Palkanlaskennan sisäinen valvonta virastoissa

Kirjanpitoyksiköt ja talousarvion ulkopuolella olevat valtion rahastot

Valtion talousarviosta annetun lain (423/1988) 12 b §:n (1053/2016) mukaan Valtiokonttori määrää ne viraston tai laitoksen palkanlaskentaa koskevat tehtävät, jotka hoidetaan keskitetysti ja joista vastaa keskitettyjä taloushallintotehtäviä hoitava virasto tai laitos. Valtiokonttori on 9.1.2017 antanut määräyksen (VK/1/00.00.00.01/2017) palkanlaskennan tehtävä- ja vastuunjaosta palvelukeskuksen sekä kirjanpitoyksiköiden ja rahastojen välillä.

Valtiokonttori on tänään antanut liitteenä olevan ohjeen palkanlaskennan sisäisestä valvonnasta virastoissa.

Ohjeen tarkoituksena on tukea virastoja palkanlaskennan sisäisen valvonnan toteuttamisesta huomioiden annetun määräyksen palkanlaskennan tehtävä- ja vastuunjaosta. Ohjeessa on kuvattu joitakin palkanlaskennan sisäisen valvonnan menettelytapoja, joita virastot voivat hyödyntää ja soveltaa omat tarpeensa huomioiden. Ohjeessa on kuvattu myös palvelukeskuksessa tehtäviä sisäisen valvonnan toimenpiteitä, jotta virastot voivat muodostaa kokonaiskuvan valvonnasta. Ohjeesta saatavat kokemukset ja palautteet on tarkoitus hyödyntää Valtiokonttorin tulevien sisäisen valvonnan ohjeiden laadinnassa.

Voimaantulo

Tämä ohje tulee voimaan välittömästi.

Lisätiedot

Lisätietoja tähän ohjeeseen liittyvistä asioista saa Valtiokonttorin Talous ja henkilöstö -toimialalta puh. 0295 50 2000.

Toimialajohtaja Mikko Kangaspunta

Kehittämispäällikkö Jenni Taskinen

Tiedoksi: Valtiontalouden tarkastusvirasto, Palkeet

Sisäinen valvonta palkanlaskennassa

Valtion talousarviosta annetun lain 24 b §:n (217/2000) mukaan viraston ja laitoksen on huolehdittava siitä, että sisäinen valvonta on asianmukaisesti järjestetty sen omassa toiminnassa sekä toiminnassa, josta virasto tai laitos vastaa. Sisäisen valvonnan järjestämistä johtaa ja sen asianmukaisuudesta ja riittävyydestä vastaa viraston ja laitoksen johto. Valtion talousarviosta annetun asetuksen (jäljempänä talousarvioasetus) 39 §:n (1786/2009) mukaan viraston ja laitoksen on osana 69 §:ssä säädettyjä sisäisen valvonnan menettelyitä varmistauduttava määrärahan riittävyydestä sekä siitä, että viraston ja laitoksen toimialaan kuuluvat valtion tulot peritään ja menot maksetaan asianmukaisesti ja oikeamääräisinä.

Talousarvioasetuksen 69 §:n (263/2000) mukaan viraston ja laitoksen johdon on huolehdittava siitä, että virastossa toteutetaan sen talouden ja toiminnan laajuuteen ja sisältöön sekä niihin liittyviin riskeihin nähden asianmukaiset menettelyt (sisäinen valvonta), joilla varmistetaan:

1. viraston ja laitoksen talouden ja toiminnan laillisuus ja tuloksellisuus;
2. viraston ja laitoksen hallinnassa olevien varojen ja omaisuuden turvaaminen; ja
3. viraston ja laitoksen johtamisen ja ulkoisen ohjauksen edellyttämät oikeat ja riittävät tiedot viraston ja laitoksen taloudesta ja toiminnasta.

Sisäisen valvonnan menettelyiden on myös käsitettävä viraston tai laitoksen vastattavana tai välitettävänä olevien varojen hoito sekä ne viraston ja laitoksen toiminnot ja tehtävät, jotka se on antanut toisten virastojen ja laitosten, yhteisöjen tai yksityisten tehtäväksi tai joista se muuten vastaa.

Talousarvioasetuksen 69 §:n (1435/2014) mukaan palvelukeskuksen johto vastaa valtion talousarviosta annetun lain 24 b §:ssä tarkoitetusta sisäisestä valvonnasta siltä osin kuin kirjanpitoyksikön tehtävät on palvelusopimuksella siirretty palvelukeskuksen tehtäväksi.

Valtion talousarviosta annetun lain 12 b §:n (1053/2016) mukaan Valtiokonttori määrää ne viraston tai laitoksen palkanlaskentaa koskevat tehtävät, jotka hoidetaan keskitetysti palvelukeskuksessa. Palkanlaskennalla tarkoitetaan säännöksessä työnantajaviraston vastuulla olevan palkanmaksun suorittamiseksi tarvittavaa teknistä palkanlaskentaa viraston toimittamien työaika-, palkka- ja muiden tarvittavien tietojen perusteella samoin kuin tarvittavien tietojen perusteella suoritettavaa erilaisten sopimusperusteisten palkkioiden laskentaa. Virasto vastaa palkanlaskennan lähtötietojen oikea-aikaisesta ja –sisältöisestä toimittamisesta ja palvelukeskus teknisestä palkanlaskennasta. Palvelukeskus vastaa palkanlaskennan oikeellisuudesta suhteessa asianomaiseen työnantajavirastoon. Palkanmaksusta viraston palveluksessa olevalle henkilölle vastaa aina valtion virkamieslain (750/1994) 13 §:n 1 momentin ja työsopimuslain (55/2001) mukaisesti kukin työnantajavirasto.

Palkanlaskennan sisäisen valvonnan menettelyjen tavoitteena on varmistaa palkanlaskennan sisällöllistä oikeellisuutta ja oikea-aikaisuutta. Palkanlaskennan sisäisen valvonnan kokonaisuus muodostuu viraston ja palvelukeskuksen toimenpiteistä. Viraston ja palvelukeskuksen tulee kohdentaa palkanlaskennan sisäisen valvonnan toimenpiteet ensisijaisesti niihin tehtäviin, jotka ovat sen vastuulla. Viraston tulee siten varmistaa palkanlaskennan lähtötietojen oikeellisuus ja palvelukeskuksen teknisen palkanlaskennan oikeellisuus. Viraston ja palvelukeskuksen palkanlaskennan sisäisen valvonnan tulee olla systemaattista ja ohjeistettua siten, että huomioiduksi tulee esimerkiksi kontrollien kuvaukset, kontrollien ajankohta, toteutuksen vastuut ja seuranta. Palkanlaskennan sisäisen valvonnan järjestämisessä voi hyödyntää esimerkiksi kuvassa 1 esitettyä COSO-viitekehystä. Virasto ja palvelukeskus voivat tarpeiden mukaan käydä valvontakokonaisuutta yhdessä läpi.

Kuva 1. Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) julkaisema sisäisen valvonnan viitekehys ^[1]

Palkanlaskennan sisäisessä valvonnassa sovelluskontrollien lisäksi manuaalisten kontrollien toteuttaminen virastoissa ja palvelukeskuksessa on keskeistä. Manuaalisia kontrolleja ovat esimerkiksi virastossa Ajanhallinnan tietojen tarkastaminen. Tässä ohjeessa kuvattujen sisäisen valvonnan toimenpiteiden lisäksi Kieku henkilöstöhallinnossa (SAP HCM) ja Palkoissa on tarkistussääntöjä, jotka ilmoittavat automaattisesti tiedoissa olevista virheistä. Palkkoihin on toteutettu seurantakohteiden voimassaolotarkastukset ja Kieku henkilöstöhallinnon järjestelmään voimassaolotarkastusten lisäksi tiliöintien oikeellisuustarkastukset (validointisäännöt). Lisäksi järjestelmissä kontrolloidaan tietosisältöjen oikeellisuutta.

Palkanlaskennan prosessit ja vastuunjako

Palkanlaskenta koostuu seuraavista vaiheista:

• Tiedon vastaanottaminen integraation kautta
• Tiedon vastaanottaminen liittymien kautta
• Suoraan palkanlaskentaan tietojen tallentaminen
• Palkka-ajojen suorittaminen
• Hyväksymiskiertoon siirrettävän ja muun palkka-aineiston muodostaminen
• Palkkiolaskun laatiminen
• Palkkiolaskun laatiminen, Rondo kierrätys
• Pankki-aineiston ja edelleen tilitettävien erien hyväksyminen
• Palkkaluettelon ja kirjanpitotositteen hyväksyminen
• Korvaushakemuksen ja –päätöksen käsitteleminen.

Palkanlaskennan prosessien yksityiskohtaiset kuvaukset on luettavissa Valtiokonttorin kotisivuilla. Linkki kuvauksiin löytyy sekä ”Valtion taloushallinnon prosessit” että ”Valtion henkilöstöhallinnon prosessit” –kohdista (esim. Etusivu > Virastoille ja laitoksille > Taloushallintoa ja –johtamista tukevat palvelut > Valtion taloushallinnon prosessit). Palkanlaskennan lähtötietoja tuotetaan esimerkiksi palvelussuhteen hallinnan (ks. prosessikuvauksien kohta 3.2.2.) ja työaikojen hallinnan (ks. 3.2.3 Työaikojen hallinta) prosesseissa, joiden kuvaukset on myös luettavissa Valtiokonttorin kotisivuilla.

Valtion talousarviosta annetun lain 12 b §:n (1053/2016) mukaan Valtiokonttori määrää ne viraston tai laitoksen palkanlaskentaa koskevat tehtävät, jotka hoidetaan keskitetysti palvelukeskuksessa. Valtiokonttorin on 9.1.2017 antanut määräyksen palkanlaskennan tehtävä- ja vastuunjaosta (VK/1/00.00.00.01/2017). Määräyksen liitteenä on julkaistu Henkilöstöpalvelujen vastuunjakotaulukko, josta on nähtävillä palkanlaskennan lisäksi muiden henkilöstöhallinnon tehtävien vastuunjako kirjanpitoyksikön ja palvelukeskuksen välillä. Määräys liitteineen on luettavissa Valtiokonttorin kotisivuilta Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon käsikirjassa (Määräykset ja ohjeet).

Kiekun raportointi palkanlaskennan sisäisen valvonnan tukena

Kiekun raportointi tukee virastoja ja palvelukeskusta sisäisessä valvonnassa niin talous- kuin henkilöstöhallinnossa. Raportoinnin kokonaisuuden muodostavat sekä talous- että henkilöstöhallinnossa perusjärjestelmien raportointi sekä tietovarastoraportointi (SAP BI), joka on suunnattu laajalle käyttäjäjoukolle mukaan lukien esimiehille. BI-raporteille oikeudet annetaan roolien avulla ja esimerkiksi esimiesten, hr-asiantuntijoiden ja ajanhallinnan vastuuhenkilöiden Kieku portaalin Raportointi-välilehden näkymä muodostuu annettujen roolien kautta.

Kiekun henkilöstöhallinto koostuu viidestä perusjärjestelmästä: SAP HCM, Palkat, Ajanhallinta, Lomasuunnittelu ja Palvelusaikalaskenta. Näiden perusjärjestelmien raportointi on tarkoitettu pääosin virastojen ja palvelukeskuksen ammattikäyttäjille (esim. Organisaatioiden hallinta SAP OM ja Palvelussuhteen hallinta SAP PA). Osa perusjärjestelmien raportoinnista on tarkoitettu vain palvelukeskuksen käyttöön. Tietojen lataus perusjärjestelmistä tietovarastoraportointiin (SAP BI) tapahtuu päivittäin. Henkilöstöhallinnon raportointioikeudet annetaan roolien mukaisesti (esim. esimies, HR-asiantuntija).

Kiekuun on toteutettu esimies-profiililla näkyväksi kuvan 2 mukaiset BI-raportit portaalin Raportointi-välilehdellä. Esimies-profiililla saa käyttöön henkilötietoihin, palkkarakenteeseen, poissaoloihin, työaikoihin ja saldotapahtumiin liittyviä raportteja, jotka tukevat esimiestehtävässä toimimista. Raportit ovat helppokäyttöisiä; niille tulostuu suoraan esimiehen yksikköön kuuluvien henkilöiden tiedot. Viraston tulee huolehtia siitä, että esimiehet ovat tietoisia siitä, mitä raportteja heidän tulee hyödyntää esimiestehtävissä ja miten raportteja käytetään.

Kuva 2. Esimiehen BI-raportit

Tässä ohjeessa viitataan pääasiassa Kiekun BI-raportteihin sekä Ajanhallinnan toiminnallisuuksiin, joita virastot voivat hyödyntää palkanlaskennan sisäisessä valvonnassa. Ohjeessa ei kuvata em. välineiden tietosisältöä ja käyttöä yksityiskohtaisella tasolla, vaan tarkemmat tiedot on saatavissa Kiekun ohje-pankista. Kiekun ohje-pankkiin pääsee kirjautumalla Kieku-portaaliin ja valitsemalla ylänavigaatiosta kohdan Ohje-pankki.

Ohjeessa mainittujen raporttien yksityiskohtaiset kuvaukset ja käyttöohjeet löytyvät Kiekun ohje-pankista Analyysiraportointi -osioista. Myös ohje-pankin koulutusmateriaalit ja käsikirjat sisältävät hyödyllistä tietoa raporttien ja Ajanhallinnan toimintojen hyödyntämisestä.

Sisäinen valvonta palkanlaskennan lähtötietojen muodostamisessa

Viraston sisäisen valvonnan toimilla tulee varmistaa, että palkanlaskennan lähtötiedot toimitetaan palvelukeskukseen palkanlaskennan aikataulun mukaisesti ja oikeasisältöisinä. Viraston sisäisessä valvonnassa on keskeistä painottaa palkanlaskennan prosessin alkupäähän eli lähtötietojen muodostamiseen liittyviä kontrolleja, jotta mahdolliset virheet voidaan korjata jo ennen teknistä palkanlaskentaa tai viimeistään sen yhteydessä. Palkanlaskennan kontrollit tulisi järjestää siten, ettei prosessin loppupäässä palkkamenojen hyväksymisen eli palkkaluettelon asiatarkastamisen ja hyväksymisen yhteydessä ole enää tarve tehdä henkilötason tietojen tarkastamista. Mikäli mahdolliset virheet havaitaan vasta prosessin loppupäässä, tarkoittaa se yleensä korjausten tekemistä vasta seuraavan palkanmaksun yhteydessä. Viraston sisäisen valvonnan toimenpiteiden suunnittelussa on huomioitava sovelluskontrollien lisäksi palvelukeskuksessa teknisen palkanlaskennan yhteydessä tehtävät tarkastukset (ks. ohjeen luku 5), jotta vältytään päällekkäisiltä kontrolleilta.

Virasto voi tuottaa ja toimittaa palkanlaskennan lähtötietoja eri tavoilla, kuten hyväksymällä henkilöstötietojärjestelmän sähköisiä lomakkeita, hyväksymällä työaikakorvauksia tai tekemällä päätöksiin perustuvia palvelupyyntöjä. Palkanlaskennan lähtötietoja muodostuu myös Kiekun ulkopuolissa järjestelmissä, joista ne siirretään liittymillä palkanlaskentaan (esim. M2). Viraston tulee arvioida tarvittavia sisäisen valvonnan toimenpiteitä ja niiden kohdentamista suhteessa siihen, millä eri tavoilla palkanlaskennan lähtötiedot virastossa muodostetaan ja toimitetaan. Esimerkiksi jaksotyötä tekevissä virastoissa työaikakorvauksiin liittyvät kontrollit ovat keskeisiä. Myös palvelussuhteiden laatu vaikuttaa kontrollitarpeeseen, esimerkiksi lyhyiden määräaikaisten palvelussuhteiden määrä. Seuraavissa alaluvuissa kuvataan, mitä Kiekun BI-raportteja ja Ajanhallinnan toiminnallisuuksia virasto voi esimerkiksi hyödyntää palkanlaskennan lähtötietojen oikeellisuuden varmistamisessa.

Koska Kiekussa ei ole käytössä sähköistä allekirjoitusta, on viraston huolehdittava siitä, että Kiekussa tapahtuvien henkilöstöhallinnon asioiden käsittelyn yhteydessä tarvittavat asiakirjat tulevat allekirjoitetuksi (manuaalisesti tai sähköisesti) ja arkistoiduiksi. Tällaisia ovat mm. palkan muutosta koskevat asiakirjat. Menettelytapaa koskeva ohje on julkaistu Kiekun ohjepankissa: Kieku ohjeet > Käsikirjat ammattikäyttäjille > Muut ohjeet. Virasto vastaa alkuperäisten asiakirjojen, kuten päätösten, arkistoinnista arkistonmuodostussuunnitelmansa mukaisesti.

Tietojen toimittaminen integraation kautta

Palkanlaskennan lähtötiedoista suuri osa siirtyy palkanlaskentajärjestelmään henkilöstötietojärjestelmästä integraation kautta. Siirtyviä tietoja on kuvattu palkanlaskennan prosessikuvauksissa kohdassa 3.3.1.01 Tiedon vastaanottaminen integraation kautta. Palvelukeskus vastaanottaa tiedot integraatiosta palkanlaskentajärjestelmään ja suorittaa samalla ohjeen luvussa 5 kuvatut kontrollit.

Seuraavissa alaluvuissa on kuvattu joidenkin palkanlaskentaan integraation kautta siirtyvien palkanlaskennan lähtötietojen käsittelyä ja käsittelyyn liittyviä kontrolleja. Tarkastelussa tuodaan esille, millä tavoilla virasto voi toteuttaa tietojen oikeellisuuden varmistamista mm. Kiekun BI-raportteja hyödyntäen. Ohjeessa mainittujen BI-raporttien lisäksi viraston käytössä on muitakin henkilöstöhallinnon raportteja sekä henkilöstöhallinnon perusjärjestelmän Ad hoc
-kyselyt. Ad hoc -kyselyissä voi esimerkiksi yhdistää palvelussuhteen ja budjetoidun toimen tietoja. Ad hoc -kyselyissä on käytettävissä valmiita kyselyitä, minkä lisäksi käyttäjä voi tehdä omia kyselyitä.

Sisäisessä valvonnassa voidaan hyödyntää myös henkilöstöasiantuntijan tehtävälistaa, jolla näkyvät seuraavat asianohjaukseen liittyvät ilmoitukset:

• poissaolopyynnön ilmoitustehtävä, tiedoksi (osa-palkallinen poissaolo, harkinnan varainen poissaolo, ei-harkinnanvarainen poissaolo)
• poissaolopyynnön ilmoitustehtävä, joka välitetään eteenpäin (jos poissaolon syöttäjälle ei löydy esimiestä organisaatiosta, henkilöstöasiantuntija välittää poissaolon oikealle henkilölle).
• lomakeprosesseihin liittyvät tehtävät.

Asianohjausmallissa 2 portaalissa tehdyt ei-harkinnanvaraiset poissaolot eivät aiheuta ilmoitusta henkilöstöasiantuntijan tehtävälistalle.

Palvelussuhteen aloitus, palkkiot ja palvelussuhteen tietojen muutokset

Kieku-tietojärjestelmään toteutettuja viraston työjärjestyksen määrittämän toimivallan mukaisesti käsiteltäviä sähköisiä lomakkeita, joilla myös käsitellään oman henkilöstön palkkatietoja, ovat palvelussuhteen aloitus, palkkion maksu ja palvelussuhteen tietojen muutokset. Lomakkeiden käsittelyä on kuvattu Valtiokonttorin kotisivuilla osana Palvelussuhteen hallinnan prosessikuvauksia (esim. 3.2.2.3 Palkkatietojen päivittäminen).

Asianohjausmallissa 1 lomakkeet käsitellään organisaatiorakenteen mukaisesti ja asianohjausmallissa 2 henkilöstöhallinnon asiantuntija valitsee esittelijän ja hyväksyjän määritetyn toimivallan mukaisesti. Esittelijöiden ja hyväksyjien tulee varmistaa tietojen oikeellisuus ml. seurantakohdetiedot ennen lomakkeiden hyväksymistä. Sähköisten lomakkeiden automaattiset kontrollit ja tietojen pakollisuudet varmentavat hyvin tietojen täydellisyyttä ja oikeellisuutta, minkä vuoksi viraston tulisi käyttää järjestelmälomakkeita aina, kun se on mahdollista. Viraston tulee myös huomioida palkanlaskennan aikataulut esim. palvelussuhteen aloituksien ja oman henkilöstön palkkioiden käsittelyssä. Lomakkeiden sujuvaa käsittelyä tukee, että esimiehet merkitsevät aina sijaisen Kiekuun esimerkiksi loman ajaksi.

Sähköisten lomakkeiden voidaan myös katsoa täyttävän asianohjausmalleissa ja 1 ja 2 valtion talousarvioasetuksen 38 §:n vaatimukset ns. menojen etukäteishyväksynnästä. Vaatimuksena on, että menopäätös on tehty esittelystä ja siinä on yksilöity yksittäisten menoerien rahamäärä tai määräytymisperuste, minkä lisäksi menopäätökseltä käy ilmi päiväys, allekirjoitus ja tilit, joille meno kirjataan.

Mikäli virasto käyttää asianohjausmallia 2 b, on sen huomioitava sisäisessä valvonnassa mahdollisuus riskialttiiden toimenkuvien muodostumiseen, sillä palvelussuhteen aloituksen voi tehdä yksi käsittelijä. Asianohjausmallia 2 b käyttävien virastojen suositellaan siirtyvän asianohjausmallin 2 käyttöön silloin, kun edellytykset käytölle ovat riittävät. Asianohjausmalli 2 tukee asioiden sähköistä käsittelyä ja samalla käsiteltävä asiat tulevat automatisoitujen kontrollien piiriin.

Virasto voi hyödyntää ennen teknistä palkanlaskentaa sisäisessä valvonnassaan Palkkarakenne ja Palkanlaskennan lähtötietojen muutosluettelo BI-raportteja. Palkkarakenne raportilla, joka on esimiesten käytettävissä, raportoidaan henkilön perustiedoissa olevia palkkasummia ja Palkanlaskennan lähtötietojen muutosluettelolle on rajattu maksettuun palkkaan vaikuttavat muutokset (esim. koko-/ osa-aikaisuuden muutokset ja niiden palkkavaikutukset, palvelussuhteen tilan muutokset). Palkanlaskennan lähtötietojen muutosluettelo kattaa SAP HCM:n tiedot eli sille ei raportoidu Ajanhallinnan tai palkanlaskentajärjestelmän tiedot. Raportin käytössä on keskeistä hyödyntää suodatuksia, joiden avulla voi rajata rapportille tulostuvia tietoja tarpeen mukaan. Raportilla on seurantakohdetiedot (palkkasumma jakautuu IT9027 Seurantakohteet mukaisesti, sopimuksen seurantakohteille) Raportin hyödyntämisessä on huomioitava, että viraston tarkoituksena ei ole tehdä ennakonpidätysten, ay-maksujen ja ulosottojen tarkastuksia. Tarkemmat tiedot Palkanlaskennan lähtötietojen muutosluettelo -raportin tietosisällöstä ja käytöstä löytyy Kiekun ohje-pankista: Koulutusmateriaalit ammattikäyttäjille > Analyysiraportointi –kohdasta Henkilöstöhallinto –otsikon alta.

Lisäksi virastojen hr-asiantuntijat voivat hyöyntää Ad Hoc –raportteja esimerkiksi määräaikaisten ja osa-aikaisten palvelussuhteiden sekä budjetoitujen toimien raportointiin. Ad Hoc –raporttien käytöstä löytyy Kiekun ohje-pankin ammattikäyttäjien koulutusmateriaalien lisäksi vinkkejä Palkeiden raportointipalvelun Kieku-käyttäjäpäivien esitysaineistosta (alkaen dia 15), joka on luettavissa Valtiokonttorin kotisivuilta kohdassa Kiekun käyttöönotto valtionhallinnossa > Materiaalipankki > Tilaisuuksien esitykset > Kieku käyttäjäpäivien esitysmateriaalit.

Työaikakorvaukset, työaikasaldot ja työaikojen kohdennukset

Työaikakorvausten ja työaikasaldojen käsittely tehdään Kieku-toimintamallissa Ajanhallinnassa. Kiekua käyttävistä virastoista osa myös kohdentaa työaikaa Ajanhallinnassa, kun taas osa virastoista käyttää kohdennuksessa CATS:a tai viraston omaa sovellusta. Työaikakorvausten ja työaikasaldojen käsittely sekä työaikojen kohdentaminen on kuvattu osana Työaikojen hallinnan prosessikuvauksia Valtiokonttorin kotisivuilla (esim. 3.2.3.5.1 Työaikakorvausten käsitteleminen).

Ajanhallinnan ja CATS:n toiminnallisuudet eroavat jonkin verran toisistaan, mikä omalta osaltaan vaikuttaa virastossa tarvittaviin sisäisen valvonnan toimenpiteisiin. CATS:a käyttävien virastojen on mahdollista hyödyntää seurantakohteiden validointisääntöjä. Ajanhallinnassa on puolestaan käytössä seurantakohteiden voimassaolotarkastus, pakotettu seurantakohdeohjaus poissaoloille ja virastokohtaisesti määritettävät seurantakohteiden pakollisuus (esim. toimintayksikkö, toiminto). Nämä Ajanhallinnan kontrollit koskevat sekä työaikojen kohdennuksia että työaikakorvauksia.

Virastojen työaikojen hallintaan liittyviä tehtäviä on organisoitu eri tavoin ja esimerkiksi kaikissa virastoissa ei hyväksytä työaikojen kohdennustietoja. Lisäksi käytännöt työaikojen kohdennuksessa vaihtelevat esimerkiksi sen osalta kohdennetaanko toteutunutta vai suunniteltua työaikaa ja käytetäänkö tuntikohdennustyyppiä M, jolloin kohdennus muodostuu SAP HCM:n sopimuksen seurantakohteilta ilman henkilön tekemää työajan kohdennusta. Eri välineiden ja toimintamallien vuoksi viraston tulee arvioida, millaiset sisäisen valvonnan menettelyt ovat juuri sille tarpeellisia ja tehokkaita. Ajanhallinnan, CATS:n ja muiden vastaavien sovellusten tuottamien tietojen käsittelyssä on keskeistä, että virastossa varmistetaan palkanlaskennan ja jakopalkkalaskennan aikataulujen noudattaminen.

Työntekijöille suunniteltu työaika muodostaa saldojen ja työaikakorvausten laskennan perustan, minkä vuoksi viraston on tarkoituksenmukaisella tavalla varmistettava suunnitellun työajan oikeellisuus. Asian tärkeys korostuu viikko- ja jaksotyössä sekä osa-aikaisten kohdalla virastotyössä. Joissakin Kiekua käyttävistä virastoissa vuorosuunnitelmat hyväksytään. Esimies näkee suunnitellun työajan Ajanhallinnassa toteumien hyväksynnän yhteydessä. Lisäksi käytettävissä on Ajanhallinnan Vuorosuunnitelma-tuloste.

Viraston tulee varmistua sisäisen valvonnan toimenpiteillä siitä, että hyväksyttävät työaikakorvaukset ovat sisällöltään oikeita. Palvelukeskuksen teknisen palkanlaskennan yhteydessä ei ole mahdollista esimerkiksi tarkistaa, onko esimerkiksi ylityömääräys annettu tai onko henkilölle kuulunut maksaa korvausta kymmeneltä vai sadalta tunnilta. On tärkeää, että virastoissa työaikakorvauksia käsittelevät henkilöt (virkamiehet, esimiehet, ajanhallinnan vastuuhenkilöt) ovat tietoisia roolistaan tietojen tallentamisessa, oikeellisuuden tarkastamisessa ja hyväksymisessä. Vastuut voidaan kuvata esimerkiksi hyväksymisvaltuuksien osalta työjärjestyksessä.

Työaikakorvaustapahtumia ja työaikasaldoja käsiteltäessä tulee tietojen tallentajan ja hyväksyjän olla eri henkilöt, jotta voidaan välttyä riskialttiilta toimenkuvilta. Pääsääntöinen toimintamalli on, että virkamies ilmoittaa työaikatiedot, jotka esimies tarkastaa ja hyväksyy. Tärkeää on, että virastossa on määritetty käytettävät kontrollit ja vastuut niiden suorittamisesta. Ajanhallinnassa hyväksytään kerralla kaikki valitun henkilön tiedot (esim. työaikasaldot, työaikakorvaustapahtumat). Ajanhallinnassa tehtävä hyväksyntä lukitsee tiedot (esim. leimaustiedot), minkä vuoksi hyväksyntä suositellaan tehtäväksi silloinkin, kun tiedoilla ei ole palkkavaikutusta. Ajanhallinnassa on teknisesti mahdollista käyttää hyväksynnässä ryhmähyväksyntää, mutta tietojen tarkastaminen on suositeltavaa tehdä aina henkilötasolla. Hyvä käytäntö on, että virkamiehet ilmoittavat ja kohdentavat viikoittain toteutuneen työaikansa sekä esimiehet tarkastavat ja hyväksyvät toteumat ja kohdennukset samaan tahtiin (pl. jaksotyö). Mikäli ajanhallinnan vastuuhenkilöille annetaan oikeudet esimiehen sijaisena tehdä hyväksymisiä, tulisi toimivalta määrittää esimerkiksi työjärjestyksessä huomioiden hyväksyjän vastuut.

Työaikakorvausten käsittelyssä on sisällöllisen oikeellisuuden lisäksi huomioitava seurantakohteiden oikeellisuus. Työaikakorvaukset kohdentuvat Ajanhallinnassa lähtökohtaisesti SAP HCM:n henkilön sopimukselta tuleville seurantakohteille, mutta niitä voidaan muuttaa tai täydentää Ajanhallinnassa. Kuitenkaan talousarviotilin muuttaminen ei ole mahdollista. Oikeiden seurantakohteiden käytön varmistaminen on osa viraston sisäistä valvontaa.

Ajanhallinnan työaikakorvaustapahtumien ja työaikasaldojen tarkastamisessa voidaan hyödyntää Ajanhallinnassa Tuntien käsittely -näytön välilehteä Työaikatapahtumat ja Työaikalaskelmaa. Molemmat välineistä ovat käytettävissä ennen tietojen hyväksymistä ja niitä voivat hyödyntää niin virkamies, esimies kuin ajanhallinnan vastuuhenkilö. Tuntien käsittely -näytön Työaikatapahtuma -välilehdelle syntyy työajan laskennan tulokset palkkalajeittain. Työaikalaskelmalta on työajan laskennan tuloksena nähtävissä mm. erittely tehdyistä tunneista ja työaikakorvauksista. Ohjeita Ajanhallinnan käyttöön löytyy ohjepankista Kiekun ohjepankin ammattikäyttäjien koulutusmateriaaleista sekä myös video-ohjeita virkamiehen ja esimiehen ohjeista.

Ajanhallinnan käytön yhteydessä sisäisessä valvonnassa hyödynnettäviä BI-raportteja ovat Toteutuneet tunnit (hyväksytyt ja hyväksymättömät tunnit), Hyväksymättömät tunnit (vain hyväksymättömät, esim. toiminto puuttuu) sekä Hyväksytyt ja toteutuneet tunnit (vain hyväksytyt). Raportteja voivat hyödyntää sekä esimiehet että HR-asiantuntijat ja ajanhallinnan vastuuhenkilöt esimerkiksi varmistettaessa aikataulujen noudattamista ja tarkastettaessa käytettyjen seurantakohteiden oikeellisuutta sekä suoritettaessa työaikakorvausten tarkastamista ja seurantaa (esim. ylityökertymän seuranta).

Tietojen tarkastuksessa on käytettävissä myös kokonaistyöajan BI-raportit Kokonaistyöaika ja Kokonaistyöaika päivätaso, joille raportoituu tunnit sekä Ajanhallinnasta että CATS:istä. Raportit ovat käytettävissä myös esimies-roolilla. Raporteilta voidaan tarkastella tuntien kokonaiskuvaa sekä läsnä- ja poissaoloja (pl. palkattomat poissaolot). Raporttien käytössä on huomioitava, että niiltä ei ole nähtävissä työntekijöiden toteutunutta työaikaa. Kokonaistyöajan raportit eivät sovellu palkkakustannusten kokonaistarkasteluun, sillä niille eivät raportoidu kaikki lisät.

CATS:n käytön yhteydessä sisäisessä valvonnassa hyödynnettäviä BI-raportteja ovat Toteutuneet tunnit seurantakohteittain (SAP CATS) ja Puuttuvat tunnit, jotka ovat käytettävissä myös esimies-roolilla. Raporteilta pystytään tarkastamaan mm. työaikojen kohdennustietoja ja puuttuvia kohdennustietoja. CATS:a käytettäessä on myös varmistettava, että palkkaan vaikuttavien ylitöiden (Ajanhallinta) ja työaikojen kohdennukset (CATS) seurantakohteille vastaavat toisiaan. Tarkastaminen voidaan tehdä CATS –tunnit vs. ylityötunnit seurantakohteittain, tarkistusraportilla. Ajanhallinnassa vastaavaa seurantakohteiden vastaavuustarkastusta ei tarvitse tehdä.

Ajanhallinnan työaikapankkien tietojen raportointia varten on esimiehellä, ajanhallinnan vastuuhenkilöllä ja hr-asiantuntijan raportointirooleilla käytettävissä kaksi raporttia: Henkilön työaikapankit ja Saldotapahtumat vko/pv –taso. Raporttien avulla on mahdollista tehdä sekä henkilö- että kirjanpitoyksikkö/organisaatiotason tarkasteluja, kuten henkilön työaikapankkien saldotapahtumia, leikkautuneita saldoja tai organisaatiolla käytössä olevia työaikapankkeja.

Työaikojen kohdennustietojen oikeellisuuden tarkastaminen virastoissa on tärkeää, sillä tiedot muodostavat pohjan jakopalkkalaskennalle eli maksupalkkojen kohdentamiselle seurantakohteille. Viraston vastuulla on tuntiaineiston oikeellisuus sillä tarkkuudella kuin se viraston toiminnan kannalta on tarpeen (sisäisen laskennan tarve vs. rahoittajaraportoinnin tarve). Lähtökohtana on, että mahdolliset virheet työaikojen kohdennuksissa tunnistetaan ennen jakopalkkalaskentaa ja korjataan ko. jakson tietoihin lähdejärjestelmässä.

Virastossa tuntikohdennusten tarkastuksen yhteydessä voidaan tarkastella esimerkiksi puuttuuko tuntikohdennuksia tai leimaustietoja, onko kohdennuksia tehty poissaolopäiville (CATS), onko kohdennuksissa käytetty toimintoa, ovatko käytetyt seurantakohteet oikeita. Työaikojen kohdennusten tarkastamisessa voidaan hyödyntää aiemmin mainittuja BI-raportteja. Lisäksi erillisellä jakopalkkaraportointi –roolilla on käytettävissä Jakopalkoissa käytettävät tunnit, tarkistusraportti –BI-raportti. Raportti on tarkoitettu käytettäväksi ennen jakopalkka-ajoa. Raportilta voidaan tarkastaa jakopalkkalaskennassa käytettävät tunnit seurantakohteittain, jos ajo käynnistettäisiin kyseisellä hetkellä.

Palvelukeskuksessa tehdään ennen jakopalkka-ajoa täsmäytys kirjanpitoon LKP:n, TAKP:n, toimintayksikön ja valtuuden tasolla. Jakopalkka-ajon jälkeen palvelukeskuksessa tarkastetaan, että kirjanpitoyksikkötasolla jakopalkat täsmäävät maksupalkkoihin. Palvelukeskus vertaa myös maksupalkkojen htv-tietoa ja jakopalkkojen htv-tietoa.

Valtiokonttorin tekemässä seurannassa on havaittu, että jakopalkkalaskennassa on muodostunut toteumaa toimintohierarkialle ”90 avoin toiminto” ja toiminnolle ”9999900100 Tekninen tili kohdentamattomaan työhön”. Viraston tulisi mm. aikataulujen noudattamisella varmistaa, ettei tällaisia kirjauksia synny. Valtiokonttorin selvityksen mukaan kirjauksia on syntynyt seuraavista työaikojen hallintaan liittyvistä syistä:

• Virastolla, jolla on käytössä työaikojen kohdennusten hyväksyntä on kohdennukset hyväksytty liian myöhään tai niitä ei ole hyväksytty ollenkaan. Tällöin jakopalkkalaskennassa palkkakustannukset kohdentuvat avoimelle toiminnolle, mikäli se on sopimukselle tallennettu.
• Työaikoja ei ole kohdennettu millekään toiminnolle, minkä seurauksena jakopalkkalaskennassa palkkakustannukset jäävät ilman toimintoa eivätkä näin kohdistu toimintohierarkiaan.
• Henkilöllä on käytössä tuntikohdennustyyppi M ja sopimuksella toimintona kohdentamaton työ. Jakopalkkalaskennassa palkkakustannus kirjaantuu sopimuksella olevalle toiminnolle.

Poissaolot ja vuosilomat

Virastojen tulee huolehtia osana palkanlaskennan lähtötietojen oikeellisuuden varmistamista siitä, että poissaolot ja vuosilomat käsitellään portaalissa ajallaan ja oikeasisältöisinä. Viraston on ohjeistuksen ja seurannan avulla varmistettava, että työntekijät ja esimiehet toimivat yhteisen toimintamallin mukaisesti. Esimiehillä on keskeinen rooli oikean toimintatavan valvonnassa, kun he käsittelevät ja seuraavat tehtyjä ilmoituksia ja ehdotuksia. Tärkeää on myös, että esimiehet tarkastavat tehtävälistansa tehtävät säännöllisesti huomioiden myös palkanlaskennan ja jakopalkkalaskennan aikataulun sekä merkitsevät aina tarvittaessa sijaisen Kieku portaaliin. Poissaolojen ja vuosilomien käsittely on kuvattu Valtiokonttorin kotisivuilla osana Palvelussuhteen hallintaa (esim. 3.2.2.6 Poissaolot).

Pääsääntöisesti työntekijä tekee ohjeistetun aikataulun mukaisesti ilmoitukset poissaoloista ja ehdotukset vuosilomista, jotka esimies vahvistaa. Poissaolojen käsittely on jaettu Kiekussa ei-harkinnanvaraisiin ja harkinnanvaraisiin ja niiden hyväksymismenettelyt eroavat siten, että harkinnanvaraisissa poissaloissa hyväksyminen on kaksiportainen (esimies ja esimiehen esimies). Poissaolojen ja vuosilomien käsittelyssä on virastossa varmistettava sekä virka- ja työehtosopimuksen mukainen toiminta että palkanlaskennan aikataulun noudattaminen. Poissaolojen seurannassa on huomioitava, että Kieku portaalin kautta ei voi ilmoittaa ja poistaa yli 30 päivää vanhoja poissaoloja.

Kiekun BI-raporteilla voi hyödyntää suodatuksia ja ehtoja siten, että raporttien avulla voi seurata esim. lyhyiden sairauspoissaolojen määrää (ks. malliraportit alkaen dia 7) esimerkiksi virastossa käytössä olevan varhaisen välittämisen mallin raja-arvojen mukaisesti. Viraston on osana sisäistä valvontaa varmistettava myös, että poissaoloihin liittyvät asiakirjat (esim. lääkärintodistukset) toimitetaan ja käsitellään asianmukaisesti.

Esimiehillä on käytettävissä poissaolojen seurantaan Poissaolot -BI-raportti. Esimiehet voivat kontrolloida raportin avulla, onko kaikista poissaoloista tehty tarvittavat ilmoitukset. Esimiehen Poissaolot-raporttia hyödynnettäessä tulee huomioida, että raportilla näkyy vain esimiehen nykyisten alaisten sopimukset ja näille sopimuksille merkityt poissaolot. Raportille eivät nouse vuosilomat, lomarahavapaat ja säästövapaat, vaan ne tulee tarkastella esimerkiksi kokonaistyöaikaraportilla. Esimiehillä on lisäksi Kieku portaalissa käytettävissä lomakalenteri, josta he näkevät alaistensa lomajakson ja kokoaikaiset poissaolot. Esimiehet pystyvät tarkastelemaan portaalissa myös lomajaksoja henkilöittäin.

HR-asiantuntijoilla on käytettävissä poissaolojen raportointiin kaksi raporttia: Poissaolot virastotyöajassa ja Poissaolot kalenteripäivissä. Raporteilta on nähtävissä poissaolojen syyt, kestot ja ajankohdat, minkä lisäksi näkyy myös läsnäolot (esim. etätyö, henkilöstökoulutus, pv ja henkilöstökoulutus, tunti). Raporttien avulla voidaan esimerkiksi valvoa poissaolojen määriä ja eri poissaolosyiden käyttöä. Lisäksi käytettävissä on Sairauspoissaolojen yhdenjaksoisuus –raportti, joka toimii apuna sairauspoissaolojen yhdenjaksoisuuden tulkinnassa. Hr-asiantuntijoilla on käytettävissä myös Lomasuunnittelussa seuraavat lomaraportit: kooste sopimuksista, päättyneet työsuhteet, lomaoikeudet, lomajaksot. Esimerkiksi Lomajaksot-raportilla saadaan tarkasteltua suunnitellut, hyväksyttävänä olevat ja hyväksytyt lomajaksot. Virastojen on huolehdittava vuosilomakirjanpidosta virka- ja työehtosopimuksen ja vuosilomalain mukaisesti.

Palvelukeskus vastaa niiden virantoimituksen ja työnteon keskeytyksien seurannasta, jotka tulee näkyä nimikirjalla. Palvelukeskus hyödyntää seurannassa perusjärjestelmien raportointia ja huolehtii tietojen tallennuksesta kuukausittain. Keskeytystietojen ajantasaisuus varmistetaan myös aina nimikirjaotteen antamisen yhteydessä.

Palvelupyynnöt ja suoraan palkanlaskentajärjestelmään tallennettavat tiedot

Virasto voi toimittaa palvelukeskukseen palkanlaskennan lähtötietoja palvelupyynnöillä. Palvelupyynnöillä toimitettavat tiedot voivat koskea esimerkiksi ulkopuolisten palkkioita, työ- ja käyttökorvauksia, apurahoja tai henkilökohtaisten palkanosien massamuutoksia. Viraston tulee osana sisäistä valvontaa varmistua siitä, että tarvittavat päätökset on tehty työjärjestyksen mukaisesti niistä asioista, jotka toimitetaan palkanlaskennan lähtötiedoiksi palvelukeskukseen palvelupyynnöillä. Esimerkiksi ulkopuolisten henkilöiden palkkioista päätettäessä voidaan tehdä menopäätös, jota voidaan pitää myös menon hyväksymisenä, jos menopäätös on tehty esittelystä ja jos menopäätöksen perusteella maksettavien yksittäisten menoerien rahamäärä tai vastikkeellisten menojen määräytymisperuste on yksilöity menopäätöksessä (talousarvioasetus 38 §). Menopäätöksestä tulee tällöin käydä ilmi päiväys, allekirjoitus ja tilit, joille meno kirjataan.

Mikäli virasto ottaa käyttöön palkkamenojen talousarviotilitietoa muuttavia takautuvia seurantakohdemuutoksia, kirjaussääntöjä tai päättelysääntöjä, on sen tehtävä tarvittavat päätökset ennen toimeksiannon tekemistä palvelukeskukselle. Toimintatapaa on ohjeistettu Valtiokonttorin Valtion maksuliikennepalvelujen hoito –ohjeen (VK/1039/00.00.00.01/2016) luvussa Palkat.

Virastot käyttävät palvelupyyntöjen lähettämisessä sekä ryhmä- että henkilökohtaisia tunnuksia. Hr-asiantuntijan henkilökohtaisilla tunnuksilla tekemät palvelupyynnöt eivät ole viraston toisten hr-asiantuntijoiden nähtävissä. Virastojen tulee sisäisen valvonnan suunnittelussa arvioida aiheutuuko mahdollisesta henkilökohtaisten tunnusten käytöstä riskialtista toimenkuvaa (esim. jos sama henkilö asiatarkastaa palkkaluettelon).

Palvelukeskuksen suoraan palkanlaskentajärjestelmään tallentamat tiedot eivät raportoidu Palkanlaskennan lähtötietojen muutosluettelolle, joka perustuu SAP HCM:n tietoihin. Palvelukeskus tarkastaa osana tietojen tallentamisen ja vastaanoton tarkastuksia, että palvelukeskuksessa on tallennettu virastojen toimeksiannot (ks. kohta  Sisäinen valvonta teknisessä palkanlaskennassa ). Virasto näkee muutosten tiedot palkkaluettelolta sekä Maksetut palkat –raportilta. Virasto voi tarvittaessa keskustella palvelukeskuksen kanssa suoraan palkanlaskentajärjestelmään tallennettavien tietojen tarkastustarpeista. Tavoitteena on, että tulevaisuudessa ulkopuolisten palkkiot voidaan laajasti käsitellä SAP HCM:n kautta, jolloin tiedot raportoituisivat Palkanlaskennan lähtötietojen muutosluettelolle.

Tietojen toimittaminen liittymien kautta

Liittymien kautta palkanlaskentajärjestelmään siirtyviä tietoja ovat mm. verokorttien suorasiirto, ajanhallinnan tapahtumat ja M2-järjestelmästä siirtyvät verolliset korvaukset. Lisäksi virastolla voi olla liittymiä omista substanssijärjestelmistä palkanlaskentaan. Palkeet tarkastaa liittymien kautta siirtyvät tiedot pistokokein (ks. kohta  Sisäinen valvonta teknisessä palkanlaskennassa ). Virasto vastaa kuitenkin M2-järjestelmässä sekä ajanhallinnassa tehtävistä hyväksymisistä sekä mahdollisista substanssijärjestelmissä tehtävistä tarkastuksista.

Sisäinen valvonta teknisessä palkanlaskennassa

Teknisen palkanlaskennan kontrollit koostuvat sekä automaattisista järjestelmäkontrolleista että palvelukeskuksessa suoritettavista kontrolleista. Palvelukeskuksen palkantarkastusprosessi sekä sisäisen valvonnan kontrollit on yhtenäistetty vuoden 2016 aikana. Palvelukeskuksessa suoritettavia valvontatoimenpiteitä suorittavat palkkapalvelusihteerit ja valvontatoimenpiteiden toteuttamista seuraavat palveluesimiehet. Osa valvontatoimenpiteistä suoritetaan pistokokein. Kvartaaleittain suoritettavaan raportointiin kirjataan tarkastetut kontrollin kohteet sekä tehdyt havainnot. Palvelukeskuksessa kontrollit toteutetaan määritetyn aikataulun mukaisesti työohjeistukseen perustuen. Seuraavassa on kuvattu keskeisiä manuaalisia kontrolleja ja niiden toteutustapaa.

Tietojen vastaanottaminen ja tallentaminen

Palvelukeskus huolehtii integraatioiden sekä liittymien kautta palkanlaskenta-järjestelmään siirtyvien tietojen vastaanotosta sovitun aikataulun mukaisesti. Tietojen vastaanoton onnistuminen tulee tarkistaa vähintään pistokokein sekä samalla tulee varmistaa, että ajot ovat päättyneet virheettä. Ajolistan ylläpidolla varmistutaan siitä, että kaikki tarvittavat vastaanottoajot tulevat huomioiduksi oikea-aikaisesti palkanlaskennassa. Ajolista on Palvelukeskuksen työvälinen sisäisen valvonnan suorittamisessa.

Palvelukeskus tekee tallennuksia palkanlaskentajärjestelmään viraston palvelupyyntöjen perusteella sekä viranomaispäätösten perusteella (esim. Kela, ulosotto, veroviranomainen). Palveluesimiehet tarkistavat pistokokein, että tehdyt tallennukset on tehty toimeksiantojen mukaisesti ja Palkeissa tehdyistä tallennuksista löytyy asianmukaiset dokumentit. Raportoinnin avulla pystytään varmistamaan tehdyt tallennukset käyttäjätunnuksittain.

Nettolistan ajaminen ja tarkastaminen

Palvelukeskuksessa ajetaan tarvittaessa palkanlaskentajärjestelmässä henkilölle valeajo, joka synnyttää maksupäiväkohtaiset palkkatapahtumat riveittäin. Valeajoa hyödynnetään esim. bruttopalkan tarkastamiseen. Valeajo on mahdollista toistaa.

Nettolista ajetaan palkanmaksuryhmittäin tai henkilöittäin ennen palkka-ajoa palkkojen tarkastamista varten. Nettolista vastaa sisällöltään varsinaisen palkka-ajon aineistoa. Nettolistan ajaminen ja tarkastaminen on palvelukeskuksen teknisen palkanlaskennan keskeisin työväline osana palkan-maksu prosessia. Nettolista onkin tarkoitettu palvelukeskuksen, ei viraston, tarkastusvälineeksi ja sen tarkastamista on automatisoitu palvelukeskuksessa. Automatisoinnissa on määritelty nettolistan sisällä tapahtuvaa tarkistusta siten, että kontrolloidaan mm. puuttuvat pankkitilitiedot, tuplapalkat, virkavapauden aikainen palkanmaksu, puuttuvat työnantajamaksut ja puuttuvat ennakonpidätykset. Kaikkia virastoja koskevien tarkastussääntöjen lisäksi on mahdollista luoda virastokohtaisia tarkastuksia.

Nettolistan tarkastuksen yhteydessä havaittavat virheet korjataan lähdejärjestelmään ja nettolista voidaan ajaa uudestaan ja tarkastuskerrat toistaa, kunnes havaintoja ei enää ole. Nettolistan tarkastusvaihe kestää noin 2-4 työpäivää. Lopullinen nettolista ajetaan juuri ennen palkka-ajoa.

Palkka-ajoon liittyvät toimenpiteet

Palkkapalvelusihteeri käynnistää palkka-ajon ajojonon, josta muodostuu automaattisesti varmistusaineisto. Varmistusaineisto on kopio tilanteesta juuri ennen palkka-ajoa. Palkka-ajot suoritetaan palkanmaksuaikataulun mukaisesti erillistä ohjeistusta noudattaen. Palkka-ajot muodostavat useita eri tulosteita, jotka kaikki tarkastetaan. Näitä tulosteita ovat mm. lomaoikeuspäättely (henkilön lomaoikeudet), palkka-ajon virhelista, palkka-ajon tapahtumat, rästilista ja työnantajamaksut.

Mikäli tarkastuksissa havaitaan virhe, joka koskee suurta osaa palkanmaksuryhmän palkansaajista, voidaan palkka-ajo vielä tässä vaiheessa palauttaa. Palkkapalvelusihteeri ei tee palautusta, vaan se toteutetaan järjestelmistä vastaavien henkilöiden toimesta Palkeissa.

Palkka-aineiston tiedostojen siirtäminen

Palkkapalvelusihteeri käynnistää ajot, jotka siirtävät palkka-ajossa syntyneen pankkiaineiston maksuliikennejärjestelmään, josta aineisto siirretään pankkiin. Seuraavilla ajoilla mm. siirretään katemaksut hyväksymiskiertoon, muodostetaan palkkalaskelmat, palkkaluettelo (ks. ohjeen kohta Palkkaluettelon ja kirjanpidon tositteiden hyväksyminen), muutosluettelo, kirjanpitoaineisto (ks. ohjeen kohta Palkkaluettelon ja kirjanpidon tositteiden hyväksyminen) sekä jakopalkka-aineisto.

Vaiheeseen liittyviä kontrolleja ovat mm.:

• Maksuluettelon numero- ja asiatarkastaminen (2 eri palkkapalvelusihteeriä) sekä hyväksyminen (palveluesimies).
  • maksuluettelon ja palkka-ajon tulosteiden vertaaminen, palkkojen yleisen selvittelytilin tarkastaminen, päivämäärien ja kauden/vuoden oikeellisuus sekä summien täsmääminen
• Varmistetaan pankista poispyydettyjen tapahtumien dokumentointi. Lisäksi dokumentteja hyödynnetään kirjanpidon täsmäytyksessä.
• Tarkistetaan, että palkka-ajossa syntyneet raportit ovat siirtyneet Rondoon. Varmistetaan, että aineistot ovat siirtyneet kokonaisuudessaan (esim. yhteenvetosivu tai yhteensä loppusummat), eikä esim. sivuja puutu.
• Varmistetaan, että kassamaksut ovat oikeita ja validoituja.

Työnantajatilityksiin liittyvät kontrollipisteet ovat:

• Kirjanpidon, ilmoitusten ja palkan raporttien loppusummien täsmäyttäminen.
• Tilitysmaksulomakkeiden ja tilityksiin liittyvien selvitysten sekä ilmoitusten tekeminen ja tarkistaminen.
• Tilityslomakkeiden tarkastaminen Rondossa ja reitittäminen hyväksyttäväksi sekä tilityslomakkeiden hyväksyminen.
• Tilitystulosteiden siirto maksuun.

Palkkaluettelon ja kirjanpidon tositteiden hyväksyminen

Palvelukeskuksen tekemä palkkaluettelon numerotarkastus sekä virastossa tehtävä asiatarkastus ja hyväksyminen on kuvattu Valtiokonttorin ohjeessa Valtion maksuliikennepalvelujen hoito (VK/1039/00.00.00.01/2016). Ohjeessa on myös huomioitu kirjanpidon tositteiden käsittely, joka tapahtuu palvelukeskuksessa. Lisäksi Valtiokonttori on antanut määräyksen ja ohjeen tositteiden hyväksymisestä palvelukeskuksessa (määräys ja ohje päivittyvät alkuvuodesta 2017). Hyväksynnällä tarkoitetaan em. määräyksessä ja ohjeessa kirjanpitoviennin ja sitä edeltäneen prosessin oikeellisuudesta varmistautumista. Kirjanpidon tositteet arkistoidaan dokumenttien kierrätys ja arkistointijärjestelmään, josta ne ovat viraston saatavilla.

Palkka-ajot ja niihin liittyvät ajoketjut sisältävät useita peräkkäisiä vaiheita. Ajojen järjestys vaikuttaa siihen, milloin eri tulosteet ja tositteet ovat käsiteltävissä. Ajoissa palkkaluettelo muodostuu ennen kirjanpitoajoa. Palkkaluettelon muodostumisen jälkeen ennen kirjanpitoajoa muodostetaan muutosluettelo, joka on lokitiedosto. Tavoitteena on, että muutosluetteloa ja sen käyttöä kontrollivälineenä kehitetään tulevaisuudessa osana palvelukeskuksen robotiikan kehittämistä. Tarkoituksena on, että muutokset tunnistettaisiin automaattisesti. Nykyisellään muutosluettelolle nousee muitakin tietoja, kuin palkkojen muutoksia, ja toisaalta ulkopuolisten palkkioiden tiedot eivät sisälly siihen. Muutosluettelo arkistoidaan dokumenttien kierrätys ja arkistointijärjestelmään.

Sisäinen valvonta virastossa palkanmaksuajankohdan jälkeen

Palkanmaksuajankohdan jälkeen viraston HR-asiantuntijoilla on käytettävissä Maksetut palkat BI-raportti. Maksetut palkat BI-raportin lähdetiedot saadaan palkanlaskentajärjestelmästä kaksi kertaa kuukaudessa (kuukauden 15. päivä ja kuukauden viimeinen päivä). Raportilta voidaan tarkastella palkkoja maksupäivittäin ja palkkalajeittain. Raportti on tarkoitettu maksupalkkojen raportointiin, eikä raportilla näy seurantakohteita. Raporttia käytettäessä on keskeistä hyödyntää palkkalaji-hierarkiaa ja suodatuksia tarpeen mukaan. Raportin yksityiskohtainen tietosisältö on kuvattu osana analyysiraportoinnin käsikirjoja sekä analyysiraportoinnin koulutusmateriaaleja. Maksetut palkat raportin hyödyntämisen esimerkkejä on kuvattu myös Kiekun ohje-pankissa julkaistussa ohjeessa: Kiekun ohjeet > Koulutusmateriaalit ammattikäyttäjille > Analyysiraportointi. Lisäksi virastolla on käytettävissä kirjanpidon ja talouden seurannan raportit, joita voi myös hyödyntää palkkamenojen raportoinnissa ja seurannassa.

Jakopalkkalaskenta toteutetaan laskentakuukautta seuraavan kuun aikana. Virastot voivat valita kahdesta vaihtoehtoisesta ajokerrasta (normaali aikataulu 16. päivä ja nopeutettu aikataulu 8 päivä). Jakopalkkaraportit ovat käytettävissä erillisellä jakopalkkaraportoija-roolilla ja ne sisältävät palkkakustannusten jaon tulokset seurantakohteittain ja henkilöittäin. Raporttien tiedot päivittyvät kuukausittain jakopalkkalaskenta-ajon suorittamisen jälkeen. Jakopalkkaraportoija-roolin BI-raportit ovat:

• Palkat seurantakohteittain
  • Huom. Toinen, hr-asiantuntijan oikeuksilla näkyvä Palkat seurantakohteittain –raportti, on aiemman jakopalkkaratkaisun raportti, jolle tiedot eivät enää päivity.
• Jakopalkat vs. maksupalkat, tarkistusraportti
• Rahoittajaprojektilaskennan palkat seurantakohteittain
• Sisäisen laskennan analyysiraportti (porautuminen)
• Jakopalkoissa käytetyt tuntikirjaukset
• Jakopalkoissa käytettävät tunnit, tarkistusraportti (ennen jakopalkka-ajoa)
• Jakopalkkatunnit vs. kohdennetut tunnit, tarkistusraportti (jakopalkka-ajon jälkeen).

Jakopalkat vs. maksupalkat, tarkistusraportti on hyödyllinen maksu- ja jakopalkkojen vertailussa. Raportilta on nähtävissä maksupalkat kaikilla seurantakohteilla. Virasto voi hyödyntää raporttia esimerkiksi jakopalkkojen suorakohdisteisten erien tarkastamisessa. Jakopalkkatunnit vs. kohdennetut tunnit, tarkistusraportti on tarkoitettu ajettavaksi jakopalkka-ajon jälkeen. Raportilla luodaan näkyvyys siihen, paljonko tuntikohdennuksia on muutettu jakopalkka-ajon jälkeen ja kuinka paljon tuntikohdennukset erottavat siihen tilanteeseen, kun jakopalkat ajettiin. Rahoittajaprojektilaskennan palkat seurantakohteittain –raportti on luotu ulkopuolisen rahoituksen raportointitarpeita varten. Sisäisen laskennan analyysiraportti (porautuminen) on vastaava raportti kuin samanniminen raportti Talouden seuranta –välilehdellä ilman palkkalajia. Lisää yksityiskohtaista tietoa jakopalkkaraporteista on saatavilla Kiekun ohje-pankista ammattikäyttäjien koulutusmateriaaleista (analyysiraportointi) ja analyysiraportoinnin käsikirjoista.

Htv-toteumat henkilöittäin lasketaan kuukausittain palkkajärjestelmässä. Htv tietojen laskennassa seurantakohteille käytetään lisäksi jakopalkkalaskennassa luotuja tietoja. Htv-seurantakohteittain -raportti on käytettävissä sekä HR-asiantuntijan että talouden seurannan rooleilla. Htv-ennusteraportit ovat käytettävissä vain HR-asiantuntijan roolilla.