Työ- ja toimintamallien uudistaminen on tärkeämpää kuin pelkkä tekoälyteknologian käyttöönotto, sillä tekoäly ei korjaa huonoja prosesseja vaan voi jopa vahvistaa niitä. Tekoälyn hyödyntämisen ytimessä tulisi olla työn tarkoituksen ja prosessien uudelleenajattelu teknologian sijaan.
Tekoäly on noussut muutamassa vuodessa lähes jokaisen organisaation strategiselle agendalle. Hallitukset keskustelevat siitä, johtoryhmät laativat tekoälystrategioita, IT-organisaatiot kilpailuttavat uusia alustoja ja asiantuntijat testaavat päivittäin uusia kielimalleja, agentteja ja automaatioratkaisuja. Harvoin kuitenkaan pysähdytään kysymään kaikkein tärkeintä kysymystä:
Mitä olemme oikeastaan yrittämässä ratkaista?
Tämä kysymys saattaa kuulostaa itsestään selvältä, mutta käytännössä se unohtuu yllättävän usein. Sen sijaan keskustelu alkaa teknologiasta.
Pitäisikö ottaa käyttöön Copilot? Kannattaisiko rakentaa AI-agentteja? Voisimmeko automatisoida tämän raportin tekoälyllä? Miten hyödynnämme suuria kielimalleja? Millaisen AI-alustan tarvitsemme?
Yksikään näistä kysymyksistä ei ole väärä. Ongelma on se, että ne eivät ole ensimmäisiä kysymyksiä, joita pitäisi esittää.
Kun kehittäminen alkaa teknologiasta, teknologia muuttuu helposti kehittämisen kohteeksi.
Kun kehittäminen alkaa teknologiasta, teknologia muuttuu helposti kehittämisen kohteeksi. Organisaatio alkaa etsiä ongelmia valmiille ratkaisulle sen sijaan, että etsisi ratkaisua todelliseen ongelmaan. Tähän viittaa myös Helsingin yliopiston professori Minna Ruckenstein Ylen artikkelissa:
”Paperilla moni teknologiahanke näyttää olevan tehokas ja säästävän yhteiskunnan resursseja sekä rahaa, mutta todellisuus laboratoriomallien ulkopuolella on toinen. Oletettu tehostamisen määrä ei toteudukaan, koska asioita ei ole mietitty riittävän pitkälle eikä itse tekemistä parhaiden tuntevia tahoja ole aidosti kuultu.” (YLE 2.8.2026).
Sama ilmiö on nähty aiemmissa teknologiatrendeissä. Pilvipalveluiden yleistyessä keskustelu keskittyi usein siihen, miten organisaatio saadaan siirrettyä pilveen. Harvemmin pysähdyttiin pohtimaan, miten pilvi voisi mahdollistaa aivan uudenlaisia toimintatapoja. Teknologia oli näkyvin muutos, vaikka todellinen muutos liittyi kehittämisen nopeuteen, skaalautuvuuteen ja toimintamallien uudistamiseen.
Sama virhe toistui digitalisaatiossa. Paperiset lomakkeet muutettiin sähköisiksi lomakkeiksi, mutta itse toimintamallit säilyivät ennallaan. Prosessit digitalisoitiin, mutta niitä ei suunniteltu uudelleen. Asiakkaan näkökulmasta muutos jäi usein vähäiseksi, vaikka taustalla oli tehty mittavia teknologiainvestointeja.
Nyt olemme vaarassa tehdä saman virheen tekoälyn kanssa. Korvaamme ihmisen kirjoittaman tekstin tekoälyn kirjoittamalla tekstillä. Korvaamme manuaalisen yhteenvedon tekoälyn laatimalla yhteenvedolla. Korvaamme raportin kirjoittamisen raportin luonnostelulla. Mutta kysymme liian harvoin, pitäisikö raporttia, dokumenttia tai työvaihetta enää olla olemassa lainkaan.
Juuri tässä piilee tekoälyn suurin mahdollisuus.
”Kun teknologia on tavoite itsessään, syntyy automaattinen syy-seuraussuhde: tekoäly yhdistyy säästöihin, tehokkuuteen ja toimintavarmuuteen. Ajatellaan, että kun teknologiaa edistetään, hyvät asiat tulevat automaattisesti. Ongelma on se, ettei tällaista automaattia tai oikotietä todellisuudessa ole.”, toteaa Ruckenstein.
Työkalu vai toimintamalli?
Teknologian käyttöönotossa voidaan erottaa kaksi erilaista tapaa hyödyntää uusia innovaatioita. Ensimmäisessä teknologiasta tulee vanhan toimintatavan tehostaja. Toisessa teknologiasta tulee syy suunnitella koko toimintamalli uudelleen.
Ensimmäinen vaihtoehto on turvallinen. Se ei vaadi suuria muutoksia organisaatiolta. Työ tehdään samalla tavalla kuin ennenkin, mutta hieman nopeammin.
Toinen vaihtoehto on huomattavasti vaikeampi. Se edellyttää, että organisaatio uskaltaa kyseenalaistaa omat käytäntönsä, roolinsa ja rakenteensa. Samalla se tarjoaa kuitenkin moninkertaisesti suuremman mahdollisuuden vaikuttavuuden parantamiseen.
Ajatellaan esimerkiksi kokouksia. Perinteinen tapa hyödyntää tekoälyä on pyytää sitä kirjoittamaan kokouksen muistio. Se säästää ehkä vartin tai puoli tuntia työaikaa.
Mutta entä jos kysymys olisi aivan toinen?
Miksi kokous järjestettiin? Tarvitaanko muistio enää nykyisessä muodossaan? Voisiko päätökset kirjautua automaattisesti työnkulkuun? Voisiko osallistujille syntyä reaaliaikainen tilannekuva ilman erillistä dokumenttia? Voisiko kokous olla lyhyempi tai jäädä kokonaan pitämättä? Huomio siirtyy pois työkalusta kohti työn tarkoitusta. Juuri tämä erottaa teknologialähtöisen kehittämisen toimintalähtöisestä kehittämisestä.
Tekoäly ei ratkaise huonoja prosesseja
Organisaatioissa on pitkään vallinnut ajatus, että uusi teknologia korjaa vanhojen toimintatapojen ongelmat. Todellisuudessa teknologia toimii usein suurennuslasina.
Tekoäly voi tehostaa olemassa olevaa prosessia, mutta se ei tee huonosta prosessista hyvää. Pahimmillaan se vain automatisoi tarpeettomia työvaiheita ja vahvistaa jo olemassa olevia ongelmia.
Jos asiantuntija käyttää puolet työajastaan etsimällä tietoa viidestä eri järjestelmästä, tekoäly voi nopeuttaa tiedonhakua. Mutta jos tieto on ristiriitaista, vanhentunutta tai hajallaan ilman omistajuutta, ongelma ei ratkea. Tekoäly vain löytää ristiriidat nopeammin.
Sama koskee dokumentointia. Jos organisaatio tuottaa kymmeniä dokumentteja vain siksi, että niin on aina tehty, tekoäly voi kirjoittaa ne hetkessä. Silti kukaan ei ehkä lue niitä, eikä niiden olemassaolo lisää asiakkaalle tuotettavaa arvoa. Todellinen kysymys ei siis ole, kuinka nopeasti tekoäly pystyy tuottamaan sisältöä. Olennaista ei ole se, kuinka nopeasti dokumentit syntyvät. Olennaista on ymmärtää, miksi niitä tehdään, kenelle ne tuottavat arvoa ja voisiko saman tavoitteen saavuttaa kokonaan toisella tavalla.
Työ on suunniteltava uudelleen
Tekoäly tarjoaa ensimmäistä kertaa mahdollisuuden tarkastella asiantuntijatyötä aivan uudesta näkökulmasta. Aiemmin digitalisaatio automatisoi sääntöjä. Nyt tekoäly kykenee tukemaan analysointia, tulkintaa, luonnostelua ja tiedon yhdistelyä. Tämä ei tarkoita, että asiantuntija katoaisi. Päinvastoin. Asiantuntijan rooli muuttuu.
Työ siirtyy tiedon tuottamisesta tiedon arviointiin. Dokumenttien kirjoittamisesta päätöksenteon tukemiseen. Rutiininomaisesta käsittelystä vaikuttavuuden rakentamiseen. Tämä muutos on paljon suurempi kuin uuden ohjelmiston käyttöönotto. Se on muutos tavassa tehdä työtä. Ja juuri siksi tekoälyä ei pitäisi nähdä IT-hankkeena. Se on organisaation toimintamallin uudistamisen väline.
Viittaus Ylen artikkeliin Professori: Tekoälystä kerrotaan tarinaa, joka ei ole totta (https://yle.fi/a/74-20238112, 2.8.2026)
Riku Mäki, apulaisjohtaja, Valtiokonttori
