Toiselle virastolle siirrettävien menojen kirjauksista

Kysymys

Olemme maksaneet toiselle virastolle kuuluvan menon. Miten se käsitellään kirjanpidossa? Meno laskutetaan tältä toiselta virastolta (kyseessä on ns. läpilaskutettava meno).

Onko mahdollista saada ohjeet liikekirjanpidon tilin 19920 Toiselle kirjanpitoyksikölle siirrettävät menot käytölle?

Entä miten tiliöidään lasku, jolla toinen virasto laskuttaa meitä? Kyseessä on meille kuuluva meno, jonka toinen virasto on kuitenkin jo maksanut meidän puolestamme.

Vastaus (annettu 21.10.2020)

Ennen tiliöintiä on tunnistettava se, millaisesta tapahtumasta on kyse. Virastojen ja laitosten välisiä eli talousarviotalouden sisäisiä tapahtumia ovat mm. maksullisen toiminnan suoritteiden myynti ja osto, palvelukeskuksen tuottamien palveluiden kustannusten korvaukset, toisen viraston siirtämät menot, määrärahan käyttöoikeuteen liittyvä laskutus sekä yhteistoiminta ja yhteisrahoitteinen toiminta. Molemmilla osapuolilla on oltava tapahtuman luonteesta sama käsitys, jotta tapahtuma kokonaisuudessaan tulee tiliöityä oikein valtion kirjanpitoon. Hyvänä käytäntönä on jo toimijoiden välisessä sopimuksessa todeta tapahtuman luonne sekä se, mille tileille osapuolet kirjaavat sopimukseen liittyvät kulunsa/tuottonsa. Myös lähetettävään laskuun lisätty maininta toiminnan luonteesta ja/tai sopimuksesta on hyvä lisä varsinkin niissä tilanteissa, joissa voi olla sekaantumisen vaaraa. Virastojen ja laitosten välisiä kirjauksia on kuvattu valtion kirjanpidon käsikirjassa kohdassa 5. Kirjanpidon käsikirjan ohjeistusta päivitetään vuoden 2020 aikana sisäisten erien kirjaamisen näkökulmasta. Ohjeet ovat kuitenkin ilman päivitystäkin pitkälti sovellettavissa.

Tässä ohjeessa käsitellään toisen viraston puolesta maksetun menon kirjauksia sekä menon alkuperäisen maksajan että menon lopullisen kirjaajan kirjanpidossa. Tämän ohjeen mukaisissa tapauksissa on kyse siitä, että virasto maksaa toisen viraston puolesta tämän toisen viraston menon ja veloittaa sen jälkeen menon virastolta, jolle se kuuluu. Nämä tulee erottaa tapauksista, joissa on kyse tavaran tai palvelun myynnistä toiselle virastolle ja tuohon myyntiin liittyvien tuotannontekijöiden hankkimisesta.

Lähtökohtaisesti toisen viraston laskujen maksu ja sen seurauksena tapahtuva menojen laskutus ja siirtely virastosta toiseen on tuottamatonta työtä, eikä sitä tule tehdä kuin niissä tilanteissa, joissa sille on riittävät perusteet. Vaikka virastot tekisivätkin yhteisiä hankintoja tai yhteydenpito palveluntuottajaan on sovittu tapahtuvan keskitetysti yhden viraston toimesta, on silti syytä pyrkiä ohjaamaan laskut suoraan sille virastolle, joka kirjaa lopullisen menon.
Menojen välittelyn aiheuttaman ylimääräisen työn lisäksi menettely aiheuttaa helposti puutteita valtion kirjanpidon ajantasaisuuteen ja oikeellisuuteen.

On syytä huomata myös se, että näissä läpilaskutustilanteissa alkuperäisen menon maksava virasto käyttää toisen viraston määrärahaa alkuperäistä menoa maksaessaan, joten sillä tulee olla käyttöoikeus siihen määrärahaan, jolle menot lopulta kirjataan. Lisäksi tulee varmistua siitä, että virastolla, jonka puolesta meno maksetaan, on riittävästi määrärahaa käytettävissään.

Seuraavassa on kuvattu toisen viraston puolesta maksettujen menojen kirjausketju pääpiirteissään. Tämän jälkeen on esitetty tarkemmat esimerkit kirjauksista.

• Toisen viraston menon alun perin maksava virasto kirjaa menon arvonlisäveroineen liikekirjanpidon tilille 19920 Toiselle kirjanpitoyksikölle siirrettävät menot ja talousarviokirjanpidon tilille 630 Talousarviomenot, jotka siirretään toiselle kirjanpitoyksikölle.
  • Mikäli virasto jostain perustellusta syystä maksaa talousarviotalouden ulkopuolella olevan toimijan (esimerkiksi talousarvion ulkopuolella olevan valtion rahaston) puolesta menon, joka tältä veloitetaan myöhemmin, ei käytetä em. tiliyhdistelmää vaan meno arvonlisäveroineen kirjataan lyhytaikaisten saamisten tilille (yleensä 17490 tai 17498), koska kyseessä ei ole meno, jolla on määräraha talousarviossa.
• Kun menon maksanut virasto siirtää menon (joko laskulla maksuliiketilien tai muistiolla lähetteiden tilin kautta) toiselle virastolle, tehdään vastakirjaus liikekirjanpidon tilille 19920 Toiselle kirjanpitoyksikölle siirrettävät menot ja talousarviokirjanpidon tilille 630 Talousarviomenot, jotka siirretään toiselle kirjanpitoyksikölle. Tällöin meno ”nollautuu” menon alun perin maksaneen viraston kirjanpidossa.
  • Mikäli meno siirretään laskuttamalla, käytetään vastatilinä sisäisten saamisten tiliä (17008 tai 17498).
  • Meno on mahdollista siirtää laskuttamisen sijaan lähetteiden tilin kautta muistiotositekirjauksin. Silloin vastatilinä on 19910 Lähetteiden tili (T).
• Virasto, jolle meno siirretään, kirjaa sen mahdollisine arvonlisäveroineen lopullisille menotileille liike- ja talousarviokirjanpitoon. Tilit valitaan samoin perustein kuin jos alkuperäinen lasku olisi tullut suoraan menon lopulta kirjaavalle virastolle.
  • Liikekirjanpidon tili määräytyy sen mukaan, millaisesta menosta on kyse (palvelunosto, sähkö, vuokra, arvonlisävero jne).
  • Useimmissa tapauksessa menon alkuperäinen laskuttaja lienee ulkoinen toimija (eli muu kuin budjetti- tai rahastotalous), jolloin kyseessä on ulkoinen meno. Tällöin kirjauksella ei saa käyttää sisäisten erien kulutiliä, vaan meno kirjataan ulkoiselle kulutilille.
  • Mikäli kuitenkin alkuperäinen laskuttaja on sisäinen eli budjetti- tai rahastotalouteen kuuluva
    toimija, käytetään sisäisten erien kulutilejä.
  • Mikäli siirretty meno on laskutettu, velkatilinä on sisäisten lyhytaikaisten velkojen tili (yleensä 25708). Mikäli meno on siirretty muistiolla lähetteiden tilin kautta, vastatilinä on 19910 Lähetteiden tili (T).

Kirjausesimerkkejä

Kumppanikoodista

Esimerkkejä lukiessa on syytä huomata, että Kiekun asiakas- ja toimittajarekistereistä täydentyy myynti- ja ostolaskujen kirjauksille kumppanikoodeja automaattisesti asiakkaan ja toimittajan mukaan. Mikäli kyseessä on sisäisten erien eliminointien ulkopuolella oleva liikekirjanpidon tili, kirjauksella olevalla kumppanikoodilla ei ole merkitystä sisäisten erien käsittelyn kannalta. Tällaisessa tapauksessa kirjaukseen automaattisesti syntynyttä kumppanikoodia ei keskuskirjanpidon näkökulmasta erikseen tarvitse korjata pois, sillä ulkoisen tilin kanssa käytettyä kumppanikoodia ei huomioida keskuskirjanpidossa tai valtion tilinpäätöksessä tehtävissä sisäisten erien eliminoinnissa.

Mikäli kyseessä on sisäisten erien eliminointien piiriin kuuluva liikekirjanpidon tili, kumppanikoodi tulee olla sisäisiä eriä sisältävillä kirjauksilla ja se on olennainen tekijä sisäisten erien täsmäytyksissä. Liikekirjanpidon tileistä annetun määräyksen liitteenä on lueteltu erikseen eliminointien piiriin kuuluvat liikekirjanpidon tilit (ns. sisäiset tilit ja sekatilit).

Esimerkki 1 Siirrettävä meno maksettu ulkoiselle toimijalle, meno siirretään laskuttamalla se menon lopulta kirjaavalta virastolta

Virasto (kirjanpitoyksikkö 888) ostaa ja maksaa toisen viraston (kirjanpitoyksikön 777) puolesta jätehuoltopalveluita Yritys Y:lle. Veloituksen määrä on 100,00 euroa, joka sisältää arvonlisäveroa 24%.

Kirjaus kirjanpitoyksikkö 888:n kirjanpidossa 777:n puolesta maksetusta menosta Yritys Y:n lähettämällä ostolaskulla.

*= Tiliöinnissä ei ole tarvetta käyttää kumppanikoodia, koska kyseessä on eliminointien ulkopuolella oleva tili. Kumppanikoodia saa kuitenkin käyttää, mikäli se koetaan tarpeelliseksi.

Kirjaus kirjanpitoyksikkö 888:n kirjanpidossa menon siirrosta 777:lle, meno siirretään lähettämällä myyntilasku.

*= Tiliöintiin muodostuu Kiekussa automaattisesti kumppanikoodi asiakkaan mukaan. Kumppanikoodi on kuitenkin merkityksetön tällä kirjausrivillä, koska kyseessä on eliminointien ulkopuolella oleva tili.

Kirjaus kirjanpitoyksikkö 777:n kirjanpidossa 888:n maksamasta ja siirtämästä jätehuoltopalvelun menosta 888:n ilmoittamien tietojen mukaan. Meno on siirretty laskulla.

*= On tärkeää huomata, että ulkoinen meno tulee kirjata ulkoiselle tilille, vaikka menon siirtääkin sisäinen toimija.

**= Tiliöintiin muodostuu Kiekussa automaattisesti kumppanikoodi toimittajan mukaan. Kumppanikoodilla ei ole kuitenkaan merkitystä tällä kirjausrivillä, koska kyseessä on ulkoinen osto/arvonlisäverokulu, joka kirjataan ulkoiselle eliminointien ulkopuolella olevalle tilille.

Esimerkki 2 Siirrettävä meno maksettu ulkoiselle toimijalle, meno siirretään lähetteiden tilin kautta sen lopulta kirjaavalle virastolle

Virasto (kirjanpitoyksikkö 888) ostaa ja maksaa toisen viraston (kirjanpitoyksikkö 777) puolesta jätehuoltopalveluita Yritys Y:lle. Veloituksen määrä on 100,00 euroa, joka sisältää arvonlisäveroa 24%.

Kirjaus kirjanpitoyksikkö 888:n kirjanpidossa 777:n puolesta maksetusta menosta Yritys Y:n lähettämällä ostolaskulla.

*= Tiliöinnissä ei ole tarvetta käyttää kumppanikoodia, koska kyseessä on eliminointien ulkopuolella oleva tili. Kumppanikoodia saa kuitenkin käyttää, mikäli se koetaan tarpeelliseksi.

Kirjaus kirjanpitoyksikkö 888:n kirjanpidossa menon siirrosta 777:lle.

*= Tiliöinnissä ei ole tarvetta käyttää kumppanikoodia, koska kyseessä on eliminointien ulkopuolella oleva tili. Kumppanikoodia saa kuitenkin käyttää, mikäli se koetaan tarpeelliseksi.

Kirjaus kirjanpitoyksikkö 777:n kirjanpidossa 888:n maksamasta ja siirtämästä jätehuoltopalvelun menosta 888:n ilmoittamien tietojen mukaan.

*= On tärkeää huomata, että ulkoinen meno tulee kirjata ulkoiselle tilille, vaikka menon siirtääkin sisäinen toimija.

Erityisesti esimerkkien 3 ja 4 kuvaamia kokonaisuudessaan talousarviotalouden sisäisiä läpilaskutustilanteita tulee pyrkiä välttämään sopimalla menojen laskuttamisesta suoraan siltä virastolta, jolle meno kuuluu.

Esimerkki 3 Siirrettävä meno maksettu sisäiselle toimijalle, meno siirretään laskuttamalla se menon lopulta kirjaavalta virastolta

Virasto (kirjanpitoyksikkö 888) ostaa ja maksaa toisen viraston (kirjanpitoyksikkö 777) puolesta tietoturvakonsultointia kolmannelta virastolta (kirjanpitoyksikkö 999). Tietoturvakonsultointi on 999:n maksullista toimintaa. Koska kyseessä on talousarviotalouden sisäinen myynti, siihen ei sisälly arvonlisäveroa.

Kirjaus kirjanpitoyksikkö 999:n kirjanpidossa myyntilaskusta 888:lle.

*=Kirjaukselle muodostuu Kiekussa automaattisesti kumppanikoodi laskun asiakkaan mukaan. Periaatteessa sen kuuluisi olla menon lopulta maksavan kirjanpitoyksikön kumppanikoodi eli 7770. Järjestelmän tuottamaa kumppanikoodia ei ole kuitenkaan tarpeen lähteä korjaamaan muistiolla vaan sisäisten erien täsmäytys tehdään manuaalisesti liikekirjanpidon tilien tasolla kaikkien ketjussa mukana olevien kirjanpitoyksiköiden kirjausten osalta.

Kirjaus kirjanpitoyksikkö 888:n kirjanpidossa 999:n lähettämästä laskusta, jossa on kyse 777:n puolesta maksetusta menosta.

*= Kirjaukselle muodostuu Kiekussa automaattisesti kumppanikoodi laskun toimittajan mukaan. Kumppanikoodi on kuitenkin merkityksetön tällä kirjausrivillä, koska kyseessä on eliminointien ulkopuolella oleva tili.

Kirjaus kirjanpitoyksikkö 888:n kirjanpidossa menon siirrosta 777:lle. Meno siirretään lähettämällä myyntilasku.

*= Tiliöintiin muodostuu Kiekussa automaattisesti kumppanikoodi asiakkaan mukaan. Kumppanikoodi on kuitenkin merkityksetön tällä kirjausrivillä, koska kyseessä on eliminointien ulkopuolella oleva tili.

Kirjaus kirjanpitoyksikkö 777:n kirjanpidossa 888:n maksamasta ja siirtämästä tietoturvakonsultoinnin menosta, joka on aiheutunut 999:ltä tehdystä ostosta.

*=Kirjaukselle muodostuu Kiekussa automaattisesti kumppanikoodi laskun toimittajan mukaan. Periaatteessa sen kuuluisi olla sen kirjanpitoyksikön kumppanikoodi, jonka tuottamasta suoritteesta on kyse eli 9990. Järjestelmän tuottamaa kumppanikoodia ei ole kuitenkaan tarpeen lähteä korjaamaan muistiolla vaan sisäisten erien täsmäytys tehdään manuaalisesti liikekirjanpidon tilien tasolla kaikkien ketjussa mukana olevien kirjanpitoyksiköiden kirjausten osalta.

Esimerkki 4 Siirrettävä meno maksettu sisäiselle toimijalle, meno siirretään lähetteiden tilin kautta sen lopulta kirjaavalle virastolle

Virasto (kirjanpitoyksikkö 888) ostaa ja maksaa toisen viraston (kirjanpitoyksikkö 777) puolesta tietoturvakonsultointia kolmannelta virastolta (kirjanpitoyksikkö 999). Tietoturvakonsultointi on 999:n maksullista toimintaa. Koska kyseessä on talousarviotalouden sisäinen myynti, siihen ei sisälly arvonlisäveroa.

Kirjaus kirjanpitoyksikkö 999:n kirjanpidossa myyntilaskusta 888:lle.

*=Kirjaukselle muodostuu Kiekussa automaattisesti kumppanikoodi laskun asiakkaan mukaan. Periaatteessa sen kuuluisi olla menon lopulta maksavan kirjanpitoyksikön kumppanikoodi eli 7770. Järjestelmän tuottamaa kumppanikoodia ei ole kuitenkaan tarpeen lähteä korjaamaan muistiolla vaan sisäisten erien täsmäytys tehdään manuaalisesti liikekirjanpidon tilien tasolla kaikkien ketjussa mukana olevien kirjanpitoyksiköiden kirjausten osalta.

Kirjaus kirjanpitoyksikkö 888:n kirjanpidossa 999:n lähettämästä laskusta, jossa on kyse 777:n puolesta maksetusta menosta.

*= Kirjaukselle muodostuu Kiekussa automaattisesti kumppanikoodi laskun toimittajan mukaan. Kumppanikoodi on kuitenkin merkityksetön tällä kirjausrivillä, koska kyseessä on eliminointien ulkopuolella oleva tili.

Kirjaus kirjanpitoyksikkö 888:n kirjanpidossa menon siirrosta 777:lle.

*= Tiliöinnissä ei ole tarvetta käyttää kumppanikoodia, koska kyseessä on eliminointien ulkopuolella oleva tili. Kumppanikoodia saa kuitenkin käyttää, mikäli se koetaan tarpeelliseksi.

Kirjaus kirjanpitoyksikkö 777:n kirjanpidossa 888:n maksamasta ja siirtämästä tietoturvakonsultoinnin menosta, joka on aiheutunut 999:ltä tehdystä ostosta.

*= Kumppanikoodi sen mukaan, minkä kirjanpitoyksikön tuottamasta suoritteesta on kyse. Koska kirjaus tehdään muistiolla, kumppanikoodi syötetään manuaalisesti.

Lisätietoja: laskentatoimi@valtiokonttori.fi