Upprättad: 28.5.2026

1. Personuppgiftsansvarig

Namn: Statskontoret
Adress: Sörnäs strandväg 13, PB 14, 00054 Statskontoret
Övriga kontaktuppgifter: tfn 0295 50 2000, registrator(at)statskontoret.fi

2. Kontaktperson i ärenden som gäller registret

Namn: Henri Heiskanen, Teknologiavdelningen, Enheten för tjänsteproduktion
Adress: Sörnäs strandväg 13, PB 14, 00054 Statskontoret
Övriga kontaktuppgifter: växel 0295 50 2000, henri.heiskanen(at)valtiokonttori.fi

3. Dataskyddsombud

Denis Galkin, tfn +358 (0) 295 50 2165, dataskyddsombud(at)statskontoret.fi

4. Ändamålet med behandlingen av personuppgifterna och behandlingens rättsliga grund

1. Intern ärendehantering och serviceärenden: Statskontorets olika utvecklingsuppgifter och servicebegäranden. Användarnas uppgifter används endast för att hantera uppgifter och ärenden. För detta ändamål upprätthåller Statskontoret ett användarregister i Jira. Den rättsliga grunden för behandlingen är utförandet av en lagstadgad uppgift, eftersom den interna ärendehanteringen och hanteringen av serviceärenden utgör en del av Statskontorets lagstadgade uppgifter.
2. Externa kundmeddelanden: De kontaktuppgifter som kunden lämnat används endast för att behandla respons samt för att hantera uppgifter och ärenden. För detta ändamål upprätthåller Statskontoret ett kundregister i Jira. Den rättsliga grunden för behandlingen är kundens samtycke. Kunden ger sitt samtycke genom att ange sina kontaktuppgifter i samband med att respons lämnas eller ett ärende registreras.

5. Informationsinnehållet i registret

Informationsinnehållet i registret: intern ärendehantering och serviceärenden

1. Uppgifter och ärenden: uppgifter som användaren lämnar, minst e-postadress, namn och organisation, eventuellt telefonnummer. Uppgifterna behövs för att skapa och behandla uppgifter och ärenden samt för att identifiera användaren.
2. Ändringar i kontaktuppgifter: förnamn, efternamn, e-post, organisation
3. Besökarstatistik: ändringar som användarna gjort.
4. Användarnas IP-adresser: Vid användning av Jira samlas tekniska logguppgifter in. Dessa används för att säkerställa Jiras funktion och för att utreda eventuella störningssituationer. IP-adresser sparas i de tekniska logguppgifterna.

Informationsinnehållet i registret: externa kundmeddelanden

1. Respons, uppgifter och ärenden: uppgifter som kunden lämnar, vanligtvis e-postadress och namn, eventuellt telefonnummer. Det är inte obligatoriskt att lämna personuppgifter i samband med responsen, utan respons kan också lämnas anonymt. Med hjälp av uppgifterna hanterar Statskontoret uppgifter och ärenden eller svarar på respons.
2. Ändringar i kontaktuppgifter: förnamn, efternamn, e-post, organisation
3. Besökarstatistik: ändringar som kunderna gjort.
4. Kundernas IP-adresser: Vid användning av Jira samlas tekniska logguppgifter in. Dessa används för att säkerställa Jiras funktion och för att utreda eventuella störningssituationer. IP-adresser sparas i de tekniska logguppgifterna. För kundmeddelanden som tas emot per e-post sparas inga IP-adressuppgifter i loggen.

6. Regelmässiga informationskällor

Respons, uppgifter och ärenden samt ändringar i kontaktuppgifter: Uppgifterna fås av användaren eller kunden själv.
Besökarstatistik: Uppgifterna samlas in med hjälp av Jira-systemet.
Besökarnas IP-adresser: Jira hämtar automatiskt användarens IP-adress i samband med användningen.

7. Regelmässiga utlämnanden av uppgifter

Respons, uppgifter och ärenden samt ändringar i kontaktuppgifter: Uppgifterna lämnas inte ut.
Besökarstatistik och besökarnas IP-adresser: Uppgifterna lämnas i regel inte ut.

8. Regelmässiga utlämnanden av uppgifter och överföring av uppgifter till länder utanför EU eller EES

Användarkonton och externa kundkonton kan överföras mellan Atlassian Corporations AWS-datacenter (Australien, Kanada, Indien, Japan, Singapore, Sydkorea, Schweiz, Storbritannien, USA). Uppgifter som är kopplade till dessa konton kan behandlas och lagras i dessa datacenter.

9. Principerna för skyddet av registret

Respons, uppgifter och ärenden samt ändringar i kontaktuppgifter: Registret innehåller inte sekretessbelagt material.
Endast de personer som den personuppgiftsansvarige befullmäktigat har tillgång till uppgifterna som behandlas i Jira. Användarrättigheterna kontrolleras regelbundet och onödiga rättigheter tas bort. Datanätet och de terminaler på vilka registret finns har skyddats genom tekniska åtgärder.

Besökarstatistik och besökarnas IP-adresser: Registret innehåller sekretessbelagt material.
Endast de personer med tystnadsplikt som den personuppgiftsansvarige befullmäktigat har tillgång till uppgifterna som behandlas i datasystemen. Användarrättigheterna kontrolleras regelbundet och onödiga rättigheter tas bort. Datanätet och de terminaler på vilka registret finns har skyddats genom tekniska åtgärder.

10. Uppgifternas lagringstid/kriterier enligt vilka lagringstiden bestäms

Respons, uppgifter och ärenden samt ändringar i kontaktuppgifter: Uppgifterna förvaras endast den tid som behövs för att behandla kundens ärende och de lagras inte i ett register.

Besökarstatistik och besökarnas IP-adresser: Besökarstatistiken lagras så länge användarens konto finns kvar i systemet. Uppgifterna som är kopplade till kontot kan tas bort på begäran genom att kontakta Jeesi-supportportalen (Statskontorets interna användare) eller per e-post på adressen vkjira@valtiokonttori.fi.

Användarnas och kundernas IP-adresser sparas i loggarna i 180 dagar från den senaste inloggningen och användningen.

11. Uppgift om automatiserat beslutsfattande (t.ex. profilering) samt om vilken logik som används i behandlingen och hur denna påverkar de registrerade

Inga automatiska beslut fattas och ingen profilering görs utifrån uppgifterna.

12. Rätt till insyn

Respons, uppgifter och ärenden, ändringar i kontaktuppgifter, besökarstatistik samt besökarnas IP-adresser: De registrerade har rätt att kontrollera sina uppgifter i registret. Begäran riktas till Statskontorets registratorskontor (se kapitel 1. Personuppgiftsansvarig).

13. Rättelse av uppgifter

De registrerade har rätt till insyn av sina uppgifter i registret. Begäran riktas till Statskontorets registratorskontor (se kapitel 1. Personuppgiftsansvarig).

14. Rätt att göra invändningar mot behandling av uppgifter

Respons, uppgifter och ärenden samt ändringar i kontaktuppgifter: De registrerade har rätt att när som helst och på personliga grunder som hänger samman med personens särskilda situation göra invändningar mot behandlingen av deras personuppgifter.

15. Rätt till begränsning av behandling

De registrerade har rätt att kräva att behandlingen av deras personuppgifter begränsas på det sätt som föreskrivs i artikel 18 i den allmänna dataskyddsförordningen.

16. Rätt till radering

Respons, uppgifter och ärenden samt ändringar i kontaktuppgifter: De registrerade har rätt att begära att den personuppgiftsansvarige raderar deras personuppgifter ur personregistret. Begäran riktas till Statskontorets registratorskontor (se kapitel 1. Personuppgiftsansvarig).

17. Rätt att inge klagomål

De registrerade har rätt att inge klagomål till tillsynsmyndigheten om de anser att den personuppgiftsansvarige har kränkt deras rättigheter.

18. Andra eventuella rättigheter

Personuppgifterna varken används eller lämnas ut för direktreklam, distansförsäljning eller annan direktmarknadsföring och inte heller för marknads- eller opinionsundersökningar, personmatriklar eller släktforskningsändamål.

De registrerade kan meddela om eventuella dataskyddsrisker eller ett dataskyddsproblem de upptäcker till Statskontoret per e-post: viestinta(at)statskontoret.fi eller via responsavsnittet på webbplatsen.

19. Användning av kakor

Jira samlar in kakuppgifter om sina användare. Nödvändiga kakor möjliggör normal användning av Jira i enlighet med den registrerades användarrättigheter. Dessa kakor kan inte inaktiveras när Jira används. Kakor för funktionalitet, prestanda och analys, forskning, användningssätt och riktad reklam samt sociala medier kan inaktiveras. Mer information finns på tillverkaren Atlassians webbplats.