Kirjanpitoyksiköt ja talousarvion ulkopuolella olevat valtion rahastot
Valtiokonttori muistuttaa, että menojen käsittely tulee hoitaa siten, ettei valtiolle aiheudu viivästysseuraamuksia. Laskujen käsittely- ja arkistointijärjestelmässä toimenpiteitä odottavat tositteet tulee käsitellä ja reitittää eteenpäin viivytyksettä. Kirjanpitoyksikön tulee myös selvittää, onko ostolaskujen käsittelyä mahdollista keskittää tiliöimisen, asiatarkastamisen ja hyväksymisen osalta ja siten varmistaa, että reititysketjut eivät ole liian pitkiä ja hidastuta laskun makuunpanoa.
Kun toimittajan kanssa sovitaan palvelun tai tavaran hankinnan laskutuksesta, niin sopimukseen tulee kirjata valtiovarainministeriön julkaisun Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa mukaisesti 21 päivän maksuehto. Näin varmistetaan riittävä aika ostolaskujen käsittelyyn ja maksuunpanoon ja vältetään viivästyskoroista ja maksukehotuksista aiheutuvat kustannukset. Kirjanpitoyksikön ei tule ilman perusteltua syytä hyväksyä tätä lyhyempää maksuehtoa. Mikäli kirjanpitoyksiköllä on voimassa sopimuksia, joissa on lyhyt maksuehto, tulee toimittajan kanssa neuvotella maksuehdon muuttamisesta. Maksuehdot on tarkistettava vähintään uusia sopimuksia laadittaessa.
Lisää vinkkejä sujuvaan menojen käsittelyyn voi lukea Valtiokonttorin antamasta Hankinnasta maksuun prosessin hyvät käytännöt -ohjeesta.
Valtionhallinnon ostolaskut verkkolaskuiksi -aktivointikampanjan mukaisesti laskut vastaanotetaan vain verkkolaskuna, ellei virastolla ole perusteltua syytä ohjata toimittaja lähettämään paperilasku Opus-Capitan skannauspalvelun kautta.
Lisätiedot Lisätietoja tähän tiedotteeseen liittyvistä asioista saa Valtiokonttorin Talous ja henkilöstö -toimialalta puh. 0295 50 2000 tai sähköpostitse osoitteesta maksuliike (at) valtiokonttori.fi.
Toimialajohtaja Mikko Kangaspunta
Apulaisjohtaja Maileena Tervaportti
Jakelu Kirjanpitoyksikköjen talouspäälliköt tai vastaavat
Kirjanpitoyksikköjen ja rahastojen keskuskirjanpidon yhteyshenkilöt
Tiedoksi Valtiontalouden tarkastusvirasto
Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus (Palkeet)