Kirjanpitoyksiköt ja talousarvion ulkopuolella olevat valtion rahastot
Valtion talousarviosta annetun lain (423/88) 24 c §:n (1216/2003) mukaan Valtiokonttori voi antaa määräyksiä virastojen, laitosten ja talousarvion ulkopuolella olevien valtion rahastojen kirjanpidon, maksuliikkeen ja laskentatoimen hoidon, tilinpäätöksen laadinnan sekä muiden taloushallinnon toimintojen ja menettelytapojen yksityiskohdista. Lisäksi valtion talousarviosta annetun asetuksen (1243/92) 40 §:n (1786/2009) mukaan Valtiokonttori antaa tarkempia määräyksiä kirjanpitoyksikköjen maksuliikkeen hoitamisesta ja antaa tarvittavat määräykset ja ohjeet maksuliikkeessä ja palkan laskennassa käytettävistä järjestelmistä.
Valtiokonttori on antanut tänään oheisen ohjeen, jolla pyritään verkkolaskujen käyttöasteen nostamiseen kirjanpitoyksiköille osoitetuissa ostolaskuissa.
Voimaantulo
Tämä ohje tulee voimaan välittömästi.
Lisätiedot
Lisätietoja tähän ohjeeseen liittyvistä asioista saa Valtiokonttorin Talous ja henkilöstö -toimialalta, puh. 0295 50 2000 tai sähköpostitse osoitteesta verkkolaskutus (at) valtiokonttori.fi.
Toimialajohtaja Mikko Kangaspunta
Apulaisjohtaja Maileena Tervaportti
Liite Valtiokonttorin kirje toimittajille
Tiedoksi Valtiontalouden tarkastusvirasto
1 Yleistä
Keväällä 2015 aloittaneen hallituksen hallitusohjelmassa on yhdeksi valtion taloushallinnon kehittämistoimenpiteeksi nostettu Valtiokonttorin toteuttaman Hankinnasta maksuun -kehittämisprojektin tuotosten toimeenpano kaikissa kirjanpitoyksiköissä. Hankinnasta maksuun -prosessi on myös valtion taloushallinnon strategia 2020:n keskeinen kehittämiskohde. Strategiassa tavoitteeksi on asetettu menojen käsittelyyn sitoutuvan henkilötyön vähentäminen 30 prosentilla vuoteen 2020 mennessä.
Valtiokonttorin 11.2.2015 antamassa ja 3.12.2015 päivittämässä Hankinnasta maksuun -prosessin hyvät käytännöt -ohjeessa (VK/44/00.01/2015) kerrotaan, että Valtiokonttori aloittaa Valtiohallinnon ostolaskut verkkolaskuiksi -aktivointikampanjan. Tämä ohje täydentää ohjeen kohtaa Verkkolaskun aktivointikampanja.
2 Ostolaskujen verkkolaskuosuutta tulee kasvattaa
Valtiokonttori antoi 5.3.2012 ohjeen Valtionhallinnon ostolaskut verkkolaskuiksi (VK 66/03/2012). Tehdyn seurannan perusteella on havaittu, että kirjanpitoyksiköiden väliset erot verkkolaskujen vastaanottoprosenteissa ovat edelleen suuria ja osa kirjanpitoyksiköistä on jäänyt tavoitteen mukaisesta kehityksestä. Verkkolaskutuksen lisääminen mahdollistaa tehokkaampien ja kustannustehokkaiden automatisoitujen toimintatapojen käyttöönoton laskujen käsittelyssä.
Valtiokonttori toteuttaa aktivointikampanjan verkkolaskujen osuuden kasvattamiseksi ostolaskujen osalta. Valtiokonttori seuraa verkkolaskun vastaanoton kehitystä kuukausittain ja raportoi seurannan tulokset valtiovarainministeriölle sekä kirjanpitoyksiköille osana menojen käsittelyn prosessimittareita.
Toteutettavan kampanjan kohderyhmänä ovat laskuttajat, joilla on y-tunnus ja jotka ovat lähettäneet toistuvasti paperilaskuja skannauspalvelun kautta vuonna 2015 kolme kuukautta kestäneen seurantajakson aikana. Valtiokonttori lähettää tammikuussa 2016 ennakkoon valituille laskuttajille kirjeen, jossa kerrotaan valtion verkkolaskuvaateesta. Malli lähetettävästä kirjeestä on tämän ohjeen liitteenä. Toimittajat ohjataan käyttämään Postin Verkosto-palvelua tai Baswaren laskutusportaalia, jotka ovat valtion virastoja laskutettaessa maksuttomia palveluja. Vaihtoehtoisesti toimittaja voi käyttää omakustanteisesti muita markkinoilla olevia palveluja.
Myös kirjanpitoyksiköiltä edellytetään aktiivista ja jatkuvaa toimittajayhteistyötä ja yhteydenpitoa toimittajien kanssa, jotta verkkolaskujen määrä saadaan nousemaan.
Ilman verkkolaskujen osuuden merkittävää kasvua manuaalisen työn vähentämiseen tarkoitetut toiminnallisuudet menojen käsittelyssä, kuten sopimuskohdistus ja tiliöintikoodi, eivät toimi halutulla tavalla. Oikeat viitetiedot laskuilla ohjaavat laskujen automaattista käsittelyä ja lyhentävät laskujen käsittelyyn kuluvaa aikaa. Verkkolasku voidaan välittää kiertoon paperilaskua nopeammin, jolloin lasku on myös käsiteltävissä nopeammin kirjanpitoyksikössä. Verkkolaskun käsittelyprosessista aiheutuvat kulut ovat myös paperilaskua pienemmät.
2.1 Paperisena toimitettavat laskut saa ottaa vastaan vain erityisistä syistä
Sähköpostilla toimitettu lasku ja skannattu lasku eivät ole verkkolaskuja (JHS 155), eikä niitä siten vastaanoteta valtionhallinnossa. Valtionhallinnon ostolaskut verkkolaskuiksi -ohjeen mukaan kirjanpitoyksikön tulee palauttaa paperilaskut maksamattomina toimittajille.
Hankinnasta maksuun -prosessin hyvät käytännöt –ohjeen mukaisesti kirjanpitoyksikkö voi ottaa vastaan paperimuotoisia ostolaskuja vain poikkeustapauksissa ja tällöin laskuttajalle annetaan laskutusosoitteeksi skannauspalvelun postilokero-osoite. Paperilaskujen skannausta ei saa tehdä kirjanpitoyksikössä tai Palkeissa.
Kirjanpitoyksikkö voi vastaanottaa laskuja skannauspalvelun kautta, jos:
- Laskuttajalla ei ole y-tunnusta (esimerkiksi yksityishenkilö) ja/tai sähköpostiosoitetta, jolloin laskuttaja ei voi ottaa käyttöön Baswaren laskutusportaalia tai Postin verkosto-palvelua.
Huom. Yksityishenkilö voi rekisteröityä Baswaren laskutusportaaliin käyttäen y-tunnuksena ns. teknistä y-tunnusta. Tämä muodostuu yksityishenkilön syntymäajasta ja lisämerkeistä seuraavasti: 4ppkkvv-0. Kyseistä ratkaisua pilotoidaan vielä tällä hetkellä, mutta kirjanpitoyksikkö voi tarjota toimintamallia niille yksityishenkilöille, joilla on halukkuus verkkolaskun lähetykseen. Mikäli rekisteröitymisen yhteydessä tulee ongelmia, voi yksityishenkilö olla yhteydessä Valtiokonttoriin, sähköpostiosoite verkkolaskutus(at)valtiokonttori.fi.
- Kyseessä on ulkomainen yritys/laskuttaja, jolla ei ole mahdollisuutta käyttää Baswaren laskutusportaalia (kyseisessä maassa verkkolaskukäsite on vieras tai internet-yhteydet eivät toimi luotettavasti).
3 Verkkolaskuista ja laskun viitetiedoista sopiminen
Kirjanpitoyksikön tulee huomioida valtion verkkolaskuvaade tehdessään kirjallisia tai suullisia sopimuksia tai hankintoja.
Laskujen sujuvaa käsittelyä tukevien laskutus- ja viitetietojen saaminen laskuille edellyttää kirjanpitoyksiköltä aktiivista toimittajayhteistyötä. Sopimusten laadinnan yhteydessä kirjanpitoyksikön tulee huolehtia siitä, että toimittajien kanssa sovitaan laskutuksesta, maksuehdoista ja myös tarvittaessa Tilhan käytöstä riittävän yksityiskohtaisesti.
Samalla on sovittava myös laskulle lisättävistä viitetiedoista, kuten mahdollisuudesta sisällyttää tilausnumero, sopimusnumero tai tiliöintikoodi laskulle.
Kirjanpitoyksikön on valvottava, että puitesopimustoimittajat lähettävät laskut verkkolaskuina kuten Hansel Oy:n kilpailutuksissa on ollut vaatimuksena.
Luottamuksellinen lasku verkkolaskuna edellyttää lukotuksia Rondossa
Luottamukselliseksi katsotaan lasku, joka sisältää julkisuus- tai muissa laeissa luottamukselliseksi säädettyjä tietoja (esim. henkilötunnus tai terveydentila). Palkeet/kirjanpitoyksikkö voi vastaanottaa luottamukselliseksi luokiteltuja laskuja verkkolaskuina. Tällöin on huomioitava tarvittavat lukotukset Rondossa. Luottamuksellisten asiakirjojen käsittelystä on 5.5.2015 annettu määräys Luottamuksellisten asiakirjojen käsittely Rondo R8 -järjestelmässä (VK/306/00.01/2015).
4 Toimenpiteet aktivointikampanjasta johtuen
4.1 Kirjanpitoyksikön toimenpiteet
Kirjanpitoyksikön tulee informoida toimittajiaan, että valtio ottaa vastaan vain verkkolaskuja, jotka täyttävät arvonlisäverolaissa mainitut pakolliset tiedot sekä sisältävät muut sopimuksen mukaiset lasku- ja viitetietovaatimukset. Kirjanpitoyksikön tulee pyytää paperilaskuja lähettäviä toimittajiaan lähettämään verkkolaskuja.
Toimittajille tulee ohjeistaa, että Valtiokonttorin verkkolaskutus-sivustolta www.valtiokonttori.fi/Verkkolaskutus löytyvät valtion laskutusvaatimukset. Sivustolta löytyvät myös valtion kirjanpitoyksiköiden ja niihin kuuluvien organisaatioiden käytössä olevat verkkolaskuosoitteet sekä kaikille kirjanpitoyksiköille yhteinen välittäjätunnus (OpusCapita). Sivustolta on linkit Postin verkosto-palveluun ja Baswaren laskutusportaaliin. Näiden palvelujen kautta toimittajat voivat lähettää maksutta verkkolaskuja valtion virastoille ja laitoksille. Toimittajat voivat käyttää omalla kustannuksellaan myös muita markkinoilla olevia verkkolaskutuspalveluja.
Kirjanpitoyksikön on palautettava sille suoraan tulevat paperilaskut tai sähköpostilla toimitettavat laskut maksamattomina toimittajalle. Palautuksen ulkopuolelle jäävät maksukehotukset.
4.2 OpusCapita Group Oy:n toimenpiteet
Laskujenvälitysoperaattori OpusCapita Group Oy ja Valtiokonttori selvittävät vuoden 2016 aikana mahdollisuutta palauttaa laskuttajalle ne skannauspalveluun saapuvat paperilaskut, jotka eivät täytä Valtiokonttorin määrittelemiä vaatimuksia. Kirjanpitoyksikkö vastaa mahdollisista palauttamisesta aiheutuvista kustannuksista.
Uusi postilokero-osoite muille menotositteille
Muille menotositteille kuin ostolaskuille tullaan avaamaan erillinen postilokero-osoite. Uuden postilokero-osoitteen avaamisen jälkeen nykyiseen skannauspalvelun postilokero-osoitteeseen ei saa lähettää muita kuin ostolaskuja. Vaihtoehtoinen tapa käsitellä muut menotositteet on lähettää tositetiedot Palkeisiin monisaaja-exceliä hyödyntäen.
Liite: Kirje toimittajille
Hyvä yhteistyökumppanimme!
Valtion virastot ja laitokset vastaanottavat vain verkkolaskuja
Pyydämme teitä ystävällisesti huomioimaan, että laskut valtion virastoille ja laitoksille tulee lähettää verkkolaskuna. Siirtymäaika, jolloin laskuja voi toimittaa myös paperisena, päättyy. Paperisena vastaanotetaan vain laskut, joiden toimittamisesta paperisena on erikseen sovittu viraston kanssa (salaiset laskut).
Valtiokonttorin verkkolaskutus-sivustolta www.valtiokonttori.fi/Verkkolaskutus löytyvät valtion laskutusvaatimukset. Sivustolta löytyvät myös valtion kirjanpitoyksiköiden ja niihin kuuluvien organisaatioiden käytössä olevat verkkolaskuosoitteet sekä kaikille kirjanpitoyksiköille yhteinen välittäjätunnus (OpusCapita). Sivustolta on linkit Postin verkosto-palveluun ja Baswaren laskutusportaaliin. Näiden palvelujen kautta voitte lähettää maksutta verkkolaskuja valtion virastoille ja laitoksille. Voitte toki käyttää myös muita markkinoilla olevia verkkolaskutuspalveluja omalla kustannuksella.
Verkkolaskun tulee olla myös muodollisesti oikein eli laskussa tulee olla oikeat tiedot oikeissa kentissä laskutettavan viraston antamien ohjeiden ja sopimuksen mukaisesti.
Virheelliset laskut, jotka eivät täytä arvonlisäverolain 209 e §:n tai muita sopimuksen mukaisia lasku- ja viitetietovaatimuksia, palautetaan toimittajalle maksamattomina.
Tulemme mahdollisesti jatkossa veloittamaan paperisena saapuneen laskun manuaalisesta käsittelystä aiheutuneista lisätöistä. Maksun käyttöönotosta ilmoitamme erikseen.
Lisätiedot
Lisätietoja verkkolaskun lähettämisestä valtion virastolle saatte asiakasvirastonne ostolaskuista vastaavalta tai Valtiokonttorista sähköpostitse osoitteesta verkkolaskutus (at) valtiokonttori.fi.
Toimialajohtaja Mikko Kangaspunta
Apulaisjohtaja Maileena Tervaportti