Ohje valtionapuviranomaisille, jotka käyttävät Valtiokonttorin valtionavustusten tietojärjestelmää avustusten maksamisessa sekä Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskukselle.

Taustaa

Valtiokonttori vastaa valtionavustusten tietojärjestelmän (myöhemmin VA-järjestelmä) ylläpidosta sekä siihen sisältyvien digitaalisten palveluiden (valtionavustuspalveluiden) kehittämisestä ja käytön tuesta valtionavustuslain ja Valtiokonttorista annetun lain (305/1991) perusteella. Valtiokonttorilla on myös valtionavustustoiminnan analysointiin ja raportointiin liittyviä lakisääteisiä tehtäviä.

Valtiokonttori kehittää ja ylläpitää Haeavustuksia.fi-, Hallinnoiavustuksia.fi- ja Tutkiavustuksia.fi-palveluita sekä tukee niiden käyttöönotossa ja käytössä.

Valtionapuviranomaiset vastaavat hakuehdoista ja avustusten myöntämisestä.

Tämän ohjeen tavoitteena on varmistaa valtionavustusten kirjausmenettelyn yhtenäisyyttä ja valtionapuviranomaisten tilinpäätösten oikeellisuutta.

Voimaantulo

Ohje tulee voimaan välittömästi.

Lisätiedot

Lisätietoja antaa Valtiokonttori, tuki.hallinnoiavustuksia (at) valtiokonttori.fi

Tiedoksi

Valtionapuviranomaiset, jotka käyttävät Valtiokonttorin valtionavustusten tietojärjestelmää avustusten käsittelyssä, Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet, Valtiontalouden tarkastusvirasto, VM budjettiosasto

Pitkäaikaisen velkatilin muodostuminen VA-järjestelmässä

Pitkäaikaiselle velkatilille (24991010 Muut pitkäaikaiset velat, VA-järjestelmä (T) kirjataan myöntöpäätösperusteista määrärahasta myönnetyt avustukset, joiden käyttö ajoittuu usealle vuodelle (yli kahdelle vuodelle). Määrärahat käytetään päätöksentekohetkellä ja vastakirjauksena on maksujen ajoittumisen mukaan velkatilit lyhytaikainen (26270010 Siirtotalouden vastikkeettomiin kuluihin liittyvät velat, VA-järjestelmä (T)) tai pitkäaikainen velkatili (24991010 Muut pitkäaikaiset velat, VA-järjestelmä (T)).

Hakija ilmoittaa hakemuksella avustuksen käytön jakaantumisesta. Mikäli avustuksen käyttöaika jakaantuu yli kahdelle vuodelle (käyttöaika alkaa ja käyttöaika päättyy välinen aika), VA-järjestelmä muodostaa automaattisesti taulukon, johon hakija syöttää avustuksen käytön jakaantumisen. Valtioapuviranomainen määrittelee VA-järjestelmässä päätösesityksellä avustuksen jakaantumisen eri vuosille.

Päätösesityksellä käytön jakautuminen esitetään alla olevan mukaisesti.

Kuluvalle vuodelle (2025) ja sitä seuraavalle vuodelle (2026) myönnettävät summat kirjautuvat lyhytaikaiselle velkatilille 26270010 Siirtotalouden vastikkeettomiin kuluihin liittyvät velat, VA-järjestelmä (T).

Vuosien 2027–2029 myönnettävät summat kirjautuvat pitkäaikaiselle velkatilille 24991010 Muut pitkäaikaiset velat, VA-järjestelmä (T).

Pitkäaikaisen velkatilin 24991010 yhteydessä käytetään vuosikohtaista Valtiokonttorin määrittämään Seuko1-koodia. Koodi muodostuu lyhenteistä VA=valtionavustus ja VE=velka sekä vuodesta, jolle velka on ajoittumassa. Vuoden 2027 pitkäaikaisen velkatilin Seuko1-koodi on VAVE2027. Vuoden 2028 velkatilin koodi on VAVE2028. VA-järjestelmä tuottaa pitkäaikaisen velkatilin koodit automaattisesti.

Koodin avulla pystytään erittelemään kirjanpidossa, kuinka paljon eri vuosille kohdistuu pitkäaikaista velkaa. Tiedon perusteella siirretään tilinpäätöshetkellä seuraavan vuoden velka lyhytaikaiselle velkatilille. Esimerkiksi vuoden 2025 tilinpäätöksessä siirretään vuoden 2027 velka (Seuko1-koodi VAVE2027) pitkäaikaiselta velkatililtä lyhytaikaiselle velkatilille.

VAVE-koodi on käytössä vain VA-tietojärjestelmässä.

Kirjauslogiikka maksamisen yhteydessä

1. Maksetaan suunnitellusti

2. Maksetaan enemmän

• Vuonna 2025 maksetaan syystä tai toisesta enemmän kuin alkuperin on suunniteltu eli maksetaan 20 000 euroa. Maksamiseen vuonna 2025 käytetään vuoden 2025 osuus (10 000 euroa) ja vuodelle 2026 ajoitettu osuus (5 000 euroa). Kirjaukset tehdään lyhytaikaiselta velkatililtä 26270010 (15 000 euroa). Loppuosaan 5 000 käytetään vuodelle 2027 kirjattua pitkäaikaista velkaa tililtä 24991010 ja seuko1-koodia VAVE2027.
• Avustusta maksetaan ensin lyhytaikaiselta velkatililtä 26270010, kunnes sen saldo on nolla. Sen jälkeen velkaa voidaan maksaa pitkäaikaiselta velkatililtä huomioiden, mikä on seuraava vuosi (Seuko1-koodi). Eli ensin on maksettava vuoden 2027 velkasaldosta (VAVE2027).

3. Maksetaan vähemmän

• Vuonna 2025 tiedetään, että vuonna 2026 tullaan maksamaan 2 000 euroa. Loppuosa 3 000 euroa maksetaan vuonna 2027. Saldoa ei tarvitse siirtää pitkäaikaiselle velkatilille.
• Vuoden 2027 velkaosuus 20 000 euroa siirretään vuoden 2025 tilinpäätöksessä lyhytaikaiselle velkatilille. Velkaa maksetaan ensin lyhytaikaiselta velkatililtä 26270010, kunnes sen saldo on nolla.

Pitkäaikaisen velkatilin saldon siirto vuoden vaihteessa

Kunkin vuoden vaihteessa siirretään pitkäaikaisen velkatilin saldo lyhytaikaiselle velkatilille. Esimerkiksi vuonna 2025 siirretään vuoden 2027 velka lyhytaikaiselle velkatilille. Saldon siirto toteutetaan 31.12. tai sitä edeltävänä arkipäivänä mikäli 31.12. on lauantai tai pyhäpäivä. Siirto toteutetaan, kun kirjanpitoaineistot on luettu sisään Palkeissa. Tällä varmistetaan, että sisäänluvussa ei ole tapahtunut virheitä.

Saldon siirtotositteiden käsittely

Velkatilin saldojen siirroista muodostuu kirjanpidon tositteet, jotka tuotetaan tilausten- ja laskujenkäsittelyjärjestelmä Handin muistiotositepohjalle (Excel). Pohja toimitetaan sähköpostitse valtionapuviranomaiselle. Sähköposti lähetetään valtionapuviranomaisen sähköpostiin, johon lähetetään valtionavustusten täsmäytysten sähköpostit.

Valtionapuviranomainen vie tositteet Handiin Muistio-moduuliin, jossa tositteet asiatarkastetaan ja hyväksytään.

Tositteen käsittely tulee tehdä tilinpäätösaikataulun mukaisesti.

Vuodelle 2025 kuuluvien valtionavustuspäätösten käsittely

Valtionavustuspäätökset VA-järjestelmässä on tehtävä 29.12.2025 mennessä, jotta kirjaukset saadaan vuoden 2025 kirjanpitoon.

Maksatus- ja kirjanpitoaineistojen muodostaminen VA-järjestelmässä: