Yli 21 500 matkalaskua vuodessa vaatii tehokkuutta. Tampereen yliopisto otti eKuitin käyttöön ja huomasi heti hyödyt: virheet vähenivät, tarkistukset nopeutuivat ja matkustajien arki helpottui.
Kuva: Marko Kallio / Skyfox / Tampereen yliopisto
Tampereen yliopistossa matkustetaan paljon. Konferensseja ja seminaareja ympäri maailmaa, kotimaan matkoja ja tuhansia matkalaskuja vuodessa. Pelkästään viime vuonna hyväksyttyjä laskuja ja suunnitelmia kertyi yli 21 500. Matkahallinnan asiantuntija Taina Rantala tietää, mitä tämä tarkoittaa käytännössä: valtavia määriä kuitteja ja tarkistuksia. ”Matkustaminen Tampereen yliopistossa on hyvin laajaa ja monimuotoista. Mukana on kokeneita matkustajia ja niitä, joille matkalaskujen tekeminen on uutta. Matkalaskujen palautuksia tuli aiemmin paljon, jopa 30 prosenttia matkalaskuista täytyi palauttaa matkustajalle korjattavaksi tai täydennettäväksi.”, Rantala kertoo.
Ensiaskeleet kohti eKuittia
Kun mahdollisuus eKuittien käyttöön tuli, Tampereen yliopisto tarttui siihen heti. ”Signaali tuli matkatililähetteistä. Heti kun oli mahdollista, otimme eKuitin käyttöön. Helmikuussa 2025, matkatoimiston vaihdon yhteydessä, eKuitti otettiin käyttöön M2-järjestelmän kautta.” Käyttöönotto sujui hyvin, vaikka alkuun oli pieniä teknisiä haasteita. ”Ne korjattiin nopeasti, ja nyt kaikki toimii loistavasti. Onni on, että yliopistomme johto ymmärtää digitalisaation ja tekoälyn hyödyt. Meillä on vahva tahtotila digitalisaation edistämiseen työntekijöiden arjen helpottamiseksi”.
Onni on, että yliopistomme johto ymmärtää digitalisaation ja tekoälyn hyödyt.
Hyödyt näkyvät arjessa
eKuitti on tuonut konkreettisia hyötyjä. Matkalaskujen palautukset ovat vähentyneet, ja asiatarkastajien työ on helpottunut. ”Kun tiedot ovat rakenteellisessa muodossa, ei tarvitse käsitellä epäselviä kuvia ryppyisistä kuiteista. Kulut kohdistuvat oikein, ja virheitä tulee vähemmän.” Palautteet ovat olleet lähinnä positiivisia: ”Paljon matkustavat kehuvat palvelua. Pientä viilausta toki tarvitaan, esimerkiksi kuittipohjien kehittämistä matkatoimiston kanssa.”
Katse tulevaisuuteen
Rantala näkee eKuitissa paljon potentiaalia. ”Toivomme lisää eKuittia tarjoavia toimijoita. Erityisesti hotelleja, takseja ja parkkipalveluita, joita käytetään todella paljon. Lisäksi olisi hienoa, jos tulevaisuudessa tieto liikkuisi rakenteisesti myös eri tahojen välillä ilman manuaalisia välivaiheita.”
Tampereen yliopisto on ollut edelläkävijä ja haluaa jatkaa kehittämistä. ”Meillä on vahva yhteistyö palvelukeskuksen ja järjestelmätoimittajien kanssa. Tavoitteena on, että kaikkien arki helpottuu ja prosessit ovat mahdollisimman sujuvia”, Rantala jatkaa.
Mikä on parasta eKuitissa?
Rantala ei epäröi hetkeäkään: ”Se, että arki helpottuu. Kun tiedot ovat oikein ja automaattisesti järjestelmässä, säästyy paljon aikaa ja virheitä tulee vähemmän.”
