Bokföringsenheterna och de statliga fonderna utanför budgeten
I detta meddelande har samlats länkar till de mest centrala bestämmelserna och anvisningarna angående upprättandet av bokslut.
Förberedelserna för bokslutet ska inledas i ett tillräckligt tidigt skede. Vid behov ska tidsschemana kommas överens om och säkerställas med olika samarbetspartner och intressentgrupper.
Bokföringsenheternas och fondernas bokslut upprättas enligt förordningen om statsbudgeten (1243/1992).
Finansministeriet har 19.1.2016 meddelat föreskriften TM 1603 om bokföringsenhetens bokslutsscheman och uppgifter som skall lämnas i bilagorna samt föreskriften TM 1602 som gäller bokslutsscheman och uppgifter som skall lämnas i bilagorna för statliga fonder utanför budgeten. Via denna länk kommer du till finansministeriets webbplats där du kan hitta de aktuella föreskrifterna. På samma sida finns också scheman för bokföringsenhetens och fondens bokslutskalkyler i Excel-format. Dessa kan utnyttjas vid bokslutsuppställningen.
Handboken om statens bokföring innehåller vägledning till registreringar och uppgörandet av bokslutsbilagor.
Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning (Palkeet) ger anvisningar om behandling av transaktioner med resekonto- och betaltidskort samt tidtabeller och förfaranden angående M2-systemet vid årsskiftet.
Det är bra att ställa upp balansspecifikationerna, bilagorna till bokslutet och bokslutskalkylerna innan uppgifterna om konton och fullmakter inlämnas till centralbokföringen. Detta säkrar för sin del att endast riktiga uppgifter inlämnas.
På Statskontorets nätsida har publicerats anvisningen om kontroller som ska göras till kontouppgifter (Tilitiedoille tehtäviä tarkistuksia). I anvisningen uppräknas sådana kontroller med vilka man kan gardera att kontouppgifterna är riktiga under räkenskapsperioden och i bokslutet.
Bokföringsenhetens och fondens bokslut skall godkännas senast 28.2.2019.
Bokföringsenhetens bokslut
Bokslutets struktur
Bokföringsenhetens bokslut skall upprättas på följande sätt:
- Verksamhetsberättelse
- Budgetens utfallskalkyl
- Intäkts- och kostnadskalkyl
- Balansräkning
- Bilagor
- Underskrift
Cheferna för de ämbetsverk och inrättningar som hör till bokföringsenheten ska alla för sin del godkänna och underteckna bokföringsenhetens bokslut. Om ämbetsverket eller inrättningen har en styrelse eller ett motsvarande kollegialt organ för den högsta ledningen och beslutsfattandet, godkänner och undertecknar också detta organ bokslutet för ämbetsverket eller inrättningen i fråga.
Den minister som är chef för ministeriet godkänner och undertecknar ministeriets bokslut på föredragning av den tjänsteman som sköter kanslichefens uppgifter vid ministeriet. Om också en annan minister har förordnats att behandla ärenden som hör till ministeriets ansvarsområde, godkänner och undertecknar denna minister bokslutet när det gäller det egna uppgiftsområdet.
Anvisning för uppställning av bokföringsenhetens bokslut
- Upprättande av verksamhetsberättelsen VK/948/00.00.00.01/2016 (10.11.2016)
- Statens gemensamma kostnadsredovisningsmodell (Valtion yhteinen kustannuslaskentamalli) VK/1106/04.00.00/2016 (9.2.2017)
- Upprättande av en kostnadsmotsvarighetskalkyl för den avgiftsbelagda verksamheten VK/1078/00.01/2014 (20.11.2014)
- Upprättande av en kostnadsmotsvarighetskalkyl för den samfinansierade verksamheten VK/1077/00.01/2014 (20.11.2014)
- Den räntekostnad som skall användas i kalkylerna år 2018 VK/12/00.00.01.06.00/2018 (15.1.2018)
- Bokslutskalkylerna och deras bilagor skall upprättas enligt anvisningarna Handboken om statens bokföring:
11 kapitlet: Uppgörande av bokföringsenhetens bokslut
12 kapitlet: Bokföringsenheternas bokslutskalkyler och uppgifter som skall ges i bilagor till dem
14 kapitlet: Specifikationer till bokslutet och andra bokslutsspecifikationer
I kolumnen Kysymyksiä ja vastauksia (Frågor och svar) som finns på Statskontorets webbplats publiceras frågor om bokföring och svar till dessa. Svaren kompletterar anvisningarna i handboken för statens bokföring.
- Bokslutsspecifikationer i samband med bokföringsenhetens bokslut
- Förteckningar som skall uppgöras i samband med bokslutet 477/03/2010 (23.11.2010)
- kapitel 14 Specifikationer till bokslutet och andra bokslutsspecifikationer i Handboken om statens bokföring
Uppgifter som behövs för uppgörandet av statens bokslut
För beredning av statens bokslut bör bokföringsenheten lämna in följande information och utredningar i enlighet med föreskrifterna Kontroll av fullmakter (VK/962/00.00.00.01/2017) och Uppgifter som behövs vid skötseln av statens centralbokföring VK/999/00.00.00.01/2018
Före den 30 januari:
- Tillstånd att överskrida de budgeterade anslagen för det avslutade finansåret och ändringar i kontouppställningen i budgeten.
Om det efter detta ännu uppstår ett behov för tillstånd att överskrida de budgeterade anslagen ska tillstånden lämnas in till Statskontoret senast 11.2.2019. Information som inkommit efter detta datum kanske inte hinner inkluderas i statens bokslut vilket leder till att de överskridna anslagen förblir i bokslutet utan tillstånd. Förordning om statsbudgeten 17 §: Tillstånd att överskrida ett förslagsanslag skall om möjligt begäras före utgången av november under finansåret, dock i god tid innan bokslutet blir färdigt. När tillstånd har beviljats skall ministeriet utan dröjsmål underrätta statskontoret om detta.
- Kontouppgifterna för december 2018 klara i Kieku. Bokföringsenheter, som inte använder Kieku, ska komma överens om tidsschemat för tillhandahållande av kontouppgifterna med Rapporteringsgruppen vid Statens servicecenter för ekonomi- och personalförvaltning (Palkeet).
31.1.2019:
- Överföring av kontouppgifterna för december 2018 i Kieku till centralbokföringen (Rapporteringsgruppen vid Palkeet gör överföringen).
Före den 3 februari:
- fullmaktsuppgifterna för det avslutade finansåret.
Före den 13 februari:
- Undertecknat följebrev och kopia av bokslutsbilagorna:
1: Principerna för upprättande av bokslutet samt bokslutets jämförbarhet,
9: Lån som beviljats inom budgetekonomin,
10: Värdepapper och investeringar i form av eget kapital,
11: Finansiella poster i balansräkningen och skulder,
12: Statliga borgensförbindelser, statsgarantier och andra fleråriga ansvarsförbindelser,
16: Maturitetsfördelning och duration när det gäller skulden
17: Övriga kompletterande uppgifter som är nödvändiga för lämnande av riktiga och tillräckliga uppgifter.
Om bokföringsenheten inte har några uppgifter att meddela i någon av ovan nämnda bilagor räcker det med att i följebrevet nämna detta. En ”tom” bilagakopia behöver inte inlämnas.
Följebrev och bilagekopior lämnas in till Statskontoret via e-post, skannade och samlade i en pdf-fil. E-postadressen är kkp (at) valtiokonttori.fi. Av meddelandets rubrik ska framgå vilken bokföringsenhets bilageuppgifter det gäller. T.ex. Bokslutsbilagor bfe 301.
Distribution av bokföringsenhetens bokslut
Då bokslutet är klart lämnar bokföringsenheten omedelbart in det till ministeriet och Statens revisionsverk. Bokslutet skall publiceras på bokföringsenhetens Netra-sida inom en vecka från bokslutets godkännande.
Därtill ämbetsverk och inrättningar måste rapportera uppgifterna om resultatutfallet i Netra resultatrapportering. Statskontoret har utgett en föreskrift om resultatrapportering Publicering av dokument gällande planering och uppföljning samt information om resultatet i Statens rapporteringstjänst (Netra)
(VK 540/03/2010).
Bokslut för en statlig fond utanför budgeten
Innehållet i fondens bokslut
Om det inte föreskrivs någonting annat i lagen skall bokslutet för en statlig fond utanför budgeten ställas upp på följande sätt:
- Verksamhetsberättelse
- Intäkts- och kostnadskalkyl
- Balansräkning
- Finansieringskalkyl
- Bilagor
- Underskrift
Anvisning för uppställning av fondens bokslut
Samma uppställning och anvisningar skall tillämpas på bokslutet för en statlig fond utanför budgeten som på en bokföringsenhets bokslut. Följande anvisningar kan tillämpas vid uppställningen av bokslutet:
Verksamhetsberättelsen skall upprättas enligt Statskontorets anvisning (VK/948/00.00.00.01/2016) utgiven 10.11.2016.
Bokslutskalkylerna och bilageuppgifterna skall upprättas enligt anvisningarna i Handboken för statens bokföring.
I kolumnen Kysymyksiä ja vastauksia (Frågor och svar) har skilda anvisningar getts om hur kontoklasserna 175 Statens icke budgeterade fonders kortfristiga lånefordringar och 258 Avräkningar mellan bokföringsenheterna skall presenteras i fondens bokslut. Vid behov ger Statskontoret råd om utformningen av finansieringskalkylen, som beskriver penningflödet, och utfallskalkylen för den planerade användningen av fondens medel.
Kontouppgifter för det avslutade finansåret
Uppgifter som behövs vid skötseln av statens centralbokföring (VK/999/00.00.00.01/2018)
- 30.1.2019: Kontouppgifterna för december 2018 klara i Kieku. Fonden, som inte använder Kieku, ska komma överens om tidsschemat för tillhandahållande av kontouppgifterna med Rapporteringsgruppen vid Statens servicecenter för ekonomi- och personalförvaltning (Palkeet).
- 31.1.2019: Överföring av kontouppgifterna för december 2018 i Kieku till centralbokföringen (Rapporteringsgruppen vid Palkeet gör överföringen).
Uppgifterna som presenteras i regeringens årsberättelse
Fondens resultaträkning/intäkts- och kostnadskalkyl och balansräkning i form av Excel-filer på finska och svenska samt bilaga 10 till bokslutet: Statliga borgensförbindelser, statsgarantier och andra mångåriga ansvarsförbindelser lämnas in till Statskontoret före den 25 februari.
Distribution av fondens bokslut
Då bokslutet är klart lämnar fonden omedelbart in det till ministeriet och Statens revisionsverk. Bokslutet skall publiceras på fondens Netra-sida inom en vecka från bokslutets godkännande.
Statskontoret har utgett en föreskrift om resultatrapportering Publicering av dokument gällande planering och uppföljning samt information om resultatet i Statens rapporteringstjänst (Netra) (VK 540/03/2010).
Ställningstagande till bokslutet (ministerier)
Ministeriet skall komma med ett motiverat ställningstagande till bokslutet gällande bokslut för en bokföringsenhet eller en fond som hör till ministeriets förvaltningsområde senast den 15 juni. Ställningstagandet till bokslutet skall publiceras på ministeriets och bokföringsenhetens/fondens Netra-sidor inom en vecka från givandet av ställningstagandet.
Ytterligare information
Bokslut:
E-post: ho.laskentatoimi (at) valtiokonttori.fi och kkp (at) valtiokonttori.fi
Behandling av kontouppgifter i Kieku:
raportointi (at) palkeet.fi
Netra-rapportering och publicering av uppgifter på Netra:
E-post: netra (at) valtiokonttori.fi
Distribution:
Bokföringsenheterna och de statliga fonderna utanför budgeten
Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning (Palkeet)
För kännedom: Statens revisionsverk