Valtionapuviranomaiset myöntävät vuosittain valtionavustuksia noin 3–4 miljardia euroa. Avustushakemuksia saapui viranomaisille esimerkiksi viime vuonna yhteensä noin 100 000. Mittakaava, jolla valtionavustustoimintaa toteutetaan, on siis suuri. Siksi avustusten kohdentuminen tuloksellisesti ja vaikutuksia aikaansaaden, on oleellista.

Miten Valtiokonttorin valtionavustuspalvelut osaltaan edesauttavat valtionavustusten kohdentumista tuloksellisesti ja vaikuttavasti? Ja edistävät valtionavustustoiminnan toteutumista eduskunnan tahtotilan mukaisesti? Niillä määrärahoilla, joita avustuksiin on osoitettu?

Raportoinnin kehittäminen on kuin musiikkialbumin kokoamista

Jatkamme valtionavustuspalvelujen raportoinnin kehittämistä kuluvan ja ensi vuoden aikana hyvin laajasti. Kehitämme hakuilmoituksia, hakemuslomakkeita ja niiden arviointia sekä avustuksen käytön raportointia.

Haluamme saada työmme tuloksia ensi vuonna palveluihin käyttöön.

Odotatko parhaillaan jonkun artistin tai bändin uusimman albumin julkaisua? Tässä on kyse hieman samasta asiasta kuin albumin tuottamisessa: laulut on valittu, niiden järjestystä julkaisulle mietitty, muusikotkin ovat tiedossa ja äänityssessiot studiosta varattu.

Olemme raportoinnin jatkokehityksessä tilanteessa, jossa tarvittavat uudet toiminnallisuudet on tunnistettu, määritelty ja tekninen kehitystyö aloitettu. Pyrimme saamaan vuodelle 2026 asetetut, välttämättömät kehitystyöt valmiiksi, jotta voimme aloittaa raportoinnin jatkokehitystyöt kesän jälkeen suuremmilla resursseilla. Haluamme saada työmme tuloksia ensi vuonna palveluihin käyttöön.

Eli kun pääsemme vihdoin äänitysstudioon, alkaa tapahtua. Viritämme soittimet, nauhoitamme ääniraitoja, mietimme, mikä kitara olisikaan paras sen yhden kappaleen C-osaan ja varmistamme vielä kerran, että kappaleiden järjestys muodostaa julkaisusta kiinnostavan kokonaisuuden.

Vaikuttavuuden raportointi mukaan jo hakuilmoitukseen

Viime kirjoituksessani totesin, että tuloksellisen ja vaikutuksia aikaansaavan toiminnan raportoinnissa oleellisena lähtökohtana on pohtia tavoiteltavia tuloksia ja vaikutuksia jo suunnitelmavaiheessa.

Tarkennamme raporttien käsitteitä.

Lisäämmekin viranomaisille mahdollisuuksia kertoa jo hakuilmoituksella, miten avustuksen saajan tulee raportoida vaikuttavuudesta. Vastaavasti hakemuslomakkeelle voi avustusten hakijoille esittää kysymyksiä raportoinnin toteuttamisesta. Hakemusten arviointivaiheisiin tuomme viranomaiselle myös mahdollisuuksia hyödyntää ja arvioida näitä tietoja.

Tarkennamme myös raporttien käsitteitä. Esimerkiksi maksatuksen hakemisesta käytetään jatkossa käsitettä maksatushakemus. Kun avustuksen käytöstä raportoidaan, käytetään käsitteitä väliraportti tai loppuraportti. Raporteissa peilataan tuloksia ja vaikutuksia suhteessa asetettuihin tavoitteisiin. Loppuraportti tarkoittaa avustuksen käytön jälkeistä kuvausta. Väliraportointia tehdään avustuksen käytön aikana.

Raportointiaikataulun monipuolisempi määrittely

Avustuksen saajalle väljyyttä raportoida tai hakea avustusta maksuun.

Jatkossa viranomainen pystyy määrittelemään raportointiaikataulua aiempaa monipuolisemmin. Jos viranomainen esimerkiksi tarvitsee avustuksen saajalta harvoin (tai ei ollenkaan) maksatushakemuksia, mutta useammin väliraportteja, se voi määritellä niille erilaiset aikataulut.

Tai jos maksatushakemuksia tarvitaan useammin kuin väliraportteja, sekin on jatkossa mahdollista määritellä. Tai jos viranomaisella on tarve saada samaan aikaan sekä väli- tai loppuraportti ja maksatushakemus, sekin tulee mahdolliseksi.

Viranomainen voi myös antaa avustuksen saajalle väljyyttä raportoida tai hakea avustusta maksuun avustuksen saajan tarpeen pohjalta.

Raporttien monipuolisempi arviointi

Kehitämme myös saapuneiden raporttien ja maksatushakemusten käsittelyä. Maksatushakemuksista tehdään jatkossakin maksatuspäätökset. Väli- ja loppuraporttien viranomaiskäsittelyyn tuodaan lisää raporttien osiokohtaista ja koko raportista tehtävää arviointia. Lisäksi teemme mahdolliseksi välittää tietoa tehdystä arvioinnista ja raportin käsittelyn päättämisestä avustuksen saajalle.

Maksatushakemukset sekä väli- ja loppuraportit ovat avustuksen saajalle vakiomuotoisia. Väliraportti pohjautuu samanlaisiin tuloksia ja vaikutuksia käsitteleviin kysymyksiin kuin nykymuotoisessa loppuraportissa. Avustuksen saaja raportoi siten avustuksen käytön aikana tai sen jälkeen esimerkiksi toteutuneesta toiminnasta, saavutetuista tavoitteista, syistä niihin pääsemiseen ja myös niistä tavoitteista, joihin ei ole päästy.

Harppoen eteenpäin

Raportoinnin kehittäminen vie vaikuttavuuden arviointia suurin harppauksin eteenpäin. Samalla olemme jo tunnistaneet seuraavia kehitystarpeita, joita lähdemme aikanaan edistämään. Tällä hetkellä tiedämme, että yksi odotettu kehitystarve on väli- ja loppuraporteilla olevien vakiomuotoisten kysymysten muokkaaminen. Samalla tavoin kuin hakemuslomakkeilla on jo nyt mahdollista (ns. tietomallieditori). Myös maksatushakemusten tai raporttien täydentämisen mahdollisuuksia tullaan kehittämään.

Kuulostaako moniulotteiselta? Sitä se onkin. Laajan ja perinpohjaisen määrittely- ja kehitystyön ansiosta uskomme, että autamme eri osapuolia hahmottamaan myönnettyjen avustusten tuloksellisuuden tekijöitä.

Laaja-alainen tieto parantaa mahdollisuuksia arvioida vaikuttavuutta

Viranomaisilla on jatkossa paremmat mahdollisuudet kerryttää laaja-alaista tietoa valtionavustushakujen tuloksellisuudesta ja vaikuttavuudesta. Ja vieläkin laajemmin, kun tietoa kertyy eri hauista yhteensä. Viranomainen voi arvioida koko valtionavustustoimintansa vaikuttavuutta ja aikaansaatuja vaikutuksia.

Missä ja miksi on aikaansaatu merkittävimpiä tuloksia ja vaikutuksia?

Yhdistämällä tietoa eri valtionapuviranomaisten avustustoiminnasta, päästään pohtimaan, miten valtionavustuksilla on pystytty tarttumaan yhteiskunnallisiin ilmiöihin. Tai onko asioita tehty päällekkäin? Onko joitakin alueita tai kohderyhmiä jäänyt katveeseen? Missä ja miksi on aikaansaatu merkittävimpiä tuloksia ja vaikutuksia?

Lopulta pystytään siten myös pohtimaan, kuinka eduskunnan tahtotila on toteutunut sen valtionavustustoimintaa varten myöntämillään määrärahoilla. Vuoteen 2027 siirryttäessä saamme toivottavasti jakaa aikaansaannoksemme teille kaikille.

Palataan vielä lopuksi albumin julkaisuun. Osa kappaleista voi tuntua itselle heti tärkeiltä, osa voi vaatia useamman kuuntelukerran ja osa ei ehkä herätä itsessä mitään, mutta kaveri voi sen sijaan olla niistä aivan innoissaan. Lisäksi kappaleiden kuuleminen livenä saa siihen varmasti entisestään lisää kerroksellisuutta. Odotus on yhteinen.

Tämä oli vaikuttavan valtionavustustoiminnan blogisarjan päätöskirjoitus. Kirjoitan silti varmuudella jatkossakin vaikuttavasta valtionavustustoiminnasta, ja jos joskus bongaat minut jostakin konsertista, voit nykäistä hihasta.

Mukavaa keikkakesää kaikille!

Lue myös

• Valtionavustustoiminta toteuttaa eduskunnan tahtotilaa
• Meidän täytyy yhdessä ymmärtää, mitä on vaikuttava valtionavustustoiminta

***
Valtionavustuspalvelut on kolmen palvelun kokonaisuus:

• Haeavustuksia.fi on palvelu valtionavustusten hakijoille ja saajille. Se kokoaa kaikki valtionapuviranomaisten järjestämät valtionavustushaut yhteen paikkaan.
• Hallinnoiavustuksia.fi on viranomaispalvelu valtionavustusten hallinnointia, käsittelyä ja perustamista varten.
• Tutkiavustuksia.fi on palvelu, jossa julkaistaan tietoja haetuista ja myönnetyistä valtionavustuksista.