Laadittu 3.10.2017
1. Rekisterinpitäjä
Nimi: Valtiokonttori
Osoite: Sörnäisten rantatie 13, PL 14, 00054 Valtiokonttori
Muut yhteystiedot: puh. 0295 50 2000, kirjaamo@valtiokonttori.fi
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Nimi: Kansalaispalvelut / Päivi Kaukinen
Osoite: Kansalaispalvelut, PL 14, 00054 Valtiokonttori
Muut yhteystiedot: kirjaamo@valtiokonttori.fi
3. Tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@valtiokonttori.fi
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Käsittely perustuu lakiin valtion virkamatkoilla sattuneiden vahinkojen korvaamisesta (530/2017). Käsittelyn tarkoituksena on Valtiokonttorin hoitamien ulkomaan virkamatkoilla sattuneiden vahinkoasioiden käsittely. Rekisterin tietojen perusteella annetaan päätökset em. asioissa, lähetetään tiedustelukirjeet sekä maksetaan korvaukset. Rekisterin tietoja käytetään asiakaspalautteen keräämiseen, laadun parantamiseen sekä korvauslinjan ja korvauskäytännön yhdenmukaistamiseen. Rekisterin tietojen perusteella ajetaan erilaisia tilastoja. Muodostetut tilastot eivät sisällä tietoja, joista yksittäinen hakija olisi tunnistettavissa.
5. Rekisterin tietosisältö
Tietojärjestelmään tallennetaan hakemusnumero, hakemuksen saapumispäivämäärä, turvatyyppi (lyhyt virkamatka, pitkä virkamatka, kutsun henkilön turva) tapahtuman tyyppi (matkatavaravahinko, matkasairaus, matkatapaturma, terveydenhuolto), hakijan henkilötiedot (nimi, osoite, henkilötunnus, kansalaisuus, pankkiyhteystiedot), työnantajavirasto, matkan alkamis- ja päättymispäivä, matkakohde, tiedot muualta haettavasta korvauksesta, vahingon sattumispäivä tai kulun aiheutumispäivä sekä olosuhde, missä vahinko on sattunut (esim. työaika/vapaa-aika) tiedot vahingoittuneesta omaisuudesta, tiedot korvattavista kuluista, tieto haittaluokasta, tiedot maksettavasta korvauksesta sekä IP-osoite sähköistä asiointia käytettäessä.
Tulosteista ilmenee edellä mainittuja tietoja sekä Valtiokonttorin päätös perusteluineen. Perustelut saattavat sisältää tietoja korvauksenhakijan terveydentilasta. Tulosteissa ei ole hakijan henkilötunnusta. Asiakirjoina arkistoidaan korvaushakemus liitteineen, Valtiokonttorin tilaamat asiakirjat (mm. lääkärinlausunnot, sairauskertomukset, selvitykset muualta saaduista korvauksista, selvitykset kuluista), korvauskäsittelyn kannalta olennaiset tiedot hakijan yhteydenotoista Falck Global Assistance Oy:n matkahätäpalveluun sekä muutoksenhakuasiakirjat.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Valtiokonttori saa tietoja hakijoiden toimittamina sekä matkahätäpalvelua hoitavalta Falck Global Assistance Oy:lta (Valtiokonttorin oikeudesta tehdä sopimuksia matkustajia ulkomailla avustavien tuki- ja neuvontapalvelujen järjestämiseksi säädetään valtion virkamatkoilla sattuneiden vahinkojen korvaamisesta annetun lain17 §:ssä). Osoitetieto ja henkilötunnus varmistetaan väestötietojärjestelmästä (laki väestötietojärjestelmästä 661/2009, 29 §). Henkilön kuuluminen valtion matkavahinkoturvan piiriin varmistetaan tarvittaessa työnantajavirastolta. Viranomaisen on ennen matkan alkua ilmoitettava Valtiokonttorille yli kolmen kuukauden virkamatkalle lähtevä virkamies ja tämän mukana seuraavat perheenjäsenet sekä lain 1 §:n 2 momentissa tarkoitetusta kutsutusta henkilöstä (laki valtion virkamatkoilla sattuneiden vahinkojen korvaamisesta 18 §). Valtion virkamatkoilla sattuneiden vahinkojen korvaamisesta annetun lain 20 §:n nojalla Valtiokonttorilla on salassapitosäännösten ja -määräysten estämättä oikeus pyynnöstä saada terveydenhuollon viranomaisilta ja laitoksilta korvausasian selvittämiseksi välttämättömät tiedot. Tiedot voidaan hakea myös teknisen käyt-töyhteyden avulla ilman sen suostumusta, jonka etujen suojaamiseksi salassapi-tovelvollisuus on säädetty.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisterin sisältämiä tietoja luovutetaan asianosaisille. Tieto valtion matkavahinkoturvan piiriin kuulumisesta luovutetaan matkahätäpalvelun tuottajalle. Falck Global Assistance Oy ja Valtiokonttori ovat allekirjoittaneet palvelusopimuksen sekä erillisen turvallisuussopimuksen. Tietoturvaa koskevat vaatimukset ovat palvelusopimuksen sekä turvallisuussopimuksen liitteenä. Henkilön tunnistamiseksi tarpeelliset tiedot (nimi ja henkilötunnus) luovutetaan terveydenhuollon viranomaisille ja laitoksille korvausasian selvittämiseksi välttämättömien tietojen saamiseksi. Tiedot maksetuista hautausavuista sekä kuolemantapauskorvauksista luovutetaan verottajalle. Tietojen luovutus perustuu verotusmenettelystä annetun lain (1558/1995) 15 §:ään sekä perintö- ja lahjaverolain 28 a §:ään. Alaikäiselle maksettavasta huomattavasta korvaussummasta ilmoitetaan maistraattiin.
8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolella
Vahinkotapahtuman hoitamiseksi välttämättömät tiedot (tieto turvan piiriin kuulu-misesta, maksusitoumukset terveydenhuoltolaitoksille) annetaan myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Lisätietoja matkahätäpalvelun tuottavan Falck Global Assistance Oy:n tietosuojaperiaatteista löydät: https://www.falck.fi/tietosuoja
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteri sisältää salassa pidettävää aineistoa. Tiedot ovat salassapidettäviä julkisuuslain (621/1999) 24 §:n 1 momentin 23 ja 25 kohtien perusteella. Pääsy tietojärjestelmissä käsiteltäviin tietoihin on vain rekisterinpitäjän valtuuttamilla henkilöillä, joilla on salassapitovelvollisuus. Käyttöoikeuksien ajantasaisuus tarkistetaan säännöllisesti ja turhat oikeudet poistetaan. Tietoverkko ja päätelaitteet, joilla rekisteri sijaitsee, on suojattu teknisin toimenpitein. Sovelluspalvelimet sijaitsevat käyttöpalvelutoimittajan suojatuissa tiloissa. Tietojärjestelmän käyttäjien toimia ja tietojen käytön luvallisuutta seurataan keräämällä lokitietoja. Rekisteriin saatava tai tulostettava manuaalinen tietoaineisto säilytetään lukitussa tilassa, johon pääsy on vain rekisterinpitäjän valtuuttamilla henkilöillä, joilla on salassapitovelvollisuus. Tarpeeton manuaalinen aineisto hävitetään tietoturvallisesti.
10. Tietojen säilytysaika/ säilytysajan määräytymisen kriteerit
Asiakirjojen säilyttämisessä noudatetaan mitä arkistolaissa 831/1994 on säädetty. Jos arkistolaitos ei ole määrännyt asiakirjoja säilytettäväksi pysyvästi säilytetään
- henkilövahinkoa koskevat asiakirjat 100 vuoden ajan;
- esinevahinkoa koskevat asiakirjat 10 vuoden ajan
- muutoksenhakua koskevat asiakirjat vähintään 50 vuoden ajan, jollei kysymyksessä ole henkilövahinko, jolloin niitä säilytetään 100 vuoden ajan.
Korvausasiaa koskevan asiakirjan säilytysaika lasketaan asian vireilletulosta. Tietojen säilytysajat vastaavat sitä, mitä työtapaturma- ja ammattitautilaissa (459/2015) sekä liikennevakuutuslaissa (460/2016) on säädetty asiakirjojen säilyttämisestä.
11. Tieto automaattisesta päätöksenteosta (esim. profilointi) sekä tiedot käsittelyyn liittyvästä logiikasta ja sen vaikutuksista rekisteröidylle
Tietojen käsittelyyn ei sisälly automatisoitua päätöksentekoa.
12. Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisterissä olevat tietonsa. Pyyntö osoitetaan kirjaamoon. Jos rekisteröidyn käyttämästä tarkastusoikeudesta on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi, voi Valtiokonttori periä tietojen antamisesta aiheutuviin hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan maksun.
13. Tiedon oikaiseminen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta. Pyyntö osoitetaan kirjaamoon.
14. Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä
Valtiokonttori käsittelee henkilötietoja lakisääteisen tehtävän toteuttamiseksi, eikä rekisteröidyllä ole oikeutta vastustaa tietojen käsittelyä.
15. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus henkilötietojensa käsittelyn rajoittamiseen siten kuin yleisen tietosuoja-asetuksen 18 artiklassa säädetään.
16. Oikeus tietojen poistamiseen
Valtiokonttori käsittelee henkilötietoja lakisääteisen tehtävän toteuttamiseksi, eikä rekisteröidyllä ole oikeutta saada tietojaan poistetuksi.
17. Oikeus tehdä valitus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että hänen oikeuksiaan on rekisterinpitäjän toimesta loukattu.
18. Muut mahdolliset oikeudet
Henkilötietoja ei käytetä eikä luovuteta käytettäväksi suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia eikä markkina- ja mielipidetutkimusta eikä henki-lömatrikkelia ja sukututkimusta varten.
19. Evästeiden käyttö
Tietojärjestelmässä ei käytetä evästeitä.