Anvisning för statsbidragsmyndigheter som använder Statskontorets informationssystem för statsunderstöd vid utbetalning av bidrag samt för Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning.

Bakgrund

Statskontoret ansvarar för upprätthållandet av informationssystemet för statsunderstöd (nedan SU-systemet) samt för utvecklingen och användarstödet av de digitala tjänster (statsunderstödstjänster) som ingår i systemet, med stöd av statsunderstödslagen och lagen om Statskontoret (305/1991). Statskontoret har också lagstadgade uppgifter i anslutning till analys och rapportering av statsunderstödsverksamheten.

Statskontoret utvecklar och upprätthåller tjänsterna Sokunderstod.fi, Administreraunderstod.fi och Granskaunderstod.fi samt ger stöd vid ibruktagandet och användningen av dem.

Statsbidragsmyndigheterna ansvarar för ansökningsvillkoren och beviljandet av statsunderstöd.

Syftet med denna anvisning är att säkerställa att bokföringsförfarandet för statsunderstöd är enhetligt och att statsbidragsmyndigheternas bokslut är korrekta.

Ikraftträdande

Anvisningen träder i kraft omedelbart.

Mer information

För mer information, kontakta Statskontoret: tuki.hallinnoiavustuksia (at) valtiokonttori.fi

För kännedom

De statsbidragsmyndigheter som använder Statskontorets informationssystem för statsunderstöd vid handläggning av bidrag, Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning Palkeet, Statens revisionsverk samt Finansministeriets budgetavdelning

Uppkomsten av ett långfristigt skuldkonto i SU-systemet

På långfristiga skuldkonton (24991010 Övriga långfristiga skulder, SU-systemet (T)) bokförs understöd som beviljats av anslag som grundar sig på beslut om beviljande och som används under flera år (över två år). Anslagen används vid beslutstidpunkten och som motpost används skuldkonton enligt tidpunkten för utbetalningarna – antingen kortfristiga skuldkonton (26270010 Skulder som anknyter till överföringsekonomins vederlagsfria kostnader, SU-systemet (T)) eller långfristiga skuldkonton (24991010 Övriga långfristiga skulder, SU-systemet (T)).

Sökanden anger i ansökan hur användningen av statsunderstödet fördelar sig. Om användningstiden för statsunderstödet sträcker sig över mer än två år (tiden mellan användningens början och slut), skapar SU-systemet automatiskt en tabell där den sökande matar in hur användningen av understödet fördelas. I SU-systemet fastställer statsbidragsmyndigheten med ett beslutsförslag hur understödet ska fördelas mellan olika år.

I beslutsförslaget anges fördelningen av användningen enligt följande.

De belopp som beviljas för innevarande år (2025) och för följande år (2026) bokförs på det kortfristiga skuldkontot 26270010 Skulder som anknyter till överföringsekonomins vederlagsfria kostnader, SU-systemet (T).

De belopp som beviljas för åren 2027–2029 bokförs på det långfristiga skuldkontot 24991010 Övriga långfristiga skulder, SU-systemet (T).

I samband med det långfristiga skuldkontot 24991010 används en årsspecifik Seuko1-kod som fastställs av Statskontoret. Koden består av förkortningarna VA=valtionavustus (statsunderstöd) och VE=velka (skuld) samt det årtal som anger när skulden är aktuell. Seuko1-koden för det långfristiga skuldkontot år 2027 är VAVE2027. Koden för skuldkontot år 2028 är VAVE2028. SU-systemet genererar automatiskt koderna för långfristiga skuldkonton.

Med hjälp av koden kan man i bokföringen specificera hur mycket långfristig skuld som hänför sig till olika år. Utifrån informationen överförs skulden för det kommande året till det kortfristiga skuldkontot vid bokslutstidpunkten. Till exempel i bokslutet för 2025 överförs skulden för 2027 (Seuko1-koden VAVE2027) från det långfristiga skuldkontot till det kortfristiga skuldkontot.

VAVE-koden används endast i SU-systemet.

Bokföringslogik i samband med utbetalning

1. Betalas som planerat

2. Högre utbetalning

• År 2025 betalas av en eller annan orsak ut mer än vad som ursprungligen planerats, dvs. 20 000 euro. För utbetalningen år 2025 används andelen för 2025 (10 000 euro) och den andel som var avsedd för 2026 (5 000 euro). Bokföringen görs från det kortfristiga skuldkontot 26270010 (15 000 euro). Den återstående delen på 5 000 euro tas från den långfristiga skuld som bokförts för år 2027 på konto 24991010 med seuko1-koden VAVE2027.
• Understödet betalas först från det kortfristiga skuldkontot 26270010 tills dess saldo är noll. Därefter kan skulden betalas från det långfristiga skuldkontot med beaktande av vilket år (Seuko1-koden) som står näst i tur. Det innebär att betalningen i första hand ska göras från skuldsaldot för år 2027 (VAVE2027).

3. Lägre utbetalning

• År 2025 vet man att 2 000 euro kommer att betalas ut år 2026. Resterande 3 000 euro betalas ut år 2027. Saldot behöver inte överföras till det långfristiga skuldkontot.
• Skuldbeloppet på 20 000 euro för år 2027 överförs i bokslutet för 2025 till det kortfristiga skuldkontot. Skulden betalas först från det kortfristiga skuldkontot 26270010 tills dess saldo är noll.

Överföring av saldo från det långfristiga skuldkontot vid årsskiftet

Vid varje årsskifte överförs saldot från det långfristiga skuldkontot till det kortfristiga skuldkontot. Till exempel 2025 överförs skulden för 2027 till det kortfristiga skuldkontot. Saldot överförs den 31 december eller föregående vardag om den 31 december infaller på en lördag eller helgdag. Överföringen sker först efter att bokföringsmaterialet har importerats i Palkeet. På så sätt säkerställer man att inga fel har uppstått vid importen.

Hantering av verifikationer för saldoöverföringar

Överföringar av skuldsaldon genererar bokföringsverifikat som upprättas med hjälp av en mall för memorialverifikat (Excel) i Handi, systemet för beställnings- och fakturahantering. Memorialverifikatet skickas per e-post till statsbidragsmyndigheten. E-postmeddelandet skickas till den adress dit e-postmeddelanden om avstämningar av statsunderstöd skickas.

Statsbidragsmyndigheten för in verifikaten i Handis modul för memorialverifikat, där de sakgranskas och godkänns.

Verifikatet ska hanteras enligt tidtabellen för bokslutsarbetet.

Hantering av statsunderstödsbeslut för 2025

Statsunderstödsbesluten i SU-systemet måste fattas senast den 29 december 2025 för att bokföringen ska kunna föras till räkenskapsåret 2025.

Generering av utbetalnings- och bokföringsmaterial i SU-systemet: