Valtionavustusten hakeminen – Haeavustuksia.fi

Valtionavustusten hakeminen sekä valtionavustuksiin liittyvä muu asiointi edellyttää Haeavustuksia.fi -palveluun tunnistautumista. Tunnistautumiseen käytetään

• henkilökohtaisia pankkitunnuksia
• mobiilivarmennetta tai
• sähköistä henkilökorttia.

Oikeus yhteisön, yrityksen tai henkilön puolesta asiointiin tarkistetaan Digi- ja väestötietoviraston Suomi.fi-valtuudet -palvelun valtuusrekisterissä ylläpidettyjen valtuutuksien avulla.

Hakuilmoitusten selailu ei edellytä palveluun kirjautumista. Asiakkuuteen liittyvät tiedot (Omat tiedot ja Omat asiat) näytetään vain palveluun kirjautuneille.

Palveluun kirjautuneena pääset päävalikon (hampurilaiskuvake) Omat tiedot -näkymässä katselemaan ja muokkaamaan asiakkuuteesi liittyviä tietoja. Tietojen muokkaaminen on osin mahdollista vain ”Valtionavustusten hakeminen ja tietojen hallinnointi” valtuusroolin omaavalle henkilölle. Tällainen tieto on mm. pankkiyhteystieto. Valtionapuviranomainen ei voi omassa järjestelmässään ylläpitää em. tietoa.  Rajauksilla pyritään pienentämään valtionavustusten maksuun liittyvien väärinkäytösten riskiä.

Käytämme hakijan omina tietoina myös muihin viranomaisrekistereihin tallennettua tietoa, tästä syystä kaikkien tietojen muokkaaminen ei ole palvelussa mahdollista. Tiedot tulee muuttaa lähteenä toimivaan rekisteriin, jonka jälkeen uusi Haeavustuksia.fi -palveluun kirjautuminen päivittää palvelussa näkyvät tiedot. Tällainen tieto on esimerkiksi hakijan nimi ja Y-tunnus.

Omat tiedot näkymässä päivitetty yhteyshenkilön tieto ei tallennu takautuvasti jo olemassa oleville hakemuksille vaan muuttunut tieto tulee päivittää niihin erikseen. Päivitetty tieto tulee käyttöön päivityksen jälkeen avattaville hakemuslomakkeille.

Omat tiedot näkymä kehittyy vastaamaan erilaisten hakijaryhmien tarpeita sitä mukaa kun Haeavustuksia.fi -palvelun käyttö laajenee.

Palveluun kirjautuneena pääset päävalikon (hampurilaiskuvake) Omat asiat näkymässä katselemaan ja muokkaamaan asiointiisi liittyviä tietoja. Asiointisi listautuu kolmeen osioon.

Keskeneräiset osio sisältää ne hakemukset, joiden täyttö on kesken. Voit palata lomakkeelle napauttamalla hakemuksen nimeä Hakemus-sarakkeessa. Hakemus jää tähän näkymään mikäli sitä ei hakuajan puitteissa allekirjoiteta ja lähetetä hausta vastaavalle viranomaiselle. Rivejä voit järjestää otsikkorivin nuoli -painikkeilla.

Avustusasia osiossa näytetään kaikki lähetetyt ja ratkaisun saaneet hakemusasiat. Voit seurata lähettämiesi hakemusten käsittelyn etenemistä Tila-sarakkeessa esitetyn tiedon perusteella. Avustusasialle pääset napauttamalla hakemuksen nimeä Hakemus-sarakkeessa. Haun tietoihin ja vakioehtoihin pääset napauttamalla haun nimeä Haku-sarakkeessa. Rivejä voit järjestää otsikkorivin nuoli -painikkeilla.

Saadut avustukset osiossa näytetään kaikki myönteisen päätöksen saaneet hakemuksesi.  Avustusasialle pääset napauttamalla hakemuksen nimeä Hakemus-sarakkeessa. Haun tietoihin ja vakioehtoihin pääset napauttamalla haun nimeä Haku-sarakkeessa. Saaduilla avustuksilla on oma osionsa siksi, että niihin liittyy palveluun tulossa olevia toiminnallisuuksia, joiden takia listan muotoilua tullaan muuttamaan. Rivejä voit järjestää otsikkorivin nuoli -painikkeilla.

Pääset tutustumaan valtionavustushaun tarkempiin tietoihin napauttamalla haun nimeä etusivun listauksessa.

Haku muodostuu

• hakuilmoituksesta
• avustuksen käyttöön liittyvistä vakioehdoista
• hakemuslomakkeesta.

Hakemuslomake näytetään toistaiseksi vain palveluun tunnistautuneelle asioijalle.

Hakuilmoitus voidaan joskus julkaista ennakkotietona ennen hakuajan alkamista, myös ilman täydellisiä tietoja.

Hakuilmoituksen rakenne on sama kaikissa valtionavustushauissa, mutta valtionavustuksen laji saattaa vaikuttaa osioiden nimeämiseen ja sisältöön.

Avustuksen hakeminen edellyttää palveluun tunnistautumista. Voit kirjautua palveluun hakuilmoituksen välilehdeltä Avustuksen hakeminen tai palvelun yläpalkin oikeasta kulmasta.

Hakemisen voit aloittaa missä tahansa valtionavustuksen hakemisen mahdollistavassa Suomi.fi valtuusroolissa.

Hakemuslomakkeen perusrakenne on sama kaikissa valtionavustushauissa, mutta haettavan valtionavustuksen laji voi vaikuttaa osioiden nimeämiseen ja sisältöön. Lisäksi hausta vastaava valtionapuviranomainen voi tehdä lisäyksiä hakemuslomakkeella esitettyihin kysymyksiin. Lomakkeilla on valtionapuviranomaisen merkitsemiä pakollisia kysymyksiä, joihin on vastattava ennen kuin hakemuksen lähettäminen on mahdollista. Lomakkeen täyttämisen tilaa (valmiusastetta) voi tarkastella Hakemuksen hallinnointi -näkymässä.

Hakemuslomakkeen perusrakenne on sama kaikissa valtionavustushauissa, mutta valtionavustuksen laji voi vaikuttaa osioiden nimeämiseen ja sisältöön. Lisäksi hausta vastaava valtionapuviranomainen voi tehdä lisäyksiä hakemuslomakkeella esitettyihin kysymyksiin.

Anna hakemukselle kuvaava ja yksilöivä nimi

Ennen hakemuslomakkeen avautumista sinun tulee antaa hakemukselle lyhyt, yksilöivä nimitunniste. Nimi voi olla esimerkiksi: Yleisavustushakemus vuodelle 2023. Antamallasi nimellä hakemus on myös mahdollista tunnistaa, mikäli sinä tai organisaatiosi osallistuu yhteen hakuun useammalla hakemuksella. Huomaathan, että hakemukselle annettua nimeä ei voi myöhemmin muuttaa.

Hakemuslomakkeen osiot ja Hakemuksen hallinnointi -näkymä

Hakemuslomakkeen osiot listataan Avustuksen hakeminen -välilehdellä ja ne ovat:

• Hakijan tiedot
• Tavoitteet ja vaikuttavuus
• Toiminnan toteutus
• Kustannusarvio ja rahoitus
• Yhteystiedot

Uuden hakemuksen täyttäminen alkaa Hakemuksen hallinnointi -näkymästä. Tässä näkymässä listataan linkit hakemuslomakkeen eri osioihin. Näkymässä voit seurata hakemuksen osioiden valmistumista sekä allekirjoittaa ja lähettää valmiin hakemuksen.

Tietojen tallentaminen

Kaikki hakemuslomakkeen osiot näytetään oletuksena katselutilassa. Kun avaat osion muokattavaksi, lukitset sen samalla itsellesi. Jos hakemuksella on muita täyttäjiä, he voivat kuitenkin samaan aikaan muokata hakemuksen muita osioita. Osion itselleen muokattavaksi avanneen nimi näytetään lukitun osion oikeassa yläkulmassa. Lisäksi osion otsikkotiedon vieressä hakemuslomakkeen vasemmassa laidassa näkyy lukkokuvake.

Välitallennus tehdään Tallenna-painikkeella. Tällöin osio jää edelleen muokkaustilaan ja lukituksi. Napauta Tallenna ja lopeta -painiketta, kun lopetat osion muokkaamisen tai haluat keskeyttää hakemuksen täyttämisen. Näin mahdollistat, että muut mahdolliset hakemuksen täyttäjät pääsevät muokkaamaan osiota. Tietojen tallentamisesta annetaan vihreällä korostettu varmistus palvelun ylälaidassa.

Muokkaustilassa olevan osion lukitus poistuu automaattisesti kahden tunnin jälkeen. Lukitusta ei voi poistaa lukitsijan puolesta. On hyvä huomioida, että lukittu osio estää hakemuksen lähettämisen.

Lopeta tallentamatta -painike on aktiivinen, kun lomakkeen osiossa ei ole tallentamattomia muutoksia. Painike poistaa osion muokkaustilasta.

Voit halutessasi keskeyttää hakemuksen täyttämisen. Hakemukselle voit palata  päävalikosta (hampurilaiskuvake) kohdasta Omat asiat. Omat asiat näkymässä hakemukset löytävät kolmeen osioon jaoteltuina. Kesken jääneen hakemuksen löydät Keskeneräiset-osiosta. Mikäli osallistut tai organisaatiosi on osallistunut yhteen hakuun useammalla hakemuksella, tunnistat oikean hakemuksen antamasi nimen perusteella sarakkeesta Hakemus. Sarakkeita voi järjestää otsikkorivin nuolipainikkeilla.

Merkkimäärät ja liitteet

Hakemuslomakkeen tekstikenttiin on määritelty merkkien maksimimäärä. Näet sallitun merkkimäärän tekstikenttien oikeassa alakulmassa muodossa 1500/1500. Luku pienenee, kun kenttään syöttää merkkejä. Mikäli kopioit lomakkeelle tekstiä toisaalta, muista tarkistaa mahtuiko kaikki kopioimasi teksti kenttään.

Voit laajentaa tekstialuekentän kokoa ruudullasi kentän oikean alareunan kuvakkeesta vetämällä.

Hakemuslomakkeella tarjotaan ladattavaksi vaikutusketjujen ilmoittamiseen soveltuva malli. Tallenna kaikki vaikutusketjut yhteen liitteeseen ja liitä se hakemukselle.

Liitteiden maksimikoko on 25Mt. Valitse liite tiedostoistasi napauttamalla Valitse tiedosto -painiketta. Anna liitteelle tarvittaessa lyhyt kuvaus ja napauta painiketta Lataa liite. Liitteille antamaasi kuvausta ei pääse muokkaamaan myöhemmin. Sallitut tiedostomuodot ovat xlsx, docx, jpeg, jpg, pptx, png tai pdf.

Hakemuksen voi allekirjoittaa ja lähettää Suomi.fi valtuusroolin ”Valtionavustusten hakeminen” tai ”Valtionavustusten hakeminen ja tietojen hallinnointi” omaava henkilö. Lisäksi sama onnistuu ilman erillistä valtuuttamista eräillä toimielinrooleilla, jotka on tallennettu kaupparekisteriin, Yritys- ja yhteisötietojärjestelmään (YTJ) tai yhdistysrekisteriin. Lue lisää ohjeesta Suomi.fi -valtuudet ja palveluun tunnistautuminen.

Hakemus allekirjoitetaan Hakemuksen hallinnointi -näkymässä. Allekirjoitus vaatii nimenkirjoitusoikeuden. Ennen hakemuksen lähettämistä hakijan tulee varmistaa, että hakemuksella on allekirjoituksia hakijaorganisaation sääntöjen mukainen määrä.

Allekirjoitus tapahtuu napauttamalla Allekirjoita-painiketta. Tämän jälkeen palvelu pyytää varmistusta ja kun se on annettu, näkyy Hakemuksen hallinnointi -näkymässä allekirjoittajan nimi ja aikaleima.

Mikäli yhteisön sääntöjen mukaan tarvitaan allekirjoituksia useampi kuin yksi, toimivat allekirjoittajat vuorotellen Hakemuksen hallinnointi -näkymässä. Kukin allekirjoittaja tunnistautuu palveluun omilla Suomi.fi-valtuuksillaan ja viimeinen allekirjoittaja lähettää hakemuksen napauttamalla Lähetä hakemus -painiketta. Palvelu ei ohjaa tai lähetä hakemusta allekirjoitettavaksi seuraavalle allekirjoittajalle, sillä sellaista tietoa ei ole mistään lähteistä saatavilla niin, että sitä voitaisiin ohjaavana tietona käyttää.

Mikäli allekirjoitetussa hakemuksessa huomataan vielä ennen lähettämistä jotain muokattavaa, tulee jokaisen allekirjoittajan poistaa oma allekirjoituksensa ennen kuin muokkauksia voidaan tehdä.

Allekirjoituksen ja lähettämisen jälkeen ruudulla näytetään järjestelmän viesti hakemuksen vastaanottamisesta ja sen lisäksi sama tieto lähtee hakemuksella mainituille yhteyshenkilöille sähköpostivahvistuksena. Hakemuslomake siirtyy näkymään Omat asiat -näkymässä Avustusasiat-osioon.

Lähetetyn hakemuksen voi ladata pdf-tiedostoksi. Löydät latauspainikkeen avustusasian Hakemus-välilehdeltä. Avustusasioiden listan löydät päävalikon (hampurilaiskuvake) Omat asiat -näkymän kautta.

Samalta välilehdeltä voit tulostaa myös mahdolliset täydennyspyynnöt sekä lähettämäsi täydennetyt hakemukset.

Hakemuksen täydentäminen vaatii palveluun tunnistautumista ja täydennyksen allekirjoittaminen ja lähettäminen edellyttää allekirjoituksen mahdollistavia käyttövaltuuksia  ”Valtionavustusten hakeminen” tai ”Valtionavustusten hakeminen ja tietojen hallinnointi”.

Hakemusta voi täydentää kolmella tavalla:

1. Hakuajan aikana voit täydentää lähetettyä hakemusta oma-aloitteisesti. Hakemus avataan täydennettäväksi Hakemus-välilehden Hakemuksen hallinnointi -näkymässä. Pääset muokkaamaan hakemuksen osioille tallennettuja tietoja ja liitteitä. Tallennettaessa hakemuksesta muodostuu täydennetyn version luonnos.
2. Täydennetty versio tulee allekirjoittaa kuten alkuperäinen ja lähettää hausta vastaavalle viranomaiselle ennen hakuajan päätymistä. Hakemuksesta on voimassa aina se versio, joka on viimeisimpän allekirjoitettu ja lähetetty viranomaiselle.
3. Hakuajan päättymisen jälkeen voit pyytää hausta vastaavaa viranomaista avaamaan hakemuksen täydennettäväksi. Toistaiseksi tämä tehdään Haeavustuksia.fi -palvelun ulkopuolella ottamalla yhteys viranomaiseen esim. sähköpostilla. Löydät hakemukselle nimetyn yhteyshenkilön tiedot Omat asiat näkymän Avustusasiat listalta avatun asian Perustiedot näkymästä.

Hausta vastaava viranomainen voi pyytää sinua täydentämään hakemustasi. Saat siitä tiedon hakemukselle tallennettuihin yhteishenkilöiden sähköpostiosoitteisiin. Sähköposti sisältää linkin täydennettävään avustusasiaan. Huomautus täydennyspyynnöstä löytyy myös palvelussa Omat asiat näkymän Avustusasiat listalta avatun asian Perustiedot näkymässä. Täydennyspyynnön tarkempi kuvaus löytyy Hakemus-välilehdeltä. Haeavustuksia.fi -palvelun sisältämiä huomautuksia kehitetään jatkuvasti.

Täydennyspyyntö sisältää tiedon määräajasta, jonka puitteissa siihen on vastattava allekirjoittamalla ja lähettämällä täydennetty hakemus. Hakemuksesta on voimassa aina se versio, joka on viimeisimpän allekirjoitettu ja lähetetty viranomaiselle.

Täydennyspyynnössä viranomainen yleensä avaa muokattavaksi vain ne hakemuksen osiot, joihin täydennystä tarvitaan. Muita hakemuksen osioita et silloin pääse muokkaamaan. Viranomaisen antama ohje koostuu viestistä ja mahdollisista hakemuksen osioita koskevista tarkemmista ohjeista. Nämä ohjeet näytetään myös kunkin täydennettävän osion yläreunassa niin kauan kun täydennyspyyntöön on vastattu tai kunnes täydennyspyynnölle annettu määräaika on ohitettu.

Täydennyspyyntöön vastaamisen voit aloittaa napauttamalla Täydennä painiketta Perustiedot näkymässä tai siirtymällä Hakemus-välilehdelle, ja sitä kautta niihin hakemuksen osioihin, jotka viranomainen on avannut muokattavaksi. Vastauksen voi jättää kesken, ja sille voi palata Omat asiat näkymän kautta.

Täydennetty hakemus allekirjoitetaan ja lähetetään Hakemuksen hallinnointi näkymässä. Mikäli yhteisön sääntöjen mukaan tarvitaan allekirjoituksia useampi kuin yksi, toimivat myös seuraavat allekirjoittajat vuorotellen Hakemuksen hallinnointi näkymässä. Kukin allekirjoittaja tunnistautuu palveluun omilla Suomi.fi -valtuuksillaan ja viimeinen allekirjoittaja lähettää hakemuksen napauttamalla Lähetä hakemus -painiketta. Palvelu ei ohjaa hakemusta allekirjoitettavaksi seuraavalle allekirjoittajalle, sillä sellaista tietoa ei ole mistään lähteistä saatavilla niin, että sitä voitaisiin ohjaavana tietona käyttää.

Hakemuksella nimettyjen yhteyshenkilöiden sekä pankkitilitietojen päivittäminen hakemuksen lähettämisen jälkeen ja avustuksen käytön aikana on mahdollista aina kun näissä tiedoissa tapahtuu muutoksia. Hakija vastaa yhteystietojensa ajantasaisuudesta koko valtionavustusprosessin ajan.

Hakemukselle valitaan lähetyksen yhteydessä pankkiyhteystieto Omat tiedot näkymässä tallennetuista tiedoista. Mikäli tämä tieto muuttuu, tulee uusi pankkiyhteystieto ensin lisätä asiakasprofiiliin Omat tiedot näkymässä. Tallentaminen edellyttää valtuutta ”Valtionavustuksen hakeminen ja tietojen hallinnointi”.  Muutos tehdään Avustusasia -välilehdellä Yhteystiedot osiossa erikseen kaikille niille avustusasioille, joita muutos koskee. Valtionapuviranomainen ei voi omassa järjestelmässään ylläpitää em. tietoa.  Rajauksilla pyritään pienentämään valtionavustusten maksuun liittyvien väärinkäytösten riskiä.

On hyvä huomata, että jos muutos pankkiyhteystietoihin tehdään lähempänä kuin kaksi arkipäivää ennen maksun eräpäivää, ei uusi tieto ehdi tallentua koskemaan seuraavaa maksua.

Haeavustuksia.fi-palvelu lähettää sähköpostilla viestin avustusasialle saapuneesta viranomaisen ratkaisusta. Sähköposti lähetetään hakemuksella nimetyille yhteyshenkilöille. Sähköposti sisältää linkin Haeavustuksia.fi-palveluun.

Saapuneet ratkaisut löytyvät päävalikon (hampurilaiskuvake) Omat asiat -näkymästä. Kaikki ratkaisut näkyvät Avustusasiat-osiossa ja lisäksi myönteiset ratkaisut näkyvät myös Saadut avustukset -osiossa. Voit siirtyä tarkastelemaan päätöksen sisältöä napauttamalla hakemuksen nimeä Hakemus-sarakkeessa.

Avustusasia-välilehdellä voit ladata päätöksen pdf-asiakirjaksi. Tästä näkymästä löydät myös ratkaisun tehneen virkahenkilön yhteystiedot. Tämän välilehden toinen osio sisältää yhteystietosi, joiden ylläpitäminen avustuksen käytön ajan on suositeltavaa. Tällainen yhteystieto on mm. pankkiyhteystieto, jota käytetään avustuksen maksamisessa.
Hakemus-välilehdellä voit nähdä hakemuksesta sen version, jonka perusteella ratkaisu on tehty. Voit myös ladata lähetetystä hakemuksesta pdf-tiedoston omaan käyttöösi.
Päätös-välilehti näyttää avustusasiasta annetun päätöksen sisällön. Se on sama kuin se, jonka voit ladata pdf-tiedostoksi Hakemus-välilehdeltä. Päätös sisältää myös oikaisuvaatimusohjeen sekä vakioehdot, jotka koskevat mm. avustuksen käyttöä ja siitä raportointia.

Päätöksen sisältöä koskeva oikaisuvaatimus tehdään vielä toistaiseksi Haeavustuksia.fi-palvelun ulkopuolella lähettämällä se esim. sähköpostilla vaaditussa ajassa ratkaisun tehneelle viranomaiselle.

Kaikki päätöksen sisältöön kohdistuvat muutospyynnöt tehdään vielä toistaiseksi Haeavustuksia.fi-palvelun ulkopuolella esim. sähköpostilla.