Kirjanpitoyksiköt ja talousarviotalouden ulkopuoliset valtion rahastot ja Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus
Kirjanpitoyksikön, rahaston sekä Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen on arvioitava toimintaansa liittyvät taloushallinnon riskit. Tunnistettujen riskien poistamiseksi on määriteltävä kontrollit. Kontrolli voi olla automatisoitu järjestelmäkontrolli tai manuaalinen henkilön toteuttama. Kirjanpitoyksikkö, rahasto ja palvelukeskus dokumentoivat vastuullaan olevat kontrollit ja huolehtivat osaltaan niiden ylläpidosta ja kontrollien toimivuudesta.
Kirjanpitoyksikön sisäinen valvonta on viraston tai laitoksen johdon vastuulla. Johdon on huolehdittava, että sisäinen valvonta on järjestetty asianmukaisesti sen omassa toiminnassa ja sekä toiminnassa, josta virasto tai laitos vastaa.
Valtiokonttori ohjeistaa tällä ohjeella, mitä kontrolleja kirjanpitoyksikön, rahaston ja palvelukeskuksen tulisi noudattaa taloushallinnon prosesseissa. Tämän ohjeen mukainen taso on kontrollien suositeltava vähimmäistaso.
Ohje sisältää kirjauksesta tilinpäätökseen ja tilauksesta perintään prosessien kontrolleja. Kontrollimatriisiin on määritelty valtion taloushallinnon prosessien kontrolleja:
- Kirjanpitoyksiköiden yhteiset
- Palvelukeskuksen
Kontrollimatriisi on kirjanpitoyksiköiden käytettävissä myös kirjanpitoyksikön substanssiin liittyvän taloushallinnon kontrollien määrittelyyn.
Kontrollidokumentaation sisältö
Kirjanpitoyksikön, rahaston ja palvelukeskuksen tulee kontrolleja koskevassa yksityiskohtaisessa dokumentaatiossaan kuvata, mitä tehtäviä tai tehtävän osaa kontrolli koskee, mihin riskiin kontrolli vastaa, mikä on kontrollin sisältö, kenen vastuulla kontrolli on ja miten kontrollin toteutuminen todennetaan. Kirjanpitoyksikkö, rahasto tai palvelukeskus voi omalta osaltaan tarkentaa kontrollin toteutumista omassa organisaatiossaan.
Säädösperusta
Viraston ja laitoksen velvollisuus sisäisen valvonnan järjestämisestä on kirjattu talousarviolain 24b §:ään ja talousarvioasetuksen 69 §:ään.
Valtiokonttori antaa määräyksiä virastojen, laitosten ja talousarvion ulkopuolella olevien valtion rahastojen kirjanpidon, maksuliikkeen ja laskentatoimen hoidon, tilinpäätöksen laadinnan sekä muiden taloushallinnon toimintojen ja menettelytapojen yksityiskohdista talousarviolain 24c § määräyksenantovaltuutuksen perusteella.
Julkisuus
Ohje liitteineen on salassa pidettävä (JulkL (621/1999) 24.1 § 17k) ja julkaistaan vain virkakäyttöön. Ohjeeseen liittyvät asiakirjat on määritelty salassa pidettäväksi, koska ne sisältävät tietoja taloushallintoa koskevista tehtävistä, joista tiedon antaminen voisi aiheuttaa taloudellista vahinkoa.
Voimaantulo
Tämä ohje tulee voimaan välittömästi ja kumoaa 10.8.2021 voimaan tulleen ohjeen VK/81994/00.00.01.06.01/2021.
Lisätiedot
Ohjeeseen liittyvät tiedustelut voi toimittaa sähköpostilla osoitteeseen laskentatoimi@valtiokonttori.fi (kirjauksesta tilinpäätökseen prosessi) tai verkkolaskutus@valtiokonttori.fi (tilauksesta perintään prosessi).
Maksuliikepäällikkö Tarja Tapio
Taloushallintoasiantuntija Anni Koskinen
Linkki Tiimeri työtilaan: Valtion taloushallintotehtävien kontrollit