiseen tiedoksiantoon (Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa (13/2003 19 $). Suostumus on hakemuskohtainen ja sitä voi muuttaa tarvittaessa valtionavustusprosessin aikana.
Tietojen tallentaminen
Kaikki hakemuslomakkeen osiot näytetään oletuksena katselutilassa. Kun avaat osion muokattavaksi, lukitset sen samalla itsellesi. Jos hakemuksella on muita täyttäjiä, he voivat samaan aikaan muokata hakemuksen muita osioita. Osion itselleen muokattavaksi avanneen nimi näytetään lukitun osion oikeassa yläkulmassa. Lisäksi osion otsikkotiedon vieressä hakemuslomakkeen vasemmassa laidassa näkyy lukkokuvake.
Välitallennus tehdään Tallenna-painikkeella. Tällöin osio jää edelleen muokkaustilaan ja lukituksi. Napauta Lopeta-painiketta, kun lopetat osion muokkaamisen tai haluat keskeyttää hakemuksen täyttämisen. Näin mahdollistat muiden mahdollisten hakemuksen täyttäjien pääsyn sulkemallesi osiolle. Tietojen tallentamisesta annetaan vihreällä korostettu varmistus palvelun ylälaidassa.
Muokkaustilassa olevan osion lukitus poistuu automaattisesti kahden tunnin jälkeen. Lukitusta ei voi poistaa lukitsijan puolesta. On hyvä huomioida, että lukittu osio estää hakemuksen lähettämisen.
Tallenna-painike on aktiivinen, kun lomakkeen osiossa on tallentamattomia muutoksia.
Hakemukselle palaaminen
Voit halutessasi keskeyttää hakemuksen täyttämisen. Hakemukselle voit palata päävalikosta (vasen yläkulma) kohdasta Omat asiat. Omat asiat näkymässä hakemukset löytävät kolmeen osioon jaoteltuina. Kesken jääneen hakemuksen löydät Keskeneräiset-osiosta. Mikäli osallistut tai organisaatiosi on osallistunut yhteen hakuun useammalla hakemuksella, tunnistat oikean hakemuksen antamasi nimen perusteella sarakkeesta Hakemus. Sarakkeita voi järjestää otsikkorivin nuolipainikkeilla.
Merkkimäärät ja liitteet
Hakemuslomakkeen tekstikenttiin on määritelty merkkien maksimimäärä. Näet sallitun merkkimäärän tekstikenttien oikeassa alakulmassa muodossa 1500/1500. Luku pienenee, kun kenttään syöttää merkkejä. Mikäli kopioit lomakkeelle tekstiä toisaalta, muista tarkistaa mahtuiko kaikki kopioimasi teksti kenttään.
Voit laajentaa tekstialuekentän kokoa ruudullasi kentän oikean alareunan kuvakkeesta vetämällä.
Liitteet
Liitteiden maksimikoko on 25Mt. Valitse liite tiedostoistasi napauttamalla Valitse tiedosto -painiketta. Anna liitteelle tarvittaessa lyhyt kuvaus ja napauta painiketta Lataa liite. Liitteille antamaasi kuvausta et pääse muokkaamaan myöhemmin.
Sallitut tiedostomuodot ovat xlsx, docx, jpeg, jpg, pptx, png tai pdf.
Joissain hauissa valtionapuviranomainen perustellusta syystä pyytää hakemuksen liitteenä salassa pidettäviä tietoja. Salassapidon peruste kerrotaan liitteen tallentamisen yhteydessä. Tällaisten liitteiden avaaminen ei ole mahdollista Haeavustuksia.fi-palvelun näkymissä niiden hakemukselle tallentamisen jälkeen. Näin toimitaan siksi, että joissakin tapauksissa liitteiden sisältämä tieto on salassa pidettävää myös hakijaorganisaation sisäisesti. Saapuneen hakemuksen salassa pidettäväksi määritellyt liitteet näkyvät viranomaisella vain sellaisille henkilöille, joille on tehtäviensä perusteella asian käsittelyyn liittyvä rooli.
-
Hakemuksen allekirjoittaminen ja lähettäminen
Hakemuksen voi allekirjoittaa ja lähettää henkilö, jolla on Suomi.fi-valtuusrooli ”Valtionavustusten hakeminen” tai ”Valtionavustusten hakeminen ja tietojen hallinnointi”. Sama onnistuu lisäksi ilman erillistä valtuuttamista eräillä toimielinrooleilla, jotka on tallennettu kaupparekisteriin, Yritys- ja yhteisötietojärjestelmään (YTJ) tai yhdistysrekisteriin. Lue lisää Suomi.fi-tunnistautuminen- välilehdeltä.
Ennen hakemuksen lähettämistä hakijan tulee varmistaa, että hakemuksella on allekirjoituksia hakijaorganisaation sääntöjen mukainen määrä.
Hakemus allekirjoitetaan Hakemuksen hallinnointi -näkymässä. Allekirjoittajalla on oltava nimenkirjoitusoikeus. Allekirjoitus tapahtuu napauttamalla Allekirjoita-painiketta. Tämän jälkeen palvelu pyytää varmistusta ja kun se on annettu, näkyy Hakemuksen hallinnointi -näkymässä allekirjoittajan nimi ja aikaleima.
Mikäli allekirjoitetussa hakemuksessa huomataan vielä ennen lähettämistä jotain muokattavaa, tulee jokaisen allekirjoittajan poistaa oma allekirjoituksensa ennen kuin muokkauksia voidaan tehdä. Hakemukselle annettua nimeä voit muuttaa siihen asti, kunnes hakemus on allekirjoitettu.
Hakemuksen lähettäminen
Hakemus lähetetään napauttamalla Lähetä hakemus -painiketta Hakemuksen hallinnointi -näkymässä. Hakemuksen lähettämisen jälkeen ruudulla näytetään järjestelmän viesti hakemuksen vastaanottamisesta ja sen lisäksi sama tieto lähtee hakemuksella mainituille yhteyshenkilöille sähköpostivahvistuksena. Hakemuslomake siirtyy näkymään Omat asiat -näkymässä Avustusasiat-osioon.
Kaksi tai useampi hakemuksen allekirjoittajaa
Mikäli yhteisön sääntöjen mukaan tarvitaan allekirjoituksia useampi kuin yksi, toimivat allekirjoittajat vuorotellen Hakemuksen hallinnointi -näkymässä. Kukin allekirjoittaja tunnistautuu palveluun omilla Suomi.fi-valtuuksillaan ja viimeinen allekirjoittaja lähettää hakemuksen napauttamalla Lähetä hakemus -painiketta. Palvelu ei ohjaa tai lähetä hakemusta allekirjoitettavaksi seuraavalle allekirjoittajalle, sillä sellaista tietoa ei ole mistään lähteistä saatavilla niin, että sitä voitaisiin ohjaavana tietona käyttää.
Mikäli allekirjoitetussa hakemuksessa huomataan vielä ennen lähettämistä jotain muokattavaa, tulee jokaisen allekirjoittajan poistaa oma allekirjoituksensa ennen kuin muokkauksia voidaan tehdä. Hakemukselle annettua nimeä voit muuttaa siihen asti, kunnes se on allekirjoitettu.
Hakemuksen lähettämisen jälkeen ruudulla näytetään järjestelmän viesti hakemuksen vastaanottamisesta ja sen lisäksi sama tieto lähtee hakemuksella mainituille yhteyshenkilöille sähköpostivahvistuksena. Hakemuslomake siirtyy näkymään Omat asiat -näkymässä Avustusasiat-osioon.
-
Hakemuksen tulostaminen
Lähetetyn hakemuksen voi ladata pdf-tiedostoksi. Löydät latauspainikkeen avustusasian Hakemus-välilehdeltä. Avustusasioiden listan löydät päävalikon (vasen yläkulma) Omat asiat -näkymän kautta.
Samalta välilehdeltä voit tulostaa myös mahdolliset täydennyspyynnöt sekä lähettämäsi täydennetyt hakemukset.
-
Lähetetyn hakemuksen täydentäminen ja täydennyspyyntöön vastaaminen
Hakemuksen täydentäminen vaatii palveluun tunnistautumista. Täydennyksen allekirjoittaminen ja lähettäminen edellyttää allekirjoituksen mahdollistavia käyttövaltuuksia ”Valtionavustusten hakeminen” tai ”Valtionavustusten hakeminen ja tietojen hallinnointi”.
Hakija vastaa yhteystietojensa ajantasaisuudesta koko valtionavustusprosessin ajan. Hakemuksella nimettyjen yhteyshenkilöiden sekä pankkitilitietojen päivittäminen hakemuksen lähettämisen jälkeen ja avustuksen käytön aikana on mahdollista aina kun näissä tiedoissa tapahtuu muutoksia.
Täydentäminen hakuaikana
Hakuajan aikana voit täydentää lähetettyä hakemusta oma-aloitteisesti. Hakemus avataan täydennettäväksi Hakemus-välilehden Hakemuksen hallinnointi -näkymässä. Pääset muokkaamaan hakemuksen osioille tallennettuja tietoja ja liitteitä. Tallennettaessa hakemuksesta muodostuu täydennetyn version luonnos.
Täydennetty versio tulee allekirjoittaa kuten alkuperäinen ja lähettää hausta vastaavalle viranomaiselle ennen hakuajan päätymistä. Hakemuksesta on voimassa aina se versio, joka on viimeisimpänä allekirjoitettu ja lähetetty viranomaiselle.
Täydentäminen hakuajan jälkeen
Hakuajan päättymisen jälkeen voit pyytää hausta vastaavaa viranomaista avaamaan hakemuksen täydennettäväksi. Toistaiseksi tämä tehdään Haeavustuksia.fi -palvelun ulkopuolella ottamalla yhteys viranomaiseen esim. sähköpostilla. Löydät hakemukselle nimetyn yhteyshenkilön tiedot Omat asiat näkymän Avustusasiat listalta avatun asian Perustiedot-näkymästä.
Täydennyspyyntöön vastaaminen
Hausta vastaava viranomainen voi pyytää sinua täydentämään hakemustasi. Saat siitä tiedon hakemukselle tallennettuihin yhteishenkilöiden sähköpostiosoitteisiin. Sähköposti sisältää linkin Haeavustuksia.fi-palveluun. Huomautus täydennyspyynnöstä löytyy myös palvelussa Omat asiat näkymän Avustusasiat listalta avatun asian Perustiedot näkymässä. Täydennyspyynnön tarkempi kuvaus löytyy Hakemus-välilehdeltä.
Täydennyspyyntö sisältää tiedon määräajasta, jonka puitteissa siihen on vastattava allekirjoittamalla ja lähettämällä täydennetty hakemus. Hakemuksesta on voimassa aina se versio, joka on viimeisimpänä allekirjoitettu ja lähetetty viranomaiselle.
Täydennyspyynnössä viranomainen yleensä avaa muokattavaksi vain ne hakemuksen osiot, joihin täydennystä tarvitaan. Muita hakemuksen osioita et silloin pääse muokkaamaan. Viranomaisen antama ohje koostuu viestistä ja mahdollisista hakemuksen osioita koskevista tarkemmista ohjeista. Nämä ohjeet näytetään myös kunkin täydennettävän osion yläreunassa niin kauan kun täydennyspyyntöön on vastattu tai kunnes täydennyspyynnölle annettu määräaika on ohitettu.
Täydennyspyyntöön vastaamisen voit aloittaa napauttamalla Täydennä painiketta Perustiedot näkymässä tai siirtymällä Hakemus-välilehdelle, ja sitä kautta niihin hakemuksen osioihin, jotka viranomainen on avannut muokattavaksi. Vastauksen voi jättää kesken, ja sille voi palata Omat asiat näkymän kautta.
Täydennetty hakemus allekirjoitetaan ja lähetetään Hakemuksen hallinnointi näkymässä. Mikäli yhteisön sääntöjen mukaan tarvitaan allekirjoituksia useampi kuin yksi, toimivat myös seuraavat allekirjoittajat vuorotellen Hakemuksen hallinnointi näkymässä. Kukin allekirjoittaja tunnistautuu palveluun omilla Suomi.fi-valtuuksillaan ja viimeinen allekirjoittaja lähettää hakemuksen napauttamalla Lähetä hakemus -painiketta. Palvelu ei ohjaa hakemusta allekirjoitettavaksi seuraavalle allekirjoittajalle, sillä sellaista tietoa ei ole mistään lähteistä saatavilla niin, että sitä voitaisiin ohjaavana tietona käyttää.
-
Hakemuksella annettujen yhteys- ja pankkitietojen päivittäminen
Hakija vastaa yhteystietojensa ajantasaisuudesta koko valtionavustusprosessin ajan. Hakemuksella nimettyjen yhteyshenkilöiden sekä pankkitilitietojen päivittäminen hakemuksen lähettämisen jälkeen ja avustuksen käytön aikana on mahdollista aina kun näissä tiedoissa tapahtuu muutoksia.
Hakemukselle valitaan lähetyksen yhteydessä pankkiyhteystieto Omat tiedot näkymässä tallennetuista tiedoista. Mikäli tämä tieto muuttuu, tulee uusi pankkiyhteystieto ensin lisätä asiakasprofiiliin Omat tiedot näkymässä. Tallentaminen edellyttää valtuutta ”Valtionavustuksen hakeminen ja tietojen hallinnointi”. Muutos tehdään Avustusasia -välilehdellä Yhteystiedot osiossa erikseen kaikille niille avustusasioille, joita muutos koskee. Valtionapuviranomainen ei voi omassa järjestelmässään ylläpitää em. tietoa. Rajauksilla pyritään pienentämään valtionavustusten maksuun liittyvien väärinkäytösten riskiä.
On hyvä huomata, että jos muutos pankkiyhteystietoihin tehdään lähempänä kuin kaksi arkipäivää ennen maksun eräpäivää, ei uusi tieto ehdi tallentua koskemaan seuraavaa maksua.
-
Valtionavustuspäätöksen vastaanottaminen
-
Oikaisuvaatimus ja muutospyynnöt
Päätöksen sisältöä koskeva oikaisuvaatimus tehdään toistaiseksi Haeavustuksia.fi-palvelun ulkopuolella lähettämällä se esimerkiksi sähköpostilla vaaditussa ajassa ratkaisun tehneelle viranomaiselle.
Myös kaikki päätöksen sisältöön kohdistuvat muutospyynnöt tehdään toistaiseksi Haeavustuksia.fi-palvelun ulkopuolella esimerkiksi sähköpostilla.
-
Avustuksen maksaminen ja maksatushakemukset (väliraportti)
Saatujen avustusten maksamiseen ja raportointiin liittyvät tiedot näytetään vain Haeavustuksia.fi-palveluun kirjautuneille. Avaa palvelun päävalikon (vasen yläkulma) Omat asiat -näkymästä Saadut avustukset -listaus. Siirry avustusasialle napauttamalla hakemukselle antamaasi nimeä Hakemus-sarakkeessa. Avustuksen maksamiseen ja raportointiin liittyvät tiedot löytyvät Maksaminen ja raportointi välilehdeltä.
Valtionavustuksen myöntämistä koskevassa ratkaisussa on määritelty avustuksen maksatus- ja raportointiaikataulu. Avustus voidaan maksaa päätöksessä esitetyn aikataulun mukaisesti ilman maksatushakemuksia. Avustus voidaan myös maksaa toteutuneisiin kustannuksiin perustuen, jolloin avustusta haetaan maksuun raportointiaikataulun (väliraportti) mukaisessa järjestyksessä.
Raportointikausia voi olla useampia ja niitä voi edeltää yksi avustuksen maksatus, jota ei haeta maksuun. Tällaista maksua käsitellään myöhemmillä raporteilla maksettuna ennakkona.
Avustuksen käytön väliraportointi ja maksatushakemukset
Uusi väliraportti aloitetaan napauttamalla ajankohtaisen kauden linkkiä avustusasian Maksatus ja raportointi -välilehdellä. Napauta Luo uusi raportti -painiketta ja ota raportti muokattavaksi.
Uuden kauden raportointi ei onnistu, mikäli edellinen kausi on raportoimatta, tai siihen liittyvä avustuksen maksua koskeva ratkaisu on vielä viranomaisen valmistelussa.
Raporteilla annetaan raportointikaudelle kuuluvaa tietoa. Toimintaa koskevat tiedot annetaan toistaiseksi liitetiedostona. Kauden toteutuneet kustannukset annetaan raportointilomakkeen kenttiin, joiden vieressä esitetään avustusasiaa koskevalla päätöksellä hyväksytty kustannusarvio. Raportti on samanlainen kaikille raportoitaville kausille ja kustakin kaudesta hyväksytyt kustannukset kerryttävät lomakkeen Aiemmin hyväksytyt kustannukset kentässä näytettävää summaa.
Viranomainen ohjeistaa kustannusten ilmoittamista vakioehdoissa, jotka on annettu avustuspäätöksen liitteenä. Tarvittaessa löydät viranomaisen yhteyshenkilön tiedot Avustusasia välilehden Perustiedot näkymästä.
Raportointilomakkeella näytetään myös tieto muusta samaan tarkoitukseen saadusta rahoituksesta.
Raporttia ei voi lähettää ennen kuin raportoitava kausi on päättynyt. Raportin jättämiseen on aikaa kuukausi raportointikauden päättymisestä.
Raportti eli valtionavustuksen maksamista koskeva hakemus allekirjoitetaan ja lähetetään raportin näkymän alareunassa. Mikäli yhteisön sääntöjen mukaan tarvitaan allekirjoituksia useampi kuin yksi, toimivat myös seuraavat allekirjoittajat vuorotellen tässä näkymässä. Kukin allekirjoittaja tunnistautuu palveluun omilla Suomi.fi-valtuuksillaan ja viimeinen allekirjoittaja lähettää hakemuksen napauttamalla Lähetä hakemus -painiketta. Palvelu ei ohjaa raporttia allekirjoitettavaksi seuraavalle allekirjoittajalle, sillä sellaista tietoa ei ole mistään lähteistä saatavilla niin, että sitä voitaisiin ohjaavana tietona käyttää.
Avustuspäätöksellä mainittu loppuraportti sisältää koko avustuskauden toimintaa koskevat tiedot sekä viimeisen raportointikauden kustannusten maksatushakemuksen.
Maksatusta koskeva päätös on ladattavissa avustusasian Maksatus ja raportointi -välilehdellä ratkaistuksi merkityn raportointikauden näkymässä.
-
Avustuksen käytöstä raportoiminen (loppuraportti)
Avustuspäätöksellä mainittu loppuraportti sisältää koko avustuskauden toimintaa koskevat tiedot. Lisäksi se voi sisältää viimeisen raportointikauden kustannusten maksatushakemuksen.
Loppuraportin voi lähettää, kun raportoitava kausi (avustuksen käyttöaika) on päättynyt. Viranomainen on määritellyt loppuraportin määräpäivän osana avustusasiasta annettua ratkaisua.
Loppuraportointi ei onnistu, mikäli sitä edeltävä väliraportti on antamatta, tai siihen liittyvä avustuksen maksua koskeva ratkaisu on vielä viranomaisen valmistelussa.
Avaa Loppuraportti napauttamalla sen linkkiä avustusasian Maksatus ja raportointi välilehdellä.
Loppuraportti koostuu neljästä osiosta, jotka vastaavat hakemuksen osioita. Toistaiseksi kaikki loppuraportit ovat sisällöltään samanlaisia ja siksi valtionapuviranomaisella voi olla käytössä muita ratkaisuja kaikkien loppuraportille kuuluvien tietojen keräämiseen.
Loppuraportin lomakkeella pyydettyjen liitteiden pakollisuudesta saat ohjeen viranomaiselta. Tarvittaessa löydät viranomaisen yhteyshenkilön tiedot Avustusasia välilehden Perustiedot näkymästä.
Loppuraportti allekirjoitetaan ja lähetetään Yhteenveto ja lähetys -osiossa. Mikäli yhteisön sääntöjen mukaan tarvitaan allekirjoituksia useampi kuin yksi, toimivat myös seuraavat allekirjoittajat vuorotellen tässä osiossa. Kukin allekirjoittaja tunnistautuu palveluun omilla Suomi.fi -valtuuksillaan ja viimeinen allekirjoittaja lähettää Loppuraportin napauttamalla Lähetä raportti -painiketta. Palvelu ei ohjaa raporttia allekirjoitettavaksi seuraavalle allekirjoittajalle, sillä sellaista tietoa ei ole mistään lähteistä saatavilla niin, että sitä voitaisiin ohjaavana tietona käyttää.