Om bokföring av utgifter som överförs till ett annat ämbetsverk

Fråga

Vi har betalat en utgift som tillhör ett annat ämbetsverk. Hur ska den hanteras i bokföringen? Utgiften faktureras av detta andra ämbetsverk (det är fråga om en utgift som ska genomfaktureras).

Är det möjligt att få anvisningar om användningen av affärsbokföringskontot 19920 Utgifter som överförs till en annan bokföringsenhet?

Och hur ska en faktura, med vilket det andra ämbetsverket fakturerar oss, konteras? Fakturan gäller en utgift som tillhör oss men som det andra ämbetsverket redan har betalat för oss.

Svar (utfärdat 21.10.2020)

Före konteringen måste man identifiera vilken typ av transaktion det är fråga om. Interna transaktioner mellan ämbetsverk och inrättningar, det vill säga transaktioner inom budgetekonomin, är bland annat försäljning och köp av prestationer inom den avgiftsbelagda verksamheten, ersättningar för kostnader för tjänster som produceras av en servicecentral, utgifter som överförts av ett annat ämbetsverk, fakturering i anslutning till dispositionsrätt till anslag samt samarbete och samfinansierad verksamhet. Båda parterna ska ha samma uppfattning om transaktionens karaktär så att transaktionen i sin helhet blir korrekt konterad i statens bokföring. God praxis är att redan i avtalet mellan aktörerna fastställa transaktionens karaktär samt på vilka konton parterna ska bokföra sina kostnader/intäkter i anslutning till avtalet. Det är också bra att lägga till ett omnämnande om verksamhetens karaktär och/eller om avtalet på fakturan som skickas, särskilt i situationer där det kan finnas risk för förväxling. Registreringar mellan ämbetsverk och inrättningar beskrivs i kapitel 5 i Handboken om statens bokföring. Anvisningarna om registreringen av interna poster i Handboken om statens bokföring kommer att uppdateras under 2020. Anvisningarna kan dock i stor utsträckning tillämpas även om de inte har uppdaterats.

I denna anvisning behandlas registrering av utgifter som betalats för ett annat ämbetsverk både i den ursprungliga betalarens och den slutliga registrerarens bokföring. I de fall som behandlas i denna anvisning betalar ett ämbetsverk en utgift som tillhör ett annat ämbetsverk
för detta andra ämbetsverk och debiterar sedan utgiften av det ämbetsverk som utgiften tillhör. Dessa fall ska skiljas från situationer som avser försäljning av en vara eller tjänst till ett annat ämbetsverk och anskaffning av produktionsfaktorer i anslutning till denna försäljning.

Utgångspunkten är att betalning av ett annat ämbetsverks fakturor och därav följande fakturering och överföring av utgifter mellan ämbetsverk är oproduktivt arbete, som inte ska göras annars än i situationer där det finns tillräckliga grunder för det. Även om ämbetsverken skulle göra gemensamma upphandlingar eller ha kommit överens om att kontakten med serviceproducenten ska skötas centraliserat av ett ämbetsverk, bör man ändå försöka allokera fakturorna direkt till det ämbetsverk som registrerar den slutliga utgiften. Utöver det extra arbete som överföringen av utgifter medför orsakar förfarandet lätt brister i aktualiteten och riktigheten av statens bokföring.

Det bör också noteras att i dessa situationer med genomfakturering använder det ämbetsverk som betalar den ursprungliga utgiften det andra ämbetsverks anslag när den ursprungliga utgiften betalas. Därmed ska ämbetsverket ha dispositionsrätt till det anslag på vilket utgifterna slutligen bokförs. Dessutom ska man försäkra sig om att det ämbetsverk för vars räkning utgiften betalas har tillräckliga anslag till sitt förfogande.

Nedan följer en översiktlig beskrivning av bokföringskedjan för utgifter som betalats för ett annat ämbetsverk. Därefter följer mer detaljerade registreringsexempel.

· Det ämbetsverk som ursprungligen betalar en utgift för ett annat ämbetsverk bokför utgiften inklusive mervärdesskatt på kontot för affärsbokföring 19920 Utgifter som överförs till en annan bokföringsenhet och på kontot för budgetbokföring 630 Budgetutgifter som skall överföras till en annan bokföringsenhet.

• Den ovan nämnda kontokombinationen används inte om ett ämbetsverk av grundad anledning betalar en utgift för en aktör utanför budgetekonomin (t.ex. en statlig fond utanför budgeten) som senare debiteras av denna aktör. I stället bokförs utgiften inklusive mervärdesskatt på kontot för kortfristiga fordringar (vanligtvis 17490 eller 17498), eftersom det inte är fråga om en utgift för vilket det finns anslag i budgeten.

· När det ämbetsverk som betalat utgiften överför utgiften (antingen med faktura via betalningsrörelsekonton eller med promemoria via remisskontot) till det andra ämbetsverket, görs en motbokning på affärsbokföringskontot 19920 Utgifter som överförs till en annan bokföringsenhet och på budgetbokföringskontot 630 Budgetutgifter som skall överföras till en annan bokföringsenhet. Då ”nollas” utgiften i bokföringen för det ämbetsverk som ursprungligen betalade utgiften.

• Om utgiften överförs genom fakturering används som motkonto ett konto för interna fordringar (17008 eller 17498).

· I stället för fakturering kan utgiften överföras med memorialverifikat via remisskontot. Då är motkontot 19910 Remisskonto (T).

· Det ämbetsverk till vilket utgiften överförs bokför utgiften inklusive eventuell mervärdesskatt på de slutliga kostnadskontona i affärs- och budgetbokföringen. Kontona väljs på samma grunder som om den ursprungliga fakturan hade kommit direkt till det ämbetsverk som slutligen bokför utgiften.

• Kontot i affärsbokföringen bestäms utifrån vilken typ av utgift det är fråga om (köp av tjänster, el, hyra, mervärdesskatt osv.).

· I de flesta fallen torde den ursprungliga faktureraren för utgiften vara en extern aktör (dvs. någon annan än budget- eller fondekonomin), varvid det är fråga om en extern utgift. Då får man inte använda kostnadskontot för interna poster, utan utgiften bokförs på det externa kostnadskontot.

· Om den ursprungliga faktureraren för en utgift emellertid är en intern aktör, det vill säga en aktör som tillhör budget- eller fondekonomin, används kostnadskonton för interna poster.

· Om den överförda utgiften har fakturerats är skuldkontot kontot för interna kortfristiga skulder (vanligtvis 25708). Om utgiften har överförts med promemoria via remisskontot är motkontot 19910 Remisskonto (T).

Exempel på registreringar

Om partnerkoden

När du läser exemplen, observera att Kiekus kund- och leverantörsregister automatiskt kompletterar försäljnings- och leverantörsfakturaregistreringar med partnerkoder enligt kund och leverantör. Om det är fråga om ett affärsbokföringskonto som inte omfattas av eliminering av interna poster, har partnerkoden i registreringen ingen betydelse med tanke på behandlingen av interna poster. I ett sådant fall behöver en partnerkod som automatiskt skapats för registreringen inte korrigeras separat med tanke på centralbokföringen, eftersom partnerkoden som använts tillsammans med ett externt konto inte beaktas i centralbokföringen eller vid eliminering av interna poster i statens bokslut.

Om det är fråga om ett affärsbokföringskonto som omfattas av eliminering av interna poster ska det finnas en partnerkod i sådana registreringar som innehåller interna poster och partnerkoden är en väsentlig faktor vid avstämningen av interna poster. Som bilaga till föreskriften om affärsbokföringens konton finns en separat förteckning över de konton för affärsbokföringen som omfattas av elimineringar (s.k. interna konton och blandkonton).

EXEMPEL 1 Utgiften som överförs har betalats till en extern aktör, utgiften överförs genom fakturering av det ämbetsverk som slutligen bokför utgiften.

Ett ämbetsverk (bokföringsenhet 888) köper och betalar avfallshanteringstjänster för ett annat ämbetsverks räkning (bokföringsenhet 777) åt Företag Y. Fakturabeloppet uppgår till 100,00 euro, vilket innehåller 24 % mervärdesskatt.

I bokföringen för bokföringsenhet 888 registreras utgiften som betalats för bokföringsenhet 777 med inköpsfakturan från Företag Y.

* = Vid kontering behöver ingen partnerkod användas, eftersom det är fråga om ett konto som inte omfattas av elimineringar. Om man anser det behövas, får partnerkoden dock användas.

I bokföringen för bokföringsenhet 888 registreras överföring av utgiften till bokföringsenhet 777; utgiften överförs genom att skicka en försäljningsfaktura.

*= Till konteringen skapas i Kieku automatiskt en partnerkod enligt kunden. Partnerkoden har dock ingen betydelse på denna registreringsrad, eftersom det är fråga om ett konto som inte omfattas av elimineringar.

I bokföringen för bokföringsenhet 777 registreras utgiften för avfallshanteringstjänsten som bokföringsenhet 888 har betalat och överfört enligt de uppgifter som bokföringsenhet 888 har lämnat. Utgiften har överförts med faktura.

* = Det är viktigt att observera att en extern utgift ska bokföras på ett externt konto, även om utgiften överförs av en intern aktör.

** = Till konteringen skapas i Kieku automatiskt en partnerkod enligt leverantören. Partnerkoden har dock ingen betydelse på denna registreringsrad, eftersom det är fråga om ett externt köp/en mervärdesskattekostnad som bokförs på ett externt konto som inte omfattas av elimineringar.

EXEMPEL 2 Utgiften som överförs har betalats till en extern aktör, utgiften överförs via remisskontot till det ämbetsverk som slutligen bokför utgiften.

Ett ämbetsverk (bokföringsenhet 888) köper och betalar avfallshanteringstjänster för ett annat ämbetsverks räkning (bokföringsenhet 777) åt Företag Y. Fakturabeloppet uppgår till 100,00 euro, vilket innehåller 24 % mervärdesskatt.

I bokföringen för bokföringsenhet 888 registreras utgiften som betalats för bokföringsenhet 777 med inköpsfakturan från Företag Y.

* = Vid kontering behöver ingen partnerkod användas, eftersom det är fråga om ett konto som inte omfattas av elimineringar. Om man anser det behövas, får partnerkoden dock användas.

I bokföringen för bokföringsenhet 888 registreras överföringen av utgiften till bokföringsenhet 777.

* = Vid kontering behöver ingen partnerkod användas, eftersom det är fråga om ett konto som inte omfattas av elimineringar. Om man anser det behövas, får partnerkoden dock användas.

I bokföringen för bokföringsenhet 777 registreras utgiften för avfallshanteringstjänsten som bokföringsenhet 888 har betalat och överfört enligt de uppgifter som bokföringsenhet 888 har lämnat.

* = Det är viktigt att observera att en extern utgift ska bokföras på ett externt konto, även om utgiften överförs av en intern aktör.

Sådana situationer med genomfakturering som beskrivs i exemplen 3 och 4, som i sin helhet sker inom budgetekonomin, bör undvikas genom att avtala om att utgifterna faktureras direkt av det ämbetsverk till vilket de hör.

EXEMPEL 3 Utgiften som överförs har betalats till en intern aktör, utgiften överförs genom fakturering av det ämbetsverk som slutligen bokför utgiften.

Ett ämbetsverk (bokföringsenhet 888) köper och betalar för ett annat ämbetsverks (bokföringsenhet 777) räkning konsultverksamhet avseende informationssäkerhet av ett tredje ämbetsverk (bokföringsenhet 999). Konsultverksamheten om informationssäkerhet är avgiftsbelagd verksamhet som produceras av enhet 999. Eftersom det är fråga om intern försäljning inom budgetekonomin ingår ingen mervärdesskatt.

I bokföringen för bokföringsenhet 999 registreras försäljningsfakturan till bokföringsenhet 888.

* = Registreringen tilldelas automatiskt en partnerkod i Kieku enligt den på fakturan angivna kunden. I princip borde detta vara partnerkoden för den bokföringsenhet som slutligen betalar utgiften, det vill säga 7770. Den partnerkod som systemet genererar behöver dock inte korrigeras med en promemoria, utan avstämningen av interna poster görs manuellt på kontonivån för affärsbokföringsens konton för samtliga bokföringsenheter som ingår i kedjan.

I bokföringen för bokföringsenhet 888 registreras fakturan som skickats av bokföringsenhet 999 och som gäller utgiften som betalats för bokföringsenhet 777.

* = Registreringen tilldelas automatiskt en partnerkod i Kieku enligt den på fakturan angivna leverantören. Partnerkoden har dock ingen betydelse på denna registreringsrad, eftersom det är fråga om ett konto som inte omfattas av elimineringar.

I bokföringen för bokföringsenhet 888 registreras överföringen av utgiften till bokföringsenhet 777. Utgiften överförs genom att skicka en försäljningsfaktura.

*= Till konteringen skapas i Kieku automatiskt en partnerkod enligt kunden. Partnerkoden har dock ingen betydelse på denna registreringsrad, eftersom det är fråga om ett konto som inte omfattas av elimineringar.

I bokföringen för bokföringsenhet 777 registreras utgiften som betalats och överförts av bokföringsenhet 888 och som gäller konsultverksamhet avseende informationssäkerhet som uppstått vid inköpet av bokföringsenhet 999.

* = Registreringen tilldelas automatiskt en partnerkod i Kieku enligt den på fakturan angivna leverantören. I princip borde detta vara partnerkoden för den bokföringsenhet vars prestation det är fråga om, det vill säga 9990. Den partnerkod som systemet genererar behöver dock inte korrigeras med en promemoria, utan avstämningen av interna poster görs manuellt på kontonivån för affärsbokföringsens konton för samtliga bokföringsenheter som ingår i kedjan.

EXEMPEL 4 Utgiften som överförs har betalats till en intern aktör, utgiften överförs via remisskontot till det ämbetsverk som slutligen bokför utgiften.

Ett ämbetsverk (bokföringsenhet 888) köper och betalar för ett annat ämbetsverks (bokföringsenhet 777) räkning konsultverksamhet avseende informationssäkerhet av ett tredje ämbetsverk (bokföringsenhet 999). Konsultverksamheten om informationssäkerhet är avgiftsbelagd verksamhet som produceras av enhet 999. Eftersom det är fråga om intern försäljning inom budgetekonomin ingår ingen mervärdesskatt.

I bokföringen för bokföringsenhet 999 registreras försäljningsfakturan till bokföringsenhet 888.

* = Registreringen tilldelas automatiskt en partnerkod i Kieku enligt den på fakturan angivna kunden. I princip borde detta vara partnerkoden för den bokföringsenhet som slutligen betalar utgiften, det vill säga 7770. Den partnerkod som systemet genererar behöver dock inte korrigeras med en promemoria, utan avstämningen av interna poster görs manuellt på kontonivån för affärsbokföringsens konton för samtliga bokföringsenheter som ingår i kedjan.

I bokföringen för bokföringsenhet 888 registreras fakturan som skickats av bokföringsenhet 999 och som gäller utgiften som betalats för bokföringsenhet 777.

* = Registreringen tilldelas automatiskt en partnerkod i Kieku enligt den på fakturan angivna leverantören. Partnerkoden har dock ingen betydelse på denna registreringsrad, eftersom det är fråga om ett konto som inte omfattas av elimineringar.

I bokföringen för bokföringsenhet 888 registreras överföringen av utgiften till bokföringsenhet 777.

* = Vid kontering behöver ingen partnerkod användas, eftersom det är fråga om ett konto som inte omfattas av elimineringar. Om man anser det behövas, får partnerkoden dock användas.

I bokföringen för bokföringsenhet 777 registreras utgiften som betalats och överförts av bokföringsenhet 888 och som gäller konsultverksamhet avseende informationssäkerhet som uppstått vid inköpet av bokföringsenhet 999.

*= Partnerkoden bestäms utifrån den bokföringsenhet som producerat prestationen. Eftersom registreringen görs med promemoria, matas partnerkoden in manuellt.

Mer information: laskentatoimi@valtiokonttori.fi