Perusvirkamiehen ja esimiehen tukitoiminnot

Antopäivä Dokumentin nimi
17.12.2018 Perusvirkamiehen ja esimiehen tukitoiminnot
AsiakirjatyyppiOhje
Antopäivämäärä17.12.2018
KategoriatKirjanpito
YlläpitovastuuValtiokonttori

Seurantakohdemallin tukitoimintoja käyttävät tuntikirjauksissa vain ns. tukitoimintojen ammattilaiset, eivät ns. perusvirkamiehet ja esimiehet.

Tukitoimintojen ammattilaisen määritelmä

Henkilö, joka tekee jatkuvasti joko koko työajan tai osan työajastaan talous- tai henkilöstöhallinnon (tai muun yhteisen tukitoiminnon) tehtäviä. Tukitoiminnon tehtävät / tehtävä ovat osa työnkuvaa ja tekemiseen liittyy usein puolesta tekeminen tai keskitetty tekeminen.

Esimerkkejä osan työajastaan käyttävästä talous/henkilöstöhallinnon ammattilaisesta:

  • ajanhallinnan vastuuhenkilön tehtävät,
  • työaikavastaavan tehtävät,
  • henkilö, joka vastaa tiettyjen laskujen tai tietyn tulosyksikkökokonaisuuden laskujen tiliöinnistä,

– Huom. Virkamiehet, esimiehet tai projektipäälliköt, jotka tiliöivät, asiatarkastavat tai hyväksyvät vastuualueensa laskuja, eivät ole taloushallinnon ammattilaisia.

  • ns. matkasihteerin tehtävät,
  • ns. hankintavastaavan tehtävät

Tukitoimintojen käyttäjien rajaamisen avulla varmistutaan, että Kieku-järjestelmästä saadaan tietoon luotettavasti tukitoimintojen tuottamiseen kulunut ammattilaisten työpanos. Samalla kevennetään ja yksinkertaistetaan ns. perusvirkamiesten ja esimiesten tuntikirjausten tekemistä. Yhteisiä tietotarpeita varten esimiesten ja virkamiesten osuus talous- ja henkilöstöhallinnon tukitoimintojen työpanoksesta voidaan arvioida Valtiokonttorissa erilaisten mittareiden avulla.

Perusvirkamiehen ja esimiehen tukitoiminnot

Ns. perusvirkamies ja esimies kirjaavat työaikansa ensisijaisesti ko. henkilön substanssitoiminnoille [1]. Yksittäisten tukitehtävien ollessa vähäisiä tai suoraan tietystä ydintoiminnasta aiheutuvia, ne käsitellään osana ydintoimintaa. Tarvittaessa yhteisiin tukitoimintoihin liittyviin tehtäviin kulunut työaika, kuten esimerkiksi talous- tai henkilöstöhallinto tai esimiestyö, kirjataan tukitoiminnolle 9999600000 Yleishallinto ja johtaminen.

Seuraavalla sivulla on esitetty esimerkki perusvirkamiehen ja esimiehen tuntikirjauksissa käytettävistä tukitoiminnoista sekä yleisimmistä Kiekun Poissaolot / Vuosilomat -osioissa ilmoitettavista asioista.

Tarkempia ohjeita siitä, miten koulutuksessa olo ilmoitetaan Kiekussa, löytyy Kiekun ohjepankista.

Asia

Tukitoiminto / poissaoloilmoitus

Yksittäisten tukitehtävien ollessa vähäisiä tai suoraan tietystä ydintoiminnasta aiheutuvia, ne käsitellään osana ydintoimintaa.

Tarvittaessa yhteisiin tukitoimintoihin liittyviin tehtäviin kulunut työaika kirjataan tukitoiminnolle 9999600000 Yleishallinto ja johtaminen.

Ns. perusvirkamiehen tehtäviä:

  • Mm. hallinnollisiin tulosyksikkökokouksiin osallistuminen,
  • tulos- ja kehityskeskustelut (ml. valmistautuminen), henkilökohtaisen suoriutuvuuden arviointi, tavoitteiden toteutumisen seuranta ja tehtävänkuvausten tekeminen,
  • laskujen ja muistitositteiden käsittely,
  • matkasuunnitelman- ja laskun laadinta,
  • lomien ja poissaolojen hallinta ja tuntikirjausten tekeminen,
  • perehdytettävänä oleminen (yleisperehdytys) Huom. ns. substanssiperehdytyksen antaminen kirjatataan substanssitoimintaan.

Esimiehen tehtäviä:

  • Mm. Tulos- ja kehityskeskustelut (ml. valmistautuminen), henkilökohtaisen suoriutuvuuden arviointi, tavoitteiden toteutumisen seuranta ja tehtävänkuvausten tekeminen,
  • laskujen ja muistitositteiden käsittely,
  • matkasuunnitelmien- ja laskujen käsittely,
  • palvelussuhteen hallinta,
  • lomien ja poissaolojen käsittely sekä tuntikirjausten hyväksyminen,
  • rekrytointi ja yleisperehdyttäminen,
  • henkilöstösuunnittelu,
  • budjetointi ja ennustaminen,
  • talous-, henkilöstö- ja tulosraportointi,
  • henkilöstön osaamiskartoitukset ja kehittäminen
  • ym. esimiestyö.

Tuntikirjaus 9999600000 Yleishallinto ja johtaminen

Koulutuksessa olo (ml. yt-koulutus)

Poissaoloilmoitus Kiekun Poissaolot-osiossa

Virkistystoimintaan osallistuminen

Poissaoloilmoitus Kiekun Poissaolot-osiossa (Virkistystoiminta t tai pv)

Työajalla tapahtuva lääkärissä käynti (ml. työterveyshuolto ja työyhteisötarkastuksessa käynti)

Tuntikirjaus 9999800200 Sairauspoissaolot ja terveydenhuolto

Sairaus- tai tapaturmapoissaolo

Alle päivän kestävä poissaolo: Tuntikirjaus 9999800200 Sairauspoissaolot ja terveydenhuolto

Koko päivän kestävä poissaolo: Poissaoloilmoitus Kiekun Poissaolot-osiossa

Vuosiloma, lomarahanvaihtovapaa

Loman merkintä Kiekun Vuosilomat-osiossa

Työaikapankkivapaa (esim. saldovapaa), ylityövapaa

Poissaoloilmoitus Kiekun Poissaolot-osiossa

Etätyö

Tuntikirjaus substanssitoiminnoille sekä poissaoloilmoitus Kiekun Poissaolot-osiossa (Etätyö)

Sairaan lapsen hoito

Alle päivän kestävä poissaolo: Tuntikirjaus 9999800300 Muut palkalliset poissaolot

Koko päivän kestävä poissaolo: Poissaoloilmoitus Kiekun Poissaolot-osiossa (Tilap. hoitovapaa)

Lisäksi käytetään luottamusmiestoimintaan, yhteistoimintaan ja työsuojelutoimintaan liittyviä tukitoimintoja / poissaoloilmoitusta Tahtin tiedonkeruuohjeen mukaisesti (Tahtin vuositiedon toimituksen sisältöohje).

Asia

Tukitoiminto / poissaoloilmoitus

Luottamusmiestoiminta pää- ja sivutoiminen

Tuntikirjaus 9999616300 Luottamusmiestoiminta

Huom. Ay-koulutus: Poissaoloilmoitus Kiekun Poissolot-osiossa (Ay-koulutus t tai pv)

Yhteistoiminta

Poissaoloilmoitus Kiekun Poissaolot-osiossa (Yhteis-/työsuoj. toim., t tai pv)

Työsuojelu

Poissaoloilmoitus Kiekun Poissaolot-osiossa (Yhteis-/työsuoj.toim., t tai pv)

Huom. Työsuojelukoulutus: Poissaoloilmoitus Kiekun Poissaolot-osiossa (Työsuojelukoulutus t tai pv)