Excel-lomakkeen (syöttötaulukko) käyttäminen tietojen toimittamisessa Kuntatalouden tietopalveluun

KohderyhmäKunta
AsiakirjatyyppiOhje
Antopäivämäärä02.10.2020
KategoriatKuntatalouden raportointiTietojen toimittaminen
YlläpitovastuuValtiokonttori

Yleistä

Excel-tiedonsyöttösovelluksen (lomakkeen) avulla voidaan tuottaa raportointikokonaisuuskohtainen tiedosto raportoitavaksi. Tuotettu tiedosto on XBRL-muotoinen. Tiedosto raportoidaan Kuntatalouden tietopalveluun Aineiston lataus -toiminnon avulla.

Valtiokonttori lisää Excel-tiedonsyöttölomakkeita Internet-sivuille sitä mukaan, kun ne avautuvat testattaviksi ja raportoitaviksi. Ennen tuotantotoimituksiin siirtymistä tiedon muodostamista ja toimittamista on testattava.

Tämä käyttöohje kuvaa, kuinka kuntien ja kuntayhtymien eri raportointikokonaisuuksien toimitus Excel-lomakkeella tapahtuu.

Lomakemuotoinen tietojen toimitustapa on tarkoitettu niille, jotka eivät ensivaiheessa pysty tuottamaan XBRL tai CSV -muotoista aineistoa. Tällainen toimitustapa tulee olemaan kuntien ja kuntayhtymien käytössä ainoastaan siirtymäajan (viitisen vuotta). Lomakkeet löytyvät Valtiokonttorin sivuilta. Lataa lomake käyttöösi ja salli lomakkeelle tehtävät muokkaukset.

Excel-lomakkeen rakenne

Tietojen toimittamisen Excel-lomake koostuu Aloitus-välilehdestä sekä kyseessä olevan raportointikokonaisuuden osakokonaisuuksien mukaan nimetyistä välilehdistä. Voit vaihtaa lomakkeen kielen Kunta-valikosta näkymän vasemmasta ylälaidasta Kieli fi/sv.

Kuva 1 Havainnekuva Excelin etusivusta

Raportin perustiedot – Aloita täyttäminen tästä

1. Aloita klikkaamalla yläpalkista Kunta aktiiviseksi.

2. Syötä tiedot kenttiin Y-tunnus, kansio ja tietojenajankohta Aloitus-välilehdelle.

Huom. Aloitus-välilehdelle syötettävään tallennuskansioon tallennetaan lomakkeella muodostettava XBRL-tiedosto, kun valitaan [Luo XBRL]. Itse Excel-lomake ei siis tallennu samalla, vaan lomakkeen voi tallentaa halutessaan tavanomaisia Excel-toimintoja käyttäen (Tiedosto -> Tallenna nimellä).

Aloitussivulla olevat tiedot tulee olla täytettyinä ennen XBRL raportin luomista:

  • Raportoijan tunniste, Y-tunnus
  • Kansio mihin XBRL-tiedosto muodostetaan
  • Tietojen toimittamisen ajankohta, muodossa YYYY-MM-DD (esim. 2020-12-31)
  • Kohtia XBRL Luotu ja REST palaute ei tule täyttää

Tietojen syöttäminen lomakkeelle

Kun Aloitus-välilehden perustiedot on syötetty, tulee raportoitavat taloustiedot syöttää seuraaville välilehdille. Jokainen raportointikokonaisuus on muodostettu omana Excel-välilehtenään.

Eri raportointikokonaisuuksissa on eri määrä välilehtiä. Kaikki välilehdet tulee täyttää ennen tietojen lähettämistä. Tämän lisäksi täytetään vielä raportin tiedot viimeiselle välilehdelle taulukkoon t00 (Y-tunnus, Raportointijakson alkamis- ja päättymispäivämäärät sekä mahdollinen Lisätieto).

Syöttösäännöt

Kun tietoja syötetään taulukoihin, on hyvä huomioida tässä luvussa kuvatut asiat.

Tietojen syöttämisessä huomioitavat asiat

  • Tietojen syöttö on sallittu vain taulukon tietoalueelle.
  • Harmaisiin soluihin ei tarvitse syöttää tietoja.
  • Solut on muotoiltu solun tietosisällön mukaan.
  • Valintalistan sisältävät solut on merkitty taustavärillä.

Kuva 2 Taustavärillä merkitty valintalistan sisältävä solu

  • Valintalista-arvoluettelon saa näkyville hiiren 2-näppäimellä ko. solussa.
  • Arvo valitaan kohdistamalla halutulle riville ja tuplaklikkaamalla riviä tai Valitse-painikkeella
  • Listalla voi suodattaa vaihtoehtoja syöttämällä osan sanaa Filter-kenttään ja painamalla Enter.
  • HUOM! Arvon voi syöttää myös käsin valintalistan sisältävään soluun mutta solussa ei ole arvojen oikeellisuustarkastusta. Käyttämällä valintalistaa saa sen sijaan vain kyseiseen soluun soveltuvia arvoja.

Kuva 3 Valintalistan sisältönäkymä

  • Solut, joihin ei ole arvoa, tulee täyttää 0.

Excel-toiminnot, joita ei tule käyttää

  • Solujen siirto
  • Solujen/ kopiointi vetämällä
  • Leikkaa ja Liitä -toiminnot muutoin kuin vain Arvot-optiolla

Kuva 4 Liittäminen arvot-optiolla

Yksityiskohtia tietosisällöstä

  • Tiedot syötetään täysinä euroina. Tuhat euroa ilmaistaan 1000,00
  • Desimaaleja voi olla useita
  • Desimaalierottimena toimii ainoastaan pilkku (,).
  • Tuhat erottimena ei saa olla välilyöntiä
  • Välisummat (esim. toimintatulot, toimintamenot, tilikauden tulos) voi olla täytetty tai ei. Järjestelmä laskee välisummat myös automaattisesti. Jos syötetty välisumma eroaa järjestelmän laskemasta välisummasta, tulee tarkastushavainto.

Taulukkotyypit

Raportointikokonaisuuksissa voi olla kahden tyyppisiä taulukoita, kiinteitä taulukoita ja avoimia Y-akselin taulukoita (esim. TOLT).

Kuva 5 Kiinteät taulukot (Esim. k-t05)

Kuva 6 Esimerkki avoimen Y-akselin taulusta (esimerkkinä osakokonaisuus k-t18.02 raportointikokonaisuudesta KKYTT)

Kunta -valikon alta pystyt lisäämään tai poistamaan rivejä Y-akselin taulukosta.

Kuva 7 Rivien lisääminen TOLT ja KKYTT kokonaisuuksissa

Kuva 8 Raportin tiedot t00

Yllä olevan kuvat tiedolla ”raportoitavan tahon muu tunnus” tarkoitetaan liikelaitoksen tai vesihuollon taseyksikön tunnusta, joka on aiemmin ilmoitettu TOLT-raportissa. Tämä täytetään vain KLTR ja KLTPA kokonaisuuksissa.

Lisätieto-kenttään voidaan kirjoittaa tarpeellista raportointikokonaisuutta koskevaa lisäinfoa.

Yleistä raporttien muodostamiseen liittyvistä säännöistä

Tässä luvussa oleva ohjeistus perustuu JHS 194 -suosituksen päivittämisen yhteydessä laadittuun Raportoijan käsikirjaan. Tähän lukuun on kuitenkin poimittu raportoijan käsikirjasta ainoastaan Tiedonsyöttö-Excelillä lähettämisen kannalta olennaiset kohdat.

Etumerkkien käyttö raportoinnissa

Oletusarvoisesti kaikki luvut XBRL-raporteilla annetaan puhtaina lukuina ilman etumerkkejä. Elementin nimellä/määrityksellä ilmaistaan olettama kyseisen erän etumerkille (tuotot plussaa ja kulut miinusta).

Ainoastaan silloin, jos oletettu kuluerä on kääntynyt tuotoksi tai toisinpäin, oletettu tuotto on kääntynyt kuluksi, sisällytetään miinusmerkki mukaan lukuun. Lähtökohtana on, että ”muutos”-tyyppiset erät ovat olettamalta aina taseen arvoa tai liiketulosta kasvattavia, jolloin luku raportoidaan positiivisena. Alla on annettu esimerkkejä etumerkkien käytöstä XBRL-ilmoituksessa.


Esim1. ”Liiketoiminnan muut kulut” ovat 100 €
Arvo raportoidaan “100” (ei miinusta, koska olettama on kulu)


Esim2. ”Voitto (tappio) ennen satunnaisia eriä” on 500 € tappiollinen
Arvo raportoidaan “-500” (olettama on voitto)


Esim 3. ”Aineelliset hyödykkeet” arvo tilikauden lopussa on 300 €
Arvo raportoidaan “300” (ei taseen tilien etumerkkejä mukaan)

Raportoitavien lukujen tarkkuustaso

Raportoitavat lukuarvot ilmaistaan kokonaislukuina tai desimaalien kanssa. Lukujen raportointi esimerkiksi tuhansissa tai miljoonissa euroissa on kielletty.

Nolla-arvojen raportointi

Pakollisiksi määritellyt tiedot tulee antaa aina. Mikäli pakollisella tiedolla ei ole arvoa, sen arvoksi tulee laittaa 0 (poikkeuksina palveluluokkakohtaiset tiedot).

Raportin tietojen korjaus/uudelleenlähetys

Mikäli jo kertaalleen lähetetyn raportin tietoja halutaan korjata, täydentää tai poistaa, tulee raportti lähettää kokonaisuudessaan uudestaan. Uuden raportin tiedot korvaavat kokonaisuudessaan kaikki vanhan raportin tiedot.

XBRL-aineiston lähettäminen, kun taulukot on täytetty

Kun tarvittavat tiedot on syötetty lomakkeille, lähetetään XBRL-raportti Kuntatalouden tietopalveluun. Lähetettävä raportti muodostetaan Kunta-työkalupalkin toimintopainikkeella [Luo XBRL] (katso kuva 1). Tiedosto muodostuu Aloitus-välilehdellä annettuun kansioon. Tiedostonimi generoituu automaattisesti raportointikokonaisuuden, raportointipäivän ja kellonajan mukaan.

Excelin työkalut ja ominaisuudet

Kieli

  • Kieli – toistaiseksi valittavana suomi ja ruotsi

Etsi

  • Etsi-ID – Solun paikantaminen Data-ID:n avulla.

XBRL

  • Luo XBRL – Muodostaa taulukoihin täytetyistä tiedoista XBRL-raporttitiedoston, joka toimitetaan Kuntatalouden tietopalveluun.