Fråga
Hur bokförs olika IT-licensavgifter? När är det fråga om en licens som aktiveras i balansräkningen och när är det fråga om en årskostnad? Ska licenser som bokförts som årskostnader periodiseras?
Svar (utfärdat 14.11.2024)
IT-licensavgifterna är en omfattande helhet, eftersom fakturorna kan innehålla mycket olika licenser och relaterade tjänster eller andra avgifter. Dessa poster ska specificeras och behandlas på rätt sätt. I detta svar går vi igenom ämnet på ett allmänt plan, men vi kan inte ge anvisningar som avgör varje enskilt fall.
I vårt svar behandlas hurdana licenser som aktiveras i anläggningstillgångarna samt hurdana som behandlas som s.k. årskostnader och hur periodiseringen i detta fall sker.
Antalet licenser varierar mellan olika bokföringsenheter och en enskild fakturas eurobelopp kan ha liten betydelse. Bokföringsenheten ska lösa frågor som gäller periodiseringen av enskilda fall med beaktande av de allmänna bokslutsprinciperna om riktiga och tillräckliga uppgifter, väsentlighet, ekonomisk produktion av information samt jämförbarheten mellan olika år.
Förutsättningar för aktivering
Enligt kapitel 4.5.11.1 i Handbok om statens bokföring, som baserar sig på Statskontorets föreskrift om bokföring av anläggningstillgångar 388/03/2005: ”Om anskaffningsutgiften för anläggningstillgångar är under 10 000 euro eller dess ekonomiska livslängd inte överskrider ett år, skall anskaffningsutgiften kostnadsföras som en årskostnad. Ämbetsverket kan dock aktivera anskaffningsutgiften för anläggningstillgångar som inte är värda 10 000 euro, om ämbetsverket följer principen att anskaffningsutgiften för alla föremål i en viss förmögenhetsgrupp skall aktiveras.”
Som anläggningstillgångar räknas föremål, rättigheter som kan överlåtas separat och andra nyttigheter vilkas verkningstid som produktionsfaktorer sträcker sig över en längre tid än ett finansår (66 § i förordningen om statsbudgeten). Utgångspunkten är att man aktiverar anläggningstillgångar vars anskaffningsutgift överstiger 10 000 euro och vars verkningstid är minst ett år. Enligt föreskriften är det alltså också möjligt att aktivera en licens som understiger 10 000 euro om verkningstiden är över ett år och detta görs konsekvent t.ex. på grund av ledningens behov av redovisning.
Avgiften för underhållstjänster som faktureras som en del av licensfakturorna uppfyller i regel inte aktiveringskriterierna, dvs. den är inte i sig en anläggningstillgång och förbättrar inte heller väsentligt produktionsförmågan för en licens som eventuellt aktiverats i balansräkningen eller förlänger verkningstiden. Däremot är grund- och ägarlicenser licenser som hör till immateriella tillgångar. Utöver grund- eller ägarlicenserna kan man förutom avgifterna för underhållstjänster även fakturera andra avgifter av hyres- och tjänstetyp, vilka på samma sätt som avgifterna för underhållstjänster behandlas som årskostnader.
Statskontoret har fastställt avskrivningstiden för immateriella rättigheter, till vilka licenserna hör, till 3–17 år. Det är dock möjligt att avvika från avskrivningstiderna av särskilda skäl. På Statskontorets begäran har en ny anläggningstillgångsklass för immateriella rättigheter inrättats i Kieku, vars avskrivningstid är två år (1120040 Köpta adb-program 2 år).
Registreringen av en faktura kräver tolkning även i fråga om gränsen för aktiveringsskyldigheten. Det finns gruppspecifika licenser för till exempel 7000–9000 användare. En sådan licens är helt klart en produktionsfaktor som måste aktiveras. Å andra sidan finns det också användarspecifika licenser för vilka fakturan har ett exakt antal och styckepris. Vi anser att även en grupp användarspecifika licenser som skaffats som en helhet kan aktiveras som en nyttighetsgrupp (på samma sätt som när ett kontor inreds för första gången).
Licensfakturans innehåll och prestationsprincipen
Enligt 5 b § i förordningen om statsbudgeten: ”Utgifter för anskaffning av en produktionsfaktor eller inkomster av överlåtelse av en prestation hänförs i budgeten i sin helhet till det finansår då produktionsfaktorn tas emot eller prestationen överlåts.”
Licensfakturor kan omfatta engångslicenser och även serviceavgifter för bl.a. underhållstjänster. Engångslicens kan till exempel vara en s.k. grundlicens som berättigar till långvarig användning av programvaran (där användarrätten kan vara evig). Utöver grundlicensen kan man köpa tilläggstjänster, som vanligtvis faktureras enligt varaktighet.
När det är fråga om en engångslicens har leverantören inte längre några fortsatta skyldigheter. En engångslicens på över 10 000 € aktiveras i balansräkningen. En engångslicens som underskrider aktiveringsgränsen på 10 000 € bokförs som årskostnad, om inte bokföringsenheten har beslutat att även aktivera licenser som underskrider gränsen. Således uppfylls prestationsprincipen när användningsrätten till licensen ursprungligen tas emot (med tillämpning av Bokföringsnämnden 2016/20.4.2021).
Däremot jämställs underhåll, utbildning, konsultation och andra tilläggstjänster med hyrning av produktionsfaktorer och överlåtelsen sker först när avtalsperioden har löpt ut (med tillämpning av Bokföringsnämnden 1812/12.2.2008). Dessa periodiseras alltså både i affärsbokföringen och i budgetbokföringen.
Om engångslicensen inte kan särskiljas från tilläggstjänsterna på fakturan är det fråga om en servicehelhet som periodiseras. En sådan helhet kan kallas “hyreslicens”.
När en tilläggstjänst som varar flera finansår har betalats på en gång är det fråga om en betald förskottsbetalning (kapitel 4.7 i Handboken om statens bokföring). Vid periodiseringen lämnas den andel som hör till följande år i bokslutet på ABF-konto 17990 Övriga betalda förskott, kortfristiga och under prestationsbaserade moment på BBF-konto 620 Budgetutgifter som ska bokföras på budgetkontot. Om förskottsbetalningen under momentet i fråga har budgeterats enligt kontantprincipen, görs BBF-registreringen direkt under det slutliga momentet. Om prestationsprincipen uppfylls upplöses förskottet. Kontot som motsvarar de långfristiga givna förskotten är 16090 Övriga långfristiga fordringar. (Fr.o.m. kontoplanen 1.1.2025 16050 Betalda förskott, långfristiga.)
Enligt punkten Omkostnadsanslag i de allmänna bestämmelserna om utgiftsmoment i budgeten kan bokföringsenheten ingå sedvanliga avtal och förbindelser som kan orsaka utgifter även under kommande finansår (budgetförslag 2025). När en sådan förbindelse ingås och ett BBF-konto 620 används ska det vara känt att en anteckning kan göras i anslaget under det kommande året.
När licensen betalas från ett annat moment än omkostnadsmomentet ska man försäkra sig om att ämbetsverket kan förbinda sig till utgiften. Enligt de allmänna bestämmelserna om utgiftsmoment: “Moments anslag får också användas för betalning av sedvanliga förskott i anslutning till verksamheten i fråga” (budgetförslag 2025). När det gäller ett annat moment än ett omkostnadsmoment och produktionsfaktorn tas emot först följande år blir det fråga om ett fortlöpande reservationsanslag eller en fortlöpande fullmakt.
Bokföringsenheten bör överväga om man tillsammans med leverantören kan välja ett faktureringssätt där underhållstjänsten inte betalas på förhand för en så lång tid framöver.