Uppgifts- och ansvarsfördelning inom ekonomiförvaltning mellan servicecentret samt bokföringsenheterna och fonderna

MålgruppStat
DiariumnumretVK/73002/00.00.00.01/2021
DokumenttypFöreskrift
Ikraftträdelsedag01.01.2022
Datum15.06.2021
KategorierBetalningsrörelse och förmedling av fakturorBokföringUpphandlingsväsendet och beställningen
Underhåll ansvarValtiokonttori

Enligt 12 b § (1053/2016) 1 mom. i lagen om statsbudgeten (423/1988) ansvarar bokföringsenheterna för sin betalningsrörelse och bokföring och sitt bokslut samt upprättar ämbetsverkens eller inrättningarnas verksamhetsberättelser enligt 21 §. Statskontoret bestämmer dock om betalningsrörelse- och bokföringsuppgifter och om annan uppföljning enligt 16 § i anknytning till dessa samt om uppgifter för upprättande av bokslut, som ska skötas centraliserat och för vilka det ämbetsverk eller den inrättning som sköter de centraliserade ekonomiförvaltningsuppgifterna ska ansvara.

Enligt 12 b § 2 mom. i lagen om statsbudgeten bestämmer Statskontoret de uppgifter som gäller ämbetsverkens eller inrättningarnas löneräkning som sköts centraliserat och för vilka det ämbetsverk eller den inrättning som sköter de centraliserade ekonomiförvaltningsuppgifterna ansvarar. Dessutom kan Statskontoret bestämma att det ämbetsverk eller den inrättning som sköter de centraliserade ekonomiförvaltningsuppgifterna ska ansvara för sådana granskningsåtgärder i fråga om godkännande av de ersättningar på grund av resa som enligt ett tjänste- eller arbetskollektivavtal ska betalas till personer i anställning hos staten eller någon annan person, vilka inte omfattar den prövningsrätt som hör till arbetsgivaren.

I enlighet med 24 c § i lagen om statsbudgeten kan Statskontoret meddela föreskrifter om detaljer i fråga om skötseln av ämbetsverkens, inrättningarnas och utanför budgeten stående statliga fonders bokföring, betalningsrörelse och redovisning, samt om upprättandet av bokslut och andra funktioner och förfaringssätt inom ekonomiförvaltningen.

Statskontoret har utfärdat den bifogade föreskriften om ansvarsfördelning som gäller skötsel av bokföring och betalningsrörelse och upprättande av bokslut samt om godkännande av ersättningar på grund av resa enligt 12 b § 2 mom. i lagen om statsbudgeten.

Ikraftträdande

Denna föreskrift träder i kraft den 1 januari 2022 och ersätter föreskriften VK/16069/00.00.00.01/2021 som trädde i kraft den 8 februari 2021.

Ytterligare information

Mer information om frågor som gäller denna föreskrift lämnas av Statskontoret, tfn 0295 50 2000 eller per e-post på ho.laskentatoimi (at) valtiokonttori.fi.

Divisionschef Lasse Skog

Biträdande direktör Tanja Wistbacka

Förkännedom Statens revisionsverk

Finansministeriet, budgetavdelningen

Bilagor Tabell över ansvarsfördelningen inom ekonomiförvaltningen (Bilaga 1)

Följebrev till föreskriften om ansvarsfördelning inom ekonomiförvaltningen (Bilaga 2)

Uppgifts- och ansvarsfördelning inom ekonomiförvaltning mellan servicecentret samt bokföringsenheterna och fonderna

Inledning och tillämpningsområde

Enligt 12 b § (1503/2016) 1 mom. i lagen om statsbudgeten (423/1988) ansvarar bokföringsenheterna för sin betalningsrörelse och bokföring och sitt bokslut samt upprättar ämbetsverkens eller inrättningarnas verksamhetsberättelser enligt 21 §. Statskontoret bestämmer dock om betalningsrörelse- och bokföringsuppgifter och om annan uppföljning enligt 16 § i anknytning till dessa samt om uppgifter för upprättande av bokslut, som ska skötas centraliserat och för vilka det ämbetsverk eller den inrättning som sköter de centraliserade ekonomiförvaltningsuppgifterna ska ansvara.

Enligt 12 b § 2 mom. i lagen om statsbudgeten bestämmer Statskontoret de uppgifter som gäller ämbetsverkens eller inrättningarnas löneräkning som sköts centraliserat och för vilka det ämbetsverk eller den inrättning som sköter de centraliserade ekonomiförvaltningsuppgifterna ansvarar. Dessutom kan Statskontoret bestämma att det ämbetsverk eller den inrättning som sköter de centraliserade ekonomiförvaltningsuppgifterna ska ansvara för sådana granskningsåtgärder i fråga om godkännande av de ersättningar på grund av resa som enligt ett tjänste- eller arbetskollektivavtal ska betalas till personer i anställning hos staten eller någon annan person, vilka inte omfattar den prövningsrätt som hör till arbetsgivaren.

Enligt 12 b § 3 mom. i lagen om statsbudgeten kan avvikelser från den ansvarsfördelning som bestämts av Statskontoret av något särskilt skäl i anknytning till verksamheten vid bokföringsenheten och med tillstånd av Statskontoret göras för högst fem år i sänder på ansökan av bokföringsenheten, om det krävs för att sköta uppgiften på ett ändamålsenligt sätt. Bokföringsenheten ansvarar för de uppgifter som specificeras i tillståndet. Innan beslut fattas ska Statskontoret höra det ämbetsverk eller den inrättning som ansvarar för skötseln av de centraliserade ekonomiförvaltningsuppgifterna och vid behov även det ministerium som styr bokföringsenheten samt finansministeriet.

I enlighet med 24 c § i lagen om statsbudgeten kan Statskontoret meddela föreskrifter om detaljer i fråga om skötseln av ämbetsverkens, inrättningarnas och utanför budgeten stående statliga fonders bokföring, betalningsrörelse och redovisning, samt om upprättandet av bokslut och andra funktioner och förfaringssätt inom ekonomiförvaltningen.

Statskontoret har utfärdat denna föreskrift om ansvarsfördelningen för skötsel av bokföring och annan uppföljning enligt 16 § i anknytning till denna, betalningsrörelse och upprättande av bokslut samt om godkännande av ersättningar på grund av resa enligt 12 b § 2 mom. i lagen om statsbudgeten. Dessutom kan bokföringsenheten eller fonden avtala om att vid Palkeet producera andra ekonomiförvaltningsuppgifter som i denna föreskrift har ålagts bokföringsenheten, om inte annat föreskrivs i lagen eller med stöd av den.

Med skötsel av bokföring i 12 b § 1 mom. i lagen om statsbudgeten avses bokföringsenhetens huvudbokföring, det vill säga upprättande av dag- och huvudbok. Utöver huvudbokföringen har Statskontoret bestämmanderätt i ansvarsfördelningen för de delbokföringar som alla eller åtminstone de flesta ämbetsverk och inrättningar behöver i sin verksamhet. Sådana delbokföringar är numera till exempel beställningar och fakturahantering (Handi) och hanteringssystemet för reseräkningar (M2). Statskontoret kan inte föreskriva om uppgifts- och ansvarsfördelningar mellan ämbetsverken och inrättningarna samt servicecentret när det gäller delbokföringen för verksamheten vid andra än ovan nämnda instanser, det vill säga bland annat enskilda eller vissa ämbetsverk och inrättningar och statliga fonder utanför statsbudgeten.

Föreskriften gäller inte uppgifter utanför Statskontorets behörighet att utfärda föreskrifter, vilka är bland annat:

· uppgifter som gäller tillämpningen av den av riksdagen fastställda budgeten, såsom

· fattande av utgiftsbeslut och åtgärder som ansluter sig till detta (för åtgärderna se 38.1 § i förordningen om statsbudgeten)

· sakgranskning och godkännande av verifikat för budgetutgifter (38.2 § och 38.3 § i förordningen om statsbudgeten: ämbetsverket eller inrättningen ska kontrollera att den handling som utgiften baserar sig på är riktig både sakligt och numeriskt sett. Innan en utgift betalas ska den som med stöd av ekonomistadgan har förordnats till denna uppgift godkänna utgiften)

· beslutande om avskrivning av fordringar (enligt Statsrådets beslut om allmänna föreskrifter om tillämpningen av statsbudgeten (TM 9509) fattas beslutet om avskrivning av fordringar av bokföringsenheten eller fonden)

· verksamhets- och ekonomiplanering (lagen om statsbudgeten 12 §)

· kontroll av fullmakter (lagen om statsbudgeten 15 §)

· redovisning av resultat och ledning (lagen om statsbudgeten 16 §), med undantag av sådan annan uppföljning i anslutning till bokföring som avses i 12 b § 1 mom. i lagen om statsbudgeten

· upprättande av verksamhetsberättelse (lagen om statsbudgeten 21 §).

Statsrådet bestämmer till vilka delar bokslutet upprättas vid bokföringsenheterna och till vilka delar vid servicecentret. Med upprättande av bokslut enligt 12 b § i lagen om statsbudgeten avses annat innehåll enligt budgetlagstiftningen än verksamhetsberättelsen i bokföringsenhetens bokslut. Enligt 12 b § i lagen om statsbudgeten är det bokföringsenheterna som upprättar ämbetsverkets eller inrättningens verksamhetsberättelse enligt 21 §. Statskontoret kan inte bestämma om ansvar som gäller verksamhetsberättelsen.

· beslutfattande om fordringar som förfaller till indrivning eller utmätning

· godkännande av grunder för uppbörd av inkomster

Enligt 69.2 b § 4 punkten (1435/2014) i förordningen om statsbudgeten (1243/1992) ska det i bokföringsenhetens ekonomistadga ingå närmare bestämmelser om godkännande av grunder för uppbörd av inkomster.

Om preciseringen av bokföringsenheterna och fondernas delbokföringar föreskrivs i Statskontorets föreskrift

Användning av maskinläsbara datamedier vid bokföringen och uppgörandet av beskrivning av förfarandet
(VK 482/03/2010).

I fråga om de uppgifter som i ansvarsfördelningen har ålagts bokföringsenheten kan bokföringsenheten vid behov komma överens med Palkeet om att uppgifterna sköts centraliserat av Palkeet (anskaffning av tjänsten). Detta gäller inte de uppgifter som enligt budgetlagen och budgetförordningen ska skötas av bokföringsenheten.

Uppgifts- och ansvarsfördelning inom ekonomiförvaltning

Uppgifterna och ansvaren inom ekonomiförvaltningen delas mellan det servicecenter (nedan Palkeet) som avses i Statsrådets förordning om Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning (229/2009) och en bokföringsenhet/fond på det sätt som beskrivs nedan.

I bilaga 1 (ansvarsfördelningstabell för ekonomiförvaltningens uppgifter) beskrivs fördelningen av uppgifter och ansvar inom ekonomiförvaltningen i tabellform enligt processens förlopp (numrering inom parentes enligt ansvarsfördelningstabellen efter punkten i fråga).

Från behov till betalning (1) – Från behov till avtal (1.1) och Från beställning till betalning (1.2)

För processen från behov till betalning har tidigare använts benämningen från upphandling till betalning. Processen från behov till betalning innehåller processdelarna från behov till avtal och från beställning till betalning.

Från behov till avtal (1.1)

För processdelen från behov till avtal publiceras inga beskrivningar om ansvarsfördelningen.

Från beställning till betalning (1.2)

Eftersom ibruktagningarna av Handi-tjänsten, som används för beställning och fakturahantering, inte längre behöver göras, har ansvarsfördelningen i Handi-tjänsten specificerats mer detaljerat än tidigare. Ansvarsfördelningen beskrivs i regel i logisk ordning, men samtidiga/överlappande funktioner har till vissa delar hindrat beskrivningen av ansvarsfördelningen i ordningsföljd. Föreskriften gäller fördelningen av uppgifter och ansvar mellan servicecentret samt bokföringsenheterna och fonderna, men för att förtydliga beskrivningen av processens förlopp har även kolumnen Extern aktör lagts till i ansvarsfördelningstabellen.

Nedan uppgifter och ansvar i anslutning till processdelen från beställning till betalning:


Beställning (1.2.1)

Hantera leverantörs- och produktinformation (1.2.1.1)

Med administration av leverantörs- och produktinformation avses grundläggande uppgifter om leverantörer av varor eller tjänster som underhålls i leverantörsregistret och som behövs för hanteringen av utgiftsverifikat. Leverantörens uppgifter skapas och underhålls i Kieku-systemet och leverantören identifieras i andra system (Handi-tjänsten) utifrån samma leverantörsnummer som i Kieku-systemet.

Bokföringsenheten ansvarar för administrationen av följande leverantörs- och produktinformation:

  • Skapa leverantörsinbjudan och skicka den till Palkeet (1.2.1.1.1).

Bokföringsenheten fyller i leverantörsinbjudan/begäran i modulen Leverantörer i Handi-tjänsten när bokföringsenheten behöver göra en beställning av en leverantör som ännu inte finns i bokföringsenhetens Kieku.

Palkeet ansvarar för administrationen av följande leverantörs- och produktinformation:

  • Kontrollera leverantörsinbjudan och skicka den till leverantören (1.2.1.1.2).

Servicecentret kontrollerar om leverantören redan finns i leverantörsregistret i Kieku och ger den bokföringsenhet som har gjort leverantörsinbjudan/begäran tillgång till leverantören. Om leverantören inte finns i leverantörsregistret i Kieku skickas bokföringsenhetens leverantörsinbjudan till leverantören för komplettering.

  • Kontrollera registrerade uppgifter och grunda ny leverantör eller uppdatera uppgifter om gammal leverantör i Kieku (1.2.1.1.4).

När leverantören har kompletterat uppgifterna i leverantörinbjudan, kontrollerar servicecentret uppgifterna, grundar leverantören i Kieku och skickar en slutlig inloggningslänk till leverantören i leverantörsportalen. Utöver leverantörsuppgifter som skapats/uppdaterats på basis av leverantörsinbjudningar via Handi-tjänsten underhålls uppgifterna i leverantörsregistret i Kieku och i betalningsrörelsetjänsten även utifrån fakturor och andra utgiftsverifikat.

Beställning (1.2.1.2)

Bokföringsenheten ansvarar för följande uppgifter i anslutning till beställningar:

  • Bokföringsenheten grundar en anläggningstillgångsenhet i Kieku, varifrån den övergår till att användas i orderhanteringen (om anläggningstillgångar ska upphandlas) (1.2.1.2.1).

En anläggningstillgångsenhet ska grundas i Kieku innan en beställning av anläggningstillgångar görs, så att anläggningstillgångsenheten och kontering enligt denna kan användas i samband med konteringen av beställningen.

  • Göra upp avtalskort enligt bokföringsenhetens egna behov (1.2.1.2.2).

Bokföringsenheten kan använda ett avtalskort i Handi-tjänsten för att göra en fritextbeställning. Kortet avser en på förhand sparad mall som förs in i Handi-tjänsten med en Excel-tabell. Användningen av avtalskortet underlättar/påskyndar fritextbeställningen, eftersom basuppgifterna i avtalet och de produktgrupper och konteringar som är tillgängliga för beställningen har sparats färdigt på kortet. Inga fasta priser sparas på avtalskortet, utan varje upphandlingsbegäran som görs på basis av avtalskortet kan ha ett individuellt pris. Först efter att en upphandlingsbegäran som gjorts med beställningssättet avtalskort har godkänts bildas en beställning som skickas till leverantören. Utöver med avtalskortet kan bokföringsenheten vid upprepade beställningar av samma produkter påskynda beställningen också genom att skapa färdiga varukorgs- och modellmallar i Handi-tjänsten.

  • Avtal om fakturering och betalningsvillkor. Beställaren meddelar den inriktningskod som ska läggas till fakturan (1.2.1.2.3).

Beställaren ska senast i samband med beställningen komma överens med leverantören om faktureringen och om iakttagandet av 21 dagars betalningsvillkor enligt JYSE-villkoren, om man inte har kommit överens om dessa separat i avtalet. Beställaren ska meddela leverantören vilken inriktningsuppgift som ska läggas till fakturan, det vill säga avtalsnummer, beställningsnummer, konteringsreferens eller arbetsplatsuppgift/-nyckel.

  • Om affärsbokföringskontot som finns bakom UNSPSC-koden inte har använts, tas det i bruk i bokföringsenheten i Handi-tjänsten (1.2.1.2.4).

UNSPSC-koden anger i många fall automatiskt ett affärsbokföringskonto på beställningsraden. Det rekommenderas att man använder detta konto. Användaren kan emellertid ändra kontot. Kontot som angetts automatiskt kan i vissa fall vara felaktigt. Då ska saken anmälas till Statskontoret för korrigering av affärsbokföringskontot. Mer information om detta finns i anvisningen God praxis vid beställning och avtalsinriktning.

  • Upprätta, kontera, sakgranska och godkänna beställningsplan (1.2.1.2.5).

Beställningssättet beställning mot beställningsplan avviker från andra beställningssätt som kan väljas i Handi-tjänsten – när en beställningsplan har skapats och godkänts behöver beställningar som görs via den inte längre godkännas på nytt, eftersom utgiftsbeslutet enligt 38 § i budgetförordningen har fattats efter föredragning redan i samband med godkännandet av beställningsplanen. Konteringarna överförs automatiskt från beställningsplanen till beställningen.

  • Upprätta, kontera, sakgranska och godkänna upphandlingsbegäran som beställning (1.2.1.2.6).

En upphandlingsbegäran kan göras i Handi-tjänsten så att produkten/produkterna väljs i katalogen eller i leverantörens PunchOut, eller i form av en fritextbeställning genom att vid behov använda avtalskortet. Upphandlingsbegäran skickas för granskning till sakgranskaren eller exempelvis inköpsteamet, om ämbetsverket använder centraliserad köparhantering. Sakgranskaren kompletterar de obligatoriska uppgifterna i upphandlingsbegäran, konterar upphandlingsbegäran enligt ämbetsverkets anvisningar och skickar upphandlingsbegäran till godkännaren. Godkännaren kan godkänna (utgiftsbeslut enligt 38 § i förordningen om statsbudgeten) eller förkasta upphandlingsbegäran. Av en godkänd upphandlingsbegäran skapas en beställning som skickas till leverantören.

  • Ta emot beställning och anteckning om mottagande i Handi-tjänsten i rätt tid och till rätt belopp (1.2.1.2.7).

En anteckning om mottagande är en förutsättning för automatisk hantering av en inköpsfaktura med beställning. Inköpsfakturan inriktas automatiskt mot en beställning och avstäms mot anteckningen om mottagning som gjorts på beställningen. Det är viktigt att ta emot en beställning genast när den har levererats i rätt tid och med rätt antal.

  • Arkivera oavslutade beställningar, även i fråga om manuella fakturor (1.2.1.2.8).

Oavslutade beställningar arkiveras, för att det inte längre ska gå att felaktigt inrikta fakturor mot dem – En beställning arkiveras till exempel om man vet att leverantören inte längre levererar fler varor mot beställningen. Beställningen arkiveras också om ingen faktura med beställning har inriktats mot beställningen utan den måste hanteras manuellt.

  • Kontinuerligt följa upp fakturor som måste hanteras separat på grund av avvikelser med hjälp av Handi-rapporter. Ingripa i och korrigera fel (1.2.1.2.9).

Med fakturor som måste hanteras separat på grund av avvikelser avses fakturor som av en eller annan orsak inte har inriktats mot någon beställning och som Palkeet hanterar manuellt. I mappen Orsaker för matchningsfel i Handi-tjänsten kan rapporter om fakturor som hanteras separat på grund av avvikelser granskas bland annat enligt orsak och leverantör.

Rikta in avtal (1.2.1.3)

Bokföringsenheten ansvarar för följande uppgifter i anslutning till inriktning av avtal:

  • Avtal med leverantören om fakturering (inkl. användning av inriktning av avtal när fakturor hanteras) och betalningsvillkor (1.2.1.3.1) i samband med upphandlingskontrakt.
  • Skapa, kontera, sakgranska och godkänna samt eventuellt ändra och avsluta avtalets tekniska pärmblad (1.2.1.3.2).

Funktionen för inriktning av avtal är avsedd för hanteringen av inköpsfakturor som bygger på ett skriftligt avtal i sådana fall där den återkommande faktureringens storlek är känd på förhand. Då man använder inriktning av avtal kan avtalets uppgifter och inköpsfaktura inriktas automatiskt, varvid inköpsfakturan inte behandlas av bokföringsenheten (med undantag av en faktura som hänför sig till ett budgetbaserat avtal och som kräver bekräftelse).

  • Meddela avtalsnummer till leverantören för fakturering (1.2.1.3.3).

Avtalsnumret som börjar med VSK1 meddelas till leverantören i exakt samma form som på avtalets tekniska pärmblad.

  • Bekräfta faktura för budgetbaserat avtal (1.2.1.3.4).

Till skillnad från andra avtalstyper kräver fakturor som hänför sig till ett budgetbaserat avtal alltid en bekräftelse innan de överförs till reskontran. När fakturan har riktats in mot avtalet överför systemet fakturan för bekräftelse till den som senast sakgranskat avtalets tekniska pärmblad.

  • Kontinuerligt följa upp fakturor som måste hanteras separat på grund av avvikelser med hjälp av Handi-rapporter. Ingripa i och korrigera fel (1.2.1.3.5).

Med fakturor som måste hanteras separat på grund av avvikelser avses fakturor som av en eller annan orsak inte inriktats mot någon beställning och som Palkeet hanterar manuellt. I mappen Orsaker för matchningsfel i Handi-tjänsten kan rapporter om fakturor som hanteras separat på grund av avvikelser granskas bland annat enligt orsak och leverantör.

Hantera utgifter (1.2.2)

Enligt 38 § 2 mom. i förordningen om statsbudgeten ska ämbetsverket eller inrättningen innan en utgift betalas kontrollera att den handling som utgiften baserar sig på är riktig både sakmässigt och numeriskt. Fakturorna granskas numeriskt såväl automatiskt som manuellt, men Handi-tjänsten gör i sig ingen separat anteckning om numerisk kontroll i audittrailen. När en faktura automatiskt riktas in mot en beställning, motsvarar fakturan de mottagningsanteckningar som gjorts på beställningen och fakturan är således numeriskt korrekt. När en faktura med avtal automatiskt riktas in mot ett avtal, motsvarar fakturan avtalet och fakturan kan anses vara numeriskt korrekt. Till skillnad från andra avtalstyper överför systemet en budgetbaserad faktura med avtal till den som senast sakgranskat avtalets tekniska pärmblad innan fakturan överförs till reskontran. Uppgifterna om sakgranskare och godkännare av beställningar/avtal anges på fakturor med beställning och avtal. Om innehållet i en faktura med avtal eller beställning avviker från avtalet eller beställningen (stämmer inte överens med kontrollerna), hanteras fakturan manuellt och Palkeet dirigerar fakturan till bokföringsenheten för sakgranskning. Då ansvarar bokföringsenheten för den numeriska granskningen. Om det finns ett tekniskt fel på en faktura med beställning eller avtal (t.ex. fel beställningsnummer eller fel plats), korrigerar Palkeet det tekniska felet och gör en manuell inriktning av fakturan, varvid fakturan går till automatisk inriktning. När det tekniska felet har korrigerats och fakturan har riktats in mot en beställning eller ett avtal, motsvarar fakturan beställningen/avtalet och är därmed numeriskt korrekt. Om fakturan saknar beställning/avtal hanteras den manuellt och Palkeet dirigerar den till bokföringsenheten för sakgranskning och godkännande. Bokföringsenheten gör en anteckning om granskning och godkännande av fakturor som dirigeras till bokföringsenheten och hanteras manuellt.

Hantera inköpsfakturor (1.2.2.1)

Bokföringsenheten eller fonden ansvarar för följande uppgifter i hanteringen av inköpsfakturor:

·
Skicka konteringsreferenser till leverantören och servicecentret (1.2.2.1.1).

Funktionen för konteringsreferens är avsedd att användas för återkommande fakturor där konteringarna är oförändrade men faktureringsbeloppen varierar. Då konteringsreferens används får inköpsfakturan automatiskt en kontering enligt konteringsreferensen, men bokföringsenheten sakgranskar och godkänner fakturan på normalt sätt. Konteringsreferens används i situationer där man konstaterat att det inte är möjligt att använda de egentliga automationsfunktionerna, dvs. funktionen för inriktning av avtal och funktionen för inriktning av beställningar.

  • Kontrollera med leverantören att bankkontot för en digital inköpsfaktura är riktigt när det gäller utländska leverantörer, ifall bankkontot avviker från det bankkonto som registrerats i leverantörsregistret (1.2.2.1.8). Närmare instruktioner finns i Statens förvaltningsanvisning för betalningsrörelsetjänster.
  • Reda ut innehållet i oinriktade fakturor med beställning och avtal (1.2.2.1.9).
  • Bokföringsenheten eller fonden konterar inköpsfakturorna om upphandlingen inte har gjorts via Handi och det inte är möjligt att göra konteringen utan att de uppgifter som väsentligt påverkar konteringarna granskas i substanssystemet eller om konteringen kan fastställas utifrån de faktiska transaktionerna först när utgiftsverifikatet/inköpsfakturan har tagits emot (t.ex. arbetsdebitering vars fördelning på olika projekt, andra arbeten och kunder varierar månatligen beroende arbetet som utförts och fastställandet av fördelningen kräver substanskunnande). Obs. Om hantering av sekretessbelagda handlingar föreskrivs i 12b § 4 mom. (1.2.2.1.10).
  • Skicka konteringsuppgifter om fakturor eller anvisningar till servicecentret om upphandlingen inte har gjorts via Handi (beställning, inriktning av avtal) och villkoren i punkt 1.2.2.1.10 inte uppfylls (1.2.2.1.11).

· Sakgranska och godkänna utgift (1.2.2.1.13).

Palkeet ansvarar för följande uppgifter i hanteringen av inköpsfakturor:

· Underhålla konteringsreferens i Handi-tjänsten (1.2.2.1.2).

  • Ta emot fakturor som kommit från en fakturaförmedlare i Handi-tjänsten (1.2.2.1.4).
  • Automatiska inriktningskörningar samt manuella inriktningar i anslutning till dessa (fakturor med konteringsreferens, avtal och beställning) (1.2.2.1.5).

Vid behov dirigerar Palkeet inköpsfakturor som inte inriktats mot någon beställning eller något avtal till bokföringsenheten/fonden för innehållsmässig utredning.

  • Komplettera, granska och dirigera basuppgifter i inköpsfaktura (1.2.2.1.6).
  • Kontrollera med leverantören att bankkontot för en digital inköpsfaktura är riktigt när det gäller inhemska leverantörer, ifall bankkontot avviker från det bankkonto som registrerats i leverantörsregistret (1.2.2.1.7).

Om Palkeet inte kan kontrollera med leverantören att bankkontot är riktigt överförs ansvaret till bokföringsenheten. Närmare instruktioner finns i anvisningen för betalningsrörelsetjänster.

  • Kontering som ska göras enligt bokföringsenhetens eller fondens uppgifter eller anvisningar (1.2.2.1.12).

Statskontoret kan inte föreskriva om ansvarsfördelningen för andra konteringar än de som genomförs i statens gemensamma system (till exempel Handi-tjänsten). Statskontoret kan inte föreskriva om ansvarsfördelningen för konteringar som genomförs i delbokföringssystem som används av enskilda eller vissa ämbetsverk och inrättningar samt fonder utanför budgeten.


Hantera övriga utgiftsverifikat (1.2.2.2).

Bokföringsenheten eller fonden ansvarar för följande uppgifter i hanteringen av övriga utgiftsverifikat:

  • Skicka konteringsreferenser till leverantören och servicecentret (1.2.2.2.1).
  • Importera övriga utgiftsverifikat manuellt till Handi-tjänsten (inkl. Multimottagar-Excel) (1.2.2.2.6).
  • Komplettera, kontera, granska och dirigera basuppgifter om övriga utgiftsverifikat som hämtats manuellt (1.2.2.2.7).
  • Kontrollera med leverantören att bankkontot för en digital inköpsfaktura är riktigt när det gäller utländska leverantörer, ifall bankkontot avviker från det bankkonto som registrerats i leverantörsregistret (1.2.2.2.9). Närmare instruktioner finns i Statens förvaltningsanvisning för betalningsrörelsetjänster.
  • Sakgranska och godkänna utgift (1.2.2.2.10).

Palkeet ansvarar för följande uppgifter i hanteringen av övriga utgiftsverifikat:

  • Underhålla konteringsreferens i Handi-tjänsten (1.2.2.2.2).
  • Ta emot övriga utgiftsverifikat som kommit från en fakturaförmedlare i Handi-tjänsten (1.2.2.2.4).
  • Komplettera, kontera och dirigera basuppgifter om övriga utgiftsverifikat som kommit från en fakturaförmedlare (1.2.2.2.5).
  • Kontrollera med leverantören att bankkontot för en digital inköpsfaktura är riktigt när det gäller inhemska leverantörer, ifall bankkontot avviker från det bankkonto som registrerats i leverantörsregistret (1.2.2.2.8).

Om Palkeet inte kan kontrollera med leverantören att bankkontot är riktigt överförs ansvaret till bokföringsenheten. Närmare instruktioner finns i Statens förvaltningsanvisning för betalningsrörelsetjänster.

Tillsyn över utgiftsverifikat i Handi-tjänsten (1.2.2.3)

Bokföringsenheten ansvarar för följande i tillsynen över utgiftsverifikat i Handi-tjänsten:

  • Övervaka godkännandeförfarandet för dokument som ska cirkuleras i Handi-tjänsten, fakturor och övriga utgiftsverifikat i bokföringsenheten och vid behov begära omdirigering till Palkeet (1.2.2.3.1)

Palkeet ansvarar för följande i tillsynen över utgiftsverifikat i Handi-tjänsten:

  • Övervaka fakturor och övriga utgiftsverifikat som hanteras separat på grund av avvikelser (1.2.2.3.2).
Betalningar utanför inköpsreskontra (1.2.2.4)

Bokföringsenheten eller fonden ansvarar för följande uppgifter i anslutning till betalningar utanför inköpsreskontra:

  • Anmäla sakgranskare, godkännare, betalningsuppdragsgivare och eventuella beloppsgränser för betalningar utanför inköpsreskontra till servicecentret (1.2.2.4.1).
  • Bereda, kontera och godkänna betalning utanför inköpsreskontra samt skicka betalningen till servicecentret (1.2.2.4.2).

Palkeet ansvarar för utbetalning av personalförvaltningens betalningsmaterial enligt det verifikat som godkänts i personaltjänsterna (1.2.2.4.3).

Överföra utgiftsverifikat till inköpsreskontra och sköta inköpsreskontra (1.2.2.5)

Palkeet ansvarar för att överföra utgiftsverifikat till inköpsreskontra och sköta inköpsreskontra. Detta inkluderar bland annat att hantera kreditnotor och betalningsuppmaningar, hantera fel som uppstått vid inläsningen samt följa upp och stämma av inköpsreskontra. ”Dessutom meddelar Palkeet leverantörerna begäran om återbetalning för kreditnotor som de har öppna i reskontran. Närmare instruktioner om hanteringen av kreditnotor finns i Statens förvaltningsanvisning för betalningsrörelsetjänster.

Betalning (1.2.3)

Debitering (1.2.3.1)

Bokföringsenheten eller fonden ansvarar för att debitera utgifter när det gäller utländska bankkonton (1.2.3.1.2).

Palkeet ansvarar för debiteringen från inhemska bankkonton (1.2.3.1.1).

Hantera utgiftskontoutdrag (1.2.3.2)

Bokföringsenheten eller fonden ansvarar för följande uppgifter i hanteringen av utgiftskontoutdrag:

  • Skicka konteringsuppgifter till Palkeet (1.2.3.2.1).
  • Kontera, godkänna och arkivera kontoutdrag för utländska bankkonton (1.2.3.2.3).

Palkeet ansvarar för att kontera och godkänna kontoutdrag för inhemska bankkonton (1.2.3.2.2).

Förvalta bankkonton (1.2.4)

Bokföringsenheten eller fonden ansvarar för följande uppgifter i anslutning till förvaltning av bankkonton:

· Administrera kontoanvändarrättigheter för personalen vid ämbetsverk, inrättningar och fonder samt hantera avtal som gäller betalterminaler och betalkort (1.2.4.1).

· Godkänna ändringar i konto- och serviceavtal samt kontoanvändarrättigheter (1.2.4.3).

· Förvalta konton med saldo och konton utomlands (1.2.4.4).

Palkeet ansvarar för att administrera kontoanvändarrättigheter för servicecentrets personal (1.2.4.2).

Penningförsörjning för kontantkassor och kassasystem (1.2.5)

Bokföringsenheten eller fonden ansvarar för penningförsörjningen för kontantkassor och kassasystem (1.2.5).

Arkivera material som rör hanteringen av utgifter (1.2.6)

Palkeet ansvarar för att arkivera material som rör hanteringen av utgifter (1.2.6) när det gäller arkiveringen av kontoutdrag för andra än utländska bankkonton. Detta inkluderar att säkerställa att arkiveringen är fullständig.

Rahakas-prognoser (1.2.7)

Bokföringsenheten har ansvaret för att göra upp en långsiktsprognos (12 mån.) och anmäla ändringar i prognosen (1.2.7.1) samt för att spara långsiktsprognosen i Rahakas (1.2.7.2).

Palkeet har ansvaret för att lämna in en prognos som preciserar betalningsdagen till Rahakas (prognosfil för betalningsrörelsesystemet, eventuella manuella preciseringar) (1.2.7.3).

Från beställning till indrivning (2)

2.1.1 Underhålla och administrera kundregister (2.1)

Bokföringsenheten ansvarar för att skicka kundernas identifieringsuppgifter (FO-nummer, EDI-nummer, personbeteckning) (2.1.1).

Palkeet ansvarar för att underhålla och administrera kundregistret i Kieku-systemet (2.1.2).

I kundregistret underhålls kundernas namn- och adressuppgifter för säljfakturering samt för tillsyn över och indrivning av fordringar och fakturering av dröjsmålsräntor.

2.1.2 Underhålla och administrera materialregister (2.2)

Enligt 69.2 b § 4 punkten (1435/2014) i förordningen om statsbudgeten (1243/1992) ska det i bokföringsenhetens ekonomistadga ingå närmare bestämmelser om godkännande av grunder för uppbörd av inkomster.

Bokföringsenheten ansvarar för att skicka materialuppgifterna och prislistan. Bokföringsenheten skickar en prislista över prestationer enligt förordningen om avgiftsbelagda prestationer till Palkeet.

Palkeet ansvarar för att underhålla och administrera materialregistret i Kieku-systemet (2.2.2).

I materialregistret ingår de produkter som ska faktureras, det vill säga material, deras pris- och konteringsuppgifter samt mervärdesskattesatser. Materialregistret utnyttjas vid fakturering.

2.1.3 Fakturering (2.3)

Bokföringsenheten eller fonden ansvarar för att skapa faktureringsuppgifter eller göra faktureringsbegäranden (2.3.1). Att skapa faktureringsuppgifter eller göra faktureringsförfrågningar inkluderar kontering.

Palkeet ansvarar för att köra fakturor och fakturarapporter (2.3.2). Palkeet ansvarar även för att anmäla om gemenskapsförsäljning till skattemyndigheten (2.3.3).

Med fakturering avses här fakturering som gjorts med Kieku-systemet. Faktureringen omfattar alla faktureringssätt (till exempel brådskande fakturering eller separat fakturering). Faktureringen omfattar också förmedling av fakturor till fakturaförmedlingstjänsten.

Gemenskapsförsäljning kan anmälas för alla fordringar som bokförs i försäljningsreskontra i Kieku.

2.1.4 Sköta försäljningsreskontra (2.4)

Palkeet ansvarar för följande uppgifter i skötseln av försäljningsreskontra:

· Hantera försäljningsfakturor i försäljningsreskontra, hantera betalningar och övervaka kundfordringar (2.4.1). Detta inkluderar material som lästs in direkt i försäljningsreskontra.

· Återbetala överbetalningar i försäljningsreskontra enligt föreskriften om godkännande av verifikat i servicecentret (2.4.2).

· Köra betalningsuppmaningar och dröjsmålsräntefakturor (2.4.5)

· Samla in och skicka uppgifter som gäller begäran om saldoutredning till den som framställt begäran (2.4.7).

Bokföringsenheten eller fonden ansvarar för att anmäla betalningsuppmaningar, dröjsmålsräntor och spärrkoder för indrivningen (2.4.3) och förmedla begäran om saldoutredning till servicecentret (2.4.6.).

Bokföringsenheten ansvarar också för att avtala med kunden om att förlänga betalningstiden eller flytta förfallodagen och meddela servicecentret om ändringarna (2.4.4), om inte bokföringsenheten har överfört detta ansvar till servicecentret (tilläggstjänst).

2.1.5 Hantera inkomstkontoutdrag (2.5)

När det gäller hanteringen av inkomstkontoutdrag ansvarar bokföringsenheten eller fonden för att skicka konteringsuppgifterna till Palkeet (2.5.1).

När det gäller hanteringen av inkomstkontoutdrag ansvarar Palkeet för att kontera, godkänna och arkivera kontoutdrag för inhemska bankkonton (2.5.2). Bokföringsenheten ansvarar för att kontera, godkänna och arkivera kontoutdrag för utländska bankkonton (2.5.3).

2.1.6 Överföra till juridisk indrivning (2.6)

Palkeet ansvarar för följande uppgifter i anslutning till juridisk indrivning:

· Indrivningsförslag för fordringar som överförs till indrivning (2.6.1).

· Registrera och lämna in utsökningsansökan som gäller en offentligrättslig betalningsfordran i enlighet med bokföringsenhetens beslut (2.6.3). Den sökande är bokföringsenheten. Palkeet fungerar endast som teknisk förmedlare av ansökan.

· Registrera stämningsansökan som gäller en företagsekonomisk betalningsfordran och lämna in den till tingsrätten (fordran ostridig) enligt bokföringsenhetens beslut (2.6.4). Den sökande är bokföringsenheten. Palkeet fungerar som ombud för ansökan.

· Registrera och lämna in utsökningsansökan som gäller en företagsekonomisk betalningsfordran på utsökningsgrund (2.6.6). Den sökande är bokföringsenheten. Palkeet fungerar som ombud för ansökan.

Bokföringsenheten ansvarar alltid för beslut om fordringar som överförs till juridisk indrivning (2.6.2). Bokföringsenheten ansvarar också för att registrera stämningsansökan som gäller en företagsekonomisk betalningsfordran och för att skicka den till tingsrätten, om fordran eventuellt är stridig (2.6.5).

2.1.7
Avskriva fordringar (2.7)

Palkeet ansvarar för följande uppgifter när det gäller avskrivning av fordringar:

· Upprätta förslag på fordringar som ska avskrivas (2.7.1)

· Hantera avskrivna fordringar i försäljningsreskontra och registrera dem i bokföringen (2.7.3)

Enligt Statsrådets beslut om allmänna föreskrifter om tillämpningen av statsbudgeten (TM 9509) fattas beslut om avskrivning av fordringar av bokföringsenheten eller fonden (2.7.2).

2.1.8 Arkivera material som rör hanteringen av inkomster (2.8)

Palkeet ansvarar för att arkivera material som rör hanteringen av inkomster (2.8) när det gäller arkivering av kontoutdrag för andra än utländska bankkonton. Detta inkluderar att säkerställa att arkiveringen är fullständig.

Från bokföring till bokslut (3)

2.2.1 Skicka uppgifter om uppföljningsobjekt och valideringsregler (3.1)

Bokföringsenheten eller fonden ansvarar för att lämna uppgifter om uppföljningsobjekt och valideringsregler till Palkeet (3.1).

Med valideringsregler avses för systemet skräddarsydda riktighetskontroller som definierats på bokföringsenhetsnivå och som gäller till exempel tillåtna kombinationer av uppföljningsobjekt.

2.2.2 Underhålla uppföljningsobjekt och valideringsregler (3.2)

Palkeet ansvarar för att underhålla uppföljningsobjekt och valideringsregler.

2.2.3 Läsa in och stämma av inkommande bokföringsmaterial (3.3)

Palkeet ansvarar för att läsa in och stämma av bokföringsmaterial.

2.2.4 Övriga uppgifter i huvudbokföringen (3.4)

Palkeet ansvarar för följande övriga uppgifter i huvudbokföringen:

· Granska bokföringens riktighet (3.4.1)

Att granska bokföringens riktighet inkluderar granskningar enligt
Statsrådets anvisning om granskning av kontouppgifter av den 11 maj 2016 samt avstämning av balanskonton och upprättande av balansspecifikationer.

· Uppgifter vid periodbyte (3.4.8)

Uppgifter vid periodbyte inkluderar inledande och avslutande av bokföringsperioder, avstämning av gemensamma delbokföringar och huvudbokföringens delar, centralbokförings- och SRV-överföringar samt arkivering av officiella rapporter.

Bokföringsenheten ansvarar för följande övriga uppgifter i huvudbokföringen:

· Bokföringsenhetens granskningar av bokföringens riktighet (3.4.2)

· Bokföringsenheten granskar bokföringens riktighet i fråga om andra bokföringstransaktioner än de som nämns i punkt 3.4.1.

·
Övervaka användningen av anslag (3.4.3).

· Upprätta, kontrollera och dirigera memorialverifikat (3.4.4)

· Sakgranska memorialverifikat (TaA) (3.4.5)

· Godkänna memorialverifikat (TaA) (3.4.6)

· Servicecentret kan godkänna verifikaten som listats i ansvarsfördelningstabellen i punkt 5
Servicecentret kan godkänna följande verifikat.

· Arkivera memorialverifikat och bilagor till dem (3.4.7)

· Servicecentret ansvarar för informationssystemet som används i arkiveringen.

2.2.5 Bokföra anläggningstillgångar (3.5)

Bokföringsenheten eller fonden ansvarar för följande uppgifter i bokföringen av anläggningstillgångar:

· Grunda anläggningstillgångsenhet och underhålla uppgifter (3.5.1)

· Anmäla överlåtelser, skrotningar, aktiveringar och överföringar av besittning till Palkeet (3.5.2)

Palkeet ansvarar för följande uppgifter i bokföringen av anläggningstillgångar:

· Registrera överlåtelser, skrotningar, aktiveringar och överföringar av besittning (3.5.3)

· Uppgifter vid periodbyte (3.5.4)

· Bokföring av anläggningstillgångar vid periodbyte inkluderar avveckling av projekt, stängning av bokföringsperioden för anläggningstillgångar och avskrivningskörningar.

2.2.6 Bokföra lösöre (3.6)

Bokföringsenheten eller fonden ansvarar för sin bokföring av lösöre.

2.2.7 Bokföringsenhetens och fondens bokslut (3.7)

Bokföringsenheten ansvarar för att upprätta följande bilagor till bokslutet (3.7.2):

· 1 principerna för upprättande av bokslutet samt bokslutets jämförbarhet

· 12 statliga borgensförbindelser, statsgarantier och andra mångåriga ansvarsförbindelser

· 16 maturitetsfördelning och duration när det gäller skulden

· 17 övriga kompletterande uppgifter som är nödvändiga för lämnande av riktiga och tillräckliga uppgifter till bokföringen

  • Andra bilagor än de som grundar sig på huvudbokföringen eller statens gemensamma delbokföringar.

Fonder utanför statsbudgeten svarar för att upprätta följande bilagor till bokslutet (3.7.2):

· 1 principerna för upprättande av bokslutet samt bokslutets jämförbarhet

· 10 statliga borgensförbindelser, statsgarantier och andra mångåriga ansvarsförbindelser och

· 15 övriga kompletterande uppgifter som är nödvändiga för lämnande av riktiga och tillräckliga uppgifter till bokföringen

  • Andra bilagor än de som grundar sig på huvudbokföringen eller statens gemensamma delbokföringar.

Bokföringsenheten eller fonden ansvarar för att sammanställa bokslutet och arkivera dess pappersversion (3.7.4). Bokslutet kan undertecknas också elektroniskt. Elektronisk arkivering är möjlig endast om ämbetsverket har tillstånd till elektronisk arkivering.

Palkeet ansvarar för följande uppgifter i anslutning till bokslutet:

· Avsluta finansåret (3.7.1)

· Bokslutskalkyler, andra bilagor än de som beskrivs i punkt 3.7.2 och övrigt bokföringsmaterial (3.7.3)

2.2.8 Granska att arkiveringen av bokföringens rapporter, dokument och verifikatmaterial är obruten (3.8.)

Palkeet ansvarar för att granska att arkiveringen av bokföringens rapporter, dokument och verifikatmaterial är obruten i fråga om allt material som kommer till Kieku. Ansvaret omfattar också att granska att arkiveringen av material som överförs från substanssystemen är obruten.

Hantera reseräkningar och omkostnadsfakturor (4)

2.3.1 Hantera reseräkningar (4.1)

Bokföringsenheten eller fonden ansvarar för följande uppgifter i hanteringen av reseräkningar:

· Skicka reseanvisning till Palkeet (4.1.1)

· Upprätta och godkänna reseplaner (4.1.2)

En reseplan som godkänts i M2-systemet fungerar som ett reseförordnande som avses i statens resereglemente (statens tjänste- och arbetskollektivavtal om ersättning av resekostnader).

Enligt 38 § 2 mom. i förordningen om statsbudgeten ska ämbetsverket eller inrättningen innan en utgift betalas kontrollera att den handling som utgiften baserar sig på är riktig både sakmässigt och numeriskt. Ämbetsverket eller inrättningen kontrollerar i samband med att reseplanen godkänns att grunden för utgiften är riktig enligt 38 § 3 mom. i förordningen om statsbudgeten.

· Upprätta reseräkning (utifrån reseplan), rikta in förhandsinformation och inköpstransaktioner och bifoga nödvändiga bilagor (4.1.3).

Bokföringsenheten fattar beslut om resekostnadsersättningar som betalas till tjänstemän eller anställda då den utfärdar reseförordnanden eller senast då den godkänner reseräkningen.

Palkeet ansvarar för granskningen av reseräkningar (4.1.4). Palkeet kontrollerar att resan har gjorts enligt Statens resereglemente och ämbetsverkets reseanvisningar. Palkeet kontrollerar att de dagtraktamenten och andra ersättningar som ska betalas eller de utgifter som resan medför överensstämmer med statens resereglemente, ett tillräckligt specificerat reseförordnande, ämbetsverkets reseanvisning eller eventuella gemensamma reseanvisningar för staten.

Man granskar att reseräkningen

· innehåller all nödvändig information för reseräkningen, såsom resans tidpunkt, avgångsort och ändpunkt för resan samt att antalet erhållna avgiftsfria måltider motsvarar uppgifterna om reseprogrammet som har fogats till reseräkningen,

· följer statens resereglemente, till exempel att man anmält de motiveringar till ersättning som resereglementet förutsätter, samt

· följer ämbetsverkets reseanvisning.

Palkeet granskar att alla nödvändiga uppgifter har anmälts vid ansökan om kilometerersättning (exempelvis motiveringar, reserutt, passagerarnas namn). Palkeet ansvarar inte för att kontrollera att det anmälda antalet kilometrar är korrekt.

Bokföringsenheten ansvarar för att kontrollera reseräkningar som upprättas för resor gjorda av personer som tillhör den politiska ledningen och deras delegationer. Bokföringsenheten kan avtala om att reseräkningarna ska granskas vid Palkeet även då det gäller resor gjorda av dessa grupper av personer.

Bokföringsenheten ansvarar för sakgranskningen och godkännandet av reseräkningar (4.1.5) enligt 38 § i förordningen om statsbudgeten. I förordningen konstateras att ”innan en utgift betalas ska ämbetsverket eller inrättningen kontrollera att den handling som utgiften baserar sig på är riktig både sakligt och numeriskt sett”.

Palkeet ansvarar för arkiveringen av verifikat över reseräkningar och elektroniska bilagor till dem (4.1.6).

2.3.2 Hantera omkostnadsfakturor (4.2)

Bokföringsenheten ansvarar för att hantera omkostnadsfakturor (4.2). Detta inkluderar att upprätta omkostnadsfakturor och rikta inköpstransaktioner samt bifoga nödvändiga bilagor till fakturan. Bokföringsenheten granskar omkostnadsfakturan numeriskt och sakmässigt och godkänner den dessutom i enlighet med budgetförordningen.

2.3.3 Tillsyn över reseräkningar och omkostnadsfakturor (4.3)

Palkeet ansvarar för tillsynen över reseräkningar och omkostnadsfakturor (4.3.1). Detta inkluderar tillsyn över öppna inköpstransaktioner och utbetalda reseförskott, tillsyn över återkrävt förskott på inkomstkontot och registrering av reseförskottet som återkrävt.

Bokföringsenheten ansvarar för att besluta och anmäla till Palkeet om återkrav av reseförskott som utbetalats i för stort belopp. (4.3.2).

2.3.4 Debitera reseräkningar och omkostnadsfakturor (4.4)

Palkeet ansvarar för att debitera reseräkningar och omkostnadsfakturor från inhemska bankkonton (4.4.1). Detta inkluderar även bokförings- och arkivöverföringar.

Bokföringsenheten eller fonden ansvarar för att debitera utgifter från utländska bankkonton (4.4.2).

2.3.5 Överföra skattepliktiga ersättningar till löneräkningen (4.5)

Palkeet ansvarar för att överföra skattepliktiga ersättningar till löneräkningen.

2.3.6 Skicka uppgifter till inkomstregistret (4.6)

Bokföringsenheten ansvarar för att kontrollera att uppgifterna i inkomstregistret för de reseersättningar som betalas till mottagaren är riktiga för utomstående resenärers del (normal löntagare, mottagare av arbetsersättning och allmännyttiga samfund som inte har ett anställningsförhållande) (4.6.1).

Palkeet ansvarar för att uppgifterna om betalda reseersättningar skickas från resehanteringssystemet enligt den tidtabell som fastställts i inkomstregistret. (4.6.2).

2.3.7 Betalningslösning (betalkort och resekonton) (4.7)

Bokföringsenheten ansvarar för att administrera betalkort och resekonton (4.7.1)

Palkeet ansvarar för följande uppgifter i anslutning till betalningslösningen:

  • stämma av betalkorts- och resekontofakturor i tjänstesystemet (4.7.2)
  • överföra betalkort- och resekontotransaktioner till resehanteringssystemet samt utreda eventuella fel (4.7.3)
  • överföra personuppgifter till resebyråprofiler (4.7.4)
  • administrera användarnamn för webbtjänsten för betalningslösningar (betalkort och resekonton) i fråga om servicecentrets personal (4.7.5)

Palkeet godkänner ändringar av användaridentifikationer i leverantörens webbtjänst för betalningslösningar (betalkort och resekonton) när det gäller servicecentrets personal. Palkeet godkänner ändringar av användaridentifikationer för leverantörens manuella materialinhämtning när det gäller servicecentrets personal.

2.3.8 Hantera ersättningar för Europeiska unionens råds resekostnader (4.8)

I fråga om hanteringen av ersättningar för Europeiska unionens råds resekostnader ansvarar bokföringsenheten eller fonden för följande uppgifter:

  • Utreda oklara händelser rörande Europeiska unionens råds resor (4.8.2)
  • Anmäla kontaktuppgifter och utbetalningsuppgifter till servicecentret rörande Europeiska unionens råds resor (4.8.3)
  • Skicka Europeiska unionens råds ersättningskalkyl till servicecentret med 2 månaders mellanrum (4.8.4)
  • Bokföringsenheten eller fonden kan separat komma överens om att Palkeet skickar en förhandsifylld EU-ersättningskalkyl till bokföringsenheten eller fonden med 2 månaders mellanrum.
  • Godkänna Europeiska unionens råds ersättningskalkyl (4.8.5)

I fråga om hanteringen av ersättningar för Europeiska unionens råds resekostnader ansvarar Palkeet för följande uppgifter:

· Granska ersättningsberättigande för Europeiska unionens råds resor (4.8.1)

· Upprätta betalningsblankett utifrån Europeiska unionens råds ersättningskalkyl och registrera kalkylen av anslaget. Siffergranska, sakgranska och godkänna betalningsblanketten och betala betalningen. (4.8.6)

· Samråd och kontakt med Europeiska unionens råd (4.8.7)

· Sammanställa finska statens kalkyl och skicka den till Europeiska unionens råds sekretariat (4.8.8)

Verifikat som godkänns i servicecentret (5)

Palkeet kan godkänna verifikaten som specificerats i Statskontorets föreskrift

Godkännande av verifikat i servicecentret
(med undantag av de kontoutdrag från utländska bankkonton som beskrivs i denna föreskrift).

Användarrättigheter och farliga arbetskombinationer (6)

När användarrättigheter beviljas för informationssystem som behövs för att sköta ekonomiförvaltningens uppgifter ska man säkerställa att användarrättigheterna på personnivå är ändamålsenliga

Bokföringsenheten eller fonden är ansvarig för att lämna begäran till servicecentret om att lägga till, ändra eller stryka användarroller. I chefsansvaret på bokföringsenheten ingår att säkerställa att användarrättigheterna motsvarar personens arbetsbeskrivning. (6.1)

Servicecentret ansvarar för att användarrättsroller som ges en och samma person inte bildar en farlig arbetskombination. Om det inte på något annat sätt går att begränsa att en sådan arbetskombination uppstår, ska ändamålsenliga kontroller och tillhörande tillsyn ordnas för att hantera riskerna. (6.2)

Skicka listor på användarrättigheter till bokföringsenheten för granskning två gånger per år från informationssystem som administreras av Palkeet (Kieku, Pointti, Handi, M2) (6.3)

Informationssystem (7)

Servicecentret ansvarar för de automatiska kontroller som byggs upp i informationssystemen som centret äger och för underhållet av kontrollerna. (7.1)

Underhålla metodbeskrivningar för ekonomiförvaltningens (och personalförvaltningens) informationssystem som är gemensamma för alla ämbetsverk. (7.2.)

Beskriva integrationerna i substanssystemen för ekonomiförvaltningens (och personalförvaltningens) informationssystem som är gemensamma för alla ämbetsverk, som en bilaga till Palkeets metodbeskrivningar. (7.3)

Ändringshistoria

Version

Publiceringsdatum

Innehåll/Ändringar

2/2021

15.6.2021

Från behov till betalning:

  • Preciserande text har lagts till föreskriften (inte till ansvarsfördelningstabellen) (1.2.1.2.4).
  • Termändring har gjorts i punkterna 1.2.1.2.8, 1.2.2.1.6 och 1.2.2.3.1.
  • Till föreskriften (inte till ansvarsfördelningstabellen) har lagts ny text om överföring av ansvaret från Palkeet till bokföringsenheten, om Palkeet inte kan kontrollera med leverantören att bankkontot är riktigt (1.2.2.1.7 & 1.2.2.2.8). Ansvarsuppgifterna ändras inte.
  • En ny punkt ”Komplettera, kontera och dirigera basuppgifter om övriga utgiftsverifikat som kommit från en fakturaförmedlare” (1.2.2.2.5) har lagts till under punkten Hantera övriga utgiftsverifikat – Palkeet har ansvaret.
  • Textändring i punkt 1.2.2.2.7 Komplettera, kontera, granska och dirigera basuppgifter om övriga utgiftsverifikat som hämtats manuellt”.
  • En ny punkt ”Anmäla sakgranskare, godkännare, betalningsuppdragsgivare och eventuella beloppsgränser för betalningar utanför inköpsreskontra till servicecentret” (1.2.2.4.1) har lagts till under Betalningar utanför inköpsreskontra. Ny ansvarsuppgift för bokföringsenheten.
  • Punkten Utbetala personalförvaltningens betalningsmaterial enligt det verifikat som godkänts i personaltjänsterna (1.2.2.4.3) har flyttats till punkten Betalningar utanför inköpsreskontra.
  • Till punkten Överföra utgiftsverifikat till inköpsreskontra och sköta inköpsreskontra i föreskriften (inte till ansvarsfördelningstabellen) har lagts: ”Dessutom meddelar Palkeet leverantörerna begäran om återbetalning för kreditnotor som de har öppna i reskontran. Närmare instruktioner om hanteringen av kreditnotor finns i Statens förvaltningsanvisning för betalningsrörelsetjänster.” (1.2.2.5)
  • Punkterna som gäller Rahakas-prognoserna har ändrats (1.2.7)

Från beställning till indrivning:

  • tilläggsuppgift har ändrats i punkterna 2.1.1, 2.6.4 och 2.6.6

Från bokföring till bokslut:

  • “pappersversion” har tagits bort (3.7.4)

Resor:

  • till punkten har lagts att Palkeet ansvarar för arkiveringen av verifikat över reseräkningar och bilagor till dem (4.1.5).
  • termändring, EU-rådet är nu Europeiska unionens råd (4.8)