Eduskunnassa hyväksyttiin laki hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta (HE 256/2018 vp). Laki astuu voimaan 1.huhtikuuta 2019, jolloin se koskee valtion keskushallintoviranomaisia ja yhteishankintayksiköitä. 1.4.2020 laki laajenee koskemaan muitakin hankintayksiköitä kuin valtion keskushallintoviranomaisia ja yhteishankintayksiköitä.
Tällä lailla pannaan täytäntöön sähköisestä laskutuksesta julkisissa hankinnoissa annettu Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi 2014/55/EU verkkolaskutuksesta. Lain tarkoituksena on tehostaa sekä julkishallinnon ja yritysten taloushallintoja luomalla puitteet laskujen automaattiseen käsittelyyn.
Lain mukaan hankintayksiköllä ja elinkeinonharjoittajalla on oikeus saada pyynnöstä lasku toiselta hankintayksiköltä tai elinkeinonharjoittajalta lain määrittelemässä sähköisen laskun muodossa 1.4.2020 alkaen. Tältä osalta laki kansallisesti laajentaa direktiiviä.
Sähköisen laskun vastattava eurooppaista standardia
Lain mukaan sähköinen laskulla tarkoitetaan laskua, joka on laadittu ja vastaanotettu rakenteisessa sähköisessä muodossa ja se noudattaa sähköisen laskutuksen eurooppalaista standardia EN 16931. Kansallisista verkkolaskuformaateista uusimmat kuvaukset (Finvoice 3.0 ja TEAPPSXML 3.0) vastaavat eurooppaista standardia.
Laki vauhdittaa siirtymistä kokonaan automatisoituun taloushallintoon
Lain tarkoituksena on vauhdittaa siirtymistä kokonaan automatisoituun taloushallintoon niin julkisella kuin yksityiselläkin sektorilla. Automatisoinnilla saadaan useita hyötyjä taloushallintoon. Esimerkiksi tiedon pohjalta tehtävät raportit valmistuvat nopeammin ja ovat parempilaatuisia, kun tieto voidaan hyödyntää suoraan laskusta ilman manuaalivaihteita. Parhaimmillaan taloushallinnon automaatio luo uutta liiketoimintaa ja vähentää harmaata taloutta.
Valtionhallinnon yhteiset tavoitteet
Sähköinen laskutus on yksi taloushallinnon automaation keskeisistä edellytyksistä. Valtiohallinnossa käsitellään vuodessa noin 1,2 miljoonaa ostolaskua ja noin 8,8 miljoonaa myyntilaskua. Vuonna 2018 valtiolle saapuneista ostolaskuista jo 92 % oli verkkolaskuja. Valtionhallinnon yhteisenä tavoitteena vuodelle 2019 on, että sähköisten laskujen vastaanottoprosentti nousisi 95 %:iin. Valtion kirjanpitoyksiköiltä edellytetään aktiivista ja jatkuvaa toimittajayhteistyötä ja yhteydenpitoa toimittajien kanssa sähköisten laskujen määrän kasvattamiseksi.
Valtion virastoilla on myös valmius lähettää verkkolaskuja yrityksille ja toisille virastoille. On hyvä muistaa, ettei valtio lähetä laskuja sähköpostin liitteenä. Myyntilaskujen tavoitteena on vuonna 2019 lähettää 36 % valtion myyntilaskuista verkkolaskuina. Tämäkin vaatii aktiivista tiedottamista.