Lapin Yliopisto otti eKuitin käyttöön huhtikuussa 2025. Controller Jaana Köngäs LUC korkeakoulukonsernin matkahallinnosta kertoo: ”eKuitti on selkokielinen ja valmiina järjestelmässä määrämuotoisena, se helpottaa matkustajaa”.

Jaana Köngäs, LUC matkahallinnon Controller

Pitkä tie ideasta toteutukseen

Ensimmäiset keskustelut eKuitista käytiin Lapin yliopistolla jo vuonna 2017, kun silloinen rehtori totesi, että eKuitti otetaan käyttöön heti, kun se on teknisesti mahdollista. Vuosien varrella jäätiin vielä odottamaan eKuitin yleistymistä. Lapin yliopisto osti Lapin ammattikorkeakoulun osake-enemmistön vuonna 2019 ja merkittävin muutos tapahtui, kun Lapin yliopiston ja Lapin AMKin hallitusten päätöksellä yhteiset tuki- ja hallintopalvelut päätettiin tuottaa Lapin yliopiston LUC palveluista 1.1.2021 alkaen.

Varsinainen eKuitti-valmistelu käynnistyi syksyllä 2024, kun GBT-matkatoimistolla oli valmius lähettää matkatililähetteiden eKuitit rakenteellisessa muodossa. Tämä oli tärkeää, koska vähintään 50 % matkakuluista kulkee matkatilin kautta. Tämän myötä käynnistettiin hyötyanalyysin laatiminen ICT-projektihallintatyöryhmälle, joka vastaa Lapin yliopiston ja Lapin ammattikorkeakoulun digitalisaatiosta ja järjestelmäkehityksestä. Lopullinen päätös eKuittiin siirtymisestä saatiin maaliskuussa 2025 ja tuotannossa oltiinkin jo huhtikuussa.

Hyötyanalyysi vakuutti

Valmistelutyö vei aikaa; erityisesti hyötyanalyysin teko, jonka valmisteluun osallistui Könkään lisäksi IT-asiantuntija Petri Mentu. ”Varsinainen käyttöönotto sujui nopeasti, kun muutama pieni tekninen asia saatiin kuntoon”, kertoo Jaana Köngäs.
Hyötyanalyysi tehtiin hyvin perusteellisesti. Tämän uuden digitaalisen ratkaisun tavoitteena oli hyödyntää täysimääräisesti olemassa olevaa matkahallinnon järjestelmää. Erityisesti pyrittiin tukemaan järjestelmätoimittajan kehitystiekartan tavoitetta reaaliaikaisesta kulukäsittelystä. ”Päätavoite oli antaa henkilökunnalle mahdollisuus hyödyntää automatisoitua eKuitti-dataa matkalaskujärjestelmässä, ilman välikäsiä. Tämä on lisäpalvelu”, Köngäs jatkaa.

Hyötyanalyysiin kerättiin merkittävimmät hyödyt ja säästöt. Rahallisena säästönä esiteltiin laskelma ajankäytön säästymisestä sekä matkahallinnossa että henkilökunnalla. Laskelmissa hyödynnettiin henkilöstön keskipalkkaa ja Valtiokonttorin sivuilta löytyvää kuittien käsittelykustannusten laskuria. Analyysissä kerrottiin hyvin selkeästi, mikä eKuitti on, miten se tukee strategisia tavoitteita ja mitä seuraa, jos eKuitti-hanketta ei toteuteta. Lisäksi huomioitiin riskejä ja eri toteutusvaihtoehtoja. ”Kaiken taustalla oli saada päätöksentekijöille mahdollisimman kattava kuva eKuitista ja sen mahdollisuuksista”, Köngäs toteaa.

eKuitti osaksi matkalaskuprosessia

Matkatililähetteiden lisäksi yliopiston eKuitteja siirtyy matkalaskujärjestelmään Eurocardin ja Dinersin käytön kautta. Kortit on keskitetty matkustamiseen liittyviin ostoihin, jolloin hankinnat voidaan eritellä matkoista. ”Tärkeää on luoda prosessi, joka tukee eKuittia, ja käyttää yrityskortteja sellaisissa ostopaikoissa, joista eKuitin saa suoraan järjestelmää. Vielä kun eKuittia tarjoavia organisaatioita tulee lisää, esimerkiksi HSL ja taksiyhtiöt, niin manuaalinen työ vähenee entisestään kuittien osalta”, Köngäs sanoo.

Lapin Yliopisto ja Lapin ammattikorkeakoulu hyödyntää matkalaskujärjestelmän dataa myös hiilijalanjäljen laskennassa. Tässä eKuitti on merkittävä mahdollistaja, kun kaikki matkustamiseen liittyvät kuitit saadaan järjestelmään oikein ja ajantasaisesti.

Mitkä ovat eKuitin haasteet?

Köngäs nostaa esiin muutamia haasteita:

• Monien toimijoiden mukanaolo voi hämärtää rooleja (matkahallintajärjestelmätoimittajia ja sähköistä kuittidataa toimittavia operaattoreita on useita).
• eKuitin pääkäyttäjällä tai käyttöönottajalla tulee olla riittävät ICT-taidot sekä ymmärrys siitä, mitä tietoa siirtyy, mistä se siirtyy ja miten siirto tapahtuu. Pääkäyttäjä ei kuitenkaan näe itse siirtorajapintoja, sillä ne hoidetaan kolmansien osapuolten toimesta. Tämä tekee prosessin hahmottamisesta ja ymmärtämisestä etukäteen haastavaa.
• Käyttöönotto- ja ylläpitokustannukset, kuten transaktiomaksut
• eKuitin työaikasäästöt henkilöstöltä siirtyvät IT-kuluihin, eli eri budjettikohtiin

”Pitää pyrkiä kertomaan avoimesti ja ymmärrettävästi, että aiemmin näkymätön osa henkilöstökuluista muuttuu näkyväksi, kun järjestelmätoimittaja alkaa laskuttaa transaktioista”, Köngäs pohtii.

Ensikokemukset ja katse tulevaan

Parasta eKuittiin siirtymisen osalta on Köngäksen mukaan ollut se, että kuitit ja matkatililähetteet ovat valmiina matkalaskujärjestelmässä ja helppolukuisina niin sanotussa määrämuodossa, koska kuitti on kaikkien kirjausten peruste. Käyttöönotosta on vielä lyhyt aika, joten käyttäjäkokemuksia odotetaan syksyyn mennessä. Köngäs kehottaa varautumaan siihen, että käyttöönoton alkuvaiheessa aineiston siirtymisessä voi esiintyä viiveitä ja katkoksia. Tällöin aineistoja voi joutua pyytämään erikseen esimerkiksi matkatoimistolta, jos ne eivät ole saapuneet kummankaan – vanhan tai uuden – prosessin kautta siirtymävaiheen aikana.

eKuitin tulevaisuuden suhteen Jaana Köngäs on positiivisella mielellä ja kertoo, että Lapin Yliopisto on jo pohtinut eKuitin tarjoamista asiakkailleen omilla kassoillaan. ”Opiskelijat ovat nykyään niin digitalisoituneita, että heille esimerkiksi kirjaston kassalta saatu sähköinen kuitti voisi olla jo arkipäivää. Täytyypä kontaktoida kassajärjestelmätoimittajaa tämän tiimoilta!”

Lue lisää eKuitista: eKuitti.info