Ohje taloustietojen toimittamisesta Kuntatalouden tietopalveluun ja tietojen käsittely Hyväksyntäpalvelussa

Muutosloki

1 Yleistä

Kuntatalouden tietopalveluprojekti on osa valtiovarainministeriön vetämää kuntien taloustiedon tilastoinnin ja tietohuollon kehittämisohjelmaa (kuntatieto-ohjelma), jonka tarkoituksena on kehittää kuntien omassa päätöksenteossa tarvittavan taloustiedon tuotantoa ja tietojen saatavuutta, sekä parantaa julkisen hallinnon toiminnallista ja tiedollista yhteentoimivuutta. Ohjelman toteutuksen lopputuloksena kuntien ja valtion on mahdollista käyttää samoja yhteisesti määritettyjä ja automaattisesti tuotettuja kuntien taloutta kuvaavia tietoja omissa kuntiin liittyvissä päätöksentekoprosesseissaan. Sekä Kuntatalouden tietopalveluprojekti että KUTI-ohjelma päättyvät 2020.

Kuntien taloustietojen tiedonkeruuvastuu siirtyy Tilastokeskukselta Valtiokonttorille vuonna 2021. Lisäksi kuntien taloustietojen rekisterinpitoon ja tietojen raportointiin liittyvät tehtävät tullaan hoitamaan Valtiokonttorissa.

Edellä mainittujen vastuiden toteuttamiseksi Valtiokonttorissa on käynnistetty syksyllä 2016 Kunta- ja maakuntatalouden tietopalveluprojekti (nyk. Kuntatalouden tietopalveluprojekti). Sen tavoitteena on rakentaa em. tehtävien edellyttämät toimintamallit ja järjestelmät prosessin toteuttamiseksi. Projekti on osa Kuntatieto-ohjelmassa määriteltyjen toimenpiteiden toteuttamista.

1.1 Ohjeen käyttötarkoitus

Tämän dokumentin tarkoitus on toimia ohjeena taloustietojen raportointiin ja hyväksyntäpalvelun käyttöön kuntien taloustietoja toimittaville tahoille. Huomaathan, että kaikki raportointikokonaisuudet on testattava ennen tuotantoraportointiin siirtymistä.

2 Palvelun yleiskuvaus

Kuntatalouden tietopalvelu muodostuu useammasta toiminnosta. Seuraavaksi toiminnot käydään yksitellen läpi siinä järjestyksessä, jossa toimitettu tieto kulkee palvelun läpi.

Kuva 1 Tiedonkulkuprosessi

2.1 Taloustietojen siirtopalvelu

Taloustiedot, jotka lähetät tietopalveluun, siirtyvät ensimmäiseksi Taloustietojen siirtopalveluun.

Aineiston tulee olla ensisijaisesti XBRL-muotoista, mutta se voi olla myös CSV-muotoista. CSV-muotoinen aineisto kulkee CSV-muuntimen lävitse, joka muuntaa aineiston XBRL-muotoon. Tästä eteenpäin CSV-aineistoa käsitellään kuten XBRL-aineistoakin.

Tiedonsiirron yhteydessä aineistolle tehdään validointeja, eli tarkastetaan, että se on muodollisesti oikeanlaista.

2.2 Hyväksyntäpalvelu

Hyväksyntäpalvelu noutaa talousaineiston Siirtopalvelusta. Aineistoon on liitetty mukaan validoinnin tulokset ja lähettäjän tiedot. Taloustietoon kohdistetaan myös sisällöllisiä tarkastuksia ja näiden havaintojen tulokset liitetään aineistoon. Aineisto siirtyy Hyväksyntäpalvelun Hyväksyntää odottavien aineistojen -tietovarastoon.

Ne henkilöt, joiden käyttätunnus oikeuttaa ko. y-tunnuksen mukaiseen aineistoon saavat tässä vaiheessa sähköposteihinsa ilmoituksen Hyväksyntäpalveluun saapuneesta aineistosta (kuva alla). Sähköpostiviesti lähtee käyttäjille myös siinä vaiheessa, kun jokin hyväksyntää odottavista aineistoista on hyväksytty.

Kuva 2 Ilmoitus toimitetun aineiston saapumisesta

Kun käyttäjä kirjautuu Hyväksyntäpalveluun, hän pääsee tarkastelemaan tunnuksensa oikeuttamien organisaatioiden taloustietoja. Käyttäjän tulee ensisijaisesti tarkastaa toimitetun aineiston oikeellisuus, eli tarkastaa, että palveluun siirtynyt aineisto vastaa lähetettyä tietokokonaisuutta.

Toimitetulle aineistolle tehdään lisäksi automaattisia sisältötarkastuksia, joiden aiheuttamat tarkastushavainnot esitetään käyttäjälle Hyväksyntäpalvelussa. Käyttäjän tulee käydä nämä tarkastushavainnot läpi ja kommentoida niiden taustalla olevia syitä. Tarkastushavainto voi myös vaatia tiedon korjaamista ja korjatun aineiston uudelleenlähettämistä. Osa havainnoista on hyväksynnän estäviä, jolloin korjattu aineisto on lähetettävä uudelleen tietopalveluun.

Kun käyttäjä on käynyt tarkastushavainnot läpi ja todennut aineiston oikeellisuuden, raportointikokonaisuuden tiedot voi hyväksyä julkaistavaksi. Myös kaikki tarkastushavaintoihin liitetyt kommentit julkaistaan aineiston mukana, jotta tiedon hyödyntäjä ymmärtää aineiston sisältöä paremmin.

Hyväksyttyjä aineistoja voi tarkastella täällä myös niiden hyväksynnän ja julkaisun jälkeen. Aineistot siirtyvät hyväksynnän jälkeen välilehdelle Hyväksytyt.

2.3 Rekisteripalvelu

Tarkastetut ja hyväksytyt taloustiedot siirtyvät seuraavaksi Rekisteripalveluun. Tämä on taloustietojen tietovarasto.

Rekisteripalvelusta tarjotaan avoin rajapinta, jonka kautta taloustiedot ovat kommentteineen kaikkien ulottuvilla. Tätä kautta kuka tahansa pääsee hakemaan tiedot omiin tarpeisiinsa, vaikkapa liitettäviksi omiin raportointijärjestelmiin. Tiedot ovat tarjolla useammassa muodossa, esimerkiksi json-, xml- ja XBRL-muodossa.

2.4 Tukitietopalvelu ja Yhteentoimivuusalusta

Tukitietopalvelu ei näy suoranaisesti käyttäjille, mutta se on välttämätön palvelun toiminnan kannalta. Tukitietopalvelu sisältää toiminnan ja ylläpidon vaatimat tukitiedot, jotka se hakee pääasiassa yhteentoimivuusalustalta, mutta tarvittaessa myös muilta tiedontuottajilta, esimerkiksi Tilastokeskuksesta, THL:stä tai OPH:sta.

Yhteentoimivuusalusta koostuu yhteisesti määritellyistä sanastoista, koodistoista ja tietovirroista, sekä muussa tiedonhallinnassa tarvittavista tietomalleista. Myös XBRL-taksonomian sisältö löytyy yhteentoimivuusalustalta. Teknisempi ns. taksonomiapaketti löytyy osoitteesta: https://www.avoindata.fi/data/fi/dataset/sbr-taksonomia. XBRL-taksonomian ja muita palvelussa tuettavia koodistoja voi noutaa vapaasti omaan järjestelmään ohjelmistorajapinnasta. Palvelun tuottaa Digi- ja väestötietovirasto.

Lisätietoja: https://yhteentoimiva.suomi.fi/fi/

3 Käyttäjätunnusten hakeminen

Kunta/kuntayhtymä ilmoittaa Valtiokonttorille omaan y-tunnukseensa liittyvät käyttöoikeudet asiointirooleineen Webropol-lomakkeella.

Käyttöoikeuksien hallinnointi tulee muuttumaan, kun Suomi.fi-käyttäjätunnistus valmistuu tarvittavassa laajuudessaan. Kuntatalouden tietopalvelu siirtyy Suomi.fi-tunnuistuksen käyttöön 2021 alkupuolella. Tästä tiedotetaan erikseen.

Ohjevideo käyttäjätunnusten hakemisesta ja aktivoinnista tuotantoympäristöön löytyy Valtiokonttorin Internet-sivuilta Kuntatalouden tietopalvelun koulutukset ja ohjeet > Käyttäjätunnusten hakeminen Kuntatalouden tietopalvelun tuotantoympäristöön.

Saat vahvituksen oikeuksien luonnista ja lisäohjeita, kun käyttäjätunnukset on perustettu. Tämän jälkeen käyttäjätunnukset tulee aktivoida ilmoittamasi sähköpostiosoitteen ja määrittelemäsi salasanan avulla. Tunnusten aktivointi tapahtuu osoitteessa https://kuntatalous.kuntadata.fi/Account/Register.

Jos olet aloittanut tunnusten luomisen aiemmin, mutta se on jäänyt kesken, sinun pitää jatkaa käynnistämällä tunnusten luominen uudestaan. Käyttöoikeutesi on edelleen olemassa, eikä sitä tarvitse pyytää uudestaan.

Kuva 3 Hyväksyntäpalvelun tunnusten rekisteröinti

Rekisteröitymisen yhteydessä ilmoitettu sähköpostiosoite on vahvistettava palvelun lähettämän sähköpostin ohjeiden mukaisesti.

Tunnuksen vahvistamisen jälkeen Hyväksyntäpalveluun pääsee kirjautumaan osoitteesta https://kuntatalous.kuntadata.fi/.

Kuva 4 Hyväksyntäpalvelun kirjautumisikkuna

4 Raportoitavan aineiston muodostaminen

4.1.1 CSV-muotoisen aineiston muodostaminen

Taloustietojen siirtopalvelu osaa muodostaa oikeanlaisesta CSV-tiedostosta tarvittavat XBRL-instanssidokumentit. Alla on kuvattu CSV-muodon vaatimukset ja rakenne.

• CSV -tiedostojen merkistö UTF-8
• Rivinvaihtomerkeiksi hyväksytään CR, CRLF tai LF
• Kenttien erotinmerkkinä puolipiste (;)
• Erikoismerkkejä (puolipiste (;), rivinvaihtomerkit ja lainausmerkki (”)) sisältävät kentät on erotettava lainausmerkein (”)
• Lainausmerkkien ympärillä ei saa olla ylimääräisiä merkkejä, edes välilyöntejä. esim. OK: a;”b”;c
• Lainausmerkki kentän sisällä tulee olla kahdennettuna. esim: ”Eero ””Esimerkki”” Eerikäinen”.
• Numerokentissä desimaalierotinmerkkinä on sallittua käyttää sekä pilkkua että pistettä.
• Päivämääräkentissä hyväksytään muodot ”D.M.YYYY” tai ”YYYYMMDD” tai ”YYYY-MM-DD”.
• Numerokentissä ei saa olla mitään tuhaterottimia, lukuunottamatta välilyöntiä ja non breaking space -merkkiä.
• Tiedoston ensimmäinen rivi jätetään lukematta.
• Kenttien järjestystä ei voi vaihtaa.
• Raportoitavat lukuarvot ilmaistaan kokonaislukuina tai desimaalien kanssa. Arvot ilmoitetaan euroina, ei esim. tuhansina euroina.
• Pakollisiksi määritellyt tiedot tulee antaa aina. Mikäli pakollisella tiedolla ei ole arvoa, sen arvoksi tulee laittaa 0. Harmaalla pohjalla olevat vapaaehtoiset tiedot voi jättää tyhjäksi.

Kuva 5 CSV-aineiston esimerkki

4.1.1.1 CSV-raportoinnissa käytettävät organisaatiotunnisteet

CSV-raportoinnissa organisaatiosarakkeessa tulee käyttää seuraavia tunnisteita.

4.1.2 XBRL-muotoisen aineiston muodostaminen

Lähetettävän aineiston pitää perustua viimeisimpään taksonomiaan.

Taksonomiat ovat ladattavissa Valtiokonttorin kotisivuston kautta:
https://www.valtiokonttori.fi/palvelu/talousraportoinnin-koodistot-ja-taksonomiat/#kuntatalouden-xbrl-taksonomia

Standardisoidun talousraportoinnin koodistoja ja luokituksia on saatavilla Suomi.fi-palvelussa:
https://koodistot.suomi.fi/registry;registryCode=sbr-fi-code-lists

XBRL-muotoisen esimerkkiaineiston voi ladata Valtiokonttorin kotisivuilta (kohdasta ”Mallitiedostoja aineistojen raportointiin”): https://www.valtiokonttori.fi/palvelu/taloustietojen-raportointi/#yleista_mallitiedostoja-aineistojen-raportointiin.

4.1.2.1 Huomionarvoista XBRL-muotoista aineistoa koostettaessa

• Desimaalierotinmerkkinä on sallittua käyttää ainoastaan pistettä.
• Arvot ilmoitetaan euroina, ei esim. tuhansina euroina.
• Pakollisiksi määritellyt tiedot (keltaisella pohjalla) tulee antaa aina. Mikäli pakollisella tiedolla ei ole arvoa, sen arvoksi tulee laittaa 0. Harmaalla pohjalla olevat vapaaehtoiset tiedot voi jättää tyhjäksi.

4.2 Eri raportointikokonaisuuksien toimittamisessa huomioitavaa

4.2.1 Raportoinnissa käytettävä taksonomian versio

Vuoden 2021 raportoinnissa käytettävä taksonomian versio on 2020-04-01 ja csv-tiedostossa taksonomian tunnuksena on SBR-2020-04-01.

4.2.2 TOLT-raportointikokonaisuuden toimittamisessa huomoitavaa

TOLT-raportointikokonaisuuden raportointi on pakollista kaikkien kuntien ja kuntayhtymien osalta. Myös niiden kuntien ja kuntayhtymien, joilla ei ole raportoitavia yhteisöjä tulee siis lähettää ja hyväksyä tyhjä TOLT-raportti.

Raportointi XBRL-muodossa

TOLT-raportointikokonaisuus tulee raportoida XBRL-muodossa. Tämän voi tehdä Excel-lomakkeella. Excel-lomakkeen voit ladata Valtiokonttorin Internet-sivuilta Tietojen toimitus liitetiedostona > Excel-lomakkeen voit ladata tästä (TOLT).

Pakollisten kenttien (keltaiset kentät) täyttäminen

Muista raportointikokonaisuuksista poiketen TOLT:ssa ei tarvitse raportoida pakollisia (keltaisia) kenttiä. Mikäli kunnalla tai kuntayhtymällä ei ole raportoitavia yhteisöjä, niin lomakkeet jätetään tyhjäksi. Esimerkiksi, jos kunnalta puuttuvat liikelaitokset, tulee välilehti t02 Liikelaitokset jättää tyhjäksi. Myöskään liikelaitoksen tai taseyksikön toiminnan päätöspäivämäärää ei tule täyttää, jos toiminta ei ole vielä päättynyt.

Raportin tiedot – raportointijakson alkamis- ja päättymispäivämäärä

Välilehdelle t00 Raportin tiedot raportointijakson alkamis- ja päättymispäivämääriksi tulisi laittaa tilikausi.

Kuva 6 Raportointijakson alkamis- ja päättymispäivämäärä

Organisaation tunniste, liikelaitoksen sisäinen tunnus, taseyksikkö

Tähän kohtaan tulee kirjoittaa jokin yksilöivä tunniste jokaiselle yksikölle esim. tytäryhteisö1, tytäryhteisö2 jne. tai 1, 2, 3 jne. tai liikelaitos1, liikelaitos2 jne. tai 4, 5, 6 jne. Jos käytät numerosarjaa 1, 2, 3, jne., niin huomaathan, että samaa numeroa ei voi käyttää raportointikokonaisuuden sisällä. Näitä tunnuksia ei käytetä missään raportoinnissa.

Rivien lisäys, jos on useampi raportoitava yksikkö

Saat lisättyä lisää raportoitavia rivejä valitsemalla ylävalikosta Kunta > Lisää Rivi.

Kuva 7 Rivien lisääminen

Liikelaitoksen ja taseyksikön tunnus

Liikelaitoksen ja taseyksikön tunnus on muotoa kunnan tai kuntayhtymän Y-tunnus ja loppuosaan liikelaitoksen yksilöivä laitostunnus. Liikelaitoksen tunnuksen määritelmä ”kunnanYtunnus_kunnanSisäinenLiikelaitoksenTunnus (pituus 9+”_”+ max 5 merkkiä). Esim. ”1234567-1_123”.

Huomaathan, että tätä samaa tunnusta tulee käyttää raportoitaessa Kunnan ja kuntayhtymän liikelaitoksen ja vesihuollon taseyksikön toteumatietoja (KLTR) välilehdellä t00 kohdassa ”Raportoitavan tahon muu tunnus”.

Liikelaitoksen toimiala (TOL) ja taseyksikön toimiala (TOL)

Saat toimialat näkyviin klikkaamalla solun Liikelaitoksen toimiala (TOL) tai Taseyksikön toimiala (TOL) kohdalla hiiren oikealla painikkeella. Valitse parhaiten liikelaitoksen toimintaa kuvaava toimiala valikosta. Toimiala pitää valita 5 numeron tarkkuudella esim. fi_IC:x36000 Veden otto, puhdistus ja jakelu. Taseyksiköistä raportoidaan vain vesihuollon taseyksiköt.

Kuva 8 Toimialan valitseminen

Sidosyksikköasema

TOLT-raportointikokonaisuudessa sidostyksikköasemalla tarkoitetaan hankintalain 15 § mukaista määritelmää. TOLT-raportointikokonaisuuden välilehdillä t01 ja t04 kohdassa ”On sidosyksikköasemassa” pitää soluun kirjoittaa joko true (on sidosyksikköasemassa) tai false (ei ole sidosyksikköasemassa) pienillä kirjaimilla. Muutoin TOLT-raportointikokonaisuuden lähetys ei onnistu.

Kuva 9 Sidosyksikköasema

Tytäryhteisöt

Tytäryhteisöistä raportoidaan vain suorat omistusosuudet.

Osakkuusyhteisöt

Kuntayhtymiä ei raportoida TOLT-raportointikokonaisuudessa.

Liikelaitoksen päättymispäivämäärä

Liikelaitoksen päättymispäivämäärä tulee jättää tyhjäksi, jos sitä ei ole lakkautettu.

Liikelaitoksen ja taseyksikön ruotsin- ja englanninkieliset nimet

Liikelaitoksen ja taseyksikön ruotsin- ja englanninkieliset nimet kohtiin tulee täyttää suomenkieliset nimet, mikäli liikelaitoksella ja taseyksiköllä ei ole kuin suomenkieliset nimet.

4.2.3 Neljännesvuosi (KKNR) -raportointikokonaisuuden toimittamisessa huomioitavaa

Raportointijakson ilmoittaminen

Neljännesvuosiraportoinnissa raportointijakso voidaan ilmoittaa 1.1.2020-31.3.2020, 1.4.2020-30.6.2020 jne tai 1.1.2020-31.3.2020, 1.1.2020-30.6.2020 jne. Kumpikin tapa käy. Raportointijakso määritetään tietopalvelussa raportoinnin päättymispäivämäärästä.

Sektorierittelyiden automaattinen tarkastus

Olemme lisänneet automaattisen tarkastuksen, joka tarkastaa, että tietyille sektoreille on raportoitu arvoja. Teknisesti tämä tarkastus on pitänyt tehdä jollekin kenttätunnisteelle. K-t07 välilehdellä tarkastus on aktivoitu tietyille sektoreille riville tilikauden ylijäämä ja k-t09 välilehdellä riville taseen vastaavaa. Jos kunnalla tai kuntayhtymällä ei ole raportoitavaa kyseiselle sektorille, voi kommenttiin kirjoittaa ”Sektorille xx ei raportoitavia arvoja”.

4.2.4 KTAS-raportointikokonaisuuden toimittamisessa huomioitavaa

Raportointijakson alkamis- ja päättymispäivämäärä

T00-välilehdellä raportointijakson alkamis- ja päättymispäivämääräksi tulee raportoida talousarviovuoden päivämäärät. Esim. vuoden 2021 talousarviota raportoitaessa raportointijakson alkamispäivämäärä on 2021-01-01 ja päättymispäivämäärä 2021-12-31.

KTAS-raportointikokonaisuuden tilinpäätössiirrot

Tilinpäätössiirrot +/- ovat virheellisesti merkitty vapaaehtoisiksi eriksi KTAS-kokonaisuudessa. Kyseiset erät tulee kuitenkin ilmoittaa, mikäli niitä on budjetoituna talousarvioissa tai -suunnitelmissa. Muussa tapauksessa Tilikauden ylijäämä (alijäämä) ei saada laskettua oikein.

Toiminnan ja investointien rahavirta

Toiminnan ja investointien rahavirta ilmoitetaan samalla tavalla kuin rahoituslaskelmassa. Mikäli arvo jää negatiiviseksi, luvun eteen tulee laittaa miinusmerkki. Mikäli arvo on positiivinen, luvun eteen ei laiteta etumerkkejä. Laskentakaava investointien ja toiminnan rahavirralle on vuosikate + satunnaiset erät + tulorahoituksen korjauserät – investointimenot + rahoitusosuudet investointimenoihin + pysyvien vastaavien hyödykkeiden luovutustulot.

Tuloveroprosentti – kuntayhtymät

Kuntayhtymät voivat jättää tuloveroprosentin raportoimatta (tyhjä) tai raportoida siinä arvon 0.

4.2.5 Kunnan ja kuntayhtymän liikelaitoksen ja vesihuollon taseyksikön toteumaraportoinnin (KLTR) toimittamisessa huomioitavaa

Huomaathan, että TOLT-raportointikokonaisuus tulee olla lähetetty ja hyväksytty Kuntatalouden tietopalvelussa ennen KLTR-raportointikokonaisuuden toimittamista.

Liikelaitoksen ja vesihuollon taseyksikön tunnus

Liikelaitoksen ja vesihuollon taseyksikön tunnus on määritelty TOLT-raportoinikokonaisuudessa (Y-tunnus_maks. 5 merkkiä) esim.1234567-8_123. Csv-raportoinnissa tunnus ilmoitetaan kohdassa y-tunnus ja syöttö-Excelissä t00-välilehdellä kohdassa ”raportoitavan tahon muu tunnus”.

Kuva 10 Liikelaitoksen tai vesihuollon taseyksikön tunnuksen ilmoittaminen syöttö-Excelissä

Rahoituslaskelman tuplat

KLTR-raportoinnissa kysytään samoja tietoja sekä tuloslaskelmassa (kl-t01) ja rahoituslaskelmassa (kl-t02). Tiedot tulee kuitenkin ilmoittaa vain kerran. Älä ilmoita samoja tietoja enää rahoituslaskelmat-välilehdellä (kl-t02).

Kuva 11 Tuloslaskelmassa ilmoitettavat tiedot, joita ei ilmoiteta enää rahoituslaskelmassa

4.3 Tietojen toimittaminen

Aineistoa lähetettäessä on mahdollista käyttää eri tapoja tiedontoimittamiseen. Ohjeita tietojen toimittamiseen Valtiokonttorin Internet-sivuilta https://www.valtiokonttori.fi/palvelu/taloustietojen-raportointi/.

4.3.1 Tiedostojen toimitus Hyväksyntäpalvelun kautta

Muodostettu aineisto toimitetaan Hyväksyntäpalvelun kautta, valitsemalla ylänauhasta Aineiston lataus. Valitse haluamasi tiedosto ja tiedostotyyppi XBRL tai CSV. Kuntatalouden tietopalveluun voi lähettää tällä hetkellä kuntataloustaksonomian mukaisia XBRL-instanssidokumentteja tai CSC-tiedostoja, joista palvelu osaa muodostaa tarvittavat XBRL-instanssidokumentit. Lähetä materiaali.

Kuva 12 Aineiston lataus Hyväksyntäpalvelun kautta

Huom! Käyttäjätunnus on haettava ennen aineiston lähettämistä. Kts. kohta 3. Käyttäjätunnusten hakeminen.

4.3.2 Tietojen toimitus Suomi.fi-rajapinnassa

Perustietoa suomi.fi-palvelun roolista https://palveluhallinta.suomi.fi/fi/sivut/palveluvayla/palvelukuvaus/palvelun-kuvaus.

Lähetys hoidetaan tyypillisesti ohjelmalla, joka tekee http-lähetyksen (HTTP POST). Aineisto lähetetään lähettäjän omalle liityntäpalvelimelle, joka välittää sen palveluväylän kautta kuntatalouden tietopalveluun.

Tietojen lähettämisestä Suomi.fi -rajapinnassa löytyy erilliset ohjeet Valtiokonttorin kotisivuilta kohdasta Määräykset ja ohjeet: Ohjeistus Suomi.fi-palveluväylän käyttöönottamiseksi ja käyttämiseksi taloustietojen raportoimiseksi kunnille, kuntayhtymille ja IT-toimittajille.

4.4 Tietojen hyväksymisen vaiheet Hyväksyntäpalvelussa

Aineiston toimittamisen yhteydessä ilmoittamaasi sähköpostiosoitteeseen saapuu tieto aineistosi siirtymisestä hyväksyntäpalveluun. Sähköposti sisältää linkin hyväksyntäpalvelun sisäänkirjautumissivulle. Hyväksyntäpalvelu toimii parhaiten Firefox- tai Chrome-selaimilla. IE-selaimella kirjautuessa aineiston Hyväksyntä-painike ei välttämättä toimi, joten sen käyttöä tulee  välttää.

Kuva 13 Sähköpostiin saapuva ilmoitus toimitetusta aineistosta

4.4.1 Tunnusten luominen hyväksyntäpalveluun

Ennen kuin pääset tarkastelemaan lähettämääsi aineistoa, sinun on luotava tunnukset Hyväksyntäpalveluun. Ks. kohta 3. Käyttäjätunnusten hakeminen.

4.4.2 Olen sisällä Hyväksyntäpalvelussa. Mitä teen?

Pääset nyt näkemään lähettämäsi tiedot. Hyväksyntäpalvelu tarjoaa näkymän käyttäjätunnuksen oikeuttaman kunnan/kuntayhtymän taloustietoihin. Mikäli olet esim. palvelukeskuksen tai tilitoimiston edustaja, sinulla voi olla oikeus useamman organisaation aineistoon. Pystyt lajittelemaan näkymän esim. ilmoittajan nimen mukaan aakkosjärjestykseen menemällä hiirellä otsikkopalkkiin, jolloin otsikkosarakkeiden oikeaan laitaan ilmestyvät nuolet. Klikkaamalla nuolia muuttuu järjestys aakkosjärjestyksen mukaiseksi. Voit myös käyttää Hyväksyntäpalvelussa hakua komennolla Ctrl+F ja etsiä tietyn kunnan/kuntayhtymän lähettämän aineiston.

Kuva 14 Hyväksyntäpalvelun otsikkopalkki

Tarkoitus on, että käyt nyt lävitse aineistosi Hyväksyntäpalvelun eri välilehtiä hyödyntäen. Seuraavassa on kuvin esitetty, miten toimit ja mitä tietoja sinulle esitellään.

4.4.3 Hyväksyntäpalvelun näkymät ja sisältö

Kun kirjaudut Hyväksyntäpalveluun, päädyt sisääntulonäkymään, johon on tuotu yleisiä tietoja palvelun sisällöstä ja tietojen toimittamisesta. Tähän näkymään on myös tuotu lista toimitetuista raportointikokonaisuuksista, jotka odottavat tietojen oikeellisuuden tarkastamista, ja sen jälkeistä hyväksyntää. Tarkasteltava aineisto valitaan Hyväksyntää odottavien raportointikokonaisuuksien listalta, joka löytyy sivun alalaidasta.

Kuva 15 Hyväksyntäpalvelun sisääntulonäkymä

Seuraavaksi valitsemasi aineisto avautuu Power BI:llä toteutettuun raporttiin, joka sisältää seitsemän välilehteä. Välilehteä voit vaihtaa raportin alareunasta.

• Etusivu näyttää yhdellä silmäyksellä toimitetun raportointikokonaisuuden laadun. Tämän näkymän perusteella käyttäjän tulisi voida varmistaa, että toimitettu aineisto on siirtynyt palveluun oikein.
• Laskelmat-välilehdellä voi tarkastella toimitettuja aineistoja selkeiltä raporteilta. Välilehdellä näytetään aineistoon tehtyjen sisältötarkastusten tuottamat tarkastushavainnot.
• Sektoriraportti-välilehdellä voi tarkastella toimitettuja aineistoja sektoreittain.
• Validoinnin tulokset-välilehdellä näytetään ainoastaan teknisiä tietoja aineistolle tehtyyn validointiin liittyen.
• TOLT-välilehdellä listataan kunnan ilmoittamat tytäryhteisöt, osakkuusyhteisöt, liikelaitokset ja taseyksiköt.
• Instanssidokumentti-välilehdellä listataan lähetetyt taloustiedot taksonomian mukaisessa muodossa.
• Kommentit-välilehdellä listataan kommentoijan lisäämät kommentit aineistoon.

Talousaineisto on tähän mennessä käynyt läpi Taloustietojen siirtopalvelussa validointeja, joilla varmistetaan, että aineisto on muodollisesti oikeanlaista. Aineistolle on tehty tässä vaiheessa myös sisältötarkastuksia. Sisältötarkastusten perusteella aineistosta muodostuu raporteille tarkastushavaintoja, mikäli aineiston kentät eivät läpäise kenttiin kohdistuvia tarkastussääntöjä. Tarkastushavaintoja voi tarkastella hyväksyntäpalvelun raporttinäkymillä eri tavoin.

Etusivunäkymään tuodaan toimitettujen raportointikokonaisuuksien keskeiset tunnusluvut. Tämän on tarkoitus auttaa tarkistamaan, että toimitettu tieto on siirtynyt Hyväksyntäpalveluun oikein, eli sellaisena kuin se on palveluun toimitettu.

Lisäksi tässä näkymässä esitetään toimitetun aineiston tietoa sisältävien kenttien lukumäärä suhteessa kaikkien mahdollisten kenttien määrään. Tarkoitus tai tavoite ei ole täyttää kaikkia kenttiä, vaan ainoastaan ne kentät, jotka ovat pakolliset. Mikäli aineistossa on ilmoitettu arvo nollana, tieto näytetään.

Kuva 16 Etusivunäkymä

Etusivunäkymälle on tuotu myös yhteenveto tarkastushavaintojen lukumääristä.

Kuva 17 Tarkastushavaintojen lukumäärät raportin etusivulla

Laskelmat-välilehdellä taloustietoja voi tarkastella kaavamuodossa esitettyinä raportteina. Haluamansa kokonaisuuden voi valita vasemman reunan valintaruuduista.

Tässä näkymässä esitetään myös aineistoon kohdistuneet tarkastushavainnot, joista saa lisätietoa klikkaamalla sitä riviä, johon tarkastushavainto on kohdistunut. Tämän välilehden tarkoitus on näyttää taloustiedot tutussa muodossa, jolloin tarkastushavaintojen löytäminen lähetetystä aineistosta helpottuu.

Mikäli aineistoon kohdistuu sellainen tarkastushavainto, mikä ei vaadi virheen korjaamista ja aineiston uudelleenlähetystä, havainto on kommentoitava. Kommentin tulee olla riittävän selittävä, että tiedonhyödyntäjä ymmärtää, mitä kommentilla tarkoitetaan. Mikäli olet aiemmin kommentoinut samaa asiakohtaa aiemmin toimittamassasi aineisossa, kommentti näkyy sivun alareunassa ja on sieltä siirrettävissä koskemaan käsittelyssä olevaa aineistoa. Näin vältyt uudelleen kirjoittamiselta.

Kuva 18 Laskelmat-välilehti

Validoinnin tulokset-välilehdellä on teknistä tietoa validoinnista ja sen läpimenoajoista.

Kuva 19 Validoinnin tulokset -välilehti

XBRL-standardin mukaisesti rakennettuja tietomäärityksiä kutsutaan taksonomioiksi. Taksonomian mukaisesti muodostettua raporttia kutsutaan instanssidokumentiksi. Instanssidokumentit-välilehdellä voi tarkastella tietopalveluun lähetettyjä XBRL-tiedostoja solutunnistetasolla.

Kuva 20 Instanssidokumentit-välilehti

4.4.4 Tietojen kommentointi ja hyväksyminen

Hyväksyntäpalvelussa tiedoille tehdään automaattisia laaduntarkistuksia puutteellisten ja virheellisten tietojen löytämiseksi. Tarkastushavainnot näkyvät hyväksyntäpalvelun tarkastushavainnot-välilehdellä sekä laskelmat-välilehdellä.

Tietojen ollessa virheellisiä, tiedot tulee korjata lähdejärjestelmään ja toimittaa uudelleen Tietopalveluun. Tarkastushavaintoa on kommentoitava, kun tiedon todetaan olevan oikein, mutta siitä on kuitenkin olemassa tarkastushavainto. Jokainen jäljelle jäävä tarkastushavainto tulee kommentoida, ennen kuin tiedot voidaan onnistuneesti hyväksyä Hyväksy-painikkeella.

Kuva 21 Tietojen hyväksyntä

Hyväksynnän jälkeen tietoon liitetyt kommentit siirtyvät tiedon mukana rekisteripalveluun eli varsinaiseen taloustietojen tietovarastoon. Sieltä ne ovat käytettävissä avoimen rajapinnan kautta tiedon hyödyntäjille.

4.4.5 Hyväksytyn aineiston palautus hyväksyntää odottaviin

Hyväksytty aineisto on mahdollista palauttaa hyväksyntää odottaviin Hyväksyntäpalvelussa valitsemalla ”Peruuta”. Tällöin pystyt esimerkiksi korjaamaan aineistoon kohdistuvien tarkastushavaintojen kommentteja ilman aineiston uudelleen lähetystä. Aineisto pitää muistaa hyväksyä uudestaan, kun korjaukset on tehty, ennen raportoinnin päättymistä.

Kuva 22 Hyväksytyn aineiston peruutus

4.4.6 Tietojen hyväksyminen raportointiajan päättymisen jälkeen

Raportointiajan sulkeuduttua kunta, kuntayhtymä tai tiedon hyödyntäjä voi huomata aineistossa virheen, mikä on syytä korjata. Aineiston voi lähettää tietopalveluun (Hyväksyntää odottava), mutta kunnalla ei ole oikeutta sitä hyväksyä. Hyväksyntäpalvelussa on teksti, että tietojen korjaus on vielä mahdollista VK:n toimesta.

Kuva 23 Näkymä hyväksyntäpalvelussa

Kunta tai kuntayhtymä kirjaa lisätietokenttään tai lähettää sähköpostia kuntadata@valtiokonttori.fi, miksi pyytää Valtiokonttoria hyväksymään tiedot puolestaan.  Esimerkiksi ”Virheellisiä tietoja korjattu raportointiajan päättymisen jälkeen.  Pyydämme Valtiokonttoria hyväksymään uuden aineiston”. Kommentti on mahdollista laittaa aineistoon kohtaan 1909 riville. 1909 löytyy joko laskelmat välilehdeltä (yleensä ensimmäinen rivi ylhäältä) tai havainnot ja kommentit välilehdeltä.

Kun kunta/kuntayhtymä on lähettänyt aineistonsa raportointiajan sulkeutumisen jälkeen, on  tietopalvelussa painike ”Hyväksy” on harmaana. Kunta/kuntayhtymä voi lähettää painikkeesta ”Hyväksymispyyntö” pyynnön, joka ohjautuu Valtiokonttoriin. Pyyntö ohjautuu kuntadata@valtiokonttori.fi ja siitä muodostuu tiketti Jiraan. Valtiokonttori voi hyväksyä aineiston, jolloin hyväksyjänä näkyy Valtiokonttori. Hyväksyjä-asiointiroolin omistava on ainoa, joka voi lähettää hyväksyntäpyynnön.

Kuva 24 Hyväksymispyynnön lähettäminen

Kuntatalouden tietopalvelussa Valtiokonttori voi hyväksyä aineiston, jos siinä ei ole mitään hyväksynnän estäviä havaintoja. Jos aineistossa on hyväksynnän estävä havainto, tulee kunnan tai kuntayhtymän kommentoida havainnot tai toimitettava uusi aineisto korjatuilla tiedoilla, ennen kuin Valtiokonttori pystyy hyväksymään aineiston.

Kun Valtiokonttorissa hyväksytään aineisto kunnan puolesta Hyväksyjä-kenttään tulee teksti: assi.asiakas@kunta.fi puolesta Valtiokonttori.

4.5 Tietojen haku rest-rajapinnasta

Hyväksytyt ja rekisteripalveluun siirtyneet tiedot ovat saatavilla rest-rajapinnan kautta JSON- ja XML-formaateissa. Erilliset ohjeet rest-rajapinnan käyttöön löytyy Valtiokonttorin sivuilta Määräykset ja ohjeet -sivustolta Tietojen haku rest-rajapinnasta.

5 Sidosryhmät, riippuvuudet ja muut palveluun liittyvät järjestelmät/asiat

Palvelun kohderyhmiä ovat sekä taloustietoja toimittavat että niitä hyödyntävät tahot. Palvelua kehitetään yhdessä laajan sidosryhmäverkoston kanssa.

5.1 Tietojen toimittajat

Taloustietoja voivat toimittaa kunnat, kuntayhtymät, kunnalliset liikelaitokset ja muut taseyksiköt. Lisäksi tietoja toimittavat edellä mainituille toimijoille palveluja tuottavat tahot, esimerkiksi palvelukeskukset, tilitoimistot ja IT-toimittajat.

5.2 XBRL

XBRL (eXtensible Business Reporting Language) on XML-pohjainen merkintäkieli taloudellisten tietojen, esimerkiksi tilinpäätöstietojen esittämiseen sähköisessä, rakenteellisessa muodossa. XBRL mahdollistaa taloudellisia tietoja esittävien dokumenttien automatisoidun muodostamisen, käsittelemisen sekä jatkojalostamisen.

Tietoja tuottavat, välittävät ja analysoivat tahot pystyvät hyötymään XBRL-muotoisista dokumenteista mm. tiedon saatavuuden ja laadun parantuessa. Tavoitteena on, että manuaalisen työn vähentyessä tiedon tulkinta- ja tallennusvirheet vähenevät ja tieto saadaan nopeammin saataville.

Kuntatalouden tietopalveluun toimitettavat kuntien ja kuntayhtymien taloustiedot toimitetaan Taloustietojen siirtopalveluun ensisijaisesti XBRL-muotoisina. Toimitettavien taloustietojen pitää olla aina viimeisimmän taksonomian mukaisia. Lisätietoja ja XBRL-taksonomian lataus täältä.

5.3 Sanastoa

6 Yhteystiedot

Palaute ja kysymykset:
kuntadata@valtiokonttori.fi