Tähtäimessä miljardiluokan hyödyt – valtio ottaa Peppol-verkon käyttöön sähköisessä tilaamisessa

Peppol-verkosto on tarkoitettu sähköisten liiketoiminta-asiakirjojen välittämiseen

Peppol on kaikille avoin verkosto, jonka kautta organisaatiot välittävät sähköisiä liiketoiminta-asiakirjoja toisilleen standardisoidulla, toimialariippumattomalla tavalla. Asiakirjat liikkuvat suoraan järjestelmästä järjestelmään. Sähköpostin liitetiedostojen kanssa ei tarvitse enää painia.

Peppol-verkoston osapuolia ovat Peppol-palveluntarjoajat, loppukäyttäjät ja kansalliset Peppol-viranomaiset. Verkoston hallinnoinnista ja kehittämisestä vastaa OpenPeppol-yhdistys.

Loppukäyttäjiä ovat kaikki yritykset, jotka käyttävät Peppol-verkkoa sähköisten liiketoiminta-asiakirjojen välittämiseen. Loppukäyttäjät ovat Peppol-palveluntarjoajien asiakkaita.

Peppol-palveluntarjoajat, joita joskus kutsutaan myös sanomaoperaattoreiksi, ylläpitävät Peppol-verkkoa ja tarjoavat loppukäyttäjille sanomanvälityspalveluita. Yhteensä Peppol-verkossa on palveluntarjoajia yli 360. Peppol-verkko on kansainvälinen. Verkon käytön kannalta ei ole merkitystä, minkä maalaisen palveluntarjoajan palveluita käyttää. Useat suomalaiset verkkolaskuoperaattorit ovat myös Peppol-palveluntarjoajia.

Kansalliset Peppol-viranomaiset vastaavat kukin alueellaan Peppol-verkon käytön edistämisestä ja yhteistyön koordinoinnista eri tahojen kanssa. Peppol-viranomainen myös auttaa ja neuvoo Peppol-verkkoon liittyvissä asioissa, sekä toimii linkkinä suomalaisten ja Peppolin kansainvälisten toimijoiden välillä. Suomen Peppol-viranomainen on Valtiokonttori. 20 maalla on oma Peppol-viranomainen.

Peppol on siis verkosto. Mitä se käytännössä tarkoittaa?

Verkosto toimii teknisesti siten, että loppukäyttäjän tilaukset ja muut sähköiset asiakirjat välitetään Peppol-palveluntarjoajan kautta vastaanottajalle. Verkoston osapuolet toimivat yhteisten pelisääntöjen mukaan. Peppolin vahvuus on, että se on hyvin hallinnoitu ja verkoston jäsenet tekevät aktiivista kehitystyötä.

Peppolissa on määritelty:

• Hallintomalli – Kuinka verkostoa ylläpidetään ja jatkokehitetään
• Osapuolia sitovat sopimukset – Palveluntarjoajat sitoutuvat toimimaan yhteisten pelisääntöjen mukaisesti
• Toimintatavat – Esimerkiksi virhetilanteet ja muutosehdotukset käsitellään asianmukaisella tavalla
• Peppol-verkon tukemat liiketoimintaprosessit ja asiakirjat – Mitä liiketoiminta-asiakirjoja, kuten tilaus tai lasku, Peppol-verkossa välitetään ja minkälaisia liiketoimintaprosesseja tuetaan.
• Verkon tekninen toteutus – Varmistetaan se, että asiakirjat kulkevat perille ilman ongelmia ja rajapinnat toimivat
• Osoiterekisteri – Jokaisella Peppol-verkkoon liittyneellä organisaatiolla on Peppol-osoite. Suomalaisilla organisaatioilla käytetään Peppol-osoitteena OVT-tunnusta

Peppol-tilaaminen sisällytetään vähitellen valtion hankintasopimuksiin 

Valtio edistää sähköistä tilaamista ottamalla käyttöön Peppolin mukaisen laajennetun tilausprosessin 1.4.2024 alkaen. Tarkemmin sanottuna tämä muutos tarkoittaa sitä, että 1.4.2024 jälkeen Peppolin mukainen laajennettu tilausprosessi tulee näkymään soveltuvissa hankinnoissa osana kilpailutuksia. Ensin Peppol-kyvykkyys sisällytetään soveltuviin puitesopimuksiin. Muihin uusiin hankintasopimuksiin Peppol-tilaaminen sisällytetään vuoteen 2026 mennessä. On huomioitava, että hankinnan luonteesta johtuen kaikkiin hankintasopimuksiin Peppolin käyttövaatimusta ei sovelleta. Vaatimusta Peppolin laajennetun tilausprosessin käytöstä arvioidaan hankinnan kohteen ja siihen liittyvien tilauskäytäntöjen perusteella. 

Lopputulemana valtion toimittaja tulee saamaan valtiolta Peppol-muotoisen sähköisen tilauksen, johon hän vastaa tilausvahvistuksella. Tilauksen muutos- ja peruutustilanteet hoidetaan myös sähköisesti. Tämä edellyttää toimittajilta omien järjestelmien tarkastelua. Lopulta kuitenkin kaikki osapuolet hyötyvät, kun tilaamisen tiedonvaihto sujuvoituu. Sähköinen tilaaminen mahdollistaa laskujen entistä paremman täsmäyttämisen ja automaattisen käsittelyn. Inhimillisten virheiden määrä vähenee, kun manuaaliset työvaiheet poistuvat. Lisäksi tilaukset eivät jää tukkimaan sähköposteja, vaan ne ovat suoraan käsiteltävinä järjestelmissä.

Taustalla yhteiskehittäminen ja kansainvälisyys

Kun laskutusta alettiin 2000-luvun taitteessa Suomessa sähköistämään, ei ollut vielä olemassa kansainvälisiä verkkoja. Siksi loimme Suomessa edelläkävijöinä kansallisen ja hyvin toimivan verkkolaskuverkon, josta muut maat ovat vuosien varrella ottaneet mallia. Nyt tilanne on toinen. Sähköinen tilaaminen tai laskutus ei ole enää vain Suomen asia, vaan käytäntö on kansainvälisesti kovassa nosteessa. Myös kansainvälisen kaupankäynnin rooli on korostunut.

Peppol-verkko on menestynein kansainvälinen liiketoiminta-asiakirjojen välitykseen luotu verkko. Valtaosa Suomen merkittävimmistä kauppakumppanimaista edistää Peppolin käyttöä alueellaan. Peppolilla on käyttäjiä jo 90:ssä maassa. Aktiivisinta käyttö on Euroopassa ja Aasiassa. Kaikki maat hyötyvät, kun kehittämisresursseja jaetaan ja puhalletaan yhteen hiileen. Meidän ei tarvitse Suomessa keksiä ja määritellä verkkoa itse, kun voimme hyötyä yhteisesti kehitetystä ja kehittyvästä verkosta.

Peppol-verkosto auttaa kaikkia yrityksiä pääsemään osalliseksi sähköisten liiketoiminta-asiakirjojen käytön etuihin

Yritykset ovat vuosikymmeniä käyttäneet erilaisia sähköisiä asiakirjoja toimiala- ja yrityskohtaisissa ratkaisuissa. Esimerkiksi päivittäistavarakaupan keskusliikkeet, teollisuuden yritykset ja maahantuojat ovat hyödyntäneet hankintasanomia tavarantoimittajiensa kanssa. Näiden sähköisten asiakirjojen vaihto on kuitenkin perustunut kahdenvälisiin yhteyksiin, joiden rakentaminen on työlästä, eikä kustannustehokasta kaikille organisaatioille.

Peppolissa tiedonvaihto perustuu verkostomaiseen malliin, jossa yhdellä yhteydellä organisaatio on yhteydessä kaikkiin Peppol-verkkoon liittyneisiin organisaatioihin. Kahdenvälisiä yhteyksiä ei tarvitse rakentaa ja ylläpitää. Tämä malli mahdollistaa sähköisten asiakirjojen kustannustehokkaan käyttöönoton koko yrityskentällä ja julkisella sektorilla. Liiketoiminnan asiakirjojen digitalisaatio on välttämätön edellytys suomalaisille yrityksille toimia kilpailukykyisesti pohjoismaisten ja eurooppalaisten toimijoiden kanssa.

Saumatonta tiedonvälitystä organisaatioiden välillä

Organisaatioiden sisäinen taloushallinto on yleisesti kehittynyttä. Tehtävien hallinnointiin ja automatisointiin on olemassa monia toimivia järjestelmiä. Organisaatioiden välisessä tiedonvälityksessä eri järjestelmien käyttö aiheuttaa kuitenkin ongelmia. Tiedot on tallennettu järjestelmiin eri muodossa, eivätkä ne ole yhteismitallisia. Tilannetta voisi verrata siihen, että puhelimella voisi soittaa vain samaan saman liittymän numeroihin, eikä yhteyden muodostaminen välttämättä silloinkaan onnistuisi.

Peppol-verkko keskittyy yritysten väliseen tiedonvälitykseen. Eri järjestelmät laitetaan keskustelemaan keskenään yhteisellä tiedonvälitysverkolla ja yhteisesti käytetyillä sanomamuodoilla. Sanomamuodolla tässä tarkoitetaan esimerkiksi sitä, miltä tilausdokumentti näyttää ja millaisia tietoja se sisältää. Peppolissa puhutaan myös rakenteisesta tiedosta, mikä tarkoittaa sitä, että järjestelmien ei tarvitse tulkita mitä eri tiedot tarkoittavat. Esimerkiksi tilaajan tiedot ja tilausrivit ovat aina samassa kohtaa dokumenttia määrämuotoisina. Yritykset pystyvät automaattisesti siirtämään tiedot oikeisiin paikkoihin sisäisissä järjestelmissään, ilman riskiä virheistä.

Järjestelmästä järjestelmään tapahtuvan tiedonvaihdon hyöty on kiistaton sähköposteihin tai muihin manuaalisiin tiedonvaihtotapoihin verrattuna. Yrityksen digitalous -hankkeelle tehdyn arvion mukaan Peppol-hankintasanomien hyötypotentiaali on Suomen tasolla 2,7 miljardia euroa vuosittain vuoteen 2030 mennessä, kun Peppol-hankintasanomat on otettu laajasti käyttöön.

Arviossa on huomioitu vain sen manuaalisen työn arvo, joka voidaan automatisoida Peppol-hankintasanomilla. Muut hyödyt on jätetty arvion ulkopuolelle. Aiemmin manuaalisiin työvaiheisiin kulunutta aikaa voidaan kohdentaa uudelleen tuottavimpiin työtehtäviin. Kyse ei siis ole 1:1 toteutuvista säästöistä. Paremmilla työkaluilla saamme enemmän aikaan samassa ajassa.

Peppol mahdollistaa toimitusketjun tiedonvaihdon sähköistämisen

• Saapuvien tilausten automatisoitu käsittely säästää resursseja, työaikaa ja vähentää manuaalisista työvaiheista johtuvia inhimillisiä virheitä.
• Peppol tarjoaa yhteensopivan, kansainvälisen ja tehokkaan tavan liiketoiminta-asiakirjojen turvalliseen, nopeaan ja jäljitettävään välittämiseen
• Reaaliaikaisuus tuo paremman näkymän yrityksen tilanteeseen ja auttaa yritystä mm. varastonhallinnassa ja toimitusten hallinnassa.
• Saat tilausdatan rakenteisessa muodossa järjestelmään. Ei tarvetta tulkinnoille.
• Yhdenmukaiset toimintatavat ja prosessit eri asiakkaiden kanssa sujuvoittaa tekemistä ja vähentää koulutuksen tarvetta. Pienten yritysten tarve käyttää lukemattomia tilaajien portaaliratkaisuja poistuu, kun kaikki osapuolet tavoittaa samalla ratkaisulla.
• Laaja yhteensopivuus: yhteensopiva useiden eri taloushallinnon järjestelmien ja alustojen kanssa, mikä tekee siitä helpon integroida olemassa oleviin prosesseihin.

Miten tämä eroaa esimerkiksi EDI-yhteyksistä?

Peppol-verkossa riittää yhden yhteyden rakentaminen. Ei ole tarvetta rakentaa kahdenvälisiä yhteyksiä. Uusien osapuolien mukaan ottaminen ei vaadi lisäinvestointeja verkon aiemmilta jäseniltä. Jokainen huolehtii vain oman järjestelmänsä yhteydestä Peppol-palveluntarjoajaan.

OpenPeppol-yhdistys ylläpitää Peppol-määrityksiä. Verkoston toimintaperiaatteeseen kuuluu, että kaikki käyttävät ajantasaista määritystä. Vanhoja versioita ei saa siirtymäajan jälkeen käyttää. Monien eri sanomaversioiden samanaikainen tukeminen ei ole enää tarpeen.

Pidennä järjestelmän käyttöikää järjestelmähankintojen yhteydessä huomioimalla Peppol-yhteydet

Uusissa järjestelmähankinnoissa Peppol-yhteydet kannattaa huomioida, jotta järjestelmän tilauskyvykkyydet eivät vanhennu ennenaikaisesti. Peppolista on tulossa oletusverkko tilausten välittämiseen Suomessa sekä julkisella, että yksityisellä sektorilla. Peppolilla varmistat lisäksi kansainväliset yhteydet kauppakumppaneihisi.

Palveluntarjoajan näkökulmasta

Valtio ottaa käyttöön Peppol-tilaukset 1.4.2024 alkaen. Seuraavassa ohjelmistopäivityksessä on hyvä tarjota Peppol-valmiuksia asiakkaille. Kysyntä Peppol-yhteydelle tulee kasvamaan valtion Peppol-tilausten käyttöönoton myötä. Eikä valtio suinkaan ole ainoa toimia, joka haluaa Peppol-hankintasanomat käyttöön toiminnassaan.

Miksi rakentaa Peppol-tuki palveluusi?

• Peppol mahdollistaa uusien ja parempien palveluiden tarjoamisen asiakkaille.
• Valtio ottaa Peppolin laajennetun tilausprosessin käyttöön 1.4.2024 alkaen siten, että vuoteen 2026 mennessä se on käytössä soveltuvien hankintojen tilauksissa.
• Peppol-tuki pitää palvelusi kehityksen aallonharjalla ja varmistaa etteivät sen tilausominaisuudet vanhene Suomen siirtyessä Peppol-verkkon käyttöön.
• Peppol perustuu yhteisiin määrityksiin sekä dokumentoituun toimintaprosessiin ja tietomalliin
  • Ei organisaatiokohtaisia toteutuksia
  • Sama toteutus toimii kotimaassa ja kansainvälisesti
• Sanomien sääntöpohjainen validointi merkitsee laadukasta sanomanvälitystä

Tarvitset tilausjärjestelmän ja yhteyden Peppol-palveluntarjoajaan

Päästäksesi mukaan Peppol-verkon tiedonvaihtoon tarvitset tilaamiseen soveltuvan järjestelmän, esimerkiksi ERP-järjestelmän tai tilausjärjestelmän. Organisaatiosi koosta riippuen tämä voi tarkoittaa olemassa olevan järjestelmän päivitystä tai uuden verkkopohjaisen palvelun käyttöönottoa.

Peppol-verkkoon kytkeydytään palveluntarjoajien välityksellä. Verkon toiminnan kannalta ei ole merkitystä, minkä maalaisen palveluntarjoajan palveluita käytät.

Selvitystyö kannattaa aloittaa lähestymällä Peppol-palveluntarjoajaa, omaa järjestelmätoimittajaasi tai sanoma-operaattoriasi. He kertovat mieluusti lisää organisaatiollesi sopivista ratkaisuista.

Seuraava kuva havainnollistaa Peppol-infrastruktuurin perusrakennetta ja sen keskeisiä toimijoita:

Yhteyspisteet

Peppol-palveluntarjoajat ylläpitävät yhteyspisteitä (Access Point), jotka ovat kytkeytyneet Peppol-verkkoon. Palveluntarjoajille myönnetään PKI-sertifikaatti osana palveluntarjoajan sertifiointiprosessia. Sertifikaattien avulla Peppol-verkon palveluntarjoajat tunnistavat toisensa. Palveluntarjoajien välillä sanomaliikenne on salattua AS/4 protokollan mukaisesti.

Peppol-verkon toiminta perustuu nelikulmamalliin. Tällä tarkoitetaan sitä, että loppuasiakkaan täytyy rakentaa yhteys vain yhden Peppol-palveluntarjoajan yhteyspisteeseen, jonka kautta hän tavoittaa kaikki Peppol-verkkoon liittyneet tahot. OpenPeppol–yhdistys on määritellyt sen, miten yhteyspisteiden tulee kyetä viestimään keskenään. Voit tutustua tarkemmin määrityksiin ja ohjeisiin OpenPeppol–yhdistyksen sivuilla.

Osoitteisto

Peppolin osoitteisto on hajautettu. Osoitteiston toimintaan osallistuu OpenPeppolin hallinnoima Service Metadata Locator (SML) -palvelu. SML vastaa toimintalogiikaltaan DNS-palvelinta. Sen lisäksi toiminnassa on hajautetusti lukuisia Address and Cabability Lookup (ACL) palveluita, joita Peppol-palveluntarjoajat ylläpitävät. ACL:n vanha nimi, Service Metadata Publisher (SMP), esiintyy vielä joissakin OpenPeppolin materiaaleissa. Suomen Peppol-viranomainen ylläpitää Suomen kansallista ACL-rekisteriä. Lue lisää Peppol-viranomaisen verkkosivuilta.

Palveluntarjoajat ylläpitävät asiakkaidensa Peppol-osoitteita ja tietoa siitä, mitä liiketoiminta-asiakirjoja nämä voivat käsitellä ACL-palvelussa. ACL-palvelu sisältää myös tiedon siitä, minkä palveluntarjoajan yhteyspisteeseen liiketoiminta-asiakirja tulee teknisesti toimittaa, jotta se päätyy perille oikealle vastaanottajalle. SML-palvelua käytetään sen selvittämiseen, missä ACL-palvelussa loppuasiakkaan tietoja ylläpidetään. OpenPeppol –yhdistys ylläpitää tarkempaa dokumentaatiota sekä ACL:n, että SML:n toiminnasta. Esimerkiksi ACL:n tarkemmassa dokumentaatiossa (Kuvio 2. Endpoint lookup with Service Metadata) havainnollistaa hyvin osoitteiston toimintaperiaatteen.

Valtiokonttorin yhteystietoja

Yleisissä Peppoliin liittyvissä kysymyksissä kannattaa tutustua Peppol-viranomaisen verkkosivuihin tai lähettää sähköpostia osoitteeseen peppol@valtiokonttori.fi.

Valtion toimittajana Peppol-hankintasanomien käyttöönotosta voit myös olla yhteydessä Valtiokonttorin Hankintatoimen palveluihin sähköpostitse osoitteeseen hankintatoimi@valtiokonttori.fi.