Dokumentversioner:

1. Bakgrund

Finlands återhämtnings- och resiliensplan (RRP, Recovery and Resilience Plan) är den nationella planen för utnyttjande av finansieringen i EU:s facilitet för återhämtning och resiliens (RRF, Recovery and Resilience Facility). Denna anvisning innehåller anvisningar om de särdrag som är förknippade med att göra upphandlingar med RRF-finansiering.

2. Lagstiftning

Bestämmelser om rapportering om upphandlingar som görs med stöd som utbetalats från Europeiska unionens facilitet för återhämtning och resiliens (nedan RFF) finns i EU:s förordning om inrättande av faciliteten för återhämtning och resiliens ^[2], i Finlands nationella lag om förvaltningen av, tillsynen över och granskningen av Europeiska unionens facilitet för återhämtning och resiliens ^[3] och i regeringens proposition om RRP-verkställighetslagen ^[4].

Dessutom ska kommissionens tillkännagivande (2021/C 58/01) Teknisk vägledning om tillämpningen av principen om att inte orsaka betydande skada (nedan DNSH-anvisningen) beaktas i rapporteringen om upphandlingar ^[5]. Statskontoret kan också med stöd av RRP-verkställighetslagen meddela preciserande föreskrifter om de uppgifter som ska lämnas om upphandlingarna.

När RRP-upphandlingar genomförs ska även annan lagstiftning och anvisningar om offentlig upphandling beaktas.

3. Anmälan om uppgifter om entreprenör

Om stödmottagaren är den upphandlande enhet som avses i 5 § i lagen om offentlig upphandling och koncession (upphandlingslagen) och den upphandlande enheten för att genomföra en åtgärd i anknytning till RRP-planen skaffar varor eller tjänster i enlighet med upphandlingslagen, måste stödmyndigheten samla in uppgifter om leverantören av en tjänst eller en vara i anknytning till åtgärden (entreprenör) och dennes eventuella underleverantörer (t.ex. en systemleverantör och dennes underleverantörer för ett datasystemprojekt som stödmyndigheten genomför). Det är bra att samla in uppgifterna som en del av upphandlingsprocessen och nämna insamlingen av uppgifterna till exempel i anbudsförfrågan.

Upphandlande enheter är statens, välfärdsområdenas, välfärdssammanslutningarnas, kommunernas och samkommunernas myndigheter, evangelisk-lutherska kyrkan och ortodoxa kyrkan samt deras församlingar och övriga myndigheter, statliga affärsverk, offentligrättsliga organ som avses i upphandlingslagen samt varje upphandlare, om upphandlaren för upphandlingen har fått understöd av en sådan upphandlande enhet som avses ovan till ett belopp som överstiger hälften av upphandlingens värde. Således kan också ett företag eller ett samfund vara upphandlande enhet, om det offentliga stöd ^[6] som erhållits för upphandlingen i fråga är mer än hälften av upphandlingens värde.

Uppgifterna om entreprenören och underleverantörerna samlas in omedelbart av leverantörerna av tjänster eller varor i anknytning till verkställandet av en åtgärd, dock inte av leverantörer av stödtjänster (t.ex. resetjänster, översättningstjänster eller mötesservering). Det bör dock observeras att uppgifterna om entreprenörer och underleverantörer ska samlas in också för små anskaffningar som inte överskrider de nationella tröskelvärdena som fastställs i upphandlingslagen eller EU:s tröskelvärden, om anskaffningarna i fråga är kärnan i åtgärden. Stödmyndigheten ska samla in namnet (för- och efternamnet eller företagets namn) och en identifikationsuppgift (födelsetid eller FO-nummer) om både entreprenören och underleverantörerna.

Bild 1 Uppgifter som ska anmälas om entreprenören

Om entreprenören är en juridisk person, ska stödmyndigheten utöver ovannämnda uppgifter även samla in uppgifter om den juridiska personens verkliga ägare och förmånstagare. Med verkliga ägare och förmånstagare avses de aktörer som definieras i EU:s penningtvättsdirektiv ^[7] och Finlands lag om penningtvätt ^[8].

Uppgifterna om entreprenörens verkliga ägare och förmånstagare rapporteras med de uppgifter som gäller vid tidpunkten för upphandlingen när det är fråga om en varu- eller tjänsteupphandling av engångskaraktär i anslutning till kärnverksamheten. Om upphandlingen dock genomförs under en längre tid, till exempel utveckling av ett informationssystem, är det inte fråga om en engångsupphandling. Uppgifterna om förmånstagare uppdateras inte efter att projektet avslutats.

Verkliga ägare och förmånstagare enligt bolagsform finns i Statskontorets anvisning ”RRF-rahoituksen tosiasiallisten omistajien ja edunsaajien tietojen kerääminen” (Insamling av uppgifter om verkliga ägare och förmånstagare inom RRF-finansiering). Anvisningen finns på webbplatsen för genomförande och uppföljning av Finlands plan för återhämtning och resiliens.

4. Beaktande av DNSH-bedömningen i upphandlingar

I de fall där upphandlingen konkurrensutsätts genom ett offentligt upphandlingsförfarande som ett led i genomförandet av projektet eller åtgärden, ska specialvillkor i anslutning till DNSH-principen inkluderas i anbudsförfrågan i upphandlingsförfarandet. De anbudsgivare som deltar i upphandlingsförfarandet ska inkludera en DNSH-självutvärdering i sina anbud. Därefter går handläggaren av anbudsförfrågningarna igenom DNSH-självutvärderingarna i förfrågningarna och antecknar sin egen DNSH-bedömning i upphandlingsbeslutet.

Bild 2 Beaktande av DNSH-principen i upphandlingar

Om ramavtalsleverantörer används som entreprenörer vid genomförandet, dvs. när konkurrensutsättningen har gjorts redan före upphandlingen med RRP-finansiering, görs DNSH-bedömningen i en separat promemoria där det motiveras att upphandlingen inte heller orsakar betydande olägenheter. En promemoria görs också om DNSH inte har beaktats i upphandlingen/konkurrensutsättningen och/eller om inga svar har lämnats in på det i anbudet.

Mer information och exempel på DNSH-bedömning finns i följande handlingar:

• Statskontorets anvisning ”Do No Significant Harm, DNSH – att följa principen om inga betydande olägenheter”
• Kommissionens Tekniska vägledning om tillämpningen av principen om att inte orsaka betydande skada (2021/C 58/01) (exempel i bilaga IV)
• SYKE:s rapport: ”Tillämpning av DNSH-principen för åtgärder i Finlands plan för återhämtning och resiliens”

Statskontorets anvisning finns på webbplatsen för genomförande och uppföljning av Finlands plan för återhämtning och resiliens.

5. Var sparas uppgifterna?

För uppföljningen och rapporteringen av genomförandet av Finlands RRP-plan används två informationssystem:

• Med hjälp av RRP-systemet som förvaltas av Statskontoret följs projekt för vilka stödmottagaren beviljats stöd (både finansieringsstöd och upphandlingsstöd).
• Med hjälp av statens gemensamma projektportföljsystem följs förvaltningsområdets interna reform- och investeringsprojekt som stödmyndigheten själv genomför

Åtgärder som inbegriper både understödd verksamhet och förvaltningsintern utvecklings- och reformverksamhet, som stödmyndigheten själv genomför, följs upp i RRP-systemet.

I Statskontorets anvisning ”Toimeenpanon raportoinnissa käytettävät tietojärjestelmät” (Informationssystem som används vid rapportering av verkställande) kan du kontrollera vilket informationssystem som används för att rapportera en åtgärd. Anvisningen finns på webbplatsen för genomförande och uppföljning av Finlands plan för återhämtning och resiliens.

Upphandlingsdokumenten sparas inte i systemet för upphandlingar av stödmottagare som får finansieringsstöd. I stödmyndighetens system sparas de aktuella upphandlingshandlingarna i enlighet med stödmyndighetens egen praxis.

Följande uppgifter om upphandlingar sparas i RRP-informationssystemen:

• Uppgifter om entreprenörer och underleverantörer i anslutning till upphandlingen
• Upphandlingsbeslut som innehåller stödmyndighetens DNSH-bedömningar
• Upphandlingskontrakt

Obs! För små upphandlingar som underskrider de nationella tröskelvärdena och EU-tröskelvärdena och som hänför sig till kärnverksamheten för åtgärden i projektet behöver upphandlingsbeslut och -kontrakt inte bifogas, om organisationens upphandlingsanvisning tar ställning till en nedre gräns som innebär att upphandlingsbeslut eller upphandlingskontrakt inte görs för upphandlingar som underskrider denna gräns.

Om entreprenören är en fysisk person sparas i systemet en handling som visar upphandlingens belopp och vad upphandlingen gäller.

Uppgifterna som sparas om upphandlingar ska uppdateras varje månad. Mer information om rapportering av upphandlingar i RRP-systemt och systemet för hantering av projektportföljen (Hankesalkku) finns i följande anvisningar från Statskontoret:

• Rapportering om åtgärder i RRP-systemet (RRP-bruksanvisning)
• Rapportering om åtgärder i Hankesalkku-systemet

Anvisningarna finns på webbplatsen för genomförande och uppföljning av Finlands plan för återhämtning och resiliens.

6. Kommunikation om upphandlingar

Om upphandlingen resulterar i handlingar eller annat material som ska publiceras (webbplatser, informationssystem, marknadsföringsmaterial e.d.) ska unionens logo med texten Euroopan unionin rahoittama – NextGenerationEU användas.

Mer information om kommunikationsanvisningarna och den unionskod som används i kommunikationen finns på Statskontorets RRP-webbplats under Stöd- och anvisningsmaterial.