Hoppa innehåll

Informationsresurs för offentlig upphandling

Informationsresursen för upphandling ger mer omfattande information om offentliga upphandlingar

  • Den offentliga förvaltningen köper årligen varor och tjänster för 37,6 miljarder euro. I framtiden kommer det att finnas mer omfattande information om offentliga upphandlingar när kommunernas, välfärdsområdenas och statens uppgifter om inköpsfakturor som man börjar samla i den nya informationsresursen kan granskas via en offentlig webbtjänst.

    I projektet för genomförande som Statskontoret tillsatt skapas en informationsresurs för upphandling där man samlar information om offentliga konkurrensutsättningar och inköp. Projektet ingår i ett lagstiftningsprojekt som startats av finansministeriet som grundar sig på statsminister Petteri Orpos regeringsprogram. Målet är att effektivisera offentliga upphandlingar, främja kunskapsbaserat beslutsfattande och minska kostnaderna för offentliga upphandlingar på lång sikt.

    Bekanta dig med genomförandeprojektet

  • Målsättningar
    • Informationsresursen stöder effektiviteten av offentliga upphandlingar, öppenheten och den kunskapsbaserade ledningen. Informationens tillgänglighet, möjligheten att sammanställa och jämföra den förbättras.
    • Det blir möjligt att uppnå direkta och indirekta kostnadsbesparingar i offentliga upphandlingar.
    • Konkurrensen och marknadens funktionsduglighet i offentliga upphandlingar främjas.
    • Övervakningen av offentliga upphandlingar stärks. Gör det lättare att upptäcka missbruk.
    • Forskningen om offentliga upphandlingar och konsekvensbedömningen underlättas genom att erbjuda öppna data om offentliga upphandlingar.
    • Möjliggöra utveckling av de upphandlande enheternas egen verksamhet och att sprida den bästa praxisen.
    • Förverkligandet av demokratin främjas och medborgarnas möjlighet att delta i den offentliga diskussionen om upphandlingar förbättras.

  • Fördelar

    Organisationerna inom den offentliga förvaltningen upphandlar årligen varor och tjänster för 37,6 miljarder euro. Den årliga sparpotentialen inom offentlig upphandling har uppskattats vara cirka 780 miljoner euro.

    Den nationella informationsresursen för offentlig upphandling ger för första gången en öppen vy över utgifterna för offentliga upphandlingar samt information om icke konkurrensutsatta upphandlingar, vilkas andel av den offentliga upphandlingen är cirka 15 miljarder euro per år. Informationsresursen innehåller också upphandlingar hos anknutna enheter.

    Reformen gör det möjligt för till exempel en kommuninvånare att granska vad den egna kommunen har upphandlat. Företagen kan följa upp konkurrensen inom olika branscher. De upphandlande enheterna kan utnyttja uppgifterna för att utveckla kvaliteten och effektiviteten i sina egna upphandlingar. Informationsresursen förbättrar jämförbarheten mellan kommunernas och välfärdsområdenas ekonomiska uppgifter.

    De upphandlande enheterna följer för närvarande upp upphandlingsdata självständigt och enligt varierande praxis. Informationsresursen ökar rapporteringsskyldigheterna, men automatiseringen och utvecklandet av informationssystemen kan minska på merarbetet. Största delen av uppgifterna existerar redan i olika system.

  • Ta kontakt

    Skicka meddelande till vår gemensamma e-post: hankintatietovaranto@valtiokonttori.fi

     

    Juho Savonen

    Projektdirektör

    juho.savonen@valtiokonttori.fi
    0295 50 2075

     

    Projektchefer

     

    Eeva Penttilä

    utvecklingschef

    eeva.penttila@valtiokonttori.fi
    0295 50 2563

     

     

    Jukka Kujala
    Jukka Kujala

    Projektchef | Rapporteringsexpert

    jukka.kujala@valtiokonttori.fi
    0295 50 3314

     

     

    Reko-Aleksi Renvik

    produktägare

    reko-aleksi.renvik@valtiokonttori.fi
    0295 502 163

     

     

    Susanna Heposaari

    Projektchef | Kommunikationsexpert

    susanna.heposaari@valtiokonttori.fi
    0295 502 046

     

  • Målet med projektet för att grunda en nationell informationsresurs för offentlig upphandling och publicera uppgifter om offentliga samfunds inköpsfakturor är att genomföra en nationell informationsresurs för offentlig upphandling. I informationsresursen samlas uppgifter om offentliga upphandlingar och inköp från den offentliga sektorn under hela upphandlingens livscykel i en form som kan sammanställas och jämföras. Dessutom bereds nödvändiga ändringar i lagstiftningen under ledning av finansministeriet.

    Projektet grundar sig på statsminister Petteri Orpos regeringsprogram och dess syfte är att effektivisera offentliga upphandlingar, främja kunskapsbaserat beslutsfattande samt minska kostnaderna för offentliga upphandlingar på lång sikt. Mandatperioden för projektet som tillsatts av finansministeriet är 17.1.2025–1.5.2027 och ingår i åtgärdshelheten i programmet för verkningsfull offentlig upphandling.

    Projektet för genomförande av informationsresursen för upphandling 2025–2026

    Statskontoret har som en del av finansministeriets projekt startat ett projekt för genomförande av en fungerande informationsresurs för upphandling, där man utvecklar

    • ett datainsamlingssystem som gör det möjligt att samla in uppgifter om inköpsfakturor och andra nödvändiga uppgifter om offentliga upphandlingar,
    • en informationsresurs för upphandling genom vilken information om offentliga upphandlingar kan delas på ett säkert sätt med dem som behöver informationen och
    • en offentlig webbtjänst som erbjuder heltäckande, jämförbar och begriplig information om konkurrensutsättningar och faktiska köp.

    Statskontoret deltar också intensivt i det lagstiftningsarbete som leds av finansministeriet. Mandatperioden för genomförandeprojektet är 17.1.2025–31.12.2026.

    Projektets viktigaste etapper

    Genom att klicka på bilden öppnas tidslinjen i större format.

  • I Informationsresurs för offentlig upphandling -projektet testas inlämnandet av uppgifter om inköpsfakturor till Statskontorets ekonomitjänst med sju organisationer. Organisationerna som deltar i pilotprojektet ersätts för kostnaderna upp till 50 000 euro.

  • Mål och fördelar för pilotorganisationen

    Målet med pilotprojektet är att

    • testa att skicka uppgifter om inköpsfakturor “från början till slut”, dvs. från kommunen, samkommunen, välfärdsområdet eller välfärdssammanslutningen (nedan pilotorganisationen) till Statskontorets informationstjänst, därifrån vidare till informationsresursen för upphandling och public service-vyerna. Målet är också att i mindre skala testa leverantörernas/företagens förmåga att lägga till de uppgifter som krävs (t.ex. nummer för konkurrensutsättningen, avtalsnummer) på pilotorganisationens faktura.
    • granska organisationernas förmåga att lämna in uppgifter om inköpsfakturor samt förändringens omfattning i olika organisationer och hos de största datasystemleverantörerna.
    • definiera pilotorganisationens arbetsmängd och kostnaderna för ändringarna.
    • lära sig av pilotorganisationernas processer så att man kan beakta organisationernas vardag i anvisningarna och utbildningarna.
    • utnyttja erfarenheter från pilotprojektet och kostnadskalkyler i beredningen av lagstiftningen.

    Fördelar för pilotorganisationen:

    • Pilotorganisationen ersätts för kostnaderna för pilotprojektet. I bästa fall kommer en stor del av ändringarna att göras och täckas redan under pilotprojektet.
    • Förändringen i organisationens verksamhetssätt fås igång med stöd av projektet.
    • Pilotorganisationen är bland de första som får nytta av informationsresursen. Till exempel bättre information om den egna organisationens upphandlingar.
    • Pilotorganisationen får delta i en samhälleligt betydande förändring.

  • Kriterier för deltagande i pilotprojektet

    En kommun, samkommun, välfärdsområde eller välfärdssammanslutning som deltar i pilotprojektet och dess datasystemleverantör ska ha den förmåga eller möjlighet att utveckla sina egna processer/datasystem under pilotprojektet. Utgångspunkten är att organisationen tror att den lyckas med pilotprojektet.

    Utöver att kriterierna (se nedan) uppfylls fäster man vid valet av pilotorganisationer uppmärksamhet vid att de olika organisationerna som väljs har olika datasystemleverantörer och att åtminstone en del av dem köper tjänsten av servicecentret. Målet är att få med 5–7 pilotorganisationer.

    Kriterier:

    1. Under pilotprojektet kan pilotorganisationen behandla numret för konkurrensutsättningen och avtalsnumret i sitt inköpsfakturasystem. Pilotorganisationen förutsätter att minst 1–3 leverantörer lägger till ett nummer för konkurrensutsättningen och eventuella anteckningar om sekretess på fakturorna i pilotprojektet och ger leverantörerna anvisningar om det nya verksamhetssättet.

    2. Pilotorganisationen förbinder sig att lämna in testmaterial enligt den preliminära taxonomin till Statskontoret före utgången av november 2025. Samtidigt lämnar pilotorganisationen sin preliminära uppskattning av systemens utvecklingskostnader och arbetsmängd till Statskontoret.

    Testmaterialet kan levereras i .csv-, .xbrl- eller .xlsx-format beroende på i vilken form pilotorganisationen kommer att leverera det egentliga materialet. Pilotorganisationen skapar fiktiva uppgifter om inköpsfakturor i testmaterialet så att inlämningen av uppgifterna från det egna systemet till Statskontoret testas.

    3. Pilotorganisationen lämnar in äkta uppgifter om inköpsfakturor enligt den preliminära taxonomin till Statskontoret för 2–3 månader (mellan oktober 2025 och februari 2026). I en del av uppgifterna om inköpsfakturor enligt taxonomin ska ingå ett nummer för konkurrensutsättningen och eventuella anteckningar om sekretess (se kriterium 2).

    4. Pilotorganisationen beskriver senast den 15 januari 2026 på Statskontorets blankett sitt eget verksamhetssätt och sin erfarenhet av pilotprojektet (rapporteringens genomförandesätt, en uppskattning av den använda arbetstiden och systemkostnaderna, en uppskattning av kostnaderna för det kontinuerliga underhållet, utmaningar och framgångar).

  • Ersättning för kostnader av pilotprojektet

    Projektet (Statskontoret) kan ersätta organisationen för arbetskostnader för personalen, systemutvecklingskostnader och kostnader för köpta tjänster enligt utfallet, dock högst 50 000 €/pilotorganisation.

    Kostnadernas ersättning betalas i två poster på basis av en faktura som pilotorganisationen skickat och där andelen för personalens arbete, systemutveckling och köpta tjänster specificeras.

    1. Den första delen betalas enligt utfallet (högst 25 000 €) när pilotorganisationen har skickat testmaterialet enligt den preliminära taxonomin till Statskontoret och lämnat in sin preliminära bedömning av systemens utvecklingskostnader och arbetsmängd. Testmaterialet levereras under tiden 15.9–30.11.2025.
    2. Den andra delen betalas när pilotorganisationen har rapporterat till Statskontoret om sina erfarenheter och kostnader.

    Betalningen kan också utföras om pilotorganisationen inte kan lämna alla uppgifter enligt den preliminära taxonomin. Då ska pilotorganisationen utöver erfarenheterna och de faktiska kostnaderna lämna in en separat detaljerad utredning till Statskontoret om varför det inte går att lämna in uppgifterna och vilka ändringar som skulle ha krävts för att lämna in de uppgifter som saknas i datasystemen och/eller organisationens egna processer. Dessutom ska kostnadskalkylerna för dessa åtgärder beskrivas. Utredningen ska vara specifik för varje datafält. Betalningen utförs dock inte om pilotprojektets misslyckande kan anses bero på pilotorganisationens egen verksamhet eller ringa engagemang i pilotprojektet.

  • Tidtabell

    Tidtabell för pilotprojektet

      • Maj 2025: ansökan till pilotprojektet 5.–30.5.2025, taxonomin som används i pilotprojektet och anvisningarna färdiga
      • Juni 2025: beslut om pilotorganisationer, avtal
      • Augusti 2025: anvisningar, pilotorganisationernas gemensamma inledande möte 13.8.2025
      • September–november 2025: leverans av testmaterial, pilotorganisationens preliminära kostnadskalkyl och arbetsmängd, första delen av ersättningen för pilotkostnader
      • Oktober 2025–februari 2026: 2–3 månaders leverans av uppgifter om inköpsfakturor till Statskontoret
      • Januari–februari 2026: Rapportering av erfarenheter och kostnader till Statskontoret senast den 15 januari 2026, den andra delen av ersättningen för kostnader för pilotprojektet
      • Februari–april 2026: delning av erfarenheter, inverkan på den slutliga taxonomin

  • Pilotorganisationer

    Vi sökte särskilt kommuner, samkommuner, välfärdsområden och välfärdssamkommuner som pilotorganisationer. Fram till den 30 maj 2025 ansökte totalt 15 organisationer, varav åtta valdes ut till pilotprojektet. I juni ingicks pilotavtal med sju organisationer.

    Utöver det egentliga pilotprojektet har vi kommit överens om att under hösten gå igenom processer och förändringsbehov i tre välfärdsområden i separata workshoppar.

    Pilotorganisation System för hantering av inköpsfakturor Eventuellt servicecenter
    Esbo stad Oracle Fusion ERP (Oracle)
    Mellersta Österbottens utbildningssamkommun Unit4 ERP (Abilita)
    Kyrkslätts kommun DataCycle360 (CGI) Sarastia Oy
    Kumo stad eFina (Administer) Kuntalaskenta Oy
    Sastmola kommun Pro Economica Premium (CGI)
    S:t Michel stad Basware P2P (Basware) Meidän IT ja talous Oy
    Orimattila stad Raindance (CGI) Provincia Oy

    Vi håller ett gemensamt uppstartsmöte för pilotprojektet onsdagen den 13 augusti 2025 kl. 13–16. Förutom representanter för pilotorganisationerna är även deras systemleverantörer och servicecenter välkomna att delta. Om du ännu inte har fått en inbjudan till uppstartsmötet, vänligen skicka ett meddelande till eeva.penttila@valtiokonttori.fi.

  • Anvisningar, bilagor och kontaktuppgifter

    Anvisningar och bilagor

     

    Kontaktuppgifter

    hankintatietovaranto@valtiokonttori.fi

     

    Eeva Penttilä

    utvecklingschef

    eeva.penttila@valtiokonttori.fi
    0295 50 2563