Mitä tapahtuu, kun tilaus lähtee Handista ja onko sillä merkitystä?
Todettakoon heti alkuun, että jokainen Handilla tehty tilaus on aina askel eteenpäin riippumatta tavasta, jolla tilaus lähtee Handista toimittajalle. On kuitenkin kiinnostavaa pohtia, miten nämä tilaustavat eroavat toisistaan ja millainen vaikutus niillä on kokonaisprosessiin, aina laskun saapumiseen saakka. Tämä siitäkin huolimatta, että tilaustapa valikoituu Handissa automaattisesti toimittajan profiilin perusteella. Ei myöskään ole syytä peitellä, että yhtenä kirjoitukseni tavoitteena on selventää, mistä Peppol-tilaamisessa on kyse ja miten se konkreettisesti eroaa kahdesta muusta tavasta, jotka ovat Email ja UBL.
Nykypäivän taloushallinon kontekstissa sähköisyys tarkoittaa mahdollisuutta hyödyntää laskujen, tilausten ja muiden asiakirjojen sisältämää dataa.
Handin kolmea tilaustapaa voi kuvata mainiosti adjektiivin vertailumuodoilla: email = hyvä, UBL = parempi, Peppol = paras, tai esimerkiksi kehittynyt, kehittyneempi, kehittynein. Kaikki kolme tapaa ovat sähköisiä siinä mielessä, että fyysistä paperia ei käsitellä. Nykypäivän taloushallinon kontekstissa sähköisyys tarkoittaa kuitenkin ensisijaisesti mahdollisuutta hyödyntää laskujen, tilausten ja muiden asiakirjojen sisältämää dataa. Kun data liikkuu ostajan ja myyjän välillä yhteisesti sovittuja pelisääntöjä – joita myös standardeiksi kutsutaan – noudattaen, on erilaisten järjestelmien mahdollista keskustella toistensa kanssa. Tällöin muodostuu reaaliaikaisesti seurattava näkymä prosessiin. Taloushallinnon ammattilaisille verkkolasku on jo vuosien ajan ollut arkipäivää, ja harvoin PDF-laskua enää pidetään sähköisenä laskuna sanan varsinaisessa merkityksessä. Tiedetään, että verkkolasku tarkoittaa ”sitä koodia sisältävää tiedostoa”, ja PDF on pelkkä kuva tuosta varsinaisesta laskusta, esiteltynä ihmissilmälle helpommin luettavassa muodossa.
Takaisin Handiin. Suurin osa tilauksista lähtee toimittajille edelleen sähköpostilla, ei vähiten toimittajien puutteellisten järjestelmäominaisuuksien takia. Handi kuitenkin tukee myös kahta selvästi kehittyneempää tilaustapaa, jotka ovat UBL ja Peppol. Data on rakenteisessa eli tekstimuodossa näissä molemmissa – samaan tapaan kuin verkkolasku voi olla esimerkiksi Finvoice-muodossa. Kun tilaus on rakenteisessa muodossa, on toimittajalla mahdollisuus käsitellä se suoraan järjestelmässään ilman tietojen manuaalista näpyttelyä.
Mikä sitten erottaa UBL:n ja Peppolin toisistaan Handin tilaustapoina? Varsinaisia eroja on kaksi. Tärkeämpi näistä Handi-käyttäjän näkökulmasta on vain Peppol-tilaustapaan kuuluva sähköinen tilausvahvistus, joka päivittää tilauksen statusta reaaliaikaisesti Handissa. Tämä mahdollistaa lopulta myös laskun kohdistumisen oikein. Toinen ero liittyy tiedostojen liikkumiseen tilaajan ja toimittajan välillä. UBL-tilaustapa vaatii oman erillisen yhteyden jokaiseen toimittajaan. Peppol-toimittajille vastaavaa yhteyttä ei tarvitse rakentaa. Tiedostot eli sanomat liikkuvat verkostoa pitkin samalla logiikalla kuin verkkolaskut operaattoreiden välityksellä: verkkolaskutkin saapuvat Handiin ilman, että tarvitsee rakentaa erilliset yhteydet jokaiseen toimittajaan.
Handiin rakennettu Peppol-kyvykkyys edustaakin nykyaikaista, alusta loppuun sähköistä prosessia. Sen täyden potentiaalin hyödyntäminen vaatii kuitenkin lisää valtion toimittajia osaksi Peppol-verkostoa. Ei toisaalta ole syytä epäillä, miksi tähän ei päästäisi. Jos laskujen kanssa onnistuttiin, miksi ei tilausten, tilausvahvistusten ja muiden hankintasanomien kanssa?
