Valtionavustustoiminta toteuttaa eduskunnan tahtotilaa

Kokoonnuimme kesän molemmin puolin kolmessa eri tilaisuudessa vaikuttavan valtionavustustoiminnan äärelle. Yhteensä lähes 80 virkahenkilöä 25 eri organisaatiosta osallistui yhteen tai useampaan koulutustilaisuuteen. Paikalla oli asiantuntijoita, joiden kanssa teemoja oli käsitelty jo aiemmin sekä ensikertalaisia.

Vaikuttavan ja yhdenmukaisen valtionavustustoiminnan tavoittelua pidetään merkityksellisenä

Tilaisuuksista saatujen palautteiden perusteella voidaan todeta, että vaikuttavan ja yhdenmukaisen valtionavustustoiminnan tavoittelua pidetään merkityksellisenä. Toiminnan eri mekanismit ja tekijät nähdään myös niin monisyisinä, että niiden kertaaminen ja läpikäyminen oli palautteiden perusteella arvokasta. Tiivistän tässä kirjoituksessani tilaisuuksien antia.

Vaikuttavuus, läpinäkyvyys, tehokkuus ja yhdenmukaisuus, yhä ajankohtaisia

Valtionavustustoiminta on viranomaistoimintaa, jossa tasapuolinen kohtelu, tarkoitussidonnaisuus, puolueettomuus, suhteellisuusperiaate ja luottamuksen suoja ovat toimintaa oleellisesti ohjaavia osa-alueita. Kesäkuun tilaisuudessa nousi esille myös näkökulma, että valtionavustustoiminnan tulee elää ajassa ja kehittyä jatkuvasti.

Aikanaan valtionavustustoiminnan kehittämis- ja digitalisointihankkeessa valtionavustustoiminnan kehittämisen tavoitteiksi määritellyt vaikuttavuus, läpinäkyvyys, tehokkuus ja yhdenmukaisuus ovat edelleen ajankohtaisia kehittämiskohtia. Keskitetyt valtionavustuspalvelut ovat yksi tapa saavuttaa nämä tavoitteet.

Sanasto apuna yhdenmukaistamisessa

Vaikuttavaan valtionavustustoimintaan kuuluu laaja joukko sanoja ja käsitteitä, joita kerrattiin elokuun tilaisuudessa. Valtionavustustoiminnan sanasto on julkaistu käsitteiden yhdenmukaisen käyttämisen ja koko valtionavustustoiminnan yhdenmukaisuuden edistämiseksi.

Esimerkiksi valtionavustuksen hakija saa hakuilmoituksista yhdenmukaista tietoa, kun viranomaiset käyttävät ilmoituksissa samoja käsitteitä. Tämä myös edesauttaa hakijoita antamaan selkeitä tietoja viranomaisille. Prosessi tehostuu, kun asiakirjoissa käytetään käsitteitä alusta asti siten kuin viranomainen tarvitsee ja on tarkoittanut.

Konkretisoimme tilaisuudessa vaikuttavuuden käsitteiden yhdenmukaista käyttöä valtionavustustoiminnan suunnittelussa ja raportoinnissa. Lähestyimme tuloksellisuutta, vaikuttavuutta ja vaikutuksia muun muassa vaikutusketjun avulla.

Eduskunnasta yhteiskunnan tarpeet ja tavoitteet

Valtiontalouden tarkastusviraston (VTV) johtavat tuloksellisuustarkastajat toivat elokuun tilaisuuden puheenvuorossaan konkreettisesti esille sen, että viime kädessä valtionavustustoiminnalla toteutetaan eduskunnan tahtotilaa ja tätä VTV lakisääteisenä tehtävänään tarkastaa ja valvoo.

Eduskunta osaltaan ilmaisee yhteiskunnallisia tarpeita ja tavoitetiloja säädöksissään, talousarviossa ja kannanotoissaan, ja viranomaisten tehtävänä on toimeenpanna näitä esimerkiksi valtionavustustoiminnassaan.

Valtionavustuksen saajan vastuulla puolestaan on käyttää avustusta ja raportoida käyttö valtionavustuspäätöksen mukaisesti. Näin myös viranomainen voi toteuttaa omaa valtionavustusten seurantavastuutaan valtionavustuslain 36§:ssä todetun mukaisesti. Kun avustusten vaikuttavuudesta ja vaikutuksista saadaan alusta asti suunnitelmallista ja yhdenmukaista tietoa, pystyy viranomainen paremmin arvioimaan avustusten suuntaamista. Myös VTV pystyy tällöin paremmin arvioimaan, toteutuuko niissä eduskunnan tahtotila.

”Peijakas se seuranta pitää suunnitella etukäteen, jos halutaan, että se toteutuu.”

Tässä Pekka Salmisen (VTV) elokuisen tilaisuuden kiteytyksessään tulee erinomaisesti ilmi se johtotähti, johon myös valtionavustuspalvelujen vaikuttavuuden raportoinnin kehittäminen perustuu.

Vaikuttavuuden raportointi ei ole irrallinen vaihe

Vaikuttavuuden raportointi mielletään kovin usein välttämättömäksi pakolliseksi tai irralliseksi vaiheeksi, joka tehdään silloin, kun toiminta on loppumassa tai jo loppunut. Ja irrallistahan se tuolloin onkin!

Tärkeää olisikin jo suunnitelmavaiheessa arvioida, kuinka tavoitteisiin pääsemistä, vaikuttavuutta sekä aikaansaatuja tuloksia ja vaikutuksia toiminnan aikana tulisi seurata ja arvioida. Jos niitä ajatellaan ensimmäisen kerran vasta avustuksen käyttöajan lopulla tai jopa käyttöajan jälkeen, ollaan auttamattoman myöhässä.

Tällöin saatetaan esimerkiksi huomata, että tavoitteissa olisi ollut uudelleenjäsentämisen paikka, mutta muutoksia ei enää ehditä tai pystytä tehdä. Tämä ei ole julkisten varojen tuloksellisen ja tehokkaan käytönkään näkökulmasta tarkoituksenmukaista.

Kyseessä ei siis ole vain itse toiminnan huolellinen suunnittelu, vaan myös ja ennen kaikkea toiminnan vaikuttavuuden seurannan ja raportoinnin huolellinen suunnittelu. Valtiokonttorin ylläpitämiin valtionavustuspalveluihin kehitetäänkin paraikaa näiden näkökulmien syventämistä.

Esimerkiksi hakuilmoituksen rakenteella on jo nyt ohjattu viranomaisia suunnittelemaan ja kertomaan hakemiseen liittyvistä tekijöistä huolellisesti, myös seurannan ja vaikuttavuuden raportoinnin osalta.

Lisäksi hakuilmoituksen ja hakemuslomakkeen suunnittelussa viranomaisilla on varsin paljon ja seikkaperäisestikin mahdollisuus määritellä avustuksen hakijoilta kysyttäviä tietoja avustusharkintaa varten.

Vaikuttavuus mukana jo hakuilmoituksessa

Hakuilmoitukselle on tarkoituksena määritellä konkreettisesti, millaista vaikuttavuuden raportointia, seurantaa ja tiedonkeruuta viranomainen edellyttää avustuksen saajilta. Näin vaikuttavuuden raportointi kytketään mukaan jo hakua avatessa. Näistä keskusteltiin syyskuun tilaisuudessa.

Vastaavasti hakijat ilmoittaisivat hakemuslomakkeella vaikuttavuuden seurantaa ja raportointia viranomaisen määrittelyjen pohjalta. Lisäksi hakemusta arvioitaessa viranomainen pystyisi arvioimaan hakijan vaikuttavuuden raportoinnin suunnitelmia osana päätösesitysten harkintaa.

Seurannan ja vaikuttavuuden raportoinnin suunnittelun lisäksi avustuksen käytön aikaisella seurannalla ja raportoinnilla on suurta merkitystä. Mitä nämä tarkoittavat käytännössä, siihen palaan tämän blogisarjan viimeisessä osassa vuoden vaihteessa, kun määrittely- ja kehittämistyössä on edetty pidemmälle.

Tämä oli toinen kolmen blogikirjoituksen sarjasta, joka käsittelee vaikuttavaa valtionavustustoimintaa. Sarjan viimeisessä osassa syvennytään tuleviin mahdollisuuksiin raportoida ja arvioida avustuksen sisältöjä jo avustuksen käytön aikana.