1. Rekisterinpitäjä
Nimi: Valtiokonttori
Osoite: Sörnäisten rantatie 13, PL 50, 00054 Valtiokonttori
Muut yhteystiedot: puh. 0295 50 2000, kirjaamo@valtiokonttori.fi
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Nimi: Kansalaispalvelut / Päivi Kaukinen
Osoite: Kansalaispalvelut, PL14, 00054 Valtiokonttori
Muut yhteystiedot: 0295 50 3206, kirjaamo@valtiokonttori.fi
3. Tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@valtiokonttori.fi
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Käsittely perustuu lakiin tapaturman ja palvelussairauden korvaamisesta kriisinhallintatehtävässä 1522/2016, työtapaturma- ja ammattitautilakiin 459/2015 (TyTAL) sekä muuhun tapaturmavakuutuslainsäädäntöön.
Käsittelyn tarkoituksena on kriisinhallintatehtävässä sattuneiden tapaturmien ja aiheutuneiden palvelussairauksien korvaustoiminta.
Rekisterin tietojen perusteella annetaan päätökset em. asioissa, lähetetään tiedustelukirjeet sekä maksetaan korvaukset. Rekisterin tietoja käytetään korvauslinjan ja korvauskäytännön yhdenmukaistamiseen. Rekisterin tietojen perusteella ajetaan erilaisia tilastoja. Muodostetut tilastot eivät sisällä tietoja, joista yksittäinen hakija olisi tunnistettavissa.
5. Rekisterin tietosisältö
Järjestelmään tallennetaan:
- vahingoittuneen nimi, henkilötunnus, osoite, ammatti, vuosityöansio, mahdollinen kuolinpäivä, tarvittaessa tiedot omaisista
- palveluspaikan nimi ja osoite
- vahinkopäivä, vahingon tapahtumakuvaus ja -olosuhde, palvelustehtävä, vahinkotapahtuman aiheuttaja ja vahingoittumistapa, vahingoittumispaikkakunta ja -maa
- tutkimuspaikka, vahingoittunut ruumiinosa, vamman laji, diagnoosi, työkyvyttömyysaika vahinkotapahtuman seuraus, tiedot kuntoutuksesta ja apuvälineistä
- tiedot maksettavista korvauksista, hylätyt korvausvaatimukset sekä tiedot muutoksenhakusta
- asian käsittelyyn osallistuneet henkilöt
Päätöksistä ilmenevät tapauksen tosiseikat ja tapahtumatiedot, sovelletut säännökset ja oikeuskäytäntö, myönnetyt ja evätyt korvaukset sekä asian käsittelijä.
Asiakirjoina tallennetaan palvelustodistus, tapaturmailmoitus, lääkärinlausunnot ja sairauskertomukset, maksusitoumuspyynnöt, vahingoittuneen ja palveluspaikan antamat selvitykset, selvitykset ansionmenetyksen arvioimiseksi, kuluvaatimukset selvityksineen, Kelalta, eläkelaitokselta, työttömyyskassalta tai vakuutusyhtiöltä saatu selvitys, opintotodistus, kuntoutusselvitykset, ilmoitus maksukiellosta, Valtiokonttorin päätös, takaisinperintäpäätös, valitus, Valtiokonttorin antama vastine valitukseen sekä valitusviranomaisen antama ratkaisu.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Valtiokonttori saa tietoja palveluspaikan tapaturma-asiamiesten sekä vahingoittuneiden toimittamana. Lisäksi Valtiokonttorilla on oikeus saada (TyTAL 252 §):
- palveluspaikalta tiedot vahinkotapahtumasta, sen sattumisolosuhteista, syistä ja seurauksista, työntekijän työstä, työnantajan hänelle maksamista vastikkeista ja niiden perusteista sekä asian ratkaisemiseksi välttämättömät tiedot
- vakuutus- ja eläkelaitokselta sekä viranomaiselta tiedot vahingoittuneen työsuhteista, yrittäjätyöstä ja ansioista, hänelle maksetuista etuuksista sekä muista seikoista, jotka ovat välttämättömiä korvausasian ratkaisemista varten
- terveydenhuollon ammattihenkilöltä sekä terveydenhuollon toimintayksiköltä sekä sosiaalipalveluiden tuottajalta tai hoitolaitokselta tämän laatima lausunto ja muut välttämättömät tiedot potilasasiakirjoista, terveydentilasta, työkyvystä, hoidosta ja kuntoutuksesta
- eläkelaitokselta ja Eläketurvakeskukselta välttämättömät tiedot yrittäjän eläkelain mukaisesta vakuutuksesta ja mainitun lain 112 §:n mukaisesta yrittäjän työtulosta
Verohallinnolta saadaan tiedot työntekijän ansioista sekä ennakonpidätyksestä.
Väestötietojärjestelmästä saadaan vahingoittuneen osoitetieto ja henkilötunnus ja tiedot muuttuneesta olosuhteesta.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisterin sisältämiä tietoja luovutetaan asianosaiselle.
Tietolähteille luovutetaan välttämättömät tiedot pyydettävien tietojen yksilöimiseksi.
Tiedot maksetusta päivärahasta tai tapaturmaeläkkeestä, hautausavusta sekä kuolemantapauskorvauksista luovutetaan verottajalle. Tietojen luovutus perustuu verotusmenettelystä annetun lain (1558/1995) 15 §:ään sekä perintö- ja lahjaverolain (507/1998) 28 a §:ään.
Alaikäiselle maksettavasta perhe-eläkkeestä ilmoitetaan maistraattiin.
Väestörekisterikeskukselle ilmoitetaan kerran kuukaudessa jatkuvaa korvausta saavat uudet henkilöt (henkilötunnus). Ilmoitettujen henkilötunnusten perusteella Väestörekisterikeskus luovuttaa niihin kohdistuvat henkilötietojen muutokset (nimenmuutos, osoitetiedot, kuolinpäivä, avioliittotiedot, lapsen syntymä, lapsen henkilötunnus, puolison kuolema, puolison henkilötunnus). Muuttuneet tiedot päivitetään kerran viikossa.
Kelalle ilmoitetaan kuukausittain edellisen kuukauden aikana sairausvakuutusrahastolle maksetut korvaukset (nimi, vahinkonumero, korvausmäärä, maksupäivä). Tietojen luovutus perustuu sairausvakuutuslain (4.7.1963/364) 27 a §:ään.
Eläketurvakeskukselle ilmoitetaan kerran kuukaudessa sähköisesti palkattomien aikojen etuustiedot Tapaturmavakuutuskeskuksen kautta. Tietojen luovutus perustuu työtapaturma- ja ammattitautilain (24.4.2015/459) 257 §:ään ja tapaturmavakuutuslain (20.8.1948/608) 64 §:ään.
Työnantajalle annetaan tieto maksetusta tai hylätystä ansionmenetyskorvauksesta, jos työnantaja on maksanut vahingoittuneelle palkkaa.
8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolella
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteri sisältää salassa pidettävää aineistoa. Tiedot ovat salassapidettäviä julkisuuslain (621/1999) 24 §:n 1 momentin 23 ja 25 kohtien perusteella.
Pääsy tietojärjestelmissä käsiteltäviin tietoihin on vain rekisterinpitäjän valtuuttamilla henkilöillä, joilla on salassapitovelvollisuus. Käyttöoikeuksien ajantasaisuus tarkistetaan säännöllisesti ja turhat oikeudet poistetaan. Tietoverkko ja päätelaitteet, joilla rekisteri sijaitsee, on suojattu teknisin toimenpitein. Sovelluspalvelimet sijaitsevat käyttöpalvelutoimittajan suojatuissa tiloissa. Tietojärjestelmän käyttäjien toimia ja tietojen käytön luvallisuutta seurataan keräämällä lokitietoja.
Rekisteriin saatava tai tulostettava manuaalinen tietoaineisto säilytetään lukitussa tilassa, johon pääsy on vain rekisterinpitäjän valtuuttamilla henkilöillä, joilla on salassapitovelvollisuus. Tarpeeton manuaalinen aineisto hävitetään tietoturvallisesti.
10. Tietojen säilytysaika/ säilytysajan määräytymisen kriteerit
Jos arkistolaitos ei ole määrännyt asiakirjoja säilytettäväksi pysyvästi säilytetään asiakirjat 100 vuoden ajan. Asiakirjan säilytysaika lasketaan asian vireilletulosta. Tietojen säilytyksestä on säädetty työtapaturma- ja ammattitautilain 275 §:ssä. Lisäksi noudatetaan, mitä arkistolaissa 831/1994 on säädetty asiakirjojen säilyttämisestä.
11. Tieto automaattisesta päätöksenteosta (esim. profilointi) sekä tiedot käsittelyyn liittyvästä logiikasta ja sen vaikutuksista rekisteröidylle
Tietojen käsittelyyn ei sisälly automatisoitua päätöksentekoa.
12. Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisterissä olevat tietonsa. Pyyntö osoitetaan kirjaamoon.
Jos rekisteröidyn käyttämästä tarkastusoikeudesta on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi, voi Valtiokonttori periä tietojen antamisesta aiheutuviin hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan maksun.
13. Tiedon oikaiseminen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta. Pyyntö osoitetaan kirjaamoon.
14. Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä
Valtiokonttori käsittelee henkilötietoja lakisääteisen tehtävän toteuttamiseksi, eikä rekisteröidyllä ole oikeutta vastustaa tietojen käsittelyä.
15. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus henkilötietojensa käsittelyn rajoittamiseen siten kuin yleisen tietosuoja-asetuksen 18 artiklassa säädetään.
16. Oikeus tietojen poistamiseen
Valtiokonttori käsittelee henkilötietoja lakisääteisen tehtävän toteuttamiseksi, eikä rekisteröidyllä ole oikeutta saada tietojaan poistetuksi.
17. Oikeus tehdä valitus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että hänen oikeuksiaan on rekisterinpitäjän toimesta loukattu.
18. Muut mahdolliset oikeudet
Henkilötietoja ei käytetä eikä luovuteta käytettäväksi suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia eikä markkina- ja mielipidetutkimusta eikä henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.
19. Evästeiden käyttö
Tietojärjestelmässä ei käytetä evästeitä.