Sähköinen tilaaminen on seuraava askel digitalisaatiossa – mutta miten saamme sen oikeasti käyttöön? Tässä blogissa pohditaan, miten Peppol voi auttaa ja miksi luovuus ja rohkeus ovat nyt avainasemassa.

Viimeisen kolmen neljän vuoden aikana Peppol on Suomessakin noussut selvemmin puheenaiheeksi erilaisissa tilaus-toimitusketjujen sähköistämiseen ja automatisointiin liittyvissä keskusteluissa. Tarkoitan Peppolilla tässä kirjoituksessa kaikkia niitä kolmea merkitystä, jotka sille on annettu: verkostoa, jonka kautta asiakirjat liikkuvat, hallintomallia (OpenPeppol) sekä varsinaisia BIS-määrittelyissä kuvattuja liiketoiminta-asiakirjoja.

Valtio suunnannäyttäjänä

Peppol ei suinkaan ole ollut täysin tuntematon tätä ennenkään, mutta Yrityksen digitalous -hanke (2021–2024) sekä Peppol-viranomaisen perustaminen (2022) ovat lisänneet sen tunnettuutta ja auttaneet pitämään keskustelua yllä. Koulutukset, seminaarit, sidosryhmäyhteistyö, kattavat internet-sivut sekä kansainvälinen vaikuttaminen ovat joitakin esimerkkejä tästä. Tämä Peppolin tietoinen esiin nostaminen myös valtion taholta on liittynyt painopisteen siirtymiseen verkkolaskuista sähköiseen tilaamiseen – edellinen on Suomessa hyvällä mallilla, jälkimmäinen taas lapsen kengissä, joten logiikka on selvä. Verkkolaskutuksen menestystarina syntyi sitoutuneella yhteistyöllä eikä ole syytä epäillä, miksi sama resepti ei toimisi sähköisen tilaamisen kanssa. Erona on, että kaikkea ei tarvitse rakentaa nollasta itse, vaan on mahdollisuus ottaa valmis käyttöön.

Valtionhallinto päätti itse toimia suunnannäyttäjänä ja lähti toteuttamaan omaan tilaustenhallintajärjestelmäänsä Peppol-kyvykkyyttä, ja huhtikuussa 2024 tuki Peppolin laajennetulle tilausprosessille oli valmis. Tilaaminen ei tapahdu kuitenkaan yksin, vaan mukaan tarvitaan myös toimittajat laajana rintamana.

Muna vai kana -keskustelu on vanhentunut

Peppol-verkoston käyttö on arkea myös Suomessa, joten ei ole enää mielekästä pohtia, pitäisikö ohjelmistotalojen ensin tarjota Peppol-kyvykkyyttä vai odottaa loppukäyttäjien kysyntää. Todellisuudessa molemmat osapuolet voivat jo nyt siirtyä aktiiviseen rooliin. Valtiolla tämä on jo tehty – sama rohkeus ja luovuus ajattelussa vie eteenpäin myös yrityksiä ja ohjelmistotaloja.

Paljon on jo valmiina, joten muna-kana -kysymyksen sijaan jokainen voi kysyä: miten hyödynnän sitä olemassa olevaa infrastruktuuria, joka on jo olemassa?

Oletettavasti yritykset tänäkin päivänä ottavat jollain tavalla tilaukset vastaan, jotta pystyvät toimittamaan palveluitaan, hyödykkeitään ja urakoitaan ostajille. Yrityksillä ensimmäinen askel onkin olla yhteydessä oman tilausjärjestelmänsä toimittajaan ja kysellä, miten tilausprosessin sähköistäminen onnistuisi Peppol-verkostoa hyödyntäen. Tai jos ohjelmistoa ei ole, mutta sellaisen hankkiminen on suunnitteilla, on kilpailutusvaiheessa ohjelmistolta syytä vaatia Peppol-kyvykkyyttä.

Ohjelmistotaloille viesti puolestaan on, että kysynnän piikkiä ei kannata jäädä odottelemaan, vaan pitää toimia jo nyt, kun kilpailutilanteessa on todennäköisesti etulyöntiasemassa.

Ohjelmistotalojen ja operaattoreiden rooli

Palveluntarjoajat eli operaattorit ovat avainpelaajia tässä kokonaiskuvassa, koska suurin osa niistä toimii linkkeinä Peppol-verkostoon, eli ovat niin kutsuttuja Access Pointeja. Lisäksi palveluntarjoajilta löytyy suuri määrä tietotaitoa Peppoliin liittyen. Heidän voikin olla hyödyllistä liittoutua asiassa ohjelmistotalojen kanssa. Ohjelmisto saattaa pystyä tuottamaan ja lukemaan tilausprosessin edellyttämiä dokumenttityyppejä rakenteisessa muodossa, mutta ei välttämättä suoraan Peppol-muodossa. Tällöin ohjelmistotalo voi olla halukas ulkoistamaan sanomien kääntämisen palveluntarjoajalle, aivan samaan tapaan kuin verkkolaskujen kanssa.

Myös konsultit ja projektipäälliköt voivat olla rohkeita edelläkävijöitä.

Seuraavan kerran kun aikomuksena on rakentaa seuraava kahdenvälinen EDI-yhteys, voikin ehdottaa: mitä, jos rakennetaankin kerralla Peppol-kyvykkyys kuntoon, jolloin sitä voi hyödyntää useiden kauppakumppaneiden kanssa? Aikaa ei menisikään uudelleen määrittelyihin ja yhteyksien luomiseen.

Positiivinen lumipalloefekti

Lisäksi niin ohjelmistotaloilla kuin palveluntarjoajilla on mahdollisuus aktivoida asiakkaitaan, jotta ne alkaisivat hyödyntää Peppolia tilausprosesseissaan. Valtion toimittajien ollessa kyseessä ei tarvitse edes miettiä onko tilaajaosapuolella Peppol-kyvykkyyttä, koska sellainen löytyy joitakin poikkeuksia lukuun ottamatta. Kun positiivinen lumipalloefekti saa vauhtia alleen, voittavat lopulta kaikki. Tämä tilanne ei tarkoita, että valtion organisaatioissa voidaan vain odotella, kun muut tekevät seuraavan siirron. Valtiollakin on vielä runsaasti työsarkaa, jotta virastot ottavat järjestelmän tehokäyttöön tilaamisen prosesseissa – tässä henkilöstön kouluttaminen, kouluttautuminen ja oma aktiivisuus ovat avainrooleissa.

Valtion ja julkisen sektorin rooli

Myöskään laajempaa julkista sektoria ei tule unohtaa. Kunnissa ja hyvinvointialueilla tehdään suuria määriä hankintoja, joten niissä tilausprosessin automatisointi toisi paljon hyötyjä, kuten manuaalisen työn vähenemistä sekä läpinäkyvyyttä. Mahdollista ohjelmistoinvestointia harkitessa on tärkeää osata vaatia ohjelmistolta mahdollisuutta lähettää tilaukset Peppol-verkoston kautta, joko palveluntarjoajan välityksellä tai ilman. On myös oleellista, että hankinnoista vastaavilla henkilöillä on riittävästi tietoa, miten prosessi tällä hetkellä toimii ja mihin mahdollinen olemassa oleva ohjelmisto nykyisellään pystyy.

Peppol ei ole itseisarvo – vaan väline

Edellä on lueteltu konkreettisin esimerkein, miten eri toimijat omalta osaltaan voivat edistää Peppol-verkon rakentumista ja sen hyötykäyttöä Suomessakin, eikä kenelläkään ole syytä jäädä odottelemaan. Tärkeintä kuitenkin on muistaa, että tässä kokonaiskuvassa Peppol ei ole itseisarvo, eikä uudistuksia tehdä sen takia. Peppol on yksinkertaisuudessaan väline, jonka avulla voi välttää turhaa työtä ja karsia turhia kustannuksia. Valtion näkökulmasta tavoitteena on verovarojen säästäminen, kun prosessit tehostuvat. Määrittelyt esimerkkeineen ovat kaikkien vapaasti saatavilla – riittää, kun ne otetaan käyttöön.

Peppol on jo täällä, ja nyt on aika toimia. Olitpa ohjelmistotalo, palveluntarjoaja tai julkisen sektorin toimija, seuraava askel on sinun käsissäsi.

Kirjoittaja työskentelee Valtiokonttorissa Peppol-asiantuntijana.