1. Rekisterinpitäjä
Nimi: Valtiokonttori
Osoite: Sörnäisten rantatie 13, PL 14, 00054 Valtiokonttori
Muut yhteystiedot: puh. 0295 50 2000, kirjaamo@valtiokonttori.fi
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Nimi: Marjukka Vallioniemi
Osoite: Kansalaispalvelut, PL 14, 00054 Valtiokonttori
Muut yhteystiedot: kirjaamo@valtiokonttori.fi
3. Tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@valtiokonttori.fi
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Valtiokonttori valvoo valtion oikeutta perillisittä kuolleiden henkilöiden kuolinpesiin. Rekisterissä on tiedot perillisittä kuolleista henkilöistä, joiden omaisuus on joko tullut perintönä perintökaaren 5 luvun 1 §:n mukaisesti valtiolle tai jotka ovat tehneet testamentin ja tämä testamentti on annettu perintökaaren 14 luvun 2 §:n mukaisesti perillisen asemassa olevalle valtiolle tiedoksi.
Rekisterin avulla
- hallinnoidaan valtiolle tulleita kuolinpesiä ja tehdään päätökset valtiolle perintönä tulleen omaisuuden jakamisesta eri tahojen kesken
- tehdään päätökset Valtiokonttorille tiedoksi annettujen testamenttien hyväksymisestä tai mahdollisen moitekanteen nostamisesta
Rekisteristä muodostetaan tilastoja, jotka sisältävät tiedot kuolinpesien omaisuuden määrästä ja jakautumisesta.
Käsittely perustuu Perintökaaren voimaanpanolakiin (5.2.1965/41) ja Perintökaareen (5.2.1965/40).
5. Rekisterin tietosisältö
Perinnönjättäjän nimi, henkilötunnus, kuolinpäivä ja viimeinen kotipaikka sekä kuolinpesän omaisuuden säästö.
Perintöasiat:
- Pesän ilmoittajan nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
- Valtiokonttorin valtuuttaman pesänhoitajan nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja syntymäaika
- Omaisuuden hakijan nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, syntymävuosi, suhde perinnönjättäjään
- Hakemuksen todistajien nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
- Kunnan ollessa hakijana yhteyshenkilön nimi, asema, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
- Päätös kuolinpesän omaisuudesta: tiedot omaisuuden euromääräisestä jakautumisesta eri tahojen kesken.
Testamenttiasiat: testamentin tekopäivä ja päivä, jolloin Valtiokonttori on hyväksynyt testamentin sekä testamentin tiedoksiantajan nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
Rekisteriin arkistoidaan kaikki asiaan liittyvät dokumentit, mm. ilmoitus perillisittä kuolleesta henkilöstä, pesänhoitovaltakirja, perukirja, myyntivaltakirjat, hakemukset, päätökset, testamentti, oikeudenkäyntiasiakirjat.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Ilmoituksia perillisittä kuolleista henkilöistä lähettävät mm. sosiaalityöntekijät, oikeusaputoimistot, poliisit ja yksityishenkilöt. Lisäksi tietoja saadaan omaisuuden hakijoilta (yksityishenkilöitä ja yhteisöiltä).
Testamentteja antavat tiedoksi yksityishenkilöt ja yhteisöt.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisterin sisältämiä tietoja luovutetaan asianosaisille. Kuolinpesän omaisuudesta tehdyt päätökset lähetetään tiedoksi verottajalle. Kuka tahansa saa pyydettäessä tiedon päätöksestä.
Tiedot kuolinpesien omaisuudesta tehdyistä päätöksistä euromääräisine jakaumineen ja kuolinpesien perukirja-arvoista toimitetaan vuosittain valtiovarainministeriölle.
8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolella
Tietoja ei luovuteta eikä siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Kuolinpesäkohtainen pesän kokonaisvarallisuuden määrä on salassa pidettävä tieto (L viranomaisten toiminnan julkisuudesta 6 luku 24 § 23-kohta). Kuolinpesän omaisuuden luovuttamista koskevat hakemukset saattavat sisältää salassa pidettäviä tietoja (L viranomaisten toiminnan julkisuudesta 6 luku 24 § 25-kohta).
Pääsy tietojärjestelmässä käsiteltäviin tietoihin on vain rekisterinpitäjän valtuuttamilla henkilöillä, joilla on salassapitovelvollisuus. Käyttöoikeuksien ajantasaisuus tarkistetaan säännöllisesti ja turhat oikeudet poistetaan. Tietoverkko ja päätelaitteet, joilla rekisteri sijaitsee, on suojattu teknisin toimenpitein. Sovelluspalvelimet sijaitsevat käyttöpalvelutoimittajan suojatuissa tiloissa. Tietojärjestelmän käyttäjien toimia ja tietojen käytön luvallisuutta seurataan keräämällä lokitietoja.
Manuaalinen tietoaineisto säilytetään lukitussa tilassa, johon pääsy on vain rekisterinpitäjän valtuuttamilla henkilöillä, joilla on salassapitovelvollisuus. Tarpeeton manuaalinen aineisto hävitetään tietoturvallisesti.
10. Tietojen säilytysaika/ säilytysajan määräytymisen kriteerit
Asiakirjojen säilyttämisessä noudatetaan mitä arkistolaissa 831/1994 on säädetty.
- Perukirjat ja testamentin tiedoksiantamiseen liittyvät asiakirjat sekä omaisuuden hakemista, omaisuudesta tehtyjä päätöksiä ja muutoksenhakua koskevat asiakirjat säilytetään pysyvästi
- Laskuihin ja tilityksiin liittyvät asiakirjat säilytetään 6 vuotta
- Muut asiakirjat säilytetään 50 vuotta
Asiakirjojen säilytysaika lasketaan asian ratkaisemisesta.
11. Tieto automaattisesta päätöksenteosta (esim. profilointi) sekä tiedot käsittelyyn liittyvästä logiikasta ja sen vaikutuksista rekisteröidylle
Tietojen käsittelyyn ei sisälly automatisoitua päätöksentekoa.
12. Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisterissä olevat tietonsa. Pyyntö osoitetaan kirjaamoon.
Jos rekisteröidyn käyttämästä tarkastusoikeudesta on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi, voi Rekisterinpitäjä periä tietojen antamisesta aiheutuviin hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan maksun.
13. Tiedon oikaiseminen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta. Pyyntö osoitetaan kirjaamoon.
14. Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä
Valtiokonttori käsittelee henkilötietoja lakisääteisen tehtävän toteuttamiseksi, eikä rekisteröidyllä ole oikeutta vastustaa tietojen käsittelyä.
15. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus henkilötietojensa käsittelyn rajoittamiseen siten kuin yleisen tietosuoja-asetuksen 18 artiklassa säädetään.
16. Oikeus tietojen poistamiseen
Valtiokonttori käsittelee henkilötietoja lakisääteisen tehtävän toteuttamiseksi, eikä rekisteröidyllä ole oikeutta saada tietojaan poistetuksi.
17. Oikeus tehdä valitus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että hänen oikeuksiaan on rekisterinpitäjän toimesta loukattu.
18. Muut mahdolliset oikeudet
Henkilötietoja ei käytetä eikä luovuteta käytettäväksi suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia eikä markkina- ja mielipidetutkimusta eikä henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.
19. Evästeiden käyttö
Tietojärjestelmässä ei käytetä evästeitä.