Tilaamisen ja sopimuskohdistuksen hyvät käytännöt

Antopäivä Dokumentin nimi
26.06.2020 Tilaamisen ja sopimuskohdistuksen hyvät käytännöt
KohderyhmäValtio
DiaarinumeroVK/7631/00.00.01.06.01/2020
AsiakirjatyyppiOhje
Voimaantulopäivämäärä26.06.2020
Antopäivämäärä26.06.2020
KategoriatHankintatoimi ja tilaaminenMaksuliike ja laskujen välitys
YlläpitovastuuValtiokonttori

Palkeet, kirjanpitoyksiköt ja talousarvion ulkopuolella olevat valtion rahastot

Tilaamisen ja sopimuskohdistuksen hyvät käytännöt

Valtion talousarviosta annetun lain (423/88) 24 c §:n (1216/2003) mukaan Valtiokonttori voi antaa määräyksiä virastojen, laitosten ja talousarvion ulkopuolella olevien valtion rahastojen kirjanpidon, maksuliikkeen ja laskentatoimen hoidon, tilinpäätöksen laadinnan sekä muiden taloushallinnon toimintojen ja menettelytapojen yksityiskohdista. Lisäksi valtion talousarviosta annetun asetuksen (1243/92) 40 §:n (1786/2009) mukaan Valtiokonttori antaa tarkempia määräyksiä kirjanpitoyksikköjen maksuliikkeen hoitamisesta ja antaa tarvittavat määräykset ja ohjeet maksuliikkeessä ja palkan laskennassa käytettävistä järjestelmistä.

Valtiokonttori on tänään antanut erillisen ohjeen tilaamisen ja sopimuskohdistuksen hyvistä käytännöistä. Tilaamisen ja sopimuskohdistuksen hyvät käytännöt ohje sisältyi aikaisemmin Tarpeesta maksuun prosessin (aiemmin Hankinnasta maksuun) hyvät käytännöt ohjekokonaisuuteen. Nyt Tarpeesta maksuun prosessin hyvät käytännöt ohjekokonaisuus on jaettu kolmeen erilliseen ohjeeseen – Tarpeesta sopimukseen hyvät käytännöt (hankinnat), Tilaamisen ja sopimuskohdistuksen hyvät käytännöt (tilaaminen) ja Menojen käsittelyn hyvät käytännöt (menojen käsittely). Tilaamisen ja sopimuskohdistuksen hyvät käytännöt -ohje kumoaa asianomaisen aiheen osalta Valtiokonttorin 25.03.2019 antaman ohjeen VK/44/00.01/2015. Ohjeen tavoitteena on tukea kirjanpitoyksiköitä toimintatapojen kehittämisessä ja tehostamisessa.

Kirjanpitoyksikköä suositellaan selvittämään, mitkä ohjeissa kuvatut hyvät käytännöt se voi ottaa käyttöön sellaisinaan, ja mitkä vaativat soveltamista sen omassa toimintaympäristössä.

Kirjanpitoyksiköitä pyydetään antamaan ohjetta koskevaa palautetta. Palautteen voi toimittaa osoitteeseen verkkolaskutus (at) valtiokonttori.fi.

Voimaantulo

Päivitetty ohje tulee voimaan välittömästi ja ohje kumoaa tilaamisen ja sopimuskohdistuksen osalta Valtiokonttorin 25.03.2019 antaman ohjeen VK/44/00.01/2015.

Lisätiedot

Lisätietoja tähän ohjeeseen liittyvistä asioista saa Valtiokonttorin T3 – Talous, tieto ja työelämä -toimialalta puh. 0295 50 2000 tai sähköpostitse osoitteesta verkkolaskutus (at) valtiokonttori.fi.

Toimialajohtaja Lasse Skog

Maksuliikepäällikkö Keijo Kettunen

Liite 1: Keskeinen hankintojen tekemistä ja menojen käsittelyä ohjaava normisto

Liite 2a, 2b ja 2c: Lomakepohja toimittajainformointiin suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi (toimittajakirje)

Tiedoksi Valtiontalouden tarkastusvirasto

Versio Julkaisuajankohta Keskeiset muutokset
1.0 26.06.2020 Ensimmäinen julkaisu

1 Tilaaminen

Handi-palvelua käytetään tuotteiden ja palveluiden tilaamiseen. Sähköisen tilaustenhallinnan käytön keskeisenä etuna on tilausten siirtyminen sähköiseen muotoon ja tilaustietojen tallentuminen järjestelmään, josta ne ovat helposti saatavilla ja raportoitavissa. Merkittävänä etuna on määrärahan seurannan valvonnan kannalta menon hyväksyminen etupainotteisesti jo siinä vaiheessa, kun menoon sitoudutaan.

Handi-palvelun kautta pystyy tekemään tilauksia valitsemalla tuote/tuotteet katalogista, toimittajan PunchOutista, vapaatekstitilauksena tai tilaussuunnitelmaa hyödyntämällä. Handi-palvelussa valittavissa olevien eri tilaustapojen käyttöön on yksityiskohtaiset ohjeet Tiimerin työtilasta, Handi työtila kaikkien virastojen käyttöön (jäljempänä ”Handi-Tiimeri”), löytyvässä Ohjeet-kansiossa. Lisäksi puitesopimusten suositelluista tilaustavoista on koottu erillinen taulukko Handi-Tiimeriin. Puitesopimuskohtaisia tilaamistapasuosituksia voi olla tunnistettavissa useita, joista kirjanpitoyksikön tulee valita kokonaisuuden kannalta tehokkain tapa toteuttaa tilaaminen. Pienten tilausten tekoa on mahdollisuuksien mukaan syytä välttää hiilijalanjäljen pienentämiseksi ja pientoimitus- sekä laskutuslisien määrän vähentämiseksi.

Handi-Tiimerissä on myös taulukko sisäisen laskutuksen tilaustapa- ja laskuautomaatiosuosituksista. Valtionhallinnon sisäisille laskuttajille, joiden laskuautomaatiossa käytetään sopimuskohdistusta, voidaan ilmoittaa kaikille tilaajille yhteinen VSK1-alkuinen sopimusnumero. Tämän käyttöönotto on hyvä arvioida jokaisessa valtionhallinnon sisäisiä laskuja lähettävässä kirjanpitoyksikössä ja sopia tilaajavirastojen kanssa yhteisen sopimusnumeron käyttöönotosta. Tällöin jokainen kirjanpitoyksikkö perustaa samannimisen, oman sopimuksen teknisen kansilehden Handi-palveluun. Laskun saavuttua OVT-tunnus ohjaa laskun kohdistumaan oikeaan sopimukseen. Esimerkkinä Ulosoton laskut, joissa Ulosottovirasto tallentaa kirjanpitoyksiköiden laskutustietoihin saman sopimusnumeron ”VSK1ulosottomaksut”. Jokainen kirjanpitoyksikkö tallentaa Handi-palveluun sopimuksen teknisen kansilehden nimeltä ”VSK1ulosottomaksut” ja oikeat tiliöinnit, yms. tiedot. Verkkolaskun tullessa Uljas-järjestelmästä se ohjautuu kirjanpitoyksikön OVT-tunnuksen perusteella oikeaan organisaatioon ja kohdistuu oikeaan sopimukseen.

Hankintoja tehtäessä, viimeistään tilausvaiheessa, tulee varmistaa, että toimittaja on täyttänyt lakisääteiset velvoitteensa. Tilaajan on sovittava viimeistään tilausvaiheessa toimittajan kanssa myös laskutuksesta ja 21 päivän maksuehdosta, mikäli niistä ei ole erikseen sovittu sopimuksessa. Tilaajan tulee ilmoittaa toimittajalle laskulle lisättävä kohdistustieto eli sopimusnumero, tilausnumero, tiliöintiviite tai työmaatieto/-avain. Mikäli kohdistustietoa ei ole käytettävissä, on tunnisteeksi annettava vähintään tilaajan tai vastaanottajan nimi laskun käsittelyn sujuvoittamiseksi.

Laskun automaattisen kohdistumisen kannalta on tärkeää, että tilauksella näkyy kaikki tilaukseen liittyvät kustannukset toimituskulut ja muut mahdolliset lisät mukaan lukien. Mikäli tilauksen summa eroaa laskun loppusummasta, lasku ei kohdistu tilaukselle ja jää poikkeamakäsittelyyn. Käytäntö on, että toimituskuluista ja muista mahdollisista lisistä sovitaan jo hankintasopimusta laadittaessa, jotta tilausvaiheessa pystytään huomioimaan kaikki tilaukselle kohdistuvat kulut. Toimittajien kanssa tulee sopia ehto, jossa todetaan, että tilaukseen liittyvällä laskulla saa laskuttaa vain tilauksella tilattuja tuotteita tai palveluita; muita kustannuksia ei saa lisätä.

Kun tilausvaiheessa, yllä olevat asiat huomioiden, on saatu tilattava tuote/tuotteet kerättyä hankintapyynnölle, lähetetään hankintapyyntö tarkastettavaksi asiatarkastajalle tai esim. ostotiimille. Asiatarkastajan tarkastettua ja täydennettyä hankintapyyntöön pakolliset tiedot, asiatarkastaja lähettää hankintapyynnön hyväksyjälle. Hyväksyjän hyväksyessä hankintatapyynnön muodostuu siitä tilaus, joka lähtee Handi-palvelusta pääsääntöisesti sähköpostitse toimittajalle, mutta tilaus voi lähteä toimittajalle myös Handin-palvelun toimittajaportaaliin tai suoraan toimittajan omaan järjestelmään. Se mihin sähköpostiosoitteeseen tilaus lähtee toimittajalle (ts. tilausten vastaanottosähköposti) pystytään määrittelemään Handi-palvelun toimittajahallinnassa ja toimittajan perustamispyynnön yhteydessä. Tilausten vastaanottosähköposti voidaan lisätä myös manuaalisesti hankintapyyntöön. Toimittaja ei itse pääse lisäämään jälkikäteen tilausten vastaanottosähköpostiosoitetta toimittajaportaalissa.

1.1 Toimittajan tietojen tarkastaminen ennen tilaamista

Toimittajan tiedot tulee tarkastaa ennen hankintasopimuksen laatimista ja tuotteen/tavaran tai palvelun tilaamista. Toimittajan tietojen tarkastamisella tarkoitetaan tavaroiden tai palveluiden toimittajan lakisääteisiä velvoitteita. Tietojen tarkastaminen perustuu lakiin tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä (22.12.2006/1233), toisin sanoen tilaajavastuulakiin.

1.1.1 Työkorvauksen vakuuttaminen

Kun luonnollinen henkilö, toimimatta yrittäjänä, tekee toimeksianto- tai konsulttisopimukseen perustuen työtä, työkorvaukset tulee vakuuttaa, jos palvelun toimittajalla ei ole toimintaansa varten YEL-vakuutusta. Tämä tarkoittaa että, jos kyseessä on yksityinen elinkeinonharjoittaja (esim. toiminimi), maksetusta työansiosta tilitetään työnantajan eläkemaksut julkisten alojen eläkelain (81/2016) mukaisesti ja ilmoitetaan työansio Kevan rekisteriin. On myös olemassa ilman y-tunnusta toimivia toimittajia, joiden laskutuksen hoitaa jokin toinen yritys. Myös tällaiselta toimittajalta tulee kirjanpitoyksikön tarkastaa erikseen YEL-vakuutuksen voimassaolo. Vaikka toimittajalla ei olisi velvollisuutta vakuuttaa toimintaa YEL:n mukaan, tulee työ aina vakuuttaa, kun kirjanpitoyksikkö hankkii toimeksianto- tai konsulttisopimukseen perustuen tehtävää työtä. Kevan sivuilla on lisätietoa JuEL-vakuuttamisen edellytyksistä, kun julkisen alan työnantaja hankkii toimeksianto- tai konsulttisopimuksen perusteella tehtävää työtä.

Kirjanpitoyksikön tulee selvittää toimittajalta YEL-vakuutuksen voimassaolo ja eläkemaksutodistus tulee liittää sopimuksen liitteeksi. Todistuksen tulee olla alle 3 kuukautta vanha. Jos kirjanpitoyksiköllä on toimittajan kanssa yli vuoden mittainen sopimus, sopimukseen voidaan laittaa velvoite toimittaa uusi todistus 12 kuukauden kuluttua edellisestä.

Tieto YEL-vakuutuksen voimassaolosta toimitetaan palvelukeskuksen toimittajarekisterin ylläpidosta vastaavaan palveluryhmään (rekisterit@palkeet.fi), jotta tieto voidaan tallentaa Kiekun toimittajatietoihin. Mikäli toimittajaa ei hankintasopimusta laadittaessa, ennen tilausvaihetta ole pyydetty esittämään todistusta YEL-vakuutuksen voimassaolosta, voidaan toimittajaa pyytää liittämään todistus YEL-vakuutuksen voimassaolosta ostolaskun liitteeksi. Tätä toimintatapaa on kirjanpitoyksiköiden kuitenkin pyrittävä välttämään.

Mikäli toimittaja ei ole hankkinut lakisääteistä eläkevakuutusta, toimittajalla ei ole voimassaolevaa YEL-vakuutusta, toimittaja ei ole velvoitettu YEL-vakuutusta hankkimaan (esim. liiketoiminta vähäistä, yrittäjä on iältään yli 68 vuotta) tai toimittaja ei sitä toimita, peritään työkorvauksesta JuEL:in mukainen eläkemaksu ja mikäli toimittaja ei kuulu ennakkoperintärekisteriin peritään työkorvauksesta myös ennakonpidätys. Myös laskutuspalveluyritysten kautta laskuttavien toimittajien osalta, tulee kirjanpitoyksikön tarkastaa erikseen YEL-vakuutuksen voimassaolo ja kuuluminen ennakkoperintärekisteriin.

1.1.2 Ennakon perintä työkorvauksesta

Ennakkoperintälain mukaan työkorvaus on työstä, tehtävästä tai palveluksesta muuna kuin palkkana saatu korvaus. Ostolasku voi sisältää ennakkoperintälain alaista työkorvausta, jolloin ennakkoperintärekisterimerkinnän puuttuessa tulee tehdä ennakonpidätys, joka tilitetään Verohallinnolle.

Jos toimittaja kuuluu ennakkoperintärekisteriin, se vastaa itse ennakkoverojen tilittämisestä Verohallinnolle. Ennakkoperintärekisterimerkinnän puuttuessa kirjanpitoyksikön tulee huolehtia ennakkoveron perimisestä.

Mikäli ostolasku sisältää ennakkoperintälain mukaista työkorvausta, palvelukeskuksessa kommentoidaan ennakkoperintärekisterimerkinnän puuttuminen ja lasku reititetään kirjanpitoyksikölle käsiteltäväksi. Tämän jälkeen kirjanpitoyksikkö toimittaa menotositteen tarvittavine tietoineen (asiatarkastus, hyväksyntä ja tiliöintitiedot) suoraan Palkeiden henkilöstöpalveluun laskun maksamiseksi. Jos kyseessä on luonnollinen henkilö, tulee toimittajalta pyytää myös verokortti tositteen liitteeksi. Yhteisöiltä (esim. osakeyhtiö tai osuuskunta) ja yhtymiltä (esim. avoin yhtiö tai kommandiittiyhtiö) ennakonpidätys toimitetaan 13 %:n suuruisena. Ennen kuin ennakonpidätys lasketaan, laskun loppusummasta vähennetään arvonlisäveron osuus. Henkilöstöpalveluiden kautta maksettaessa maksupäivät ovat kuukauden 15. ja viimeinen päivä.

1.1.3 Yrityksen perustiedot ja arvonlisäverovelvollisuus

Yrityksellä tulee olla y-tunnus ja myös yhdistys tarvitsee y-tunnuksen silloin, kun sillä on toimintaa, josta se joutuu tekemään ilmoituksen Verohallinnon rekisteriin. Jo hankintaa tehdessä kirjanpitoyksikön tulee tarkastaa toimittajan perustiedot ja Verohallinnon rekisteritiedot Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (www.ytj.fi).

Arvonlisäverovelvollisia ovat kaikki, jotka harjoittavat liiketoiminnan muodossa tavaroiden tai palveluiden myyntiä, vuokrausta tai niihin rinnastettavaa toimintaa, ellei toimintaa katsota vähäiseksi. Mikäli toimittaja ei ole arvonlisäverovelvollinen, ostolaskulla tulee olla merkintä verottomuuden tai käännetyn verovelvollisuuden perusteesta.

1.1.4 Tilaajavastuulain mukaiset selvitykset

Tilaajavastuulakia tulee noudattaa kaikilla aloilla, joissa käytetään alihankin-taa tai vuokratyöntekijöitä työnantajan tiloissa. Lain tarkoituksena on edistää tasavertaista kilpailua ja työehtojen noudattamista sekä torjua harmaata ta-loutta. Lisää tilaajavastuulain soveltamisesta ja valvonnasta työsuojeluhallinnon verkkopalvelussa.

Kun tarve tietojen tarkastamiseen on toistuvaa, voidaan toimittajan tietojen tarkastamisessa hyödyntää esimerkiksi maksullista Vastuu Groupin (ent. Suomen Tilaajavastuu) palvelua (https://www.vastuugroup.fi/fi-fi/), jossa on kootusti muun muassa työn vakuuttamiseen ja Verohallinnon rekistereihin liittyvät tiedot. Palvelu ei ole kattava, eli se ei sisällä kaikkien toimittajien tietoja.

1.2 Toimittajatietojenhallinta ja toimittajaportaali

Kirjanpitoyksikön tulee olla aktiivinen toimittajahallinnassa. Jos kirjanpitoyksikkö tekee tilausta toimittajalta, jota ei vielä löydy kirjanpitoyksikön Kiekusta, kirjanpitoyksikkö täyttää Handi-palvelun Toimittaja-moduulissa toimittajapyynnön. Pääsääntöisesti kaikki uudet valtion toimittajat pyydetään rekisteröitymään Handi-palvelun toimittajaportaalin käyttäjiksi. Toimittajaportaalin etuna on mm. se, että toimittaja pystyy halutessaan tuottamaan toimittajaportaalin kautta verkkolaskuja valtion kirjanpitoyksiköille. Muista toimittajaportaalin eduista on löydettävissä lisätietoa Handi-palvelun toimittajasivulta.

Kirjanpitoyksikön toimittajahallinnan kautta tekemät toimittajan perustamispyynnöt otetaan Palkeissa käsittelyyn saman arkipäivän aikana. Myöhään iltapäivällä tulleet pyynnöt otetaan käsittelyyn seuraavana arkipäivänä. Toimittajan perustamispyynnön käsittelyyn vaikuttaa myös pyynnössä olevien tietojen oikeellisuus ja perusteellisuus, sillä mikäli toimittajan tiedot ovat virheelliset tai puutteelliset, toimittajaa ei voida perustaa vaan palvelukeskuksen pitää kysyä lisätietoja/tietojen tarkennuksia kirjanpitoyksiköltä. Toimittajapyynnön Syy-kenttään on hyvä kirjata mahdollisimman tarkasti ja selkeästi kaikki oleellinen tieto toimittajan perustamista varten. Syy-kentässä on hyvä olla maininta siitä, halutaanko toimittaja portaalitoimittajaksi vai riittääkö pelkästään toimittajan perustaminen kirjanpitoyksikön reskontraan. Mikäli toimittajasta halutaan portaalitoimittaja, on kirjanpitoyksikön pyydettävä toimittajalta sähköpostiosoite, joka toimii jatkossa tämän pääkäyttäjätunnuksena. Kirjanpitoyksiköiden tulee informoida toimittajaa siitä, että Handi-palvelu lähettää toimittajan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen kirjautumislinkin toimittajaportaaliin ja linkki on voimassa 96 tuntia. Mikäli toimittaja ei kirjaudu 96 tunnin sisällä toimittajaportaaliin, joudutaan toimittajalle lähettämään uusi kirjautumislinkki.

Toimittajan sähköpostiosoitteen kautta toimittajaportaaliin kirjautunut ensimmäinen käyttäjä toimii Handi-portaalin pääkäyttäjänä, joka voi tehdä lisää käyttäjätunnuksia ja hallinnoida yrityksen tietoja. Toimittajan tulee täyttää toimittajaportaaliin ensimmäistä kertaa kirjautuessaan pyydetyt tiedot niin organisaatiostaan kuin käyttäjistään. Tämän jälkeen toimittajan tiedot hyväksytään Handi-palvelussa, jonka jälkeen toimittaja on käytettävissä. Kun toimittaja on perustettu Handi-palveluun, ei siitä lähde erillistä ilmoitusta kirjanpitoyksikölle vaan Palkeet kirjaavat asiasta toimittajanperustamispyyntöön. Handi-palvelussa toimittajanperustamispyynnön näkee vain sen tehnyt käyttäjä, joten kirjanpitoyksikön on hyvä käydä keskustelua avoinna olevista pyynnöistä.

Kirjanpitoyksikön on syytä informoida toimittajaa, että Handi-palvelu lähettää myös muita viestejä toimittajaportaaliin kirjautumislinkin lisäksi, sillä toimittaja voi vastaanottaa kirjanpitoyksikön Handi-palvelun kautta tekemän tilauksen a) sähköpostitse, b) toimittajaportaaliin tai c) suoraan omaan järjestelmäänsä.

Toimittajat saavat tietoa Handi-palvelusta Palkeiden ylläpitämältä toimittajille suunnatulta sivustolta. Jos toimittajalla on ongelmia Handin toimittajaportaaliin kirjautumisessa, katalogien viemisessä tai muussa vastaavassa, voi kirjanpitoyksikkö pyytää toimittajaa ottamaan suoraan yhteyttä Palkeisiin sähköpostitse osoitteeseen handitoimittajapalvelu (at) palkeet.fi.

Kieku-tietojärjestelmään on perustettu kertaluonteisia maksunsaajia varten kertatoimittajanumero. Numerolle on mahdollista kirjata usean kertaluonteisen maksunsaajan laskuja. Palkeet määrittelee maksetaanko lasku kertaluonteiselle maksunsaajalle. Kertaluonteinen maksunsaaja perustetaan Palkeissa ja laskusanomalla välitetään kaikki maksunsaajan tiedot Kiekuun perustetun kertatoimittajan alle. Hyvä käytäntö on hyödyntää kertatoimittajatoiminnallisuutta soveltuvien toimittajien osalta. Kertatoimittajatoiminnallisuuden käyttöönottoon liittyvistä yksityiskohdista on sovittava yhdessä Palkeiden kanssa.

1.3 Hankintapyynnöstä tilaukseksi

Hankintapyyntö voidaan tehdä Hankinta-moduulissa valitsemalla tuote/tuotteet katalogista, toimittajan PunchOutista tai vapaatekstitilauksena hyödyntäen tarvittaessa sopimuskorttia. Monta tuoteriviä sisältävälle hankintapyynnölle on määriteltävä jokaiselle riville sama valuutta, toimittaja ja toimitusosoite, muutoin siitä muodostuu erilliset tilaukset. Käyttäjä voi lisätä myös eri toimittajien tuotteita samaan hankintapyyntöön; yksi hankintapyyntö voi sisältää tuotteita eri katalogeista ja PunchOuteista, mutta Handi-palvelu muodostaa niistä erilliset tilaukset. Hankintapyynnölle voi lisätä dokumentteja Pdf-, Excel- ja Word-muotoisena.

Hankintapyyntöön on hyvien käytäntöjen mukaista lisätä vaihtoehtoinen vastaanottaja tai vastaanottajaryhmä, jolla varmistetaan tilausten oikea-aikainen vastaanotto, vaikka hankintapyynnön tehnyt henkilö joutuisi yllättäen jäämään pois töistä, eikä Handi-palveluun olisi asetettu sijaista. Vastaanottomerkinnät voidaan tehdä myös keskitetysti vastaanottajaroolilla (käyttöoikeusrooli: kpy_vastaanottaja). Handi-palvelun vastaanottoroolissa olevilla ei ole muita hankinnan oikeuksia, mutta he näkevät vastaanotettavat tilaukset ja voivat ottaa vastaan kaikki vastaanotettavat tilaukset organsaation sisällä.

Hankintapyyntö lähetetään tarkastettavaksi asiatarkastajalle tai esim. ostotiimille, mikäli virastossa on käytössä keskitetty ostajakäsittely. Asiatarkastaja täydentää hankintapyynnön pakolliset tiedot, tiliöi hankintapyynnön viraston tiliöintiohjeiden mukaisesti ja lähettää hankintapyynnön hyväksyjälle. Hyväksyjä voi hyväksyä (talousarvioasetuksen 38 §:n mukainen menopäätös) tai hylätä hankintapyynnön. Jos tässä vaiheessa LKP- tai TA-tiliä halutaan muuttaa, tulee hyväksyjän palauttaa hankintapyyntö asiatarkastajalle, joka pystyy muokkaamaan tiliöintejä. Hankintapyynnön voi hyväksyä Handi-palvelussa, sähköpostitse tai mobiilisti. Hyväksytystä hankintapyynnöstä muodostuu tilaus, joka lähtee toimittajalle ja hankintapyynnön tekijälle sekä vaihtoehtoiselle vastaanottajalle, mikäli sähköpostiosoite on määritelty. Mikäli hyväksyjä hylkää hankintapyynnön, kysyy Handi-palvelu siihen syytä. Hylätty hankintapyyntö palautuu pyynnön tekijälle, joka pääsee sitä muokkaamaan.

Hankintapyynnön tiedoista voi tallentaa ostoskoripohjan sen jälkeen, kun pakolliset tiedot on tallennettu. Tallennuspohjaa voi käyttää myöhemmin uuden alustavan hankintapyynnön luomiseen. Tämä helpottaa käyttäjää etenkin, jos hankintapyynnön tuotteita tilataan usein ja tiedot pysyvät enimmäkseen samoina. Ostoskoripohja tallentuu omaan kansioon, jossa pohjia voi ylläpitää.

1.3.1 Tuoteluettelo- eli katalogitilaus

Sopimustoimittajilta hankituista tuotteista suuri osa voidaan tuottaa tuoteluettelomuotoon. Erityisesti kiinteähintaisten tuotteiden osalta suositellaan tuoteluetteloiden tai ulkoisten tuoteluetteloiden (PunchOut-integraatio) käyttöä. Tuoteluetteloiden käyttö edistää tilaamisen sujuvuutta.

Tuoteluetteloiden hyödyntämisen lähtökohtana on voimassa oleva sopimus, johon perustuen tuoteluettelo laaditaan. Tuoteluettelon sisältö tulee sopia toimittajan kanssa, jolloin voidaan varmistaa tarpeellinen tuotevalikoiman laajuus.

Tuoteluetteloiden hyödyntämisessä tarvitaan esim. hankintaluokkiin perustuvaa harkintaa siitä, mitä tuotteita tai palveluja on tarve hankkia, ja miten hankintoja voidaan keskittää. Rajaamalla tuotteiden, palveluiden ja toimittajien määrää on mahdollista saavuttaa taloudellisia hyötyjä ja yksinkertaistaa tilaamista.

Kirjanpitoyksikkö voi tehdä käyttöönsä tuoteluetteloita myös itse, ilman että niitä tarvitsee pyytää toimittajalta. Tämä voi olla hyvä käytäntö, jos on tarve muutaman tuotteen tuoteluettelolle, esim. toimittajan kanssa on sovittu konsultoinnista kahdella eri hinnalla, päivä- ja tuntihinnalla. Huomaa, että toimittaja ei tällöin vastaa tuoteluettelon tietojen oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta. Myös silloin, jos toimittajalla on paljon tuotteita ja kirjanpitoyksikkö tilaa niistä vain muutamaa, voi kirjanpitoyksikön olla järkevää laatia tuotteista itse oma katalogi.

Hansel tarkastaa ja hyväksyy puitesopimustoimittajien Hansel-tuoteluettelot ennen kuin ne toimitetaan kirjanpitoyksikölle, joka julkaisee ne.

1.3.2 PunchOut-integraatio

PunchOut-integraatiolla, toisin sanoen ulkoisella tuoteluettelolla, tarkoitetaan integraatiota toimittajan verkkokauppaan. Tilausta laadittaessa siirrytään ulkoisen kanavan kautta toimittajan verkkokauppaan, jonka jälkeen valitut tuotteet siirretään Handi-palveluun. Tuotetiedoista muodostuu hankintapyyntö, jolle täydennetään tarvittavat tiedot ja tiliöinti. Tilaus lähtee toimittajalle hyväksynnän jälkeen joko UBL-sanomana tai sähköpostina.

1.3.3 Vapaatekstitilaus

Vapaatekstitilauksessa ei haeta tuotteita tai palveluita tuoteluetteloista, vaan tuoterivit täytetään tilausehdotukselle manuaalisesti ja tilauksen kohteen kuvaus täytetään manuaalisesti. Vapaatekstitilauksia suositellaan sellaisiin tilauksiin, joita ei voi toteuttaa tuoteluettelomuodossa. Vapaatekstitilauksia käytettäessä toimittajalta pyydetään tarjous tai hinta- ja saatavuuskysely (esimerkiksi painatuspalvelut) ja tilaus tehdään tarjouksen mukaisin tiedoin. Toimittajan kanssa käyty kirjeenvaihto liitetään tilausehdotukseen.

Vapaatekstitilauksen jokainen rivi on tiliöitävä ennen kuin se reititetään hyväksyjälle. Mikäli hyväksyjä saa hyväksyttäväkseen vajavaisesti tiliöidyn vapaatekstitilauksen, tulee tilaus palauttaa asiatarkastajalle tiliöinnin täydentämistä varten. Mikäli kirjanpitoyksiköllä on ostajakäsittely käytössä, ostotiimi tiliöi tilauksen.

1.3.3.1 Sopimuskortti

Sopimuskortti on vapaatekstitilauksissa hyödynnettävissä oleva etukäteen tallennettu pohja, joka viedään Handi-palveluun järjestelmästä löytyvällä Excel-taulukolla. Sopimuskorttiin tallennetaan sopimuksen perustietoja sekä tilaamisessa käytettävissä olevat tuoteryhmät ja tiliöinnit. Sopimuskortille ei tallenneta kiinteitä hintoja, vaan jokaiseen sopimuskortin perusteella tehtyyn hankintapyyntöön voidaan tallentaa yksilöllinen hinta. Sopimuskorttia on suositeltavaa hyödyntää, mikäli kirjanpitoyksikkö tekee paljon sisällöltään toistuvia vapaatekstitilauksia.

1.4 Tilaussuunnitelman hyödyntäminen tilaamisessa

Tilaamisessa voidaan käyttää tilaussuunnitelmaa, jolloin hyväksytyn suunnitelman kautta tehtäviä tilauksia ei tarvitse uudelleen hyväksyä. Tilaussuunnitelman käyttö nopeuttaa tilausprosessia myös siten, että tilauksen tiliöinnit siirtyvät automaattisesti suunnitelmasta tilaukselle ja tilaus saadaan nopeasti toimittajalle. Tilaussuunnitelman käyttö luo edellytyksiä seurannalle tilaussuunnitelman budjetin seurannan kautta. Esimerkiksi projektille voidaan tehdä tilaussuunnitelma ja tilaussuunnitelman toteuma kertoo projektille tehtyjen ostojen suuruuden suhteessa budjettiin.

Tilaussuunnitelman kautta tehtävät tilaukset voidaan tehdä ilman uutta hyväksyntää, koska talousarvioasetuksen 38 §:n mukainen menopäätös on tehty esittelystä jo tilaussuunnitelman hyväksymisen yhteydessä. Tilaussuunnitelman hyväksyminen täyttää menopäätöksen kriteerit, kun hyväksyminen tapahtuu esittelystä, ja jos menopäätöksen perusteella maksettavaksi erääntyvien yksittäisten menoerien rahamäärä tai vastikkeellisten menojen määräytymisperuste on yksilöity. Tilaussuunnitelman laatijan on oltava aina eri henkilö kuin hyväksyjä. Menojen määräytymisperuste voi olla esimerkiksi sopimuksen mukaiset hinnat. Lisäksi on yksilöitävä toimittaja(t). Tarvittaessa, tilaussuunnitelman arvosta riippuen, voidaan suunnitelmaan liittää erillinen liite tai kuvaus menoerien jakautumisesta suunnitelman voimassaoloajalle.

Tilaussuunnitelmaa voidaan käyttää silloin, kun tilaukset perustuvat ennalta budjetoituihin tiedossa oleviin hankintoihin, joiden kohdentaminen seurantakohteille on tiedossa. Tiliöintien lisäksi määritellään voimassaolo, käyttäjät, toimittajat ja budjetin arvo.

Tilaussuunnitelmalla voidaan käyttää sekä tuoteluettelo- että vapaatekstitilauksia. Tilaussuunnitelmalle määritellään henkilöt, joilla on oikeus tehdä siihen liittyviä tilauksia.

Kirjanpitoyksiköissä tilaussuunnitelmia on hyödynnetty mm. toimistokaluste- ja tarvikehankinnoissa, käyntikortti-, koulutus- ja käännöstyöhankinnoissa sekä asiantuntijapalveluissa.

Tilaussuunnitelma on käyttökelpoinen ja oikeaa tiliöintiä varmistava keino ostolaskujen automaattiseen käsittelyyn. Sen yhteydessä kirjanpitoyksikön on kuitenkin noudatettava erityistä huolellisuutta ja tarkkaavaisuutta. On hyvä luoda säännölliset seurantamenettelyt tilaussuunnitelmien käyttöön kiinnittäen erityistä huomiota tilausten oikeaan ja asianmukaiseen vastaanottoon.


Tilaussuunnitelmaa koskevat periaatteet:

  • Tilausten tulee perustua ennalta budjetoituihin tiedossa oleviin hankintoihin, joiden kohdentaminen seurantakohteille on tiedossa (tiliöinti).
  • Se rajataan tietylle aikavälille, korkeintaan kuluvan vuoden loppuun.
  • Tilaussuunnitelman budjetti laaditaan pääsääntöisesti bruttomääräisenä.
  • Siihen tehdään täydellinen tiliöinti, jota käytetään tilauksissa. Tilaussuunnitelmasta tilaukselle siirtyviä ulkoisen kirjanpidon tiliöintejä ei pysty muuttamaan.
  • Tilaussuunnitelmaa laadittaessa on määriteltävä myös maksuehto, alv-koodi ja valuutta. Ne eivät ole tilaussuunnitelmassa pakollisia tietoja, mutta niiden lisääminen tulee olla pääsääntönä.
  • Sen käyttäjät rajataan.
  • Sen sallitut käyttäjät ovat eri henkilöitä kuin tilaussuunnitelman hyväksyjä.
  • Sen hyväksyjä ei saa itse tilata hyväksymänsä suunnitelman kautta eli tilaussuunnitelmaa käyttävän tilaajan ja sen hyväksyjän tulee olla eri henkilö.
  • Siihen merkitään sallittu toimittaja.
  • Jos hyväksyttyä tilaussuunnitelmaa on tarve muuttaa, suunnitelman hyväksyjän tulee hyväksyä muutokset.
  • Sitä on mahdollista rajata edellä kuvattujen seikkojen lisäksi seuraavilla tiedoilla: tuoteryhmä, tilaustapa (tuoteluettelo tai vapaateksti).
  • Tilaussuunnitelman käyttöä tulee seurata aktiivisesti ja mahdolliset avoimet tilaukset, joihin ei enää kohdistu laskuja, tulee sulkea.
  • Tilaussuunnitelma tulee siirtää arkistovalmistilaan siltä osin kuin niiden voimassaoloaika on kulunut umpeen tai tilaussuunnitelmiin ei ole tarkoitus kohdentaa hankintapyyntöjä.

1.5 Omat mallit ja ostoskoripohjat

Toistuvasti samoja tuotteita tilatessa, tilauksen teon nopeuttamiseksi, käyttäjien on mahdollista luoda Handi-palveluun valmiita ostoskori- ja mallipohjia, jotka ovat käytössä kaikille kyseisen organisaation käyttäjille, joilla on oikeus tehdä tilauksia Handi-palvelussa. Käyttäjä voi ylläpitää ostoskori- ja mallipohjia, sekä lisätä ja poistaa rivejä.

1.6 UNSPSC-koodit

UNSPSC-koodi tuo useissa tapauksissa tilauksen riville valmiiksi liikekirjanpidon tilin. Tätä tiliä käyttäjä voi muuttaa tarpeen mukaan, mutta kyseessä on kuitenkin suositus. Automaattisesti tuotu tili voi olla myös väärä, jolloin asiasta tulee ilmoittaa Valtiokonttorille lkp-tilin korjaamista varten. Muutokset tulee ilmoittaa sähköpostitse osoitteeseen ho.laskentatoimi (at) valtiokonttori.fi. Handi-palvelussa käytössä olevat UNSPSC-tunnisteet löytyvät mm. Palkeiden Handi-sivustolta.

1.7 Käyttöomaisuusyksikön perustaminen

Käyttöomaisuusyksikkö, toisin sanoen KOM-yksikkö, tulee perustaa Kiekuun ennen käyttöomaisuuteen liittyvän tilauksen tekemistä, jotta tilauksen tiliöinneissä voidaan käyttää KOM-yksikköä ja sen mukaista tiliöintiä. Kirjanpitoyksikkö perustaa itse KOM-yksikön Kiekuun tai tekee perustamisesta palvelupyynnön Palkeille. Kun KOM-yksikkö on perustettu Kiekuun, siirtyy se tilaustenhallinnassa käytettäväksi. KOM-yksikön perustamisprosessi on huomioitava ja KOM-yksikön tilaus tehtävä riittävän ajoissa ennen tilaustarvetta. KOM-yksikön tilaamisen yhteydessä taloushallintoyksikkö määrittää KOM-yksikön taustalle tiliöintitietoja. Tilausta tiliöitäessä on varmistettava, että KOM-yksikköä käytettäessä tilauksen tiliöinti vastaa yksikön tiedoissa olevaa tiliöintiä.

2 Tilauksen vastaanottaminen ja tilatun tuotteen palauttaminen

Vastaanottomerkintä on edellytys tilauksellisen laskun automaattiselle käsittelylle. Ostolaskut kohdistetaan automaattisesti tilaukseen ja täsmätään tilaukselle tehtyyn vastaanottomerkintään. Vastaanottokuittauksen puuttuminen on merkittävin syy siihen, ettei lasku kohdistu automaattisesti tilaukselle. Kirjanpitoyksikön tulee osana tilaamisen organisointia huomioida miten ja kenen toimesta vastaanottomerkinnät tehdään.

Tilauksen vastaanotto on tärkeää tehdä heti tilauksen saavuttua oikea-aikaisesti ja oikealla määrällä. Jos tilauksesta on tullut vain osa, siitä vastaanotetaan vain saapunut määrä. Vastaanottomerkinnällä vahvistetaan, että toimitus vastaa tilausta, eikä siinä ole huomauttamista. Vastaanottaja voi olla hankintapyynnön tekijä, tilausvaiheessa vaihtoehtoiseksi vastaanottajaksi merkitty henkilö tai vastaanottajaryhmä. Vastaanottomerkinnät voidaan tehdä myös keskitetysti vastaanottajaroolilla (käyttöoikeusrooli: kpy_vastaanottaja), jolloin valituille käyttäjille annetaan oikeus tehdä vastaanottoja haluttuun organisaation osaan.

Mikäli tilaus on vielä silloin vastaanottamatta, kun lasku saapuu Handi-palveluun, saa hankintapyynnön tekijä sähköpostiinsa kehotuksen tehdä vastaanotto Handi-palvelussa. Sähköpostilla ei vastaanottoa voi tehdä. Ostotilauslasku, jonka vastaanotto on tekemättä, siirretään viiden päivän jälkeen Palkeissa manuaalikäsittelyyn. Kirjanpitoyksikön tulee laskun manuaalikäsittelyn yhteydessä olla yhteydessä hankintayksikköön/tilaajaan ja varmistaa, että jatkossa vastaanottokuittaukset tehdään ajallaan.

2.1 Tilauksen vastaanottotavat

Tilauksen vastaanotto tulee tehdä samalla suureella kuin tilaus. Toisin sanoen, mikäli tilaus on tehty kappalemääräisenä, tulee myös vastaanotto tehdä kappalemääräisenä. Vastaavasti, jos tilaus on tehty euromääräisenä, tulee myös vastaanotto tehdä euromääräisenä. Tilauksen vastaanottamiseen on olemassa kolme erilaista vastaanottotapaa: määrävastaanotto, osavastaanotto ja summavastaanotto.

2.1.1 Määrävastaanotto

Määrävastaanotto on normaali vastaanottotapa tavarahankinnoissa. Määrävastaanottoa käytettäessä vastaanotetaan se määrä, jonka toimittaja on toimittanut. Mikäli vastaanotettava määrä on tilattua määrää pienempi, käytetään osavastaanottoa. Vastaanottamattomat tuotteet voivat jäädä odottamaan jälkitoimitusta. Mikäli toimittajan kanssa on sovittu, ettei jälkitoimitusta tehdä, pitää tilaus sulkea. Tilauksen sulkemisen jälkeen sille ei voi enää tehdä vastaanottoja. Vastaanotto voidaan tehdä enintään tilauksella hyväksytylle määrälle.

2.1.2 Osavastaanotto

Osavastaanottoa voidaan käyttää sekä summa- että määrävastaanotoissa. Osavastaanottoa käytetään, kun on toimitettu vain osa tilauksesta. Osavastaanottoa käytettäessä on huomioitava, ettei vastaanottotapaa (summa- tai määrävastaanotto) voi muuttaa vastaanottojen välillä. Erityisesti määrävastaanotossa on varmistuttava siitä, että toimittajan määräyksikkö on sama tilauksella ja laskulla. Viraston on noudatettava erityistä tarkkuutta ja seurantaa summana tehtävän osavastaanoton käytössä. Mikäli tilaus on tullut kokonaan toimitetuksi, ei vastaanottokuittausta saa tehdä osavastaanottona.

2.1.3 Summavastaanotto

Summavastaanottoa käytettäessä tilaus vastaanotetaan euromäärään perustuen. Summavastaanottoa käytetään tyypillisesti palvelutilauksien yhteydessä ja siihen liittyy usein osavastaanotto, jolloin loppuosa tilauksesta jää odottamaan seuraavaa toimitusta. Esimerkiksi laaja käännöspalvelutilaus toimitetaan (ja laskutetaan) osissa ja vastaanotetaan työn valmistumista vastaava määrä, jonka toimittaja laskuttaa.

2.2 Tilatun tuotteen palauttaminen

Tilauksen vastaanottaja voi tehdä myös palautuksen. Palautuksen voi tehdä ainoastaan sellaisille tuotteille, joista on tehty vastaanotto ja vastaanottoilmoitus on muodostunut. Palautuksen tekeminen tapahtuu Omat täysin vastaanotetut -kansiossa Vastaanota/Palauta-painikkeella. Palautettaessa tavaraa tulee valita palautettava tavara ja määrä sekä antaa palautuksen syy.

3 Tilausten seuranta ja raportointi

Valtiovarainministeriön julkaisemassa Valtion hankintakäsikirjassa on kuvattu sopimuksen laatimiseen ja valvontaan liittyvät tehtävät. Ne ovat keskeisiä tehtäviä, jotta voidaan varmistua vaatimuksen mukaisesta toimituksesta tai tarpeellisista jatkotoimista (esim. reklamaatiot).

Hankinta- tai sopimusvastaavan on seurattava hankinnan tai tilauksen etenemistä ja huolehdittava sen teknisestä ja kaupallisesta valvonnasta. Teknisessä valvonnassa seurataan sitä, että toimitus täyttää hankinnalle asetetut vaatimukset. Kaupallisella valvonnalla tarkoitetaan muun muassa toimitusajan valvontaa, takuuehtojen ja muiden laskutusvaatimusten ym. sopimuksen kaupallisten ehtojen toteutumisen seurantaa, joilla on vaikutusta menojen käsittelyyn.

Kaikista sopimusrikkomuksista, kuten toimitusten viivästymisestä ja muista vastaanottaessa havaituista virheistä (laatu, määrä tai muut puutteet tuotteessa tai palvelussa), on viipymättä reklamoitava toimittajalle. Reklamaatio tulee tehdä kirjallisesti. Mikäli toimittaja tilausvahvistuksessaan muuttaa tilauksen ehtoja, on ostajan reklamoitava, mikäli muutosta ei hyväksytä. Hankintavastaava tai tilaaja ei saa omalla passiivisuudellaan hiljaisesti hyväksyä muutettuja ehtoja. Esimerkkinä tästä ovat toimittajan lähettämät voimassa olevasta sopimuksesta poikkeavat hinnankorotusilmoitukset tai muutokset laskutuksessa.

3.1 Kohdistuspoikkeaman syy -raportti

Kirjanpitoyksiköillä on Handi-palvelussa käytössään raportti, jolla tulee seurata säännöllisesti viikoittain poikkeamakäsittelyyn jääneitä laskuja. Poikkeamakäsittelyyn jääneillä laskuilla viitataan tilauksellisiin ja sopimuksellisiin laskuihin, jotka eivät ole syystä tai toisesta kohdistuneet tilaukseen tai sopimukseen, ja jotka Palkeet käsittelevät manuaalisesti eteenpäin. Käyttöoikeusroolissa kpy_valvonta tai kpy_talous (talousvastaava) olevat käyttäjät näkevät Laskut-moduulin Kohdistuspoikkeaman syy -kansion, jonka kautta löytyvältä raportilta näkee laskujen poikkeamakäsittelyyn joutumisen syyt toimittajittain. Lisäksi raportilta pystyy halutessaan tarkastelemaan tarkemmin yksittäistä laskua. Jos jokin virhe toistuu jatkuvasti, on virheeseen syytä puuttua ja korjata se. Yksityiskohtainen ohje poikkeamakäsittelyyn jääneiden laskujen tarkasteluun on löydettävissä Handi-Tiimeristä.

3.2 Tilauksen sulkeminen

Kirjanpitoyksiköiden tulee seurata omia avoimia tilauksiaan ja sulkea avoimiksi jääneet tilaukset. Jos tilauksellinen lasku ei ole kohdistunut tilaukseen, vaan se on käsitelty manuaalikierrolla, tulee tilaus sulkea. Vastaanottoa ei tarvitse tehdä jälkikäteen. Tai jos tilaukselle tehdään osavastaanotto ja tiedetään, ettei tavaraa enää tule, tulee tilaus sulkea sen jälkeen, kun lasku on kohdistunut vastaanotettuun erään. Tilaukselle tulee myös kommentoida sulkemisen syy. Sulkemisella voidaan estää virheelliset automaattikohdistukset. Hankintavastaavan roolissa oleva pystyy sulkemaan tilauksen Tilaukset-moduulissa (Valvonta → Kaikki tilaukset). Kun tilaus on suljettu, poistuu tilaus Hankinta-moduulin Odottaa vastaanottoa -kansiosta, eikä tilaukseen voi sen jälkeen enää kohdistaa vastaanottoja.

4 Sopimuskohdistus

Toistuvien laskujen käsittelyssä sopimuskohdistuksen käyttö on ensisijainen automatisointitoiminnallisuus. Sopimuskohdistuksen käyttö tehostaa merkittävästi ostolaskujen käsittelyä, koska se vähentää tiliöintiin, asiatarkastamiseen ja hyväksymiseen kuluvaa henkilötyötä.

Handi-palvelun Sopimukset-moduuliin tallennettu sopimuksen kansilehti perustuu kirjanpitoyksikön ja toimittajan väliseen sopimukseen. Sopimuksen kansilehti ei toisin sanoen ole varsinainen hankintasopimus vaan Sopimukset-moduuliin luotu sopimuksen tekninen kansilehti, joka luodaan Handi-palveluun sopimuskohdistusta varten. Tarkempi ohje sopimuksen tallennuksesta ja ylläpidosta löytyy Handi-Tiimerin Ohjeet-kansiosta.

Sopimuskohdistuksen käytön edellytyksenä on se, että toimittajan kanssa on sovittu sopimuskohdistuskoodin käytöstä laskutuksessa. Kirjanpitoyksikön sisällä tulee ”sopimuksesta” toimittaa tieto ostotiimille, hankintavastaavalle tai taloushallintoon teknisen kansilehden laatimista varten Handi-palveluun.

Sopimuskohdistusta voidaan käyttää sekä määräajoin toistuvien ennakkoon tiedossa olevien maksueriin perustuvien ostolaskujen käsittelyyn että ennakkoon laadittuun budjettiin perustuvien ostolaskujen käsittelyyn. Handissa ylläpidettävä sopimuksen tekninen kansilehti sisältää sopimuksesta nostetut laskujen käsittelyyn liittyvät asiat, joita tarvitaan laskun kohdistuksessa.

Jos budjettiperusteisen sopimuksen asiatarkastajan käyttäjätunnus poistetaan, on sopimuksen tekninen kansilehti kierrätettävä uudelleen. Tämä on välttämätöntä, koska lasku ei mene kenellekään vahvistettavaksi, jos asiatarkastajan käyttäjätunnus on poistettu. Muut sopimukset kohdistuvat automaattisesti, vaikka asiatarkastajan tai hyväksyjän käyttäjätunnus olisi poistettu, siihen saakka, kun sopimuksen voimassaolo päättyy tai siihen saakka, kun sopimusta päivitetään.

Sopimuskohdistus-toiminnallisuus ei teknisesti rajoita käytettävää tiliöintiä. Sen avulla on mahdollista käsitellä ostolaskuja, jotka on jaettava useille tiliöintiriveille. Sen käytössä on kuitenkin hyvä pitää tallennettavat tiliöinnit yksinkertaisina aina, kun mahdollista. Tällöin sopimustietojen tallentaminen ja myöhempi ylläpito esim. muuttuvien seurantakohteiden vuoksi on sujuvampaa. Sopimuskohdistuksen käyttöönotto voi vaatia muutoksia laskutukseen esim. siten, että toimittajaa tulee pyytää purkamaan aiempi koontilasku erillisiksi laskuiksi.

Sopimuksellisten laskujen automaattisen käsittelyn näkökulmasta on tärkeää, että sopimusnumero on laskulla oikean sisältöisenä ja oikeassa kentässä AgreementIdentifier (poikkeustapauksessa voidaan käyttää kenttää BuyerReferenceIdentifier). Kirjanpitoyksikkö määrittelee VSK1-alkuisen sopimusnumeron itse ja ilmoittaa sen toimittajalle huomioiden, että sopimusnumero voi olla 5–35 merkin mittainen, eikä siinä saa olla välilyöntejä, pilkkuja, eikä erikoismerkkejä / * ? : [ ] %. Lisäksi sopimusnumerossa tulee välttää Ä-, Ö- ja Å-kirjaimien käyttöä. Suositeltavin tapa sopimusnumeron määrittelyyn on muodostaa sopimusnumero VSK1-alusta ja toimittajan kanssa solmitusta sopimusnumerosta. Esimerkiksi Senaatin kanssa solmittu vuokrasopimus on jokin numerosarja, esimerkiksi 66538. Se liitetään vakioalun VSK1:n kanssa, jolloin Handi-palveluun tallennetaan sopimusnumeroksi VSK166538 ja tässä muodossa se myös ilmoitetaan laskuttajalle.

Sopimusnumero on selkeyden vuoksi hyvä ilmoittaa toimittajalle esimerkiksi lihavoimalla se tai käyttämällä korostusväriä, jotta se erottuu muusta tekstistä, eikä toimittaja lisää vahingossa sen perään esimerkiksi pistettä tai muita merkkejä. Automaattisen kohdistumisen edellytyksenä on, että sopimusnumero on laskulla täsmälleen samassa muodossa kuin se on Handi-palvelussa olevaan sopimuksen tekniseen kansilehteen tallennettu. Tämän vuoksi toimittajainformointiin on kiinnitettävä riittävästi huomioita. Kirjanpitoyksikkö ja Palkeet voivat hyödyntää informoinnissa ohjeen liitteinä olevia valmiita kirjepohjia.

4.1 Sopimustyypit

Handi-palvelussa on käytössä neljä eri sopimustyyppiä:

  • budjetti (toisin sanoen budjettiperusteinen)
  • kausibudjetti
  • maksueräperusteinen
  • kausittainen maksuerä.

Budjettiperusteisessa sopimuskohdistuksessa sopimukselle määritellään voimassaoloajan arvon mukainen budjetti, johon kohdistetaan sopimukseen kuuluvat ostolaskut. Sopimus tehdään vain sille ajalle, jolle budjetti on myönnetty, ja kun budjettiperusteisen sopimuksen voimassaolo päättyy, laaditaan uusi sopimus samalla sopimustunnisteella Handi-palveluun. Asiatarkastaja tarkastaa teknisen kansilehden tiedot ja viimeisestä asiatarkastajasta tulee oletusarvoisesti sopimukseen kohdistuvan laskun Vahvistaja. Hyväksyjä hyväksyy teknisen kansilehden tiedot. Mikäli hyväksymisen yhteydessä havaitaan tarve muuttaa LKP- tai TA-tiliä, niin kansilehti tulee palauttaa asiatarkastajalle, joka pystyy muokkaamaan tiliöintejä.

Automaattisesti kohdistuva ostolasku siirtyy vahvistajalle, jonka tulee varmistaa se, että ostolasku on sopimuksen mukainen ja laskua vastaava palvelu on saatu. Budjettiperusteisen ja kausibudjettiperusteisen sopimuskohdistuksen ero on se, että kausibudjetissa luodaan sopimus kalenterivuodeksi kerrallaan. Budjettiperusteinen sopimuskohdistus soveltuu käytettäväksi toistuvaan laskutukseen, jossa maksuerien suuruus ei ole etukäteen tarkasti tiedossa. Käyttökohteita ovat mm. tulkkauspalvelut, työterveyshuollon palvelut, matkustuspalvelut, puhelinlaskut, sähkö- ja sähkönsiirtosopimukset sekä koneiden, laitteiden ja ajoneuvojen leasing-palvelut.

Vahvistajan saadessa budjettiperusteiseen sopimukseen kohdistuneen laskun käsiteltäväkseen, voi hän porautua laskulta sopimukseen tarkastamaan siitä haluamiaan tietoja. Vahvistaja vahvistaa menon maksamisen. Maksueräperusteinen sopimuskohdistus on tarkoitettu toistuvien ostolaskujen käsittelyyn tapauksissa, joissa määräajoin toistuvan laskutuksen maksuerä tai määräytymisperuste on ennakkoon tiedossa. Tällaisia ovat esim. vuokralaskut kuukausitasolla ja sähkönsiirto- ja energialaskut vuositasolla. Maksueräperusteiseen ja kausittaiseen maksueräperusteiseen sopimukseen kohdistunut ostolasku ei tule kirjanpitoyksikköön asiatarkastettavaksi eikä hyväksyttäväksi.

Maksueräperusteisessa sopimuskohdistuksessa sopimukselle määritellään laskutussuunnitelma, jonka maksueriin laskut kohdistetaan. Sopimukseen kuuluvien ostolaskujen täytyy tällöin vastata laskutussuunnitelmalle määriteltyjä maksueriä. Maksueräperusteisen ja kausittaisen maksueräperusteisen sopimustyypin erona on, että kausiperusteinen sopimus luodaan kalenterivuodeksi kerrallaan. Maksueräperusteinen sopimuskohdistus soveltuu toistuvaan laskutukseen, jossa maksuerien summat ja laskutussykli on etukäteen tiedossa. Käyttökohteita ovat mm. vuokrasopimukset, säännölliset jätteenkuljetus- ja vartiointisopimukset, siivous-, turvallisuus- ja aulapalvelut, kiinteät ylläpitomaksut ja muut säännöllisesti samansuuruisena toistuvat laskut.

Vartiointipalvelut, sähkösopimukset, siivouspalvelut ja jätekustannukset voidaan useissa tapauksissa kirjata alue- tai suuraluetasolle. Näin voidaan toimia silloin, kun sopimus koskee aluetta tai suuraluetta ja kustannusten jakautuminen laskennallisesti useammalle rakennukselle antaa riittävän ja oikean kuvan yksittäisen rakennuksen kustannuksista. Kirjanpitoyksikkö päättää, mille toimipaikkahierarkian tasolle kustannukset kohdistetaan. Kirjaukset eivät saa aiheuttaa vääristymiä kustannusten kohdistumisessa kiinteistöjen välillä. Valtiokonttorin Määräykset ja ohjeet -sivustolta löytyy asiaan liittyvä ohje hakusanalla Toimitilamenojen ja -tulojen kirjaaminen.

4.2 Tavanomaiset kokoustarjoilut ja budjettiperusteinen sopimuskohdistus

Tehokas menettelytapa kokoustarjoiluista aiheutuvien ostolaskujen käsittelyyn on ottaa niissä käyttöön budjettiperusteinen sopimuskohdistus. Se edellyttää sitä, että Handi-palveluun on laadittu sopimuksen tietojen perusteella tekninen kansilehti. Voidaan laatia joko yksi kansilehti koko virastolle tai useampi esim. yksiköittäin. Viraston käyttäessä tavanomaisiin kokoustarjoilutilauksiinsa Senaattilaa (tai muuta vastaavaa palvelua) kannattaa sinne määritellä vain ne kustannuspaikat, joille on budjetoitu määrärahaa ja tehty tekninen kansilehti.

Tarjoilutilaus tehdään Senaattilassa, tms. tilavarauksen yhteydessä tai erikseen. Tarjoilutilaukseen määritellään tilaisuuden ajankohta, paikka, isäntä/emäntä, tarjoilutuotteet, osallistujat ym. tarvittavat lisätiedot. Ravintolapalveluiden toimittaja noutaa tarjoilujen tilaustiedot Senaattilasta ja toimittaa sovitut tarjoilut. Toimittaja laskuttaa virastoa sovitusti joko virastokohtaisesti tai esimerkiksi yksiköittäin. Toimittajan kanssa on sovittu laskutussykli esim. kaikki tiettyä yksikköä koskevat tarjoilulaskut laskutetaan viikoittain.

Senaattila-järjestelmän tarjoilutilausraportti on viraston sihteerikäyttäjien (secretary user) saatavilla. Raportti sisältää rivikohtaiset tiedot varauksen numerosta, kustannuspaikasta, tilasta (jos tilauksella tila), tarjoilutuotteen nimestä ja määrästä, verottomasta ja verollisesta yksikköhinnasta, tarjoilutilauksen tarjoilutuotteiden verollisesta yhteishinnasta sekä kaikkien ko. ajanjaksolla tilattujen tarjoilutilausten verollisesta yhteishinnasta. Raporttia käytetään laskun vahvistuksen yhteydessä, kun verrataan tehtyjä tarjoilutilauksia toimittajan laskutukseen

4.3 Koki-liittymä

Senaatin vuokrasopimukset päivitetään Koki-liittymän kautta. Tiliöintiriveille on päivitettävä manuaalisesti maksuerän tiliöintiluokittelutieto. Tällä hetkellä Senaatin muut mm. aulapalvelua ja siivouksia koskevat sopimukset, on tallennettava ja päivitettävä manuaalisesti.

4.4 Vinkkejä Handi-palvelun automaatiotoiminnallisuuksien käyttöön

Tilaussuunnitelma perustuu olemassa oleviin sopimuksiin / budjetoituihin hankintoihin. Tilauksen vastaanottomerkintä on laskun kohdistumisen edellytys. Lasku saa kohdistuksessa asiatarkastus- ja hyväksymismerkinnät ja tiliöinnin ja lasku siirtyy Kiekuun.

Käyttökohteita ovat mm.:

  • toimistokalusteet
  • käyntikortit
  • erilaiset projektit
  • koulutukset
  • käännöstyöt (stabiilit).

Budjettiperusteinen sopimuskohdistus on paras automaatiokeino, kun kyseessä ovat säännöllisesti laskutettavat kohteet, joissa laskun summat ja laskutusväli vaihtelevat. Lasku saa kohdistuksessa asiatarkastus- ja hyväksymis-merkinnät ja tiliöinnin. Lasku siirtyy vahvistuksen jälkeen Kiekuun.

Käyttökohteita ovat mm.:

  • tulkkauspalvelut
  • työterveyshuollon palvelut
  • matkustuspalvelut
  • puhelinlaskut
  • koneiden, laitteiden ja ajoneuvojen leasing –palvelut.

Maksueräperusteinen sopimuskohdistus on tehokkain keino ostolaskujen käsittelyn automatisointiin säännöllisesti laskutettavissa kohteissa, joissa laskun summat ja laskutusväli ovat tiedossa. Lasku saa kohdistuksessa asiatarkastus- ja hyväksymismerkinnät ja tiliöinnin ja siirtyy suoraan Kiekuun.

Käyttökohteita ovat mm.:

  • vuokrasopimukset
  • siivoussopimukset
  • kiinteät ylläpitomaksut
  • muut säännöllisesti samansuuruisena toistuvat laskut.

ALV-tiliöinnit automaatiokohdennuksissa

Sopimuskohdistus useammalle alv-kannalle onnistuu, kun lasku on aina samassa suhteessa kuin sopimuksen tiliöinnit. Kohdistaminen onnistuu myös siinä tapauksessa, että toimittaja laskuttaa eri alv-kannat eri laskuilla (Mehiläinen Oy).

HAUS-PunchOut

Tämän PunchOutin kautta voidaan tehdä yksittäisiä koulutusilmoittautumisia, mutta ryhmäilmoittautumiset eivät ole mahdollisia. Koulutukseen osallistuminen tulee sopia ennen Handi-ilmoittautumisen tekemistä, sillä ostoskorin siirto Handi-palveluun päivittää osallistujan HAUSin koulutuksen osallistujatietoihin Alustava-tilaan. Tilaus eli hyväksyntä Handi-palvelussa on sitova ilmoittautuminen. Jos hyväksyntää ei tule, alustava varaus tulee vapauttaa osallistujatiedoista ottamalla yhteyttä HAUSiin.

Ostoskorin siirrosta menee vahvistusviesti osallistujalle. Handi-palvelussa vahvistetusta tilauksesta ei mene erillistä viestiä osallistujalle, vaan seuraava viesti on Tervetuloa kurssille -viesti pari viikkoa ennen ao. kurssia. Jos hyväksyntää ei tule Handi-palvelusta, osallistujan pitää peruuttaa Alustava-tilassa oleva ilmoittautuminen HAUSin osallistujatiedoista. Handi-palvelun hyväksytty tilaus muuttaa osallistujan ilmoittautumisen tilan sitovaksi.

Kun asiakas tekee tilauksen eli ilmoittautuu koulutukseen valitsemalla ensin haluamansa koulutuksen tiedot ja painaa siellä Ilmoittaudu-painiketta, hänelle avautuu ilmoittautumislomake. Lomakkeella tähdellä merkityt kentät ovat pakollisia. Muita tietoja asiakkaan ei tarvitse tilauksessa antaa. Handi-tilausnumero ohjautuu ilmoittautumislomakkeen Laskutusviite-kohtaan automaattisesti siinä vaiheessa, kun tilaus on Handissa hyväksytty ja se siirtyy HAUSin järjestelmässä sitovaksi ilmoittautumiseksi.

5 Laskun sisältöä ja välittämistä koskevat vaatimukset

Laskutus-, viite- ja kohdistustietojen sopiminen tulee sisällyttää osaksi kirjanpitoyksikön kaikkia kilpailutuksia ja hankintoja koskevien sopimusten laadintaa. Laskujen automaattisen käsittelyn näkökulmasta on tärkeää, että toimittajien kanssa sovitaan riittävällä tarkkuudella myös laskujen sisällöstä sekä mm. laskutusrytmistä (esim. kerran kuussa). Näin toimittaessa voidaan varmistaa tilauksen tai sopimuksen ja laskun sisältöjen vastaavuus ja laskujen automaattinen käsittely.

Laskutusosoitteeksi annetaan aina verkkolaskuosoite (verkkolaskuvaade). Laskutusosoitteeksi ei saa antaa viraston omaa postiosoitetta. Kirjanpitoyksikön tulee huolehtia myös, että satunnaishankinnoissa, joissa maksuaikakortin käyttö ei ole mahdollista, toimittajalle annetaan verkkolaskuosoite. Laskun tulee täyttää Verohallinnon ohjeen mukaiset laskuvaatimukset arvonlisäverotuksessa ja laskulla on pyrittävä huomioimaan Verkkolaskudirektiivin (2014/55/EU, laki 241/2019) Eurooppa-normin ja siihen liittyvän julkishallinnon soveltamisohjeen mukanaan tuomat lisävaatimukset verkkolaskun sisältöön.

Laskulla tulee olla riittävät ja oikeat tiedot, jotta lasku voidaan käsitellä automaatiota hyödyntäen. Toisin sanoen laskulla tulee olla tilausnumero, sopimusnumero, tiliöintiviite tai työmaatieto/-avain. Mikäli mitään edellä mainituista kohdistustiedoista ei ole käytettävissä, on toimittajaa pyydettävä lisäämään laskulle tunnisteeksi vähintään tilaajan yhteyshenkilön nimi laskun käsittelyn sujuvoittamiseksi

Lisäksi kirjanpitoyksikön tulee käyttää 21 päivän maksuehtoa kilpailutuksissa, sopimuksissa ja tilauksissa, kun toimittajien kanssa sovitaan palvelun tai tavaran hankinnan laskutuksesta. Maksuehto perustuu Valtiovarainministeriön julkaisemiin julkisten hankintojen yleisiin sopimusehtoihin palvelu- ja tavarahankinnoissa (JYSE-ehdot)

5.1 Laskun kohdistustietojen välittäminen verkkolaskulla

Automaation hyödyntämiseksi laskulla tulee olla kohdistustieto, jolla tarkoitetaan tilausnumeron, sopimusnumeron, työmaatiedon tai tiliöintiviitteen välittymistä laskulla. Näille tiedoille on omat tietokentät verkkolaskun XML-sanomassa, jotka listattu alla olevaan taulukkoon 1. Laskun XML-sanomaa pääsee tarvittaessa tarkastelemaan Handi-palvelussa laskun toissijaiselta sivulta, joka löytyy laskun ollessa auki kolmen pisteen takaa avautuvasta valikosta. Tilaus- ja sopimusnumeron perusteella lasku voidaan kohdistaa automaattisesti. Tiliöintiviitteen avulla lasku saa automaattisen tiliöinnin viitteelle määritellyn tiliöintimallin mukaisesti. Tiliöintiviite ei kuitenkaan ole mukana automaatioraporteilla, eikä tiliöintiviite ole automaatiota. Huomioitavaa lisäksi on, että yhdellä laskulla voi olla vain yksi kohdistustieto, jotta lasku voidaan käsitellä automaatiota hyödyntäen.

Taulukko 1 Kohdistustiedoissa käytettävät tietokentät Finvoice-formaatissa

Laskun kohdistustieto Kohdistustiedon tunnistaa Ensisijainen kenttä (laskutasoinen) Toissijainen kenttä (käytetään vain poikkeustapauksissa, jos ensisijainen kenttä ei käytettävissä) Merkkimäärä ja muut rajoitukset
Sopimusnumero VSK1-alkuinen AgreementIdentifier BuyerReferenceIdentifier (ostajan viite/viitteenne-kenttä) 5–35 merkkiä, ei saa sisältää välilyöntejä, pilkkuja tai merkkejä / * ? : [ ] % Lisäksi Ä, Ö ja Å-kirjaimia tulee välttää.
Tilausnumero V1-alkuinen OrderIdentifier BuyerReferenceIdentifier (ostajan viite/viitteenne-kenttä) 8–11 merkkiä
Tiliöintiviite TK1-alkuinen AccountDimensionText BuyerReferenceIdentifier (ostajan viite/viitteenne-kenttä) 4–30 merkkiä
Työmaatieto/-avain TA-FI-alkuinen (valtiolle määritelty työmaatieto)

tai

TA-FI-ST-alkuinen (Vastuu Groupin, ent. Suomen Tilaajavastuun työmaa-avain)

DeliverySiteCode InvoiceFreeText 6–30 merkkiä

Mikäli sopimusnumeron, tilausnumeron tai tiliöintiviitteen osalta toimittajan laskutusjärjestelmästä ei löydy oikeaa tietokenttää, toisin sanoen taulukossa 1 näkyvä ensisijainen kenttä ei ole käytettävissä, voi tiedon välittää poikkeustapauksessa ostajan viite/viitteenne -kentässä, joka on Finvoicessa kenttä BuyerReferenceIdentifier. Tieto kopioidaan oikeaan kenttään kohdistusta varten Posti Messaging Oy:n tarjoaman kopiointipalvelun avulla. Kopiointipalvelu toimii verkkolaskuissa, mutta digitoiduissa laskuissa kopiointipalvelu etsii tietoa vain tietyistä kentistä, eikä kopiointi toteudu, jos kentän nimi on eri kuin määrityksissä.

5.1.1 Sopimusnumero

Sopimuksellinen lasku tunnistetaan VSK1-alkuisesta kohdistustiedosta. Sopimusnumero/-tunniste luetaan ensisijaisesti verkkolaskun XML-sanoman kentästä AgreementIdentifier. Mikäli laskuttajalla ei ole käytössä kyseistä kenttää, sopimusnumeron voi poikkeustapauksessa antaa kenttään BuyerReferenceIdentifier (ostajan viite/viitteenne -kenttä). Kentässä ei saa olla kohdistustiedon lisäksi muuta tietoa. Sopimusnumero tulee olla laskulla yhteen kirjoitettuna ja täsmälleen saman muotoisena kuin se on Handi-palveluun tallennettu. Tämä on ehdoton edellytys automaattista kohdistumista varten. Sopimusnumero alkaa aina VSK1-alulla kuten yllä mainittu ja voi olla 5–35 merkin mittainen. Sopimusnumerossa ei saa olla välilyöntejä, pilkkuja, eikä erikoismerkkejä / * ? : [ ] %. Lisäksi Ä-, Ö- ja Å-kirjaimia tulee välttää. Kirjanpitoyksikkö määrittelee sopimusnumeron itse ja ilmoittaa sen toimittajalle.

5.1.2 Tilausnumero

Tilauksellisen laskun kohdistustieto on V1-alkuinen. Tilausnumero luetaan ensisijaisesti laskun XML-sanoman kentästä OrderIdentifier. Tilausnumerokentässä ei saa olla muuta tietoa. Tilausnumero tulee olla laskulla yhteen kirjoitettuna ja täsmälleen saman muotoisena kuin tilauksellakin. Mikäli laskuttajalla ei ole käytössä kyseistä kenttää, tilausnumerolle voi poikkeustapauksessa käyttää kenttää BuyerReferenceIdentifier (ostajan viite/viitteenne-kenttä).

5.1.3 Tiliöintiviite

Tiliöintiviite tunnistetaan TK1-alkuosasta. Tiliöintiviite voi olla 4–30 merkin mittainen. Tiliöintiviite tulee olla kentässä AccountDimensionText. Mikäli laskuttajalla ei ole käytössä kyseistä kenttää, tiliöintiviitteen voi poikkeustapauksessa antaa kenttään BuyerReferenceIdentifier (ostajan viite/viitteenne -kenttä).

Tiliöintiviite on tarkoitettu käytettäväksi toistuvissa laskuissa, joiden tiliöinnit säilyvät samoina, mutta laskutettavat summat vaihtelevat. Kirjanpitoyksikön tulee tarkistaa, kävisikö meno sopimuskohdistuksen piiriin. Esimerkkejä tällaisista laskuista ovat ateriatukilaskut. Tiliöintiviitettä käytettäessä ostolaskulle muodostuu automaattisesti tiliöintimallin mukainen tiliöinti, mikä nopeuttaa huomattavasti laskun käsittelyä, mutta tiliöintiviitteelliset laskut eivät ole mukana automaatioraporteilla, eikä tiliöintiviitteen käyttöä ole toisin sanoen katsottavissa varsinaiseksi automaatioksi. Tiliöintiviitettä käytettäessä lasku asiatarkastetaan ja hyväksytään kirjanpitoyksikössä normaalisti. Tiliöintiviitteen tuomia tiliöintejä voidaan muokata kirjanpitoyksikössä.

Palkeet vastaa tiliöintiviitteen tallennuksesta. Kirjanpitoyksikkö toimittaa tiliöintiviitteen tallentamiseen tarvittavat tiedot Palkeisiin sovitussa muodossa. Tiliöintiviitettä käytettäessä laskun automaattisen tiliöitymisen kannalta on ratkaisevaa, että laskun laskuformaatissa on tiliöintimallin laukaiseva tiliöintiviite oikean sisältöisenä ja oikeassa kentässä. Tämän vuoksi myös tiliöintiviitteen käyttöönotossa on panostettava riittävästi toimittajainformointiin mm. hyödyntämällä valmiita kirjepohjia.

5.1.4 Työmaatieto/-avain

Työmaatieto/-avain luetaan kentästä DeliverySiteCode. Mikäli laskuttajalla ei ole käytössä kyseistä kenttää, työmaatunnisteen voi poikkeustapauksessa antaa kenttään InvoiceFreeText. Työmaatieto/-avain voi tulla kahdessa eri muodossa: TA-FI (valtiolle määritelty työmaatieto) tai TA-FI-ST (Vastuu Groupin, ent. Suomen Tilaajavastuun työmaa-avain) -alkuisena. Merkkimäärä on 6–30.

Työmaatietoon liittyvää kohdistustietoa hyödynnetään niiden virastojen laskuilla, jotka kuuluvat Verohallinnon rakentamiseen liittyvän tiedonantovelvollisuuden piiriin.

5.2 Maksuehto

Kirjanpitoyksikön tulee käyttää 21 päivän maksuehtoa kilpailutuksissa, sopimuksissa ja tilauksissa, kun toimittajien kanssa sovitaan palvelun tai tavaran hankinnan laskutuksesta. Maksuehto perustuu Valtiovarainministeriön julkaisemiin julkisten hankintojen yleisiin sopimusehtoihin palvelu- ja tavarahankinnoissa (JYSE-ehdot). JYSE-ehdoissa on mainittu verkkolaskun erääntymisestä maksettavaksi 21 päivän kuluttua hyväksyttävän laskun saapumisesta.

Uusien sopimusten osalta kirjanpitoyksikkö voi sopia vain poikkeustapauksissa ja perustelluista syistä, 21 päivää lyhyemmästä/21 päivää pidemmistä maksuehdosta. Kirjanpitoyksiköllä pitää lyhemmän maksuajan osalta olla itsellään suunnitelma, miten normaalia lyhyempi maksuehto voidaan käytännössä toteuttaa. Suunnitelma koskee myös vanhoja sopimuksia, joissa kirjanpitoyksikkö on sopinut 21 päivää lyhyemmästä maksuehdosta.

Mikäli puitesopimustoimittajan laskut eivät noudata sopimuksen mukaista 21 päivän maksuehtoa ja kirjanpitoyksikkö on yrittänyt neuvotella toimittajan kanssa maksuehdon muuttamisesta siinä menestymättä, voi kirjanpitoyksikkö laittaa tietoa kyseisestä toimittajasta Hanselin asiakaspalvelun sähköpostiin asiakaspalvelu (at) hansel.fi tai soittaa Hanselin asiakaspalvelun puhelinnumeroon 0294 444 300 (puhelun hinta pvm/mpm).

Maksujen tulee olla reskontrassa kaksi päivää ennen eräpäivää. Eräpäivä tulee kirjata tositteille niin, että eräpäivää voidaan noudattaa. 21 päivän maksuehdon noudattaminen on erittäin tärkeää, jotta ostolaskujen käsittelylle ja maksuunpanolle on riittävästi aikaa. Lyhyempi maksuehto saattaa johtaa laskujen myöhässä maksamiseen ja siten lisätä viivästyskoroista ja maksukehotuksista aiheutuvia kustannuksia.

 5.3 Verkkolaskuvaade

Valtiokonttori on ohjeistanut, että kirjanpitoyksiköiden tulee vastaanottaa vain verkkolaskuja. Sähköpostin liitteenä lähetettävä pdf-tiedosto ei ole verkkolasku, eikä kirjanpitoyksiköiden tule niitä toimittajilta vastaanottaa vaan toimittajia pitää informoida asiasta. Poikkeustilanteessa toimittajalle voidaan antaa lupa lähettää paperilasku digitointipalvelun kautta.

Julkishallinto on antanut täsmentävän ohjeen direktiivissä 2014/55 EU ja laissa hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta (241/2019) kuvatusta verkkolaskun Eurooppa-standardin tietosisältömallista. Ohjeeseen on koottu ne tietoelementit, joita julkishallinto vaatii verkkolaskulla. Tässä
julkishallinnon soveltamisohjeessa täsmennetään julkishallinnolle lähetettävien verkkolaskujen tietosisällön vaatimuksia, jotta ne vastaavat laissa kuvattua eurooppalaista verkkolaskua.

Valtionhallinnon yhteisenä tavoitteena on, että verkkolaskujen vastaanottoprosentti on vähintään 95 prosenttia. Kirjanpitoyksiköiltä edellytetään aktiivista ja jatkuvaa toimittajayhteistyötä ja yhteydenpitoa toimittajien kanssa verkkolaskujen määrän kasvattamiseksi. Valtiokonttori seuraa kirjanpitoyksiköiden verkkolaskun vastaanottoprosenttia.

Hansel Oy on huomioinut verkkolaskuvaateen kilpailutuksissa. Kirjanpitoyksikön on huomioitava verkkolaskuvaade myös omissa kilpailutuksissa sekä sopimuksissa, kun toimittajien kanssa sovitaan palvelun tai tavaran hankintaan liittyvästä laskutuksesta. Kirjanpitoyksikkö ei saa tehdä sopimuksia, joissa ei ole sovittu verkkolaskuvaateesta.

Valtion verkkolaskujen välittäjänä toimii Posti Messaging Oy:n alihankintana käyttämä OpusCapita Solutions Oy. Kirjanpitoyksikkö ei saa tehdä muiden välittäjien kanssa sopimuksia verkkolaskun vastaanotosta.

6 Ratkaisut verkkolaskun laatimiseen

Mikäli toimittajalla ei ole laskutusjärjestelmää, jonka kautta lähettää verkkolaskuja, on toimittaja ohjattava käyttämään Handi-palvelun toimittajaportaalia, Postin Verkostopalvelua tai Baswaren laskutusportaalia. Toimittaja voi laatia ja lähettää näiden palveluiden kautta verkkolaskuja valtiolle maksutta. Toimittajainformoinnissa voidaan hyödyntää ohjeen liitteinä olevia valmiita kirjepohjia (liitteet 2a, 2b ja 2c).

6.1 Handi-palvelun toimittajaportaali

Handin toimittajaportaali on selainpohjainen ratkaisu, joka on tarkoitettu kirjanpitoyksiköiden toimittajien käyttöön. Portaalin kautta toimittajat pystyvät mm. vastaanottamaan tilauksia kirjanpitoyksiköiltä, laskuttamaan kirjanpitoyksiköitä sekä seuraamaan laskujen käsittelyvaiheita. Kirjanpitoyksikkö tekee Handi-palvelussa toimittajapyynnön ja tallentaa siihen tiedot uudesta toimittajasta. Kirjanpitoyksikön tekemän toimittajapyynnön perusteella Palkeet lähettää toimittajalle rekisteröitymislinkin ja tallentaa toimittajan tiedot Kiekuun.

6.2 Postin Verkostopalvelu

Postin Verkostopalvelu on selainpohjainen ratkaisu, joka on tarkoitettu pienyrittäjien asiointikanavaksi. Sivustolta löytyvät kirjautumislinkki, palveluun liittyvät ohjeet sekä neuvontapalvelun yhteystiedot. Verkostopalvelun käyttö edellyttää, että toimittajalla on y-tunnus. Verkostopalvelun kautta toimittaja voi lähettää verkkolaskuja valtion virastojen lisäksi myös muille suomalaisille yrityksille, jotka vastaanottavat verkkolaskuja. Postin verkostopalvelu edellyttää kuitenkin, että siihen kuuluvalle asiointitilille talletetaan 10 euroa palvelun käyttöönoton yhteydessä. Laskujen lähettäminen valtion virastoille on kuitenkin sitä kautta maksutonta.

6.3 Baswaren laskutusportaali

Baswaren laskutusportaali on selainpohjainen ratkaisu verkkolaskun lähetykseen. Palvelun käyttöön liittyvät ohjeet ja kirjautumislinkki palveluun löytyvät myös Valtiokonttorin verkkolaskutus-sivustolta. Laskutusportaalissa on tuettuna useita kieliversioita, joten se soveltuu myös laskujen lähettämiseen ulkomailta. Ulkomaisten toimittajien kanssa asiointia tukee Valtiokonttorin verkkolaskutussivuston englanninkielinen versio. Baswaren nykymuotoinen laskutusportaali on käytössä 31.12.2020 saakka.

Yksityishenkilö voi rekisteröityä Baswaren Supplier portaaliin käyttäen y-tunnuksena ns. teknistä y-tunnusta. Tämä muodostuu yksityishenkilön syntymäajasta ja lisämerkeistä seuraavasti: 4ppkkvv-0. Kirjanpitoyksikkö voi tarjota toimintamallia niille yksityishenkilöille, joilla on halukkuus verkkolaskun lähetykseen.

Baswaren portaalin neuvonta on Palkeissa. Palkeet neuvoo toimittajien lisäksi myös kirjanpitoyksiköitä portaalin käytössä. Palkeiden neuvontapalvelun yhteystiedot ovat seuraavat: puhelinnumero 029 556 3700 (puhelun hinta on pvm/mpm) ja sähköposti verkkolaskutus (at) palkeet.fi.