Kysymys
Miten erilaiset it-lisenssimaksut kirjataan kirjanpitoon? Milloin on kyse lisenssistä, joka aktivoidaan taseeseen ja milloin on kyse vuosikulusta? Entä tuleeko vuosikuluksi kirjattuja lisenssejä jaksottaa?
Vastaus (annettu 14.11.2024)
It-lisenssimaksut ovat laaja kokonaisuus, sillä laskuilla voi olla hyvin erilaisia lisenssejä ja niihin liittyviä palveluita tai muita maksuja. Nämä erät on eriteltävä ja käsiteltävä oikealla tavalla. Käymme tässä vastauksessa läpi aihetta yleisellä tasolla, mutta emme voi antaa jokaista yksittäistapausta ratkaisevaa ohjeistusta.
Vastauksessamme käsitellään, millaiset lisenssit aktivoidaan käyttöomaisuuteen sekä millaiset käsitellään ns. vuosikuluina ja miten tässä tapauksessa jaksotus tapahtuu.
Lisenssien lukumäärä vaihtelee eri kirjanpitoyksiköissä ja yksittäisen laskun euromäärä voi olla merkitykseltään vähäinen. Kirjanpitoyksikön tulee ratkaista yksittäistapausten jaksottamiseen liittyviä kysymyksiä ottaen huomioon yleisiä tilinpäätösperiaatteita oikeista ja riittävistä tiedoista, olennaisuudesta, tiedon taloudellisesta tuottamisesta sekä vertailtavuudesta eri vuosien välillä.
Aktivointiedellytykset
Valtiokonttorin käyttöomaisuuskirjanpitomääräykseen 388/03/2005 perustuvan kirjanpidon käsikirjan luvun 4.5.11.1 mukaan: ”Jos käyttöomaisuuden hankintameno on alle 10 000 euroa tai sen pitoaika ei ylitä yhtä vuotta, sen hankintameno kirjataan suoraan vuosikuluksi. Virasto voi kuitenkin aktivoida alle 10 000 euron arvoisen käyttöomaisuuden hankintamenon, mikäli virasto noudattaa aktivoinnissa sellaista periaatetta, että kaikki tiettyyn omaisuusryhmään kuuluvien esineiden hankinnat aktivoidaan.”
Käyttöomaisuutta ovat esineet, erikseen luovutettavissa olevat oikeudet ja muut hyödykkeet, joiden vaikutusaika tuotannontekijänä ulottuu useammalle kuin yhdelle varainhoitovuodelle (TaA 66 §). Lähtökohtaisesti aktivoidaan käyttöomaisuutta, jonka hankintameno on yli 10 000 euroa ja vaikutusaika vähintään yhden vuoden. Määräyksen mukaan on siis kuitenkin mahdollista aktivoida myös alle 10 000 euron lisenssi, mikäli vaikutusaika on yli vuosi ja tämä tehdään johdonmukaisesti esim. johdon laskentatoimen tarpeen vuoksi.
Lisenssilaskujen osana laskutettava ylläpitopalvelumaksu ei pääsääntöisesti täytä aktivoinnin kriteereitä, eli se ei itsessään ole käyttöomaisuutta tai oleellisesti paranna taseeseen mahdollisesti aktivoidun lisenssin tuotantokykyä tai pidennä vaikutusaikaa. Sen sijaan pohja- ja omistuslisenssit ovat aineettomaan omaisuuteen kuuluvia lisenssejä. Pohja- tai omistuslisenssien lisäksi saatetaan laskuttaa ylläpitopalvelumaksujen lisäksi muita vuokraus- ja palvelutyyppisiä maksuja, joita käsitellään ylläpitopalvelumaksujen tapaan vuosikuluina.
Valtiokonttori on määrännyt aineettomien oikeuksien, joihin lisenssit kuuluvat, poistoajaksi 3–17 vuotta. Poistoajoista voi kuitenkin poiketa erityisestä syystä. Kiekuun on Valtiokonttorin pyynnöstä perustettu uusi aineettomien oikeuksien käyttöomaisuusluokka, jonka poistoaika on kaksi vuotta (1120040 Ostetut atk-ohjelmistot 2v).
Laskun kirjaaminen vaatii tulkintaa myös aktivointivelvoitteen rajan osalta. On olemassa ryhmäkohtaisia lisenssejä esimerkiksi 7000–9000 käyttäjälle. Tällainen on selkeästi yksi aktivoitava tuotannontekijä. Toisaalta on myös käyttäjäkohtaisia lisenssejä, joiden osalta laskulla on tarkka kappalemäärä ja -hinta. Katsomme, että myös yhtenä kokonaisuutena hankittu joukko käyttäjäkohtaisia lisenssejä voidaan aktivoida yhtenä hyödykeryhmänä (toimiston ensikertaista kalustamista vastaavalla tavalla).
Lisenssilaskun sisältö ja suoriteperuste
Talousarvioasetuksen 5 b § mukaan: ”Tuotannontekijän hankinnasta aiheutuva meno tai suoritteen luovutuksesta kertyvä tulo kohdennetaan talousarviossa kokonaisuudessaan sille varainhoitovuodelle, jona tuotannontekijä vastaanotetaan tai suorite luovutetaan.”
Lisenssilaskuilla voi olla kertalisenssejä kuin myös palvelumaksuja mm. ylläpitopalvelusta. Kertalisenssi voi esimerkiksi olla ns. pohjalisenssi, joka oikeuttaa ohjelmiston pitkäaikaiseen käyttöön (jossa käyttöoikeus voi olla ikuinenkin). Pohjalisenssin lisäksi voidaan ostaa oheispalveluita, joista tyypillisesti laskutetaan ajan kulumisen perusteella.
Kertalisenssissä toimittajalla ei ole enää jatkovelvoitteita. Yli 10 000 € kertalisenssi aktivoidaan taseeseen. Alle 10 000 € aktivointirajan alle jäävä kertalisenssi kirjataan vuosikuluksi, ellei kirjanpitoyksikkö ole päättänyt aktivoida myös rajan alittavia lisenssejä. Näin ollen suoriteperuste toteutuu, kun käyttöoikeus lisenssiin alun perin vastaanotetaan (soveltaen KILA 2016/20.4.2021).
Sen sijaan ylläpito, koulutus, konsultointi ja muut oheispalvelut rinnastuvat tuotannontekijän vuokraamiseen ja luovutus tapahtuu vasta, kun sopimuskausi on päättynyt (soveltaen KILA 1812/12.2.2008). Nämä siis jaksotetaan sekä liikekirjanpidossa että talousarviokirjanpidossa.
Mikäli laskulla kertalisenssi ei ole eroteltavissa oheispalveluista, kyseessä on palvelukokonaisuus, joka jaksotetaan. Tällaista kokonaisuutta voidaan kutsua ”vuokralisenssiksi”.
Kun usean varainhoitovuoden kestävä oheispalvelu on maksettu kerralla, kyseessä on maksettu ennakkomaksu (Valtion kirjanpidon käsikirjan luku 4.7). Jaksotuksessa seuraavalle vuodelle kuuluva osuus jätetään tilinpäätöksessä LKP-tilille 17990 Muut maksetut ennakkomaksut, lyhytaikaiset ja suoriteperusteisella momentilla TaKP-tilille 620 Talousarviomenot, jotka odottavat kirjaamista talousarviotilille. Mikäli ko. momentilla ennakkomaksu on budjetoitu maksuperusteella, TaKP-kirjaus tehdään suoraan lopulliselle momentille. Suoriteperusteen toteutuessa ennakkoa puretaan. Pitkäaikaisia annettuja ennakoita vastaava tili on 16090 Muut pitkäaikaiset saamiset. (1.1.2025 tilikartasta lähtien 16050 Maksetut ennakkomaksut, pitkäaikaiset).
Talousarvion menomomentteja koskevien yleisten määräysten kohdan Toimintamenomäärärahat mukaan kirjanpitoyksikkö voi tehdä tavanomaisia sopimuksia ja sitoumuksia, joista voi aiheutua menoja myös tulevina varainhoitovuosina (talousarvioesitys 2025). Kun tällainen sitoumus tehdään ja käytetään TaKP-tiliä 620, on oltava tiedossa, että määrärahaan voidaan tehdä kirjaus tulevana vuonna.
Silloin kun lisenssi maksetaan muulta kuin toimintamenomomentilta on varmistuttava siitä, että virasto voi sitoutua menoon. Menomomentteja koskevien yleisten määräysten mukaan: ”Momentin määrärahaa saa käyttää myös kyseiseen toimintaan liittyvien tavanomaisten ennakkomaksujen maksamiseen” (talousarvioesitys 2025). Kun kyseessä on muu kuin toimintamenomomentti, ja tuotannontekijä vastaanotetaan vasta seuraavana vuonna, kyseeseen tulee jatkuva siirtomääräraha tai valtuus.
Kirjanpitoyksikön tulisi harkita, voidaanko toimittajan kanssa valita jokin laskutustapa, jossa ylläpitopalvelusta ei etukäteen makseta kovin pitkälle ajalle tulevaisuuteen.