Tähän ohjeeseen on koottu tarkistuksia, joilla voidaan varmistaa tilitietojen oikeellisuutta sekä tilikauden aikana että tilinpäätöksessä.
Valtion kirjanpidon käsikirja ja Kysymyksiä ja vastauksia -osio löytyvät Valtiokonttorin kotisivujen Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon käsikirja -sivustolta. Sivustolta on linkit myös Valtiokonttorin antamiin määräyksiin ja ohjeisiin sekä keskeisimpään valtion taloushallintoa koskevaan lainsäädäntöön.
Ohjeessa kuvattujen tilitietojen tarkistusten lisäksi on hyvä varmistua siitä, että:
- palkkausmenoja, erityisesti virkaan nimitettyjen virkamiesten palkkausmenoja, ei ole maksettu talousarvion vastaisesti
- siirtomenoja ei ole maksettu talousarvion vastaisesti toimintamenomäärärahasta tai muulta kulutusmenomomentilta eikä kulutusmenoja siirtomenomomentilta
- bruttobudjetoidulle menomomentille ei ole kirjattu tuloja talousarvion vastaisesti
Tämä ohje korvaa Valtiokonttorin 11.5.2016 antaman ohjeen.
Lisätiedot:
Lisätietoja tähän ohjeeseen liittyvistä asioista saa Keskuskirjanpidosta puh. 0295 50 2000 tai sähköpostitse osoitteesta kkp (at) valtiokonttori.fi.
Ennen kuukauden kirjanpidon valmistumista tehtäviä tarkistuksia
Tilit, joilla tulee olla yhteinen aikataulu vastakirjanpitoyksikön kanssa
- 19910 Lähetteiden tili
- 20830 Hallinnan siirrot
- 20840 Yhteishankinnoista aiheutuvat menonsiirrot
Tilien tulee mennä tasan keskuskirjanpidon tasolla, joten on huolehdittava, että kirjaukset näille tileille tehdään saman kuukauden kirjanpitoon kirjanpitoyksikössä ja vastakirjanpitoyksikössä.
Virhetilit
- Virhetileillä 29900 ja 29990 sekä 698 ja 699 tulee nettokertymän olla nolla. Jos saldoja jää, ne on selvitettävä ja korjattava mahdollisimman pian.
- Kaikki muutkin havaitut virheet on korjattava ennen kuukauden valmistumista.
Muita tarkistuksia
- Osakirjanpidot täsmäävät pääkirjanpidon kanssa.
- Täsmäytyslaskelma ei erota.
- Tilien saldot ovat ”oikeanpuoleisia” eli kulut ja vastaavaa puolen tilit ovat pääsääntöisesti debet-saldoisia, ja tuotot ja vastattavaa puolen tilit ovat kredit-saldoisia.
- Rahatilien saldot ovat kirjanpidossa tiliotteen mukaiset.
- Poistot on kirjattu juoksevasti kuukausittain. (Määräys Käyttöomaisuuskirjanpito sekä poistosuunnitelmien laatiminen ja poistojen kirjaaminen, Käsikirja)
Muita tarkistuksia tilikaudella
Sairausvakuutus- yms. lakien mukaiset palautukset
Sairausvakuutus- yms. lakien mukaiset palautukset (LKP-tilit 41020 ja 41130) on kirjattu:
- samalle momenteille jolta palkka maksettu (pääsääntö)
Jos em. momentti ei ole voimassa
- hallinnonalan 12-alkuisille muiden tulojen TaKP-tilille tai
- TaKP-tilille 12.39.10 Muut sekalaiset tulot.
(Kysymyksiä ja vastauksia -> Kelan palautusten kirjaaminen talousarviokirjanpidossa 1.1.2014 alkaen (11.12.2013))
Siirrettyjen määrärahojen peruutukset
- LKP-tili 99100 Siirrettyjen määrärahojen peruutukset on vain tiliöintiyhdistelmässä, jossa TaKP-tili on 4-alkuinen siirretty määräraha tai 12.39.04 Siirrettyjen määrärahojen peruutukset.
- TaKP- tilillä 12.39.04 Siirrettyjen määrärahojen peruutukset on tuloutuksia vain LKP-tilillä 99100 Siirrettyjen määrärahojen peruutukset. (Käsikirja)
Osinkotulot, pääomanpalautukset ja osakkeiden myyntitulot
- Osakkeiden myyntitulot on kirjattu talousarviotilille 13.03.01. Osinkotulot, pääomanpalautukset ja osakkeiden myyntitulot, sekä 3-alkuisille tuottotileille.
- Myyntipalkkiot on kirjattu momentille 23.10.88 Osakehankinnat.
- Pääomanpalautukset on kirjattu talousarviotilille 13.03.01. sekä niille LKP-tileille, joille pääoma on alun perin kirjattu tiliryhmiin/LKP-tileille:
- 130 Käyttöomaisuusarvopaperit
- 131 Sijoitukset liikelaitoksiin
- 13620 Pääomalainasaamiset ja muut vastaavat oman pääoman ehtoiset sijoitukset
- 13630 Yliopistot
- Rahana saadut osingot on kirjattu tuloksi tiliöintiyhdistelmässä LKP-tili 50900 Osingot ja TaKP-tili 13.03.01. Osinkotulot, pääomanpalautukset ja osakkeiden nettomyyntitulot.
- Muuna kuin rahana (esim. arvopapereina) saadut osingot on kirjattu tuotoksi LKP-tilille 50900 Osingot, ja omaisuuden/varallisuuden lisäykseksi arvopapereiden LKP-tilille, ei talousarviotuloksi.
Yhteisöhankintojen sekä maahantuonnin arvonlisäverotuotot ja arvonlisäverokulut
- LKP-tililajin 921 Yhteisöhankintojen arvonlisäverotuotot -tileillä nettokertymät yhteensä ovat yhtä suuret kuin LKP-tilin 93100 Arvonlisäverokulut yhteisöhankinnoista nettokertymä.
- LKP-tililajin 924 Maahantuonnin arvolisäverotuotot -tileillä nettokertymät yhteensä ovat yhtä suuret kuin LKP-tilin 93300 Arvonlisäverokulut maahantuonnista nettokertymä.
- LKP-tililajin 921 Yhteisöhankintojen arvonlisäverotuotot ja 924 Maahantuonnin arvonlisäverotuotot tilien kanssa esiintyy vain TaKP-tili 11.04.01 Arvonlisävero. LKP-tilin 93100 Arvonlisäverokulut yhteisöhankinnoista sekä LKP-tilin 93300 Arvonlisäverokulut maahantuonnista kanssa esiintyy vain asianomaisen hallinnonalan yleinen arvonlisäveromenomomentti tai momentti, jolle arvonlisävero on budjetoitu.
Poikkeus: siirtotalouden kulut yhteisöhankinnoista
(Käsikirja, Kysymyksiä ja vastauksia 11.6.2018)
Arvonlisäverokirjaukset kulutusmenomomenteille
- Kulutusmenomomenteilla 01 – 28 ei ole alv-kirjauksia ellei momentin perusteluissa ole tästä mainintaa.
Arvonlisäverokulut
- LKP-tiliryhmän 93 Suoritetut arvonlisäverot tilien kanssa tiliöintiyhdistelmässä esiintyy vain
- alv-menomomentti 29,
- verollisena budjetoitu momentti (30-69 ja 80-99),
- kulutusmenomomentteja, joiden perusteluissa on maininta arvonlisäveron maksamisesta kyseiseltä momentilta (budjetoitu arvonlisäveroineen) tai
- TaKP-tili 630 Toiselle kirjanpitoyksikölle siirrettävät talousarviomenot.
- TaKP:n alv-menomomentilla 29 on vain
- tiliryhmään 93 Suoritetut arvonlisäverot kuuluvia kuluja
- tiliryhmään 82-83 kuuluvia siirtotalouden kuluja (edellyttäen että ko. kulu on budjetoitu kulutusmenomomentille)
- käsikirjan luvussa 5.3 – 5.9 mukaisia kirjauksia (LKP-tilit 4907 ja 4908)
- maksettuja ennakoita (budjetoitu maksuperusteella)
- muuta pitkäaikaista saatavaa
(Käsikirja, LKP-tilikartta tili 16090 sekä talousarvion yksityiskohtaisten perustelujen yleiset määräykset [1])
Arvonlisäverotuotot
LKP-tililajien 920 Perityt arvonlisäverotuotot, 921 Yhteisöhankintojen arvonlisäverotuotot ja 924 Maahantuonnin arvonlisäverotuotot tilien kanssa tiliöintiyhdistelmässä esiintyy vain
- TaKP-tili 11.04.01. Arvonlisävero
- TaKP-tili 600 Talousarviotilille kirjaamista odottavat talousarviotulot (ennakkomaksuun liittyvä alv-tuotto)
(Käsikirja, Kysymyksiä ja vastauksia 11.6.2018)
TaKP:n 6-alkuiset tilit
- Talousarviotilille kirjaamista odottavat tai toiselle kirjanpitoyksikölle siirrettävät talousarviotulot eivät ole menoja (tilit 600 ja 610).
- Talousarviotilille kirjaamista odottavat tai toiselle kirjanpitoyksikölle siirrettävät talousarviomenot eivät ole tuloja (tilit 620 ja 630).
(Käsikirja)
Talousarvion ulkopuolella oleva rahaston yhdystili
- Talousarvion ulkopuolella olevan valtion rahaston yhdystilin saldo on yhtä suuri kuin rahaston yhdystilin saldo sitä ”hoitavan” kirjanpitoyksikön kirjanpidossa. (Käsikirja)
Määrärahat
- Talousarviossa myönnettyjä määrärahoja ei saa ylittää. Poikkeuksena ovat arviomäärärahat, joihin on ylityslupa. (Talousarviolaki 7§)
- Nettobudjetoidut momentit voidaan ylittää varainhoitovuoden aikana, mutta ei enää tilinpäätöksessä.
- Jakamattomien määrärahojen käyttöä on seurattava kuukausittain.
Muita tarkistuksia
- Valmistus omaan käyttöön on kirjattu neljännesvuosittain taseeseen aktiivoiksi keskeneräisten hankintojen tilille. (LKP-tilikartta, tili 47000)
- LKP-tiliryhmän 99 Tekniset tilit tilien nettokertymä on nolla tileittäin (LKP-tilikartta, Käsikirja)
- LKP-tileillä 20000 Valtion pääoma 1.1.1998, 20700 Edellisten tilikausien pääoman muutos tai 20900 Tilikauden tuotto-/kulujäämä ei ole toteutumatietoja. (LKP-tilikartta, Käsikirja)
Poikkeus: kirjanpitoyksikön lopettamisesta aiheutuvat kirjaukset
Muita tilikauden aikana huomioitavia asioita
Jakopäätökset, tilijaottelumuutokset ja arviomäärärahojen ylitysluvat
- Jakokirjeillä saadut määrärahat on vietävä juoksevasti kirjanpitoon varainhoitovuoden aikana. Viraston tulee sisäisellä ohjeistuksella ja valvonnalla varmistaa, että jakopäätösasiakirjat tulevat kirjanpitoyksikössä tiedoksi myös taloushallintoon sekä Palkeille.
- Tilijaottelu- ja alkusaldomuutoslomakkeet sekä arviomäärärahojen ylitysluvat on toimitettava Valtiokonttoriin ja muille asianosaisille mahdollisimman nopeasti. (Valtiokonttorin määräys Valtion keskuskirjanpidon hoitoa varten tarvittavat tiedot)
Tarkistuksia tilinpäätöksessä
Tilit, joiden loppusaldojen tulee olla nolla:
- LKP-tililajien 134, 135, 136, 137, 138, 139, 160, 171, 172, 175, 181, 183, 188 ja 189
(sijoitusten) 10-loppuiset tilit (Käsikirja) - LKP-tililajin 199 Sisäisen rahaliikkeen tilit lukuun ottamatta tiliä19980 Rahaliikkeen selvittelytili (T) (Käsikirja)
- Lainojen lyhennystilit 25320, 25340, 25360, 25410, 25430 ja 25450 (LKP-tilikartta sekä Käsikirja)
- LKP-tili 25830 Toiselle kirjanpitoyksikölle siirrettävät tulot (Käsikirja)
- LKP-tili 26200 Epäselvät erät (T) (Käsikirja)
- Virhetilit (29900, 29990, 698 ja 699) tileittäin ja tiliöintiyhdistelmittäin (Käsikirja)
- TaKP-tili 610 Toiselle kirjanpitoyksikölle siirrettävät talousarviotulot (Käsikirja)
- TaKP-tili 630 Toiselle kirjanpitoyksikölle siirrettävät talousarviomenot (Käsikirja)
LKP-tilit, joilla tulee olla saldoa:
- ”työnantajasuoritusten” tilit; ainakin tilit 25800, 25810, 25820, 25920, 25930 ja 25960
(TM 9509 kohta 6.8: Virastojen ja laitosten on huolehdittava siitä, ettei valtion menoja suoriteta ennen eräpäivää.) - LKP-tilien 15090 Muut aineet ja tarvikkeet, 15210 Valmiit tavarat, 15280 Maa-alueet ja 15290 Muu valmis vaihto-omaisuus yhteen lasketut toteutumatiedot (nettokertymät) ovat yhtä suuret kuin tilin 40900 Aine-, tarvike- ja tavaravaraston lisäys(-) tai vähennys (+) tilin nettokertymä. (Käsikirja, LKP-tilikartta tili 40900 sekä Kysymyksiä ja vastauksia > Maa-alueiden vaihtamiseen liittyviä kirjauksia (vaihtomaat) (13.12.2010))
Poikkeus: omaisuuden siirrot ryhmästä toiseen
- LKP-tilien 15100 Keskeneräiset tiehankkeet, 15190 Muut keskeneräiset tuotteet ja 15200 Valmiit tuotteet yhteenlasketut toteutumatiedot (nettokertymät) ovat yhtä suuret kuin tilin 46000 Valmistevarastojen lisäys (-) tai vähennys (+) tilin nettokertymä (Käsikirja, LKP-tilikartta, LKP-tili 46000)
Poikkeus: omaisuuden siirrot ryhmästä toiseen tai kun kirjataan valtionavuksi katsottavien menojen siirtoja siirtotalouden kuluksi
- LKP-tilien 41080 Lomapalkkavelan muutos ja 41180 Lomapalkkojen henkilöstösivukuluvelan muutos) yhteen lasketut toteutumatiedot (nettokertymät) ovat yhtä suuret kuin tilin 26110 Lomapalkkavelka tai tilin 26140 Lomapalkkavelka (T) nettokertymä (Käsikirja)
Poikkeus: kirjanpitoyksikkömuutokset
Muita tilinpäätöksessä huomioitavia asioita
- LKP-tilillä 39900 Talousarvion ulkopuoliset tuotot on toteutumia vain ilman TaKP-tiliä.
- ”Tarpeettomat” ja tilinpäätöksessä vanhenevat siirretyt määrärahat on peruttu (Talousarviolaki 19 §); tuloutus tuloarviotilille 12.39.04 Siirrettyjen määrärahojen peruutukset.
- Nettobudjetoidulla momentilla määrärahan siirto seuraavalle varainhoitovuodelle saa olla enimmillään määrärahan määrä.
- Määrärahan siirto on määrärahan käyttöä (talousarvion toteutumalaskelma).
- Määrärahan siirto tehdään talousarvion tilijaottelun tarkkuudella eli tilijaottelun alimmalla erittelytasolla.
- Määrärahan siirto tehdään aina talousarviokirjanpidon tililtä siitä muodostetulle 4-alkuiselle siirretyn määrärahan tilille. Tarkistettava, ettei uudella siirretyn määrärahan tilillä ole muita kirjauksia kuin määrärahan siirto.
- Jos kuluvan vuoden siirtomäärärahaa jää käyttämättä, eikä sitä siirretä, niin ei toimenpiteitä (ei tulouteta). (Käsikirja) sekä Kysymyksiä ja vastauksia -> Jakamattoman siirtomäärärahan siirtäminen (2.2.2009))