Valtion taloushallinnon prosesseja on neljä: suunnitelmista tuloksiin, tarpeesta maksuun (aiemmin käytetty nimitystä hankinnasta maksuun), tilauksesta perintään ja kirjauksesta tilinpäätökseen. Yhteisten prosessien pohjalta kyetään toimimaan valtion virastoissa ja tehtävien vastuunjako on kaikille osapuolille selvä.
Suunnitelmista tuloksiin -prosessi on laaja kokonaisuus joka kattaa viraston (tai laitoksen) johtamisen tueksi tehtävien suunnitelmien tuottamisen sekä niiden raportoinnin kaikilla hallinnontasoilla. Prosessi tukee virastojen ohjausta ja tuottaa yhtenevää tietoa toiminnasta.
Prosessi voidaan jakaa kolmeen pääasialliseen ryhmään:
Suunnitelmista tuloksiin -prosessin strateginen omistaja on valtiovarainministeriö. Valtiokonttori toimii operatiivisessa vastuussa kehittäen ja tukien prosessin eri osien läpivientiä.
Tuotamme ohjeistusta ja jaamme parhaita käytänteitä suunnitteluun, mittareiden muodostamiseen ja tulosten raportointiin liittyen. Keräämme suunnittelun tuottamat tiedot Valtion tulostietojärjestelmään ja ne ovat kaikkien kansalaisten käytettävissä Tutkihallintoa.fi-palvelussa.
Tavoitteenamme on, että valtionhallinnon ohjaus ja johtaminen perustuu yhtenäiseen ja analysoituun konsernitietoon, ajantasaiseen tilannekuvaan sekä hyvään henkilöjohtamiseen. Tavoitetilassa suunnittelun, ohjauksen ja seurannan prosessit on digitalisoitu siten, että tiedot tallennetaan vain kertaalleen, minkä jälkeen tietoja hyödynnetään tarpeenmukaisesti läpi prosessien sellaisenaan tai rikastamalla tietoa edelleen.
Suunnitelmista tuloksiin -prosessilla on merkittävä liityntäpinta valtionhallinnossa käytettävään ohjausmalliin, tulosohjaukseen. Lisätietoa tulosohjauksesta: https://vm.fi/ohjausjarjestelmat
Suunnitelmista tuloksiin -prosessi
Tarpeesta maksuun -prosessilla (aik. käytetty nimitystä Hankinnasta maksuun) tarkoitetaan kokonaisuutta aina hankintojen suunnittelusta yksittäisen ostolaskun maksamiseen. Valtio käyttää hankintoihin vuosittain noin 6 miljardia euroa. Hankinnat täyttävät valtion tarpeita väylähankkeista erilaisiin asiantuntijapalveluihin. Tarpeesta maksuun -prosessin kehittämisessä tavoitteena on varmistaa hankintojen tarkoituksenmukaisuus ja turvata valtion varojen tehokas, valvottu sekä läpinäkyvä käyttäminen.
Tarpeesta maksuun -prosessialue (aik. Hankinnasta maksuun) on linjattu valtion taloushallinnon strategiassa keskeiseksi kehittämiskohteeksi. Yhdenmukaisilla toimintatavoilla ja tietojen käsittelyn automatisoinnilla on tavoitteena vähentää prosessin henkilötyömäärää 30 % vuoteen 2020 mennessä.
Tarpeesta maksuun -prosessin (aik. Hankinnasta maksuun) automatisoinnin keskeisiä kehittämistoimia ovat muun muassa sopimuskohdistuksen, sähköisen tilaustenhallinnan ja robotiikan käyttöönotto ostolaskujen käsittelyssä. Nämä toiminnallisuudet vähentävät käsittelyyn tulevien tositteiden määrää ja automatisoivat aiemmin manuaalisesti tehtyä työtä.
Valtiokonttori seuraa automatisoinnin etenemistä valtionhallinnossa mittareiden avulla kvartaaleittain. Kirjanpitoyksiköiden tulee hyödyntää mittaritietoja mm. arvioidessaan ostolaskujen käsittelyn automaatioastetta suhteessa asetettuihin tavoitteisiin. Lisäksi Valtiokonttori arvioi mittareiden avulla toimenpiteiden tarvetta automatisoinnin vauhdittamiseksi.
Tarpeesta maksuun -prosessin (aik. Hankinnasta maksuun) kehittymistä seurataan mittaritietojen avulla. Mittareita ovat muun muassa:
Vuoden 2019 alusta menojen käsittelyn automaatioastetta kuvaavat tilastot julkaistaan valtionhallinnon sisäisessä työtilassa osoitteessa handi.fi/tiimeri.
Valtion ostolaskujen automaation kehittyminen vuosina 2014-2020
Valtiokonttori osallistuu yhteistyössä Hanselin, Palkeiden, Valtiovarainministeriön ja muiden konsernitoimijoiden kanssa Hankintojen digitalisointi -toteutusohjelmaan, jonka tavoitteena on kehittää valtion hankintatoimea digiperiaatteiden mukaisesti.
Lue lisää:
Tarpeesta maksuun -prosessialueen (aik. Hankinnasta maksuun) hyvät käytännöt -ohjekokonaisuus on tuotettu kirjanpitoyksiköiden käyttöön toimintatapojen kehittämiseksi.
Keskeisiä kehittämiskohteita kirjanpitoyksiköissä ovat:
Valtiokonttori päivittää ohjeita kirjanpitoyksiköiltä ja Palkeilta saadun palautteen perusteella.
Tarpeesta maksuun -prosessin kehittämisestä ja automatisoinnista saat lisätietoja osoitteesta hankintatoimi@valtiokonttori.fi.
Tilauksesta perintään prosessilla tarkoitetaan kokonaisuutta aina tilaamisesta ja perustietojen ylläpidosta yksittäisen myyntilaskun maksamiseen tai sen saatavien valvontaan ja perintään.
Tilauksesta perintään prosessin kehittämiskohteina ovat muun muassa automaatioasteen nostaminen osaprosesseissa, raportoinnin kehittäminen, verkkolaskujen määrän kasvattaminen ja verkkomaksamisen käytön lisääminen. Verkkolaskujen määrän kasvattamista tukee osaltaan se, että Kiekussa on käytössä kuluttajaverkkolasku- ja suoramaksutoiminnallisuudet.
Tilauksesta perintään prosessi
Valtiolle on asetettu vuosittaiset digitaalisesti käsiteltyjen myyntitapahtumien tavoitteet. Digitaalisesti käsiteltyihin myyntitapahtumiin sisällytetään kirjanpitoyksikköjen lähettämät verkkolaskut (kuluttaja- ja yritysverkkolaskut, mobiili-kanavaan, Suomi.fi-viestit palveluun sekä sähköisiin postilaatikoihin toimitetut myyntilaskut) ja Suomi.fi-maksut palvelun verkkomaksut.
| Mittari | Tavoite 2022 | Toteuma 2022 | Tavoite 2023 | Tavoite 2024 | Tavoite 2025 |
| Digitaalisesti käsiteltyjen valtion myyntitapahtumien % -osuus | 63 | 65,2 | 66 | 70 | 70 |
Tilauksesta perintään prosessiin liittyvät mittarit koostuvat seuraavista tiedoista:
Mittareiden kohtien 2 – 6 tiedot on kerätty niiden kirjanpitoyksiköiden osalta, jotka käyttävät laskutukseen Kieku-tietojärjestelmää (Kiekuun tallennus, Excel, substanssiliittymä) tai ovat Kiekun reskontra-asiakkaita.
Yhteenveto valtion kokonaistuottavuudesta:
| Yhteensä 2021 | Osuus (%) laskuista 2021 | Yhteensä 2022 | Osuus (%) laskuista 2022 | |
| Myyntilaskut | 1305308 | 1251065 | ||
| Maksukehotukset | 137676 | 10,55 | 157719 | 12,61 |
| Viivästyskorkolaskut | 4491 | 0,34 | 7856 | 0,63 |
| Maksunpalautukset | 5611 | 0,43 | 6698 | 0,54 |
| Viitteelliset suoritukset | 1112387 | 85,22 | 1143864 | 91,43 |
| Viitteettömät suoritukset | 44850 | 3,44 | 58520 | 4,68 |
| Ulosotot | 21608 | 1,66 | 19386 | 1,55 |
| Velkomushaasteet | 523 | 0,04 | 416 | 0,03 |
| Virheelliset laskutuspyynnöt | 705 | 0,12 | 2942 | 0,50 |
Kirjanpitoyksikkökohtaiset tuottavuustiedot julkaistaan Valtion maksuliike ja kassanhallinta Tiimeri-työtilassa.
Valtiokonttori on julkaissut yhteistyössä Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen (Palkeet) kanssa ohjeen hyvistä käytännöistä. Kirjanpitoyksikön tulee selvittää, mitkä ohjeessa kuvatut hyvät käytännöt se voi ottaa käyttöön sellaisinaan, ja mitkä vaativat soveltamista sen omassa toimintaympäristössä.
Ohjeen tavoitteena on ohjata ja tukea kirjanpitoyksiköitä yhtenäistämään ja kehittämään toimintatapoja tilauksesta perintään prosessin osa-alueiden sisällä. Ohjeessa on myös selkiytetty Palkeiden ja kirjanpitoyksikön välistä työnjakoa.
Tilauksesta perintään prosessista saat lisätietoja osoitteesta verkkolaskutus@valtiokonttori.fi.
Katso myös nämä:
Jenni Kainulainen
taloushallintoasiantuntija
verkkolaskutus(at)valtiokonttori.fi
Anni Paavilainen (virkavapaalla 04/2023-08/2024)
taloushallintoasiantuntija
verkkolaskutus(at)valtiokonttori.fi
Kirjauksesta tilinpäätökseen -prosessilla tarkoitetaan kokonaisuutta kirjanpidon seurantakohteiden ylläpidosta tilinpäätökseen.
Kehitämme valtion kirjanpidon prosesseja ja menettelyjä yhteistyössä virastojen ja valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen kanssa.
Valtiokonttori kehittää ja ylläpitää kirjauksesta tilinpäätökseen -prosessin tehtäviä. Tavoitteena on sujuva, yhtenäinen ja luotettava prosessi, joka huomioi sisäisen valvonnan näkökulmat.
Kirjanpidon tehtävien vastuunjako on kaikille valtionhallinnon kirjanpitoyksiköille ja rahastoille sekä valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskukselle selkeä. Kehitämme ja ylläpidämme myös kirjanpidon seurantakohteita niin, että ne tukevat päätöksentekijöiden, virastojen, rahastojen sekä Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen (Palkeet) taloudellisia tietotarpeita. Tavoite on tuottaa oikeat ja riittävät tiedot valtion toiminnasta.
Tarjotaan päätöksen teon tarpeita tukevaa taloudellista ja olennaista taloustietoa.
Lisäksi tuemme ja neuvomme virastoja ja Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskusta valtion kirjanpitoon liittyvissä kysymyksissä. Valtiokonttorin julkaisema Valtion kirjanpidon käsikirja toimii yleisesityksenä valtion kirjanpidosta ja käytännön kirjanpito-ohjeiden kokoelmana. Käsikirja auttaa kirjanpitoa koskevien säädösten ja määräysten hahmottamista ja tukee käytännön kirjanpitotyötä virastossa ja palvelukeskuksessa.
Katso myös: Valtion taloushallinto ja laskentatoimi >
Kirjauksesta tilinpäätökseen -prosessialueen kehittymistä seurataan mittaritietojen avulla. Mittareita varainhoitovuosien 2015–2020 aikana ovat muun muassa:
Tutustu kirjanpidon prosessimittareihin tarkemmin >
Kysymykset ja lisätiedot:
kkp@valtiokonttori.fi
