Laadittu 3.10.2017
1. Rekisterinpitäjä
Nimi: Valtiokonttori
Osoite: Sörnäisten rantatie 13, PL 14, 00054 Valtiokonttori
Muut yhteystiedot: puh. 0295 50 2000, kirjaamo@valtiokonttori.fi
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Nimi: Kansalaispalvelut / Lakiasiainpalvelut / Anne Matilainen
Osoite: Sörnäisten rantatie 13, PL 14, 00054 Valtiokonttori
Muut yhteystiedot: kirjaamo@valtiokonttori.fi
3. Tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@valtiokonttori.fi
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Käsittelyn tarkoituksena on Valtiokonttorin toimivaltaan kuuluvien valtion yleiseen vahingonkorvausvastuuseen perustuvien korvausvaatimusten ratkaisu.
Rekisterin tietojen perusteella annetaan päätökset em. asioissa, lähetetään selvityspyynnöt, maksetaan korvaukset. Rekisterin tietojen perusteella ajetaan erilaisia tilastoja. Muodostetut tilastot eivät sisällä tietoja, joista yksittäinen hakija olisi tunnistettavissa
Käsittely perustuu valtion vahingonkorvaustoiminnasta annettuun lakiin (798/2014).
5. Rekisterin tietosisältö
Korvausta vaativan nimi ja osoitetiedot, henkilötunnus, pankkiyhteystiedot. Jos henkilölle maksetaan korvausta ansionmenetyksestä, tallennettaviin tietoihin kuuluvat myös henkilön veroprosentti tulorajoineen sekä tiedot muualta maksettavista korvauksista (tiedot sairauspäivärahasta, eläkkeistä ja työnantajan maksamasta palkasta), IP-osoite sähköistä asiointia käytettäessä
Vahinkotapahtumasta kirjataan vahingon aiheuttanut viranomainen, aiheutuneen vahingon laatu, tapahtumakuvaus sekä päivämäärä, jolloin vahinko on sattunut.
Päätöstiedot sisältävät aiheutuneesta vahingosta riippuen tietoja vahingoittuneen terveydentilasta, taloudellisesta asemasta ja/tai aiheutuneesta esinevahingosta. Lisäksi tallennetaan Valtiokonttorin asiassa antama ratkaisu sekä tieto siitä, olisiko korvattava vahinko ollut vältettävissä.
Jos asiaa käsitellään tuomioistuimessa, rekisteriin tallennetaan oikeudenkäynnin päivämäärä sekä tieto mahdollisesta valituksesta. Oikeudenkäyntiasiakirjat arkistoidaan.
Jos asiaan liittyy rikos tai rikosepäily, rekisteriin saatetaan tallentaa tietoja esitutkinnasta, syyteharkinnasta tai rikostuomiosta.
Asiakirjoina arkistoidaan hakemusasiakirjat, oikeudenkäyntiasiakirjat, viranomaiselta saatu lausunto sekä korvausta vaativan vastine annettuun lausuntoon. Jos kysymyksessä on henkilövahinko, asiassa tallennetaan lääkärintodistus sekä tiedot Valtiokonttorin asiantuntijalääkärikäsittelystä (lääkärille esitetyt kysymykset sekä saadut vastaukset)
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot saadaan hakijalta itseltään, tarvittaessa osoitetieto ja henkilötunnus varmistetaan väestötietojärjestelmästä (laki väestötietojärjestelmästä 661/2009, 29 §). Verotiedot ja tiedot muualta saaduista etuuksista pyydetään hakijalta.
Tietoja saadaan rekisteröidyn lisäksi viranomaiselta, joka on nimetty vahingon aiheuttajaksi. Oikeudenkäyntiin liittyvät ja siinä syntyvät tiedot Valtiokonttori saa tuomioistuimelta asemansa (vastaaja / kuultava) perusteella.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisterin sisältämiä tietoja luovutetaan asianosaisille.
Jos asiaa käsitellään tuomioistuimessa, Valtiokonttori luovuttaa tarpeelliset tiedot asian ratkaisemiseksi tuomioistuimelle. Valtiokonttori voi valtuuttaa asiamiehen hoitamaan asiaa puolestansa tuomioistuinkäsittelyssä.
Jos korvausta vaatinut on tuomioistuimen päätöksellä velvoitettu suorittamaan korvausta kuluista Valtiokonttorille, tiedot maksuvelvollisesta sekä saatavasta luovutetaan tarvittaessa ulosottoviranomaiselle.
Vahingonaiheuttajalle luovutetaan tiedot, jotka ovat välttämättömiä vahingonkorvauslakiin perustuvan takautumisoikeuden toteuttamiseksi.
Valtiokonttorin antamista päätöksistä lähetetään jäljennös eduskunnan oikeusasiamiehelle. Tältä osin tietojen luovutus perustuu eduskunnan oikeusasiamiehestä annetun lain (197/2002) 4, 6 ja 7 §:ään.
Rekisterin tiedoista kerätään tilastotietoja viranomaiskäyttöön. Yksittäinen henkilö ei ole tunnistettavissa muodostettavista tilastoista.
8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolella
Tietoja ei luovuteta eikä siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteri sisältää salassa pidettävää aineistoa.
Pääsy tietojärjestelmissä käsiteltäviin tietoihin on vain rekisterinpitäjän valtuuttamilla henkilöillä, joilla on salassapitovelvollisuus. Käyttöoikeuksien ajantasaisuus tarkistetaan säännöllisesti ja turhat oikeudet poistetaan. Tietoverkko ja päätelaitteet, joilla rekisteri sijaitsee, on suojattu teknisin toimenpitein. Sovelluspalvelimet sijaitsevat käyttöpalvelutoimittajan suojatuissa tiloissa. Tietojärjestelmän käyttäjien toimia ja tietojen käytön luvallisuutta seurataan keräämällä lokitietoja.
Rekisteriin saatava tai tulostettava manuaalinen tietoaineisto säilytetään lukitussa tilassa, johon pääsy on vain rekisterinpitäjän valtuuttamilla henkilöillä, joilla on salassapitovelvollisuus. Tarpeeton manuaalinen aineisto hävitetään tietoturvallisesti.
10. Tietojen säilytysaika/ säilytysajan määräytymisen kriteerit
Asiakirjojen säilyttämisessä noudatetaan mitä arkistolaissa 831/1994 on säädetty.
Jos arkistolaitos ei ole määrännyt asiakirjoja säilytettäväksi pysyvästi säilytetään
- henkilövahinkoa ja kärsimystä koskevat asiakirjat 100 vuoden ajan;
- esinevahinkoa koskevat asiakirjat 10 vuoden ajan
- muutoksenhakua koskevat asiakirjat vähintään 50 vuoden ajan, jollei kysymyksessä ole henkilövahinko, jolloin niitä säilytetään 100 vuoden ajan.
Korvausasiaa koskevan asiakirjan säilytysaika lasketaan asian vireilletulosta.
Tietojen säilytysajat vastaavat sitä, mitä työtapaturma- ja ammattitautilaissa (459/2015) sekä liikennevakuutuslaissa (460/2016) on säädetty asiakirjojen säilyttämisestä.
11. Tieto automaattisesta päätöksenteosta (esim. profilointi) sekä tiedot käsittelyyn liittyvästä logiikasta ja sen vaikutuksista rekisteröidylle
Tietojen käsittelyyn ei sisälly automatisoitua päätöksentekoa.
12. Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisterissä olevat tietonsa. Pyyntö osoitetaan kirjaamoon.
Jos rekisteröidyn käyttämästä tarkastusoikeudesta on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi, voi Valtiokonttori periä tietojen antamisesta aiheutuviin hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan maksun.
13. Tiedon oikaiseminen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta. Pyyntö osoitetaan kirjaamoon.
14. Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä
Valtiokonttori käsittelee henkilötietoja lakisääteisen tehtävän toteuttamiseksi, eikä rekisteröidyllä ole oikeutta vastustaa tietojen käsittelyä.
15. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus henkilötietojensa käsittelyn rajoittamiseen siten kuin yleisen tietosuoja-asetuksen 18 artiklassa säädetään.
16. Oikeus tietojen poistamiseen
Valtiokonttori käsittelee henkilötietoja lakisääteisen tehtävän toteuttamiseksi, eikä rekisteröidyllä ole oikeutta saada tietojaan poistetuksi.
17. Oikeus tehdä valitus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että hänen oikeuksiaan on rekisterinpitäjän toimesta loukattu.
18. Muut mahdolliset oikeudet
Henkilötietoja ei käytetä eikä luovuteta käytettäväksi suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia eikä markkina- ja mielipidetutkimusta eikä henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.
19. Evästeiden käyttö
Tietojärjestelmässä ei käytetä evästeitä.