Valtiokonttori tarjoaa maksutta kirjanpitoyksiköille kustannuslaskennan kehittämiseen
Valtion kirjanpitoa säätelevät mm. Suomen perustuslain 7. luku, Talousarviolaki, Talousarvioasetus, valtioneuvoston päätökset, valtiovarainministeriön määräykset sekä Valtiokonttorin määräykset. Kustannuslaskennasta säädetään erityisesti talousarviolain 12 §:ssä ja talousarvioasetuksen 55 §:ssä:
Laki valtion talousarviosta 12 § (19.12.2003/1216)
Toiminta- ja taloussuunnittelu Ministeriöiden on suunniteltava toimialansa yhteiskunnallista vaikuttavuutta sekä hallinnonalansa taloutta ja toiminnallista tuloksellisuutta usean vuoden aikavälillä. Virastojen ja laitosten on suunniteltava toimintaansa ja talouttansa sekä tuloksellisuuttaan usean vuoden aikavälillä. Suunnittelun on tuotettava valtion talousarvion valmistelussa sekä valtioneuvoston johdolla muutoin tehtävässä valtiontalouden suunnittelussa tarvittavat tiedot.
Asetus valtion talousarviosta 55 § (7.4.2004/254)
Viraston ja laitoksen on järjestettävä 41 §:ssä säädetyn kirjanpitonsa lisäksi toiminnan tuloksellisuuden seuranta (tuloksellisuuden laskentatoimi) siten, että ne tuottavat taloudellisella ja luotettavalla tavalla:
1) viraston ja laitoksen ulkoisessa ohjauksessa tarvittavat olennaiset tiedot; sekä
2) 63 ja 65 §:ssä säädetyt tilinpäätös- ja toimintakertomustiedot.
Tuloksellisuuden laskentatoimen ja muun seurantajärjestelmän järjestämisessä otetaan huomioon toiminnan jatkuvuus siten, että tärkeimpiä, tilinpäätöksessä ja toimintakertomuksessa raportoitavia taloutta ja tuloksellisuutta koskevia tietoja voidaan verrata kuluvan vuoden lisäksi kahden aikaisemman vuoden tietoihin.
Viraston ja laitoksen on järjestettävä johdon laskentatoimi ja sen hyödyntäminen viraston ja laitoksen tuloksellisen johtamisen ja 69 §:ssä säädettyjen sisäisen valvonnan menettelyiden edellyttämällä tavalla.
Kustannuslaskennan toteutuksessa määritellään laskentakohteen kustannusten aiheuttamisperiaate ja laskentatekniikka.
Laskentakohteen erilliskustannukset käsitellään välittömänä kustannuksena, jos tämä on tarkoituksenmukaista. Osaa erilliskustannuksista ei ole tarkoituksenmukaista käsitellä välittömänä kustannuksena, esim. kohdistamisesta aiheutuvan suuren työn vuoksi. Tällöin ne käsitellään välillisenä kustannuksena (esim. tukitoiminnot, palkalliset poissaolot, toimistotarvikkeet).
Kaikki yhteiskustannukset on käsiteltävä välillisinä kustannuksina, koska todellisen aiheutumisen osoittavaa kohdistamisperustetta ei ole olemassa (esim. yleinen johtaminen, toimitilat). Välilliset kustannukset kohdistetaan aiheuttamisperiaatteen mukaisesti lopullisille laskentakohteille (esim. työaika). Kirjanpitoyksikkö vastaa aiheuttamisperiaatteen noudattamisesta.
Kirjanpitoyksikön sisällä kustannukset lasketaan samalla tavalla viranomaistoiminnassa sekä maksullisessa ja yhteisrahoitteisessa toiminnassa. Tämä korostuu erityisesti kirjanpitoyksikön yhteisten välillisten kustannusten kohdistamisessa lopullisille seurantakohteille.
Erityisesti pienehköjen ja kirjanpidossa työläästi eriteltävien kustannusten osalta kannattaa kyseenalaistaa niiden käsitteleminen erilliskustannuksina ja pohtia tuoko käsittely yhteiskustannuksina yhtä hyvän lopputuloksen pienemmällä hallinnollisella taakalla. Lue lisää Säteilyturvakeskuksen kokemuksista:
Valtion kustannuslaskennan perustan muodostaa seurantakohdemalli (ks. kuva alla). Toiminto on yksi keskeisimmistä seurantakohteista valtion kustannuslaskennassa. Kaikki viraston toiminnasta aiheutuneet menot kirjataan toiminnolle. Toiminnon käyttö ei rajoitu viraston oman toimintamenomäärärahan käyttöön. Myös esimerkiksi toiselle virastolle osoitetusta määrärahasta rahoitettu tuotannontekijän hankinta tai käyttö tulee kohdistaa toiminnolle. Kirjausta voidaan tarkentaa suoritteella, projektilla tai esimerkiksi asiakkaalla (seurantakohde 1 tai 2).
Ydintoiminnot ovat kirjanpitoyksikön ydintehtäviä ja hierarkia perustuu valtioneuvoston ohjesäännössä määriteltyihin ministeriöiden toimialan tehtäviin. Ydintoimintojen avustavat tehtävät tukevat vain tiettyä ydintoiminto/ ydintoimintokokonaisuutta. Ne kohdistetaan kustannuslaskennassa kirjanpitoyksikön valitsemalla tavalla tietyille ydintoiminnoille.
Ohjaustoiminnot ovat pääosin ministeriöiden yhteisten tehtävien seurantaa varten (ks. muiden kirjanpitoyksiköiden osalta toimintotilikarttaohje).
Tukitoiminnot ovat ydintoimintoja tukevia ja kaikille kirjanpitoyksiköille yhteisiä tehtäviä (esim. talous-ja henkilöstöhallinto). Tukitoimintojen osalta on aina kun mahdollista, käytettävä valtion yhteisiä tukitoimintoja, jotta vältetään liian monimutkaisen laskentakoodiston syntyminen.
Kustannuslaskennalla tuotetaan tietoa sekä ulkoisiin että sisäisiin raportointitarpeisiin.
Kustannuslaskentaa tarvitaan esimerkiksi hinnoitteluun ja maksullisen ja yhteisrahoitteisen toiminnan kustannusvastaavuuden raportoimiseen osana kirjanpitoyksikön toimintakertomusta.
Tiedolla johtamisen kulttuurin vahvistumisen myötä kustannuslaskentaa hyödynnetään entistä enemmän myös sisäisessä päätöksenteossa, toiminnan kehittämisessä ja sen varmistamisessa, että käytämme meille osoitettuja resursseja taloudellisesti ja tehokkaasti.
Kustannuslaskennan kehittäminen on valtionhallinnon yhteinen haaste. Hyödyt palvelevat välittömästi sekä yksittäistä virastoa että välillisesti koko valtionhallintoa.
Valtion tuotto- ja kululaskelma kertoo kustannusten jakautumisen kustannuserittäin. Siitä ei kuitenkaan käy ilmi, mihin resursseja on käytetty ja mitä niillä on saatu aikaan.
Valtion yhteisen kustannuslaskentamallin avulla voidaan raportoida lopullisten laskentakohteiden (ydin- ja ohjaustoiminnot, suorite, projekti, asiakas) kokonaiskustannukset.
Osa kirjanpitoyksikön kokonaiskustannuksista voidaan käsitellä välittöminä kustannuksina ja kohdentaa laskujen tiliöinnin tai työajan raportoinnin perusteella suoraan lopulliselle laskentakohteelle, esim. ydintoiminnolle tai projektille.
Henkilösidonnaiset kustannukset ovat merkittävä kustannuserä valtiolla. Tämän vuoksi työajan raportointi on keskeinen väline kustannuslaskennan toteuttamisessa. Toteutuneet palkkamenot (henkilön todellinen palkka) kohdennetaan toiminnolle tai muulle seurantakohteelle raportoidun työajan mukaisesti kuukausittain jälkikäteen (ns. jakopalkkalaskenta).
Valtion yhteisen kustannuslaskentamallin avulla myös välilliset kustannukset (esim. palkallisen poissaolon, kiinteistöhallinnon, tietohallinnon ja muiden tukitoimintojen) kustannukset saadaan kohdistettua lopulliselle laskentakohteelle, esim. ydintoiminnolle tai projektille.
Laskennan lopputulokset ovat raportoitavissa Kiekun sisäisen laskennan raporteilla. Laskennassa kohdistetut välilliset kustannukset näkyvät raportilla vyörytysten liikekirjanpidontileillä.
Valtion yhteisen kustannuslaskentamallin käyttöönottoprojektin eteneminen ja roolit on kuvattu alla olevassa kuvassa.
Laskentamalli määritellään noin 4-6 määrittelytyöpajan aikana Valtiokonttorin asiantuntijatuen avulla. Määrittelyn jälkeen laskentamalli on heti valmis käyttöönotettavaksi. Käyttöönotto ei vaadi uusia ohjelmistoja. Käyttöönottoprojekti ja kustannuslaskentamallin käyttäminen on virastoille maksutonta.
Kustannuslaskennan eri työvaiheista on tehty käyttöohjevideoita, jotka löydät alla olevan linkin takaa. Videoita lisätään helmikuun 2021 aikana.
Yhteisrahoitteiseen toimintaan saadaan rahoitusta joko valtion ulkopuolelta tai toiselta virastolta tai laitokselta ilman velvoitetta luovuttaa rahoittajalle välitöntä vastiketta.Yhteisrahoitteinen toiminta ei ole lakisääteistä viranomaistoimintaa, vaan pohjautuu vapaaehtoisuuteen.
Maksullista toimintaa puolestaan ohjaa maksullisen toiminnan lainsäädäntö ja toiminnan tunnuspiirteenä on vastikkeen luovuttaminen rahoittajalle.
Valtion virastojen ja laitosten maksullisesta toiminnasta on säädetty valtion maksuperustelaissa (150/1992) ja maksullista toimintaa koskevissa erityislaeissa.
Maksullisen toiminnan kannattavuuden sekä sen kehityksen seuraamiseksi tulee laatia kustannusvastaavuuslaskelma varainhoitovuosittain. Kustannusvastaavuuslaskelma laaditaan kustakin seuraavasta maksullisen toiminnan osa-alueesta erikseen:
1. Maksuperustelain mukaiset julkisoikeudelliset suoritteet
2. Maksuperustelain mukaiset muut suoritteet
3. Erityislakien perusteella määrättävät maksut tai hinnoiteltavat suoritteet. Jokaisessa erityislaissa maksulliseksi määriteltyä toimintaa pidetään omana osa-alueenaan.
4. Maksulainsäädännön soveltamisalan ulkopuolelle jäävä pelkästään virastojen ja laitosten välillä harjoitettava maksullinen toiminta.
Jos kirjanpitoyksikkö harjoittaa Kilpailulain 30 d §:ssä (721/2019) tarkoitettua kilpailutilanteessa markkinoilla tapahtuvaa taloudellista toimintaa, tästä toiminnasta on laadittava lisäksi erillinen tuloslaskelma. Tuloslaskelma laaditaan samojen laskentaperiaatteiden mukaisesti kuin kustannusvastaavuuslaskelma. Laskelman lisätietona tulee esittää selkeä kuvaus käytetyistä kustannuslaskennan periaatteista.
Kirjanpitoyksikön tulee esittää yksittäisen osa-alueen kustannusvastaavuuslaskelma toimintakertomuksessa, jos osa-alueen tuotot ovat vähintään 1 milj. euroa. Tuloslaskelma tulee esittää toimintakertomuksessa, jos toiminnan tuotot ovat vähintään 40 000 euroa.
Tutustu maksulliseen toimintaan tarkemmin oheisen koulutusmateriaalin avulla:
Yhteisrahoitteista toimintaa on sellainen toiminta, johon saadaan rahoitusta joko valtion ulkopuolelta tai toiselta virastolta tai laitokselta ilman velvoitetta luovuttaa rahoittajalle välitöntä vastiketta.
Jos toiminnan luonteesta tai muusta syystä johtuen toiminnan voidaan katsoa pitävän sisällään sekä yhteisrahoitteisen että viranomaistoiminnan piirteitä, tulee toiminnan tuotot ja kustannukset raportoida yhteisrahoitteisen toiminnan kustannusvastaavuuslaskelmalla tilivelvollisuuden toteuttamiseksi.
Kirjanpitoyksikön tulee esittää kustannus-vastaavuuslaskelma toimintakertomuksessaan silloin kun kirjanpitoyksikön saama ja varainhoitovuodelle jaksotettu rahoitus on vähintään 1 milj. euroa.
Tutustu yhteisrahoitteiseen toimintaan tarkemmin oheisen koulutusmateriaalin avulla:
Valtion yhteinen kustannuslaskentamalli on määritelty jo 24 kirjanpitoyksikön käyttöön.
Tule sinäkin mukaan kehittämään kirjanpitoyksikkösi ja koko valtiohallinnon kustannuslaskentaa!
Valtion yhteisen kustannuslaskentamallin käyttäjät muodostavat kustannuslaskennan kehittämisen verkoston. Verkostossa jaetaan hyviä käytäntöjä ja pohditaan yhdessä kustannuslaskentaan liittyviä ongelmia.
Huom. Verkosto on tarkoitettu vain virkamiehille ja edellyttää Virtu-kirjautumista:
Valtion kustannuslaskennan yhteiset tilaisuudet virkamiehille >
Voit ottaa yhteyttä kustannuslaskennan kehittämisen tukeen
