Onko väliä, miten organisaatioiden välinen tiedonvaihto rakennetaan?

Yleensä kun puhutaan EDI-yhteyksistä (Electronic Data Interchange) tai suomennettuna OVT:sta (Organisaatioiden välinen tiedonsiirto) mieleen tulee suuri integraatioprojekti kahden tietojärjestelmän välillä, jotka sijaitsevat eri puolilla organisaatiorajoja. Hyvä esimerkki on paljon keskenään kauppaa tekevän tilaajan ja toimittajan tilaustenhallintajärjestelmien integroiminen niin, että nappia painamalla tilaus siirtyy tilaajalta toimittajan järjestelmään ilman ihmistyötä.

Tällaiset EDI-yhteydet ovat olleet erinomainen ratkaisu, jonka ansiosta on säästetty todella paljon työaikaa ja nopeutettu tilauksiin reagoimista. Huono puoli perinteisessä EDI-yhteydessä on se, että se vaatii kahdenvälisen integraation. Nämä integraatiot ovat työläitä rakentaa ja ylläpitää, kun ottaa huomioon kuinka laajoja toimitusketjut ovat. Siksi EDI-yhteyksiä onkin rakennettu paljon kauppaa keskenään tekevien välille. Satunnaisten tai vähän keskinäistä kauppaa käyvien liikekumppanien prosessien virtaviivaistamiseen ei ole kannattanut panostaa EDI-yhteyden rakentamiseen vaadittavaa resurssimäärää. Iso osuus automaation hyödyistä on jäänyt näiden harvemmin käytettyjen toimittajien osalta odottamaan pöydälle parempia ratkaisuja.

Ehjää ja toimivaa ei kannata korjata. Mutta kun tarvitaan uusia yhteyksiä, kannattaa pysähtyä tutkimaan vaihtoehtoja.

Integraation lisäksi kahdenvälisissä yhteyksissä osapuolten täytyy määritellä, mitä ja missä muodossa tietoa jaetaan. Kuulostaa yksinkertaiselta. Mutta, jos toimintatapa poikkeaa usein osapuolten välillä, on yhdellä toimijalla pian käsissään viidakko erilaisia määrityksiä, jotka hänen tulee ottaa huomioon yhteyksiä rakennettaessa. Tietojärjestelmät eivät myöskään ole ikuisia, joten tietojärjestelmän uusimistilanteessa saatetaan joutua käyttämään huomattavasti aikaa navigointiin eri yhteysmäärittelyjen välillä. EDI-yhteyksiä ei kannata missään nimessä periaatteellisesti purkaa, jos ne toimivat toivotulla tavalla. Tietojärjestelmien uusimisvaiheessa tai uusien kauppakumppanien yhteyksiä rakennettaessa on kuitenkin hyvä miettiä myös muita ja joustavampia toteutusvaihtoehtoja.

Nelikulmamallissa jokainen verkon käyttäjä tavoittaa muut käyttäjät yhdellä yhteydellä. Kätevää!

Ratkaisua on haettu niin kutsutusta nelikulmamallista (kuva alla). Nelikulmamallin periaatteen mukaan loppukäyttäjät, kuten tässä esimerkissä tilaaja ja toimittaja, rakentavat kumpainenkin yhteyden vain omaan palveluntarjoajaansa, joka huolehtii tiedon siirtämisestä oikeaan osoitteeseen. Mallissa ei rakenneta kahdenvälisiä yhteyksiä, vaan kaikki verkon jäsenet tavoittaa rakentamalla yhden yhteyden. Hyvä esimerkki Suomessa tällaisesta verkosta on kansallinen verkkolaskuverkkomme. Ei olisi realistista, että verkkolaskun lähettämiseen vaadittaisiin aina kahdenvälinen yhteys myyjän ja ostajan välille. Emme olisi myöskään päässeet nykyiseen yli 90 % verkkolaskukattavuuteen, jos osapuolet aina itse määrittelisivät, mitä tietoja laskulla välitetään. Sitä varten luotiin aikanaan kansalliset verkkolaskuformaatit. Kun palveluntarjoajat toteuttavat keskinäiset yhteytensä standardilla tavalla niin verkostosta saadaan myös kustannustehokas ja helposti skaalautuva.

Kuva: Nelikulmamalli

Peppol saa verkkolaskun lisäksi monet muutkin hankintoihin liittyvät liiketoiminta-asiakirjat liikkumaan organisaatioiden ja mannerten välillä

Toinen hyvä esimerkki nelikulmamallin käytöstä ja valmiista tiedonsiirtoformaateista on kansainvälinen Peppol-verkko. Peppolin ero kansalliseen verkkolaskutukseen verrattuna on, että mukana on laajempi valikoima liiketoimintaprosesseja. Laskutuksen lisäksi Peppol-verkossa liikkuvat tilaus-, toimitus- logistiikka- ja kilpailutusprosessien tiedot. Eikä vain organisaatioiden rajat ylittävästi, vaan myös maiden rajat ylittävästi. 

Verkkona Peppol on varsinainen kansainvälisen yhteistyön taidonnäyte. Verkostossa on mukana organisaatioita 88 maasta ja näistä 21 maata on perustanut kansallisen Peppol-viranomaisen edistämään ja valvomaan verkon käyttöä. Suomen Peppol-viranomainen on Valtiokonttori. Peppol-verkkoa hallinnoidaan demokraattisesti. Kaikki jäsenet pääsevät vaikuttamaan päätöksentekoon. Peppolissa on yhteisesti määritelty se, mitä tietoja eri liiketoiminta-asiakirjat sisältävät, minkälaisia tarkistuksia liiketoiminta-asiakirjoille tehdään (esim. laskukaavat, joilla tarkistetaan laskun loppusumman yhteneväisyys tilausrivien summien kanssa) ja miten määrityksiä ylläpidetään. Myös itse tiedonsiirtoverkko on Peppolin määrittelemä. Yhtenäisellä tietosisällön määrittelyllä ja tiedonsiirtoverkolla varmistetaan kansainvälisen verkoston yhteentoimivuus ja estetään EDI-toteutusten tyylinen kahdenvälisyys. 

Nopeasti toteutettava Peppolin käyttöönotto antaa verkostohyötynä mahdollisuudet huimalle tuottavuuden parannukselle  

Lopputulema tästä yhteiskehittämisestä on, että mikä tahansa organisaatio voi päättää ottaa esimerkiksi Peppol-tilaustoiminnallisuuden käyttöön, kuten valtio on tehnyt 1.4.2024 alkaen. Organisaation ei tarvitse erikseen tehdä määrittelyä tai integraatioprojektia kauppakumppaniensa kanssa, vaan riittää, että myös nämä ottavat omalla tahollaan Peppol-tilaustoiminnallisuudet käyttöön omissa järjestelmissään. Kaikkien täytyy ylläpitää vain yhtä yhteyttä Peppol-palveluntarjoajaansa ja testata vain oman järjestelmänsä toiminta. 

Yrityksen digitaloushankkeelle tehdyn arvion mukaan (Dahlberg 2023) Suomen tasolla Peppol-hankintatoiminnallisuuden laaja käyttöönotto voi tarkoittaa 2,7 miljardin euron edestä työajan uudelleenkohdentamista pois manuaalisista prosesseista tuottavimpiin tehtäviin.