Työtehtävien ja työajan priorisointi

Opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnonalalla havahduttiin priorisoinnin ääreen keväällä 2013. Kolmessa, yhteensä 2,5 päivän työpajoissa tutkittiin reilun 30 ihmisen voimin priorisointia niin organisaation, työyhteisön kuin yksilönkin näkökulmista. Työpajojen aikana tutustuttiin myös ulkoasiainministeriössä kehiteltyihin ajatuksiin ja malleihin. Tästä kokonaisuudesta syntyi työkirja, joka julkaistaan nyt verkossa kolmessa eri osassa: organisaatiotyöyhteisöyksilö. Klikkaamalla näitä avainsanoja pääset kutakin osa-aluetta esittävään osioon.

Prosessissa saatoimme hyödyntää myös Ulkoasiainminisetriön kokemuksia. Heidän mallinsa on sisällä työkirjassa.

Oikeushallinnon alalla on myös tehty paljon erinomaista työtä asian parissa. Heidän materiaalinsa löytyvät tämän linkin takaa >

Tarve priorisoida tekemisiä nousee esille monissa kohtaamisissa ja keskusteluissa. Sekä organisaatio, työyhteisö että yksilötasolla painitaan jatkuvasti sen äärellä, mihin resurssit riittävät, mikä on oleellista ja tärkeää. Mikä on lakisääteistä, mikä ei? Mikä on asioiden tärkeysjärjestys, millä aikataululla mitäkin tehdään? Mitä kyllä tehdään, mutta miten, millä laadulla ja tarkkuudella? Onko asioita, joista voimme kokonaan luopua? Jos luovumme jostakin, tai siirrämme jonkin asian vähemmän keskeisten asioiden joukkoon, millaisia mahdollisia vaikutuksia sillä on muihin asioihin, tehtäviin, ihmisiin? Miten ylipäätään organisoida niin omat päivänsä kuin yhteinen aika, jotta edes oleellisin tulisi sanotuksi ja tehdyksi? Mihin aikamme ja energiamme menee?

Kiireen tuntu syö valtion väen työn hallinnan kokemusta

Kiire on varmasti aito tunne, ja siksi sen äärelle kannattaa pysähtyä – viimeistään silloin, kun työaika ei millään tunnu riittävän käsillä oleviin tehtäviin. Toisaalta, kun on kyse tunteesta, se tarttuu henkilöstä toiseen pelkän puheen ja käytöksen myötä. Siksi sitäkin tulisi tutkia vähän tarkemmin, ettei höttöpuhe ime voimia jo ihan itsessään.

Organisaatio

Priorisointi, depriorisointi ja luopuminen lähtevät organisaation johdosta, jonka tehtävänä on kirkastaa tehtäväkokonaisuutta toimintaympäristön muutoksiin ja vaateisiin sekä suhteessa resursseihin ja pyrkiä jakamaan resurssit ja tehtävät kautta talon kussakin hetkessä mahdollisimman oikeudenmukaisesti ja toimivasti. Priorisointi liittyy siis esimerkiksi jatkuvaan ja joustavaan strategiatyöskentelyyn, töiden organisointiin, tukirakenteiden tutkimiseen ja kehittämiseen, henkilöstösuunnitteluun ja osaamisen pitkäjänteiseen kehittämiseen. Yhteisellä tarkastelulla haetaan riittävän yhteistä tulkintaa organisaation perustehtävästä, siihen liittyvistä kokonaisuuksista ja muutospaineista.

Työyhteisö

Työyhteisötasolla tarkastellaan arvostavassa hengessä yksikön töiden kokonaisuutta: niitä moninaisia tehtäviä ja toimintoja, joita tuohon kokonaisuuteen liittyy ja kunkin osuutta niistä. Tavoitteena on tehdä näkyväksi töiden sen hetken kokonaisuus ja kunkin yksittäisen henkilön työt ja niiden vaatima aika, tarkastella työhön kohdistuvia muutoksia ja niiden tuomia tarpeita, keskustella yhteisistä ja erityisistä vahvuuksista ja voimavaroista ja pyrkiä jakamaan töitä sen mukaan. Tärkeää on myös puhua siitä, miten olemme riittävästi tietoisia toistemme töistä ja missä voimme tehdä yhteistyötä. Priorisointi, depriorisointi ja luopuminen – niin kokonaisista tehtävistä, niiden tietyistä vaiheista tai aika- tai laatutavoitteistakin – ovat luonnollisesti asialistalla.

Niin johtoryhmä- kuin työyhteisötasollakin on silloin tällöin hyvä pysähtyä pohtimaan, miten vietämme yhteistä aikaa niin, että se mahdollisimman optimaalisesti tukee niin työn tekemistä kuin sosiaalisia yhteyksiäkin: yhteisiä ja eriytettyjä tavoitteita, yhteisöllisyyttä ja näiden molempien kaipaamaa luottamusta. Moninaiset kokoukset ovat tuiki tarpeellisia, mutta niiden organisointiin olisi hyvä kiinnittää enemmän huomiota.

Yksilö

Yksilöinä teemme päivän aikana lukuisia ajankäyttöömme vaikuttavia valintoja. On asioita, jotka tulevat ”annettuina”, ja on asioita, joihin voimme itse vaikuttaa – yleisesti ottaen mitä enemmän jälkimmäisiä, sitä parempi. Jotta pystyy suunnittelemaan tarkemmin ajankäyttöään, on joskus pysähdyttävän sen ääreen, mihin työaika lopulta menee.

Yksi OKM:n hallinnonalan hankkeen keskeinen havainto oli, että priorisointiin tarvitaan organisaation eri tasojen dialogia ja yhteistyötä. Yksikään yksilö tai yksikkö ei ole umpiossa vaan linkittyy tavalla tai toisella useampaankin toiseen yksilöön ja yksikköön. Pilotissamme pidettiin erityisen arvokkaana, että kansliapäällikkö Anita Lehikoinen osallistui ensimmäisen session assosiatiiviseen keskusteluun ja reflektoi ryhmälle tulkintaansa kuulemastaan, ja mihin ryhmä pystyi vielä vastaamaan. Yhteinen aloitus koko organisaation tasolla – edustuksellisesti – on suositeltavaa ennen yksikkötasolle menoa.

Keräämme ajanhallinnan ja priorisoinnin hyviä käytäntöjä

Jos sinulla on omia ajanhallintaan tai priorisointiin liittyviä käytäntöjä ja malleja, olisimme iloisia, jos pistäisit ne jakoon. Myös kaikki kehittämisajatukset ovat tervetulleita. Voit laittaa niitä osoitteeseen kaiku@valtiokonttori.fi. Vaihtoehtoisesti voit olla yhteydessä Valtiokonttoriin; Liisa Virolaiseen.

PRIORI-prosessin ydintiimi

OKM:n PRIORI-prosessin ydintiimissä olivat Erja Mäenpää Arkistolaitoksesta, Maire Kokko CIMOsta, Pirjo Hamari ja Mirva Mattila Museovirastosta ja Tuija Heikkinen Opetushallituksesta. Hommaa piti aisoissa kehittämispäällikkö Ruut Pylvänäinen ministeriöstä. Alkuvaiheessa mukana olivat myös Panu Aalto, tuolloin vielä Valtiokonttorissa, ja Ritva Järvinen, tuolloin Opetushallituksessa. UM:n primus priorisointimotor on Juha Mustonen.
 

Tutustu:
Fokus kateissa, aika palasina? AJANHALLINNASTA ASIANTUNTIJATYÖSSÄ

Julkaistu 26.11.2013 klo 14.54 , päivitetty 5.4.2017 klo 14.42


Takaisin sivun alkuun