Uppgifts- och ansvarsfördelning inom löneräkning mellan servicecentret samt bokföringsenheterna och fonderna

MålgruppStat
DiariumnumretVK/73003/00.00.00.01/2021
DokumenttypFöreskrift
Ikraftträdelsedag01.01.2022
Datum15.06.2021
KategorierLöneberäkning
Underhåll ansvarValtiokonttori

Bokföringsenheterna och de statliga fonderna utanför budgeten samt Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning

Enligt 12 b § (1053/2016) i lagen om statsbudgeten (423/1988) ansvarar bokföringsenheterna för sin betalningsrörelse, bokföring och sitt bokslut samt upprättar ämbetsverkens eller inrättningarnas verksamhetsberättelser enligt 21 §. Statskontoret bestämmer dock om betalningsrörelse- och bokföringsuppgifter och om annan uppföljning enligt 16 § i anknytning till dessa samt om uppgifter för upprättande av bokslut, som ska skötas centraliserat och för vilka det ämbetsverk eller den inrättning som sköter de centraliserade ekonomiförvaltningsuppgifterna ska ansvara.

Enligt 12 b § 2 mom. i lagen om statsbudgeten bestämmer Statskontoret de uppgifter som gäller ämbetsverkens eller inrättningarnas löneräkning som sköts centraliserat och för vilka det ämbetsverk eller den inrättning som sköter de centraliserade ekonomiförvaltningsuppgifterna ansvarar. Dessutom kan Statskontoret bestämma att det ämbetsverk eller den inrättning som sköter de centraliserade ekonomiförvaltningsuppgifterna ska ansvara för sådana granskningsåtgärder i fråga om godkännande av de ersättningar på grund av resa som enligt ett tjänste- eller arbetskollektivavtal ska betalas till personer i anställning hos staten eller någon annan person, vilka inte omfattar den prövningsrätt som hör till arbetsgivaren.

I enlighet med 24 c § i lagen om statsbudgeten kan Statskontoret meddela föreskrifter om detaljer i fråga om skötseln av ämbetsverkens, inrättningarnas och utanför budgeten stående statliga fonders bokföring, betalningsrörelse och redovisning, samt om upprättandet av bokslut och andra funktioner och förfaringssätt inom ekonomiförvaltningen.

Enligt 37 § (1992/1243) i förordningen om statsbudgeten (1243/37) meddelar Statskontoret vid behov närmare föreskrifter om lönebokföringen och löneräkningen.

Ikraftträdande

Statskontoret har i dag utfärdat den bifogade föreskriften om ansvarsfördelning för löneräkning. Denna föreskrift träder i kraft den 1 januari 2022 och ersätter föreskriften VK/34522/00.00.01.06.00/2020 av den 6 november 2020.

Ytterligare information

Mer information om frågor som gäller Löneräkningen lämnas av Statskontoret, tfn 0295 50 2000 eller per e-post på holaskentatoimi (at) valtiokonttori.fi.

Mer information om andra ansvarsområden än löneräkningen fås av Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning, tfn 0295 56 2000 eller per e-post asiakaspalvelu (at) palkeet.fi.

Divisionschef Lasse Skog

Biträdande direktör Tanja Wistbacka

För kännedom Statens revisionsverk, Finansministeriet/budgetavdelningen

Bilagor Ansvarsfördelningstabell för personalförvaltning och löneräkning (Bilaga 1)

Följebrev till ansvarsfördelningsföreskriften om löneräkning (Bilaga 2)

Chefs- och Hr-tilläggstjänst (Bilaga 3)

HRM-Helhetstjänsten (Bilaga 4)

Bakgrund och tillämpningsområde

Enligt 12 b § (1053/2016) 1 mom. i lagen om statsbudgeten (423/1988) ansvarar bokföringsenheterna för sin betalningsrörelse och bokföring och sitt bokslut samt upprättar ämbetsverkens eller inrättningarnas verksamhetsberättelser enligt 21 §. Statskontoret bestämmer dock om betalningsrörelse- och bokföringsuppgifter och om annan uppföljning enligt 16 § i anknytning till dessa samt om uppgifter för upprättande av bokslut, som ska skötas centraliserat och för vilka det ämbetsverk eller den inrättning som sköter de centraliserade ekonomiförvaltningsuppgifterna ska ansvara.

Enligt 12 b § 2 mom. i lagen om statsbudgeten bestämmer Statskontoret de uppgifter som gäller ämbetsverkens eller inrättningarnas löneräkning som sköts centraliserat och för vilka det ämbetsverk eller den inrättning som sköter de centraliserade ekonomiförvaltningsuppgifterna ansvarar. Statskontoret kan bestämma att det ämbetsverk eller den inrättning som sköter de centraliserade ekonomiförvaltningsuppgifterna ska ansvara för sådana granskningsåtgärder i fråga om godkännande av de ersättningar på grund av resa som enligt ett tjänste- eller arbetskollektivavtal ska betalas till personer i anställning hos staten eller till någon annan person, vilka inte omfattar den prövningsrätt som hör till arbetsgivaren.

Enligt 12 b § 3 mom. i lagen om statsbudgeten kan avvikelser från den ansvarsfördelning som bestämts av Statskontoret av något särskilt skäl i anknytning till verksamheten vid bokföringsenheten och med tillstånd av Statskontoret göras för högst fem år i sänder på ansökan av bokföringsenheten, om det krävs för att sköta uppgiften på ett ändamålsenligt sätt. Bokföringsenheten ansvarar för de uppgifter som specificeras i tillståndet. Innan beslut fattas ska Statskontoret höra det ämbetsverk eller den inrättning som ansvarar för skötseln av de centraliserade ekonomiförvaltningsuppgifterna och vid behov även det ministerium som styr bokföringsenheten samt finansministeriet.

I enlighet med 24 c § i lagen om statsbudgeten kan Statskontoret meddela föreskrifter om detaljer i fråga om skötseln av ämbetsverkens, inrättningarnas och utanför budgeten stående statliga fonders bokföring, betalningsrörelse och redovisning, samt om upprättandet av bokslut och andra funktioner och förfaringssätt inom ekonomiförvaltningen.

Enligt 37 § i förordningen om statsbudgeten (1992/1243) meddelar Statskontoret vid behov närmare föreskrifter om lönebokföringen och löneräkningen.

Statskontoret har utfärdat denna föreskrift om ansvarsfördelning för löneräkning. Bokföringsenheten eller fonden kan avtala om att löneräkningsuppgifter som i denna föreskrift har ålagts bokföringsenheten tillhandahålls vid Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning (Palkeet), om inte annat föreskrivs eller bestäms i lagen eller med stöd av den.

I föreskriften tas inte ställning till ansvarsfördelningen för uppgifter som har en nära koppling till bokföringsenheternas och fondernas kärnverksamhet.

Begrepp och definitioner

I det här avsnittet beskrivs sådana centrala begrepp och definitioner med koppling till ansvarsfördelningen som anknyter till flera olika uppgifter. De begrepp som främst anknyter till en enskild uppgift presenteras i anslutning till punkten i fråga.

Med löneräkning avses den tekniska löneräkning som arbetsgivarmyndigheten ansvarar för och som behövs för den utbetalning av löner som baserar sig på de arbetstids- och löneuppgifter och övriga uppgifter som ämbetsverket överlämnat samt uträkningen av olika avtalsbaserade ersättningar.

Med personaldatasystem avses ett mastersystem för personuppgifter i vilket person- och tjänsteuppgifter upprätthålls. Person- och anställningsuppgifterna i personaldatasystemet överförs till löneräkningssystemet.

Med löneräkningssystem avses system med vilket den tekniska löne- och arvodesräkningen genomförs. Till exempel Löner i Kieku.

Med lönematerial avses sådant material utifrån vilket personers löner kan betalas på den avtalade betalningsdagen.

Med servicebegäran avses ett uppdrag som en bokföringsenhet skickar till Palkeet (via till exempel ett kundstödsystem).

Uppgifts- och ansvarsfördelning för löneräkning (1.2)

Uppgifterna och ansvaren vid löneräkning delas mellan det servicecenter (nedan Palkeet) som avses i Statsrådets förordning om Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning (229/2009) och en bokföringsenhet eller en fond utanför statsbudgeten på det sätt som beskrivs nedan. De uppgifter och ansvar som i föreskriften anvisas bokföringsenheten gäller också fonder utanför statsbudgeten.

Servicecentret ansvarar för de automatiska kontroller som byggs upp i informationssystemen som centret äger och för underhållet av kontrollerna. Om bokföringsenheten av funktionella orsaker använder personadatasystemet på ett avvikande sätt (till exempel användning av SAP HCM i Kieku), ansvarar bokföringsenheten för de uppgifter som påverkas av det avvikande förfarandet.

I bilaga 1 (ansvarsfördelningstabell för personalförvaltning) beskrivs servicehelheten för Palkeets personalförvaltning. Bilaga 1 omfattar också uppgifter och ansvar vid löneräkning som avses i denna föreskrift i den ordning som processen för personalförvaltning löper (numrering enligt ansvarsfördelningstabellen i parentes efter ifrågavarande punkt i förordningen).

Allmän information och anvisningar (1.2.1)

Palkeet ansvarar för följande uppgifter som gäller allmän information och anvisningar:

  • Information och anvisningar om frågor som berör löneräkning (till exempel tidtabeller för lönekörning, rådgivning i användning av applikationer, styrning av tjänster och verksamhetsmodeller) (1.2.1.1)

Bokföringsenheten ansvarar för följande uppgifter som gäller allmän information och anvisningar:

  • Ärenden som berör tjänste-/arbetskollektivavtal, lönesystem samt prövningsrätt för, anvisningar och information om arbetsgivarbeslut (1.2.1.2)

Uppgifter om anställningen i löneräkningssystemet (1.2.2)

Bokföringsenheten ansvarar för följande uppgifter som gäller uppgifter om anställningen i löneräkningssystemet:

  • Fastställa och godkänna uppföljningsobjekt för bokföring av löner (i Kieku till exempel med portalformulär och i Tidshanteringen) (1.2.2.1)
  • Spara och godkänna nya eller ändrade lönedelar och arvoden som betalas för anställningen och arvoden som betalas till de egna anställda (portalformulär) (1.2.2.2)
  • Ämbetsverket ska separat komma överens om tidtabellen för leverans av massmaterial med anknytning till prestationsbedömningar med den servicegrupp som producerar Palkeets service (1.2.2.3)
  • Godkänna och anmäla ändringar i de personliga lönedelarna med anknytning till de årliga prestationsbedömningarna till servicecentret (massändringar) (1.2.2.4)
  • Upprätthålla och godkänna löneuppgifter för timavlönade, om ämbetsverket har timavlönade anställda (i Kieku till exempel i Tidshanteringen) (1.2.2.6)
  • Anmäla rättelser till Palkeet genom en servicebegäran (1.2.2.10)

Palkeet ansvarar för följande uppgifter som gäller uppgifter om anställningen i löneräkningssystemet:

  • Spara ändringar i de personliga lönedelarna med anknytning till de årliga prestationsbedömningarna i systemet (massändringar) (1.2.2.5)
  • Behandla de uppgifter som produceras i SAP HCM och överföra dem till löneräkningssystemet (1.2.2.7)
  • Granska lönematerial (1.2.2.8)
  • Uppgifter som överförts från personaldatasystemet och gränssnitt (till exempel Tidshantering, M2).
  • Anmäla fel/brister som observerats vid granskningen av lönematerialet till kunden (1.2.2.9)
  • Göra korrigeringar som anmälts av ämbetsverket i källsystemet (1.2.2.11)

Arvoden (utomstående mottagare av arvoden, riksdagsledamöter, ministrar) (1.2.3)

Bokföringsenheten ansvarar för följande uppgifter som gäller arvoden:

  • Upprätta arvodestagarens uppdragsavtal och fastställa typ av arvode (till exempel föreläsare, tolk) (1.2.3.1)
  • I 13 § 1 mom. 2 punkten i lagen om förskottsuppbörd finns en förteckning över prestationer som grundar sig på personligt arbete och som räknas som lön även om det inte ingåtts något anställningsförhållande mellan betalaren och mottagaren.
  • Skicka en kopia av en konterad och godkänd arvodesfaktura, inklusive bilagor, till servicecentret (1.2.3.2)
  • Godkänna och spara arvoden till riksdagsledamöter och ministrar (portalformulär) (1.2.3.4)

Palkeet ansvarar för följande uppgifter som gäller arvoden:

  • Spara uppgifter om arvodestagaren och arvodet (exkl. riksdagsledamöter och ministrar) (1.2.3.3)
  • Fastställa arbetsgivar- och arbetstagaravgifter som uppbärs för arvodet enligt den typ av arvode som kunden fastställt (1.2.3.5)

Ersättningar för arbete och bruksavgifter (1.2.4)

Enligt 25 § 1 mom. 1 punkten i lagen om förskottsuppbörd är en ersättning för arbete en ersättning som i annan form än lön betalas för ett arbete, ett uppdrag eller en tjänst.

Bokföringsenheten ansvarar för följande uppgifter som gäller ersättningar för arbete och bruksavgifter:

  • Fastställa ersättningar för arbete och bruksavgifter (1.2.4.1)
  • Skicka en kopia av en konterad och godkänd faktura för ersättningar för arbete och bruksavgifter, inklusive bilagor, till servicecentret (1.2.4.2)

Palkeet ansvarar för följande uppgifter som gäller ersättningar för arbete och bruksavgifter:

  • Spara uppgifter om ersättningar för arbete och bruksavgifter och betala enligt de uppgifter som kunden fastställt (1.2.4.3)
  • Uppbära förskottsinnehållning för ersättningar för arbete och bruksavgifter för ett bolag eller en sammanslutning som inte har införts i förskottsuppbördsregistret samt anmäla betalningen till inkomstregistret. Anmäla pensionsavgifter och inkomster i fråga om arbetsersättningar enligt OffPL till inkomstregistret (1.2.4.4)

Stipendier (1.2.5)

Bokföringsenheten ansvarar för följande uppgifter som gäller stipendier:

  • Skapa en uppgift/vakans på blanketten för skapande av en budgeterad tjänst (1.2.5.1)
  • Godkänna stipendier som ska betalas och meddela betalningsuppgifterna för stipendiet genom en servicebegäran (1.2.5.2)
  • Följa betalningen av meddelade stipendier (1.2.5.4)

Palkeet ansvarar för följande uppgifter som gäller stipendier:

  • Spara de uppgifter om mottagaren som behövs vid betalningen av stipendiet och betala (1.2.5.3)

Delar som tas ut från lönen (1.2.6)

Bokföringsenheten ansvarar för följande uppgifter som gäller delar som tas ut från lönen:

  • Skicka skattekort till Palkeet vid behov (1.2.6.1)
  • Skicka fullmakter om medlemsavgifter till Palkeet (1.2.6.3)
  • Skicka ett ursprungligt betalningsförbud till Palkeet, om betalningsförbudet skickas från Utsökningsverket till kunden i stället för till Palkeet (1.2.6.5)

Palkeet ansvarar för följande uppgifter som gäller delar som tas ut från lönen:

  • Beställa och ta emot skattekortsuppgifter som skattemyndigheten skickat som direktöverföring och spara nya skattekorts- och ändringsskattekortsuppgifter (1.2.6.2)
  • Spara uppgifter om medlemsavgifter i systemet (1.2.6.4)
  • Spara betalningsförbud i systemet (1.2.6.6)
  • Returnera ett betalningsförbud till utsökningsmyndigheten när anställningen upphör (1.2.6.7)

Behandling av semesteruppgifter (1.2.7)

Palkeet ansvarar för följande uppgifter som gäller behandling av semesteruppgifter:

  • Räkna semesterrättigheter i samband med lönekörningen (1.2.7.1)
  • Räkna semesterrättigheter för enskilda personer vid behov (till exempel nya personer, i samband med fortsättningar på och ändringar av visstidsanställningar, i samband med avslutade anställningar) (1.2.7.2)

Bokföringsenheten ansvarar för följande uppgifter som gäller behandling av semesteruppgifter:

  • Göra upp, godkänna och följa avtal kring semestrar (i Kieku med funktionen för självbetjäning) (1.2.7.3)
  • Spara och godkänna en semesterperiod (i Kieku med funktionen för självbetjäning) (1.2.7.4)
  • Bekräfta en semesterplan (1.2.7.5)
  • Föra semesterbokföring enligt 29 § i semesterlagen (1.2.7.6)

Semestertillägg (1.2.8)

Palkeet ansvarar för följande uppgifter som gäller behandling av semesteruppgifter:

  • Betala semestertillägg enligt semesterrättighetsdagar i samband med betalning av semesterpenning eller förlängning av semester (1.2.8.1)
  • Betala semestertillägg när en anställning avslutas (1.2.8.2)

Semesterpenning (1.2.9)

Bokföringsenheten ansvarar för följande uppgifter som gäller semesterpenningar:

  • Meddela servicecentret om betalning av semesterpenning (betalningsdag, om ämbetsverket har ett preciserande tjänstekollektivavtal) (1.2.9.1)

Palkeet ansvarar för följande uppgifter som gäller semesterpenningar:

  • Betala semesterpenningar enligt ett tjänstekollektivavtal eller när en anställning avslutas på basis av ett meddelande av en kund (1.2.9.2)

Semesterersättning (1.2.10)

Palkeet ansvarar för följande uppgifter som gäller semesterersättningar:

Betala semesterersättning på basis av ett meddelande/beslut av en kund när en anställning avslutas eller i andra situationer som avses i tjänstekollektivavtalet (1.2.10.1)

Procentbaserad semesterlön (1.2.11)

Palkeet ansvarar för följande uppgifter som gäller procentbaserad semesterlön:

  • Palkeet skickar en lista med personer som omfattas av den procentbaserade semesterlönen till kunden (1.2.11.1)
  • Betala semesterlön. När anställningen upphör betalas semesterlön på basis av kundens meddelande. (1.2.11.3)

Bokföringsenheten ansvarar för följande uppgifter som gäller procentbaserad semesterlön:

  • Ämbetsverket granskar de inlämnade uppgifterna och meddelar om möjliga ändringar (1.2.11.2)

Tillägg för sjuk-, moderskaps- och faderskapsledighet (1.2.12)

Palkeet ansvarar för följande uppgifter som gäller tillägg för sjuk-, moderskaps- och faderskapsledighet:

  • Betala tillägg för sjuk-, moderskaps- och faderskapsledighet (1.2.12.1)

Behandling av frånvaron (1.2.13)

Bokföringsenheten ansvarar för följande uppgifter som gäller behandling av frånvaron:

  • Anmäla frånvaron i rätt tid (i Kieku med funktionen för självbetjäning) (1.2.13.1)
  • Godkänna frånvaron (1.2.13.2)
  • Ta bort felaktigt sparade frånvaron, godkänna återställandet och spara på nytt (1.2.13.3)
  • Meddela Palkeet om en tjänsteman har ett års sjukfrånvaro utan avbrott med en servicebegäran (1.2.13.5)
  • Anmäla frånvaron retroaktivt till Palkeet, om det inte är möjligt att anmäla frånvaron via portalen (1.2.13.7)
  • I Kieku är det inte möjligt att anmäla över 30 dagar gamla frånvaron via portalen

Den modell eller de modeller för ärendehantering som en bokföringsenhet förfogar över, det vill säga den elektroniska arbetsgången, fastställer ansvaret vid behandling av frånvaron i fråga om följande uppgift. I Kieku baserar sig arbetsgången för ärenden och elektroniska blanketter inom personalförvaltningen på ärendestyrning. En bokföringsenhet kan använda styrmodell 1 eller styrmodell 2 eller båda, om de ämbetsverk eller inrättningar som hör till bokföringsenheten använder olika styrmodeller.

  • Markera anställningens status som vilande/aktiv på grund av annan tjänst/uppgift på basis av beviljande av tjänsteledighet eller befrielse från arbete (i Kieku inkl. uppdatering av informationstypen för datakommunikation) (1.2.13.9)
  • Ämbetsverket eller inrättningen ansvarar för uppgiften om styrmodell 2 används i Kieku (till exempel en modell som anpassats till specialbehov till följd av organisationsstrukturen och arbetsordningen). (1.2.13.9.2)

Palkeet ansvarar för följande uppgifter som gäller behandling av frånvaron:

  • Uppföljning av frånvaron (införande av över 60 dagars frånvaro i matrikeln) (1.2.13.4)
  • Granska frånvarons konsekvenser på lönen (1.2.13.6)
  • Spara frånvaron retroaktivt i systemet (1.2.13.8)
  • I Kieku kan över 30 dagar gamla frånvaron inte anmälas/tas bort via portalen
  • Markera anställningens status som vilande/aktiv på grund av annan tjänst/uppgift på basis av beviljande av tjänsteledighet eller befrielse från arbete (i Kieku inkl. uppdatering av informationstypen för datakommunikation) (1.2.13.9)
  • Palkeet ansvarar för uppgifter om styrmodell 1 används i Kieku (en med SAP-standarden förenlig modell där personalärenden och blanketter går till rätt person för behandling i enlighet med den organisationsstruktur som gjorts i SAP-applikationen) (1.2.13.9.1)
  • Markera anställningens status som vilade/aktiv vid över tre månader långa övriga frånvaron utan avbrott vid behov (1.2.13.10)
  • t.ex. sjukfrånvaro (i Kieku inkl. uppdatering av informationstypen för datakommunikation)

Behandling av ersättningar (1.2.14)

Ansökningar om sjukdagpenning (1.2.14.1)

Bokföringsenheten ansvarar för följande uppgifter som gäller ansökningar om sjukdagpenning:

  • Skicka läkarintyg till FPA, när självrisktiden överskrids (1.2.14.1.1)
  • Begära löneuppgifter med en servicebegäran (personens namn, födelsetid och tidsperiod) (1.2.14.1.2)
  • Överklaga ett beslut om avslag på ansökan om sjukdagpenning (1.2.14.1.4)

Palkeet ansvarar för följande uppgifter som gäller ansökningar om sjukdagpenning:

  • Meddela löneuppgifter till FPA (blankett Y17) via e-tjänsten för arbetsgivare (1.2.14.1.3)

Ansökningar om olycksfallsersättning (1.2.14.2)

Bokföringsenheten ansvarar för följande uppgifter som gäller ansökningar om olycksfallsersättning:

  • Fylla i och skicka ett försäkringsintyg vid olycksfall i arbetet (1.2.14.2.1)
  • Göra en anmälan om olycksfall/yrkessjukdom och skicka den till Statskontoret (1.2.14.2.2)
  • Skicka en kopia av Statskontorets eller försäkringsbolagets negativa beslut om olycksfall i arbetet/yrkessjukdom till Palkeet (1.2.14.2.4)
  • Söka ändring av ett beslut om ersättning vid behov (1.2.14.4.5)

Palkeet ansvarar för följande uppgifter som gäller ansökningar om olycksfallsersättning:

  • Skicka löneuppgifter som bilaga till en anmälan om olycksfall/yrkessjukdom till Statskontoret på deras begäran (1.2.14.2.3)
  • Skicka löneuppgifter till FPA på grund av ett negativt olycksfallsbeslut för ansökan om sjukdagpenning (1.2.14.2.6)

Ansökningar om föräldraförmåner (1.2.14.3)

Bokföringsenheten ansvarar för följande uppgifter som gäller ansökningar om föräldraförmåner:

  • Ansöka om en föräldraförmån hos FPA (löntagare) (1.2.14.3.1)
  • Begära löneuppgifter med en servicebegäran till Palkeet (personens namn, födelsetid och tidsperiod) (1.2.14.3.2)
  • Söka ändring av ett beslut om ersättning (1.2.14.3.5)

Palkeet ansvarar för följande uppgifter som gäller ansökningar om föräldraförmåner:

  • Meddela FPA om den lön som arbetsgivaren betalat (1.2.14.3.3)
  • Följa ersättningar för semesterkostnader och ansöka om familjeledighetsersättning hos FPA inom föreskriven tid (1.2.14.3.4)

Ansökningar om rehabilitering (1.2.14.4)

Bokföringsenheten ansvarar för följande uppgifter som gäller ansökningar om rehabilitering:

  • Lämna in en ansökan om rehabilitering till Statskontoret, FPA eller Keva. (1.2.14.4.1)
  • Lämna in ett deltagarintyg till intressentgrupperna vid behov (1.2.14.4.2)
  • Begära löneuppgifter med en servicebegäran till Palkeet (personens namn, födelsetid och tidsperiod) (1.2.14.4.3)
  • Söka ändring av ett beslut om ersättning (1.2.14.4.5)

Palkeet ansvarar för följande uppgifter som gäller ansökningar om rehabilitering:

  • Meddela löneuppgifter till intressentgrupper (1.2.14.4.4)

Partiell sjukledighet (1.2.14.5)

Bokföringsenheten ansvarar för följande uppgifter som gäller partiell sjukledighet:

  • Kontakt med FPA som berör partiell sjukledighet (1.2.14.5.1)

Palkeet ansvarar för följande uppgifter som gäller partiell sjukledighet:

  • Meddela löneuppgifter till FPA vid behov (1.2.14.5.2)

Övriga ansökningar om frånvaron (1.2.14.6)

Bokföringsenheten ansvarar för följande uppgifter som gäller övriga ansökningar om frånvaron:

  • Skicka beredningsuppgifter och dokument med anknytning till en alterneringsledighet till arbets- och näringsbyrån, en arbetslöshetskassa och/eller till löntagaren (1.2.14.6.1)
  • Begära löneuppgifter med anknytning till en alterneringsledighet genom en servicebegäran till Palkeet (1.2.14.6.2)
  • Lämna in en ansökan till FPA om ersättning av kostnader för företagshälsovård (1.2.14.6.4)

Palkeet ansvarar för följande uppgifter som gäller övriga ansökningar om frånvaron:

  • Skicka löneuppgifter för alterneringsledighet på ämbetsverkets eller löntagarens begäran (1.2.14.6.3)

Behandling av beslut av Statskontoret, FPA och Keva (1.2.14.7)

Bokföringsenheten ansvarar för följande uppgifter som gäller behandling av beslut av Statskontoret, FPA och Keva:

  • Ta emot och arkivera ursprungliga beslut vid behov (1.2.14.7.1)
  • Skicka en kopia av Statskontorets och Kevas beslut till Palkeet (1.2.14.7.2)

Palkeet ansvarar för följande uppgifter som gäller behandling av beslut av Statskontoret, FPA och Keva:

  • Följa beslut av Statskontoret, FPA och Keva (1.2.14.7.3)
  • Spara information i positiva beslut om dagpenning i systemet (1.2.14.7.4)
  • Granska och godkänna inkomstregistreringar av ersättningar för verifikat som uppstår i bokföringskörningen (i systemet för cirkulation och arkivering av dokument) (1.2.14.7.5)
  • Med godkännande enligt punkt 1.2.14.7.5 avses säkerställande av att bokföringsexporten och den process som föregick den är korrekt. Statskontoret har utfärdat föreskriften och anvisningen Godkännande av verifikat i servicecentret.

Skattepliktiga rese- och resedagsersättningar och övriga ersättningar som ska anmälas till skattemyndigheten (1.2.14.8)

Palkeet ansvarar för följande uppgifter som gäller skattepliktiga rese- och resedagsersättningar och övriga ersättningar som ska anmälas till skattemyndigheten:

  • Ta emot en överföringsfil för skattepliktiga dagpenningar och resedagsersättningar och granska den överförda informationen (1.2.14.8.1)

Bokföringsenheten ansvarar för följande uppgifter som gäller skattepliktiga rese- och resedagsersättningar och övriga ersättningar som ska anmälas till skattemyndigheten:

  • Anmäla övriga prestationer än skattepliktiga prestationer som betalats till källskattepliktiga till Palkeet (1.2.14.8.2)
  • Spara personuppgifter för personer som fullgör civiltjänst samt uppgifter om betalning av dagpenning och kostpenning (1.2.14.8.3)

Lönekörningar och utskrifter samt därmed sammanhängande åtgärder (1.2.15)

Palkeet ansvarar för lönekörningar och utskrifter samt därmed sammanhängande åtgärder:

  • Körningar före lönekörningen (1.2.15.1)
  • Masskörningar enligt tidtabell (1.2.15.2)
  • Lönekörning (2 x mån.) (1.2.15.3)
  • Behandling av utskrifter från lönekörningar (1.2.15.4)
  • Överföring till en bank (Betalningsförteckning) (1.2.15.5)
  • Granska och godkänna betalningsförteckningen (1.2.15.6)
  • Överföra bankmaterial till en distributörsbank (1.2.15.7)
  • Köra och överföra elektroniska lönekalkyler (1.2.15.8)
  • Köra och överföra lönekalkyler i pappersformat (1.2.15.9)
  • Övriga massuppdateringskörningar, bland annat massuppdatering av frånvaron (1.2.15.10)
  • Allmänna förhöjningar eller motsvarande löneförhöjningar; spara tabeller/genomföra körningar (1.2.15.12)
  • Lämna in förvärvs- och anställningsuppgifter till inkomstregistret till intressentgruppernas förfogande (1.2.15.13)

Bokföringsenheten ansvarar för lönekörningar och utskrifter samt därmed sammanhängande åtgärder:

  • Allmänna förhöjningar eller motsvarande löneförhöjningar; skicka lönetabeller till Palkeet enligt begärd tidtabell (1.2.15.11)

Löneförteckning (1.2.16)

Palkeet ansvarar för följande uppgifter som gäller löneförteckningar:

  • Siffergranska en löneförteckning och dirigera den till ämbetsverket (1.2.16.1)

Bokföringsenheten ansvarar för följande uppgifter som gäller löneförteckningar:

  • Sakgranska och godkänna en löneförteckning (1.2.16.2)

Vid behandling av en löneförteckning följer bokföringsenheten den av Statskontoret utfärdade Statens förvaltningsanvisning för betalningsrörelsetjänster (VK/40544/00.00.01.06.01/2020).

Ändringsförteckning (1.2.17)

Palkeet ansvarar för följande uppgifter som gäller ändringsförteckningar:

  • Köra en ändringsförteckning och överföra den till arkivet i hanterings- och arkiveringssystemet för dokument (1.2.17.1)

Bokföringskörning per betalningsdag (1.2.18)

Palkeet ansvarar för följande uppgifter som gäller betalningsdagsspecifika bokföringskörningar:

  • Starta en bokföringskörning (1.2.18.1)
  • Granska och godkänna verifikat som uppstår i bokföringen (1.2.18.2)
  • Ovan avses med godkännande att säkerställa att bokföringsregistreringen och den process som föregår den är korrekt. Statskontoret har utfärdat föreskriften och anvisningen Godkännande av verifikat i servicecentret.

Lönebokföring (1.2.19)

Bokföringsenheten ansvarar för följande uppgifter som gäller lönebokföring:

  • Spara uppföljningsobjekt som påverkar lönebokföringen (i Kieku i portalen) i rätt tid i samband med avtalsuppgifter (1.2.19.1)
  • Korrigera fel i lönebokföringen direkt i källsystemet eller vid behov skicka uppgifter om uppföljningsobjekt som anknyter till korrigeringen med en servicebegäran till Palkeet (1.2.19.4)

Palkeet ansvarar för följande uppgifter som gäller lönebokföring:

  • Ta emot uppföljningsobjekt som ett ämbetsverk sparat i löneräkningssystemet (T.ex. via mellantavlan i Kieku i Löner) (1.2.19.2)
  • Utredning av felaktiga uppgifter som överförts till bokföringen tillsammans med ämbetsverket för korrigering av uppgifterna (1.2.19.3)
  • Korrigera fel i lönebokföringen vid behov i källsystemet (1.2.19.5)

Fördelning av lönekostnader (1.2.20)

Bokföringsenheten ansvarar för följande uppgifter som gäller fördelning av lönekostnader:

  • Spara uppföljningsobjekt som påverkar fördelningen av lönekostnader i rätt tid (i Kieku Tidshantering, CATS) (1.2.20.1)
  • Upprätthålla uppgifter om uppföljningsobjekt i avtalen i rätt tid (portal) (1.2.20.2)
  • Fastställa och upprätthålla uppgifter om fördelning av arbetstiden (i Kieku till exempel Tidshantering, CATS) (1.2.20.3)
  • Granska och korrigera justeringstransaktioner samt godkänna transaktionerna i enlighet med tidtabellen (i Kieku kan BI-rapporten för icke-godkända/godkända timmar användas) (1.2.20.4)

Övriga körningar (1.2.21)

Palkeet ansvarar för följande uppgifter som gäller övriga körningar:

  • Starta en överföringskörning av arbetsgivarens personaldatasystem (Tahti) (1.2.21.1)
  • Skicka en fellista som kommit vid en överföringskörning av arbetsgivarens personaldatasystem (Tahti) till ämbetsverket vid behov (1.2.21.2)
  • Korrigera fel som uppdagats vid överföring av arbetsgivarens personaldatasystem (Tahti) till källsystemet enligt tidtabellerna för arbetsgivarens personaldatasystem (1.2.21.4)
  • Körning av semesterlöneskulder inför bokslut (1.2.21.7)
  • Skicka rapporter om semesterlöneskulder och naturaförmåner till servicegruppen för servicecentrets bokföring och till ämbetsverket (1.2.21.8)

Bokföringsenheten ansvarar för följande uppgifter som gäller övriga körningar:

  • Anmäla uppgifter som bör korrigeras på en fellista vid överföring av arbetsgivarens personaldatasystem (Tahti) till servicecentret utan dröjsmål (1.2.21.3)
  • Ange arbetstid som använts för utbildning samt för rekreations-, förtroendemanna-, samarbets- och arbetarskyddsverksamhet i arbetsgivarens personaldatasystem (Tahti) om uppgifterna inte överförs från personaldatasystemet (i Kieku från SAP HCM) (1.2.21.5)
  • Ange övriga arbetskraftskostnader i arbetsgivarens personaldatasystem (Tahti) (1.2.21.6)

Utfärda löneintyg och motsvarande utredningar på begäran av en löntagare (1.2.22)

Palkeet ansvarar för följande uppgifter som gäller utfärdande av löneintyg och motsvarande utredningar på begäran av en löntagare:

  • Utfärda löneintyg (1.2.22.1)
  • Intyg över inkomster i Finland för källskattepliktiga (1.2.22.2)
  • Utfärda intyg över inkomstbortfall (1.2.22.3)

Övriga utredningar (1.2.23)

Palkeet ansvarar för följande uppgifter som gäller övriga utredningar:

  • Utredning över användningen av anslag för lönestöd till arbets- och näringsbyrån (1.2.23.1)
  • Räkna dröjsmålspåföljder och -räntor när de har orsakats av Palkeet (1.2.23.3)
  • Betala dröjsmålspåföljder och -räntor till löntagaren (1.2.23.4)

Bokföringsenheten ansvarar för följande uppgifter som gäller övriga utredningar:

  • Räkna dröjsmålspåföljder och -räntor när de har orsakats av en bokföringsenhet (1.2.23.2)

Betalningar utanför reskontra (nettobetalningar) och faktureringsbegäranden (returneringar av löner) (1.2.24)

Palkeet ansvarar för följande uppgifter som gäller betalningar utanför reskontra och faktureringsbegäranden:

  • Räkna antalet betalningar utanför reskontra/faktureringsbegäranden och meddela dem till ett ämbetsverk (1.2.24.1)
  • Spara uppgifter om en betalning utanför reskontra/faktureringsbegäran i systemet (1.2.24.2)
  • Göra ett betalningsverifikat för en betalning utanför reskontra och skicka den till utbetalning (1.2.24.3)
  • Skicka nödvändiga uppgifter till utbetalning vid begäran om lönefakturering (1.2.24.4)
  • Sakgranska och godkänna en betalning utanför reskontra (1.2.24.5)
  • Löneutgiften har godkänts på förhand vid ämbetsverket till exempel med Kiekus portalblanketter, i Tidshanteringen eller på basis av ett annat godkänt uppdrag som kunden skickat.

Bokföringsenheten ansvarar för följande uppgifter som gäller betalningar utanför reskontra och faktureringsbegäranden:

  • Sakgranska och godkänna en faktureringsbegäran (1.2.24.6)

Avräkningar (1.2.25)

Palkeet ansvarar för följande uppgifter som gäller avräkningar:

  • Behandla förskottsinnehållningar, källskatter och socialskyddsavgifter (1.2.25.1)
  • Behandla pensionsavgifter samt olycksfalls- och arbetslöshetsförsäkringsavgifter (1.2.25.2)
  • Behandla medlemsavgifts- och utmätningsredovisningar (1.2.25.3)
  • Avstämma betalningar till intressentgrupper med bokföringsuppgifter (1.2.25.4)
  • Granska och godkänna avräkningar och fakturor (1.2.25.5)
  • Utredningar i anslutning till avräkningar (1.2.25.6)

Upprätta och skicka anmälningar till intressentgrupper (1.2.26)

Palkeet ansvarar för följande uppgifter:

  • Upprätta och skicka anmälningar om löneuppgifter och arbetsgivarens separata anmälningar till inkomstregistret (1.2.26.1)
  • Utredningar om avgifter för olycksfalls- och ekonomiskt stöd (1.2.26.2)
  • Skicka uppgifter om medlemsavgifter till förbund/fackorganisationer (4 x år) (1.2.26.3)
  • Följa balanskonton för lönefordringar och löneutredningar (1.2.26.4)
  • Upprätta memorialverifikat över bokföring av affärsbokföringskonton som hänför sig till löner och vars bokföring inte kan korrigeras via källsystemet. (1.2.26.5)
  • Vid behov görs en utredning av balanskonton som hänför sig till lönerna för bokslutet (1.2.26.6)
  • Upprätta en specifikation av personalkostnader (bilaga 5 till bokslutet för bokföringsenheter, bilaga 3 till bokslutet för fonder) (1.2.26.8)
  • Uppföljning av saldot på MinSkatt för arbetsgivarprestationernas del (1.2.26.9)

Bokföringsenheten ansvarar för följande uppgifter:

  • Meddela vilka tjänstemän som hör till ledningen för upprättandet av en specifikation av personalkostnader (bilaga 5 till bokslutet) (1.2.26.7)

Löneförvaltning och lönebetalning för personer som har anställts lokalt utomlands (1.2.27)

Bokföringsenheten ansvarar för löneförvaltningen och lönebetalningen när det gäller personer som har anställts lokalt utomlands (1.2.27.1)

Arkivera material för personaltjänster och löneräkning (1.3)

Bokföringsenheten ansvarar i enlighet med arkivbildningsplanen för arkiveringen av ursprungligt lönematerial och arkivering av löneräkning som utförs utomlands. (1.3.1)

Palkeet ansvarar för arkiveringen av följande utskrifter i anslutning till löneräkning: löneförteckningen, ändringsförteckningen, bokföringsverifikat för lönebokföring och kostnadskörning, betalningsförteckningen (bankspecifikt banksammandrag), kvartalsutredningar av medlemsavgifter, lönekort, årsinkomster, verifikat för avräkningar. (1.3.2)

Användarrättigheter och farliga arbetskombinationer (1.4)

När användarrättigheter beviljas för informationssystem som behövs för att sköta personalförvaltningens uppgifter ska man säkerställa att användarrättigheterna på personnivå är ändamålsenliga.

Bokföringsenheten eller fonden är ansvarig för att lämna begäran till servicecentret om att lägga till, ändra eller stryka användarroller. I chefsansvaret på bokföringsenheten ingår att säkerställa att användarrättigheterna motsvarar personens arbetsbeskrivning. (1.4.1)

Servicecentret ansvarar för att användarrättsroller som ges en och samma person inte bildar en farlig arbetskombination. Om det inte på något annat sätt går att begränsa att en sådan arbetskombination uppstår, ska ändamålsenliga kontroller och tillhörande tillsyn ordnas för att hantera riskerna. (1.4.2)

Palkeet ansvarar för att skicka användarrättigheter till bokföringsenheten för granskning två gånger per år från informationssystem som producerar data för löneräkning och som administreras av Palkeet. (1.4.3)

Informationssystem (1.5)

Palkeet ansvarar för de automatiska kontroller som byggs upp i informationssystemen som centret äger och för underhållet av kontrollerna. (1.5.1)

Palkeet ansvarar för upprätthållandet av metodbeskrivningar för personalförvaltningens informationssystem som är gemensamma för alla ämbetsverk. (1.5.2)

Bokföringsenheten ansvarar för att beskriva integrationerna i substanssystemen för löneräkningssystemet som är gemensamt för alla ämbetsverk, som en bilaga till Palkeets metodbeskrivningar. (1.5.3)