Hankintatietovarannon toteutushankkeessa pilotoitiin ostolaskutietojen toimittamista kuntaorganisaatioilta Valtiokonttorille. Pilotoinnin avulla haluttiin tarkastella muutosten laajuutta ja työmäärää erilaisissa organisaatioissa. Lähes puoli vuotta kestänyt pilotointi päättyi helmikuun lopussa. Yhteenvetoon on koottu pilotoinnista kertyneet kokemukset.
Pilotointiin osallistuivat seuraavat kuntaorganisaatiot ja heidän palveluntuottajansa:
- Espoon kaupunki
- Keski-Pohjanmaan koulutuskuntayhtymä
- Kirkkonummen kunta
- Kokemäen kaupunki
- Merikarvian kunta
- Mikkelin kaupunki
- Orimattilan kaupunki
Hyvinvointialueita ei saatu mukaan varsinaiseen pilotointiin, mutta Valtiokonttori kävi kahden hyvinvointialueen kanssa prosesseja läpi erillisissä työpajoissa syksyllä 2025 (ks. yhteenvedot työpajoista).
Muutoksia järjestelmiin, prosesseihin ja laskutuskäytäntöihin
Kaikki pilottiorganisaatiot saivat toimitettua sekä testiaineistonsa että aidot ostolaskuaineistonsa aikataulussa. Tämä edellytti useita muutoksia tietojärjestelmiin. Lisäksi pilottiorganisaatiot kuvasivat väli- ja loppuraporteissaan tarvittavia prosessimuutoksia.
”Pilotointi ei suinkaan ollut vain tekninen harjoitus. Joka toinen viikko pidimme tilannepalaverit, joissa keskusteltiin paljon myös tietosisällöstä, kuntien ostolaskutietojen käsittelyyn liittyvistä prosesseista ja esimerkiksi tietosuojakysymyksistä. Myös valtiovarainministeriön asiantuntijoita oli välillä mukana kuulemassa keskustelua. Uskon, että pilotoinnista saatiin hyvää tietoa myös lainvalmistelun ja tulevan taksonomian valmistelun tarpeisiin”, kertoo pilottiprojektia vetänyt kehittämispäällikkö Eeva Penttilä Valtiokonttorista.
Pilottiorganisaatiot toimittivat Valtiokonttorille aidot ostolaskutietonsa 2–3 kuukaudelta. Aineisto käsitti yli 61 000 ostolaskua, joissa oli lähes 135 000 tiliöintiriviä ja 1,94 miljoonaa tuoteriviä. Kattava aineisto auttoi tarkastelemaan tiedon laatua ja toisaalta Valtiokonttorin järjestelmän toimivuutta. Myös ohjeita viilattiin pitkin matkaa.
”Pilotointi antoi paljon arvokasta tietoa siitä, mikä Valtiokonttorin järjestelmässä toimii hyvin ja minkä asioiden parantamiseen meidän täytyy ennen varsinaisen raportoinnin alkamista keskittyä”, toteaa Tiedonkeruu-projektin projektipäällikkö, Valtiokonttorin taloustietopalvelun tuoteomistaja Jukka Kujala.
Yhteenvetoraporttiin on koottu organisaatioiden esiin nostamia haasteita. Lähes kaikki nostivat esiin huolta, että tuotteiden ja palveluiden toimittajat eivät pyynnöstä huolimatta lisää laskuille tarvittavia tunnisteita. Hankintatietovarannon myötä tulee tarve lisätä osalle laskuista kilpailutustunniste, jonka avulla osto voidaan kytkeä tiettyyn hankintasopimukseen, sekä tarvittaessa salassapitomerkintä. Myös esimerkiksi laskulle kuulumattomien henkilötietojen poistaminen aineistoista ennen raportointia pohdituttaa. Viestinnällistä tukea ja ohjeistamista siis tarvitaan, jotta laskutuskäytäntöjä saadaan muutettua tietosuoja-asetuksen mukaiseksi ja toimittajat lisäämään uudet tunnisteet laskuille.
Tutustu yhteenvetoon ja kerää opit talteen!
Pilotointiin osallistui henkilöitä seitsemästä pilottiorganisaatiosta sekä heidän palveluntuottajiltaan, eli yhteensä 18 organisaatiosta. Pilottiorganisaatiot olivat palautteen mukaan tyytyväisiä pilotointiin (yleisarvosana 4, asteikolla 1–5) ja yhteistyön sujuvuutta kiiteltiin (4,3).
”Olin erittäin positiivisesti yllättynyt pilottiorganisaatioiden sitoutumisesta ja ratkaisukeskeisestä asenteesta. Saavutimme kaikki pilotoinnin tavoitteet aikataulussa. Omasta puolestani suuret kiitokset kaikille pilotointiin osallistuneille!” kehuu toteutushankkeen hankejohtaja Juho Savonen Valtiokonttorista.
Pilotoinnista saatuihin kokemuksiin ja oppeihin kannattaa tutustua omassa organisaatiossa, kun lähdetään valmistautumaan tulevaan. Lausuttavana olleen hallituksen esityksen mukaan ostolaskutietojen toimittamisvelvoite koskisi kuntia ja kuntayhtymiä, hyvinvointialueita ja -yhtymiä, valtion virastoja ja laitoksia, Kelaa ja Senaatti-konsernin liikelaitoksia.
Tutustu:
- Yhteenvetoraportti ostolaskutietojen toimittamisen pilotoinnista (pdf)
- Pilotointisivuilta: Raportin liitteet sekä yhteenvedot hyvinvointialueiden työpajoista
Osallistu:
- Webinaari 11.3.2026 klo 8.30–9.30: Mitä julkisten hankintojen tietovaranto tarkoittaa tilitoimistoille ja taloushallinnon palveluntarjoajille?
Taustaa
Käynnissä olevan hallitusohjelmahankkeen tavoitteena on perustaa kansallinen hankintatietovaranto ja julkaista julkisyhteisöjen ostolaskutiedot. Uudistuksella tavoitellaan avoimuutta, tehokkuutta ja lisää kilpailua julkisiin hankintoihin. Tarvittavia lainsäädäntömuutoksia on valmisteltu valtiovarainministeriön johdolla. Kokonaisuutta koskevan hallituksen esityksen lausuntokierros päättyi 9.1.2026.
Lainvalmistelutyön rinnalla on toteutettu teknisiä ratkaisuja erillisessä Valtiokonttorin vetämässä toteutushankkeessa. Valtiokonttorin tehtävänä on kehittää tiedonkeruujärjestelmä, hankintatietovaranto ja julkinen verkkopalvelu, joka tarjoaa kattavaa, vertailukelpoista ja ymmärrettävää tietoa kilpailutuksista ja toteutuneista ostoista. Hankintatietovarantoon on tarkoitus koota julkisyhteisöjen ostolaskutiedot ja muut tarvittavat tiedot julkisista hankinnoista.
Lisätietoa Valtiokonttorin ja valtiovarainministeriön verkkosivuilla.
