Jos tapahtumasta on syntynyt kulu, jonka pääjärjestäjä on maksanut, maksaa Valtiokonttori korvausta pääjärjestäjälle. Kulu on voinut olla merkittynä alihankkijan kuluksi tai pääjärjestäjän kuluksi. Kulut voidaan aina korvata pääjärjestäjälle, jos tämä on maksanut ne alihankkijoille, riippumatta siitä miten kulut on jaettu. Takuun kokonaissumma muodostaa tapahtumalle maksettavien korvausten maksimisumman.
Jos tapahtumaan liittyvä kulu on syntynyt alihankkijalle ja pääjärjestäjä ei ole sitä maksanut, tulee alihankkijan hakea tälle kululle korvausta siitä osasta, josta hän ei ole saanut suoritusta pääjärjestäjältä. Korvauksen perusteena ovat siis toteutuneet ja kohtuulliset kustannukset.
Hakijan ei tule itse vähentää omavastuuosuutta kuluista, vaan hakija ilmoittaa Valtiokonttorille kulun kokonaisuudessaan – omavastuuosuus vähennetään Valtiokonttorin puolesta toteutuneista kustannuksista.
Ansionmenetystä ei korvata, ainoastaan toteutuneet ja kohtuulliset kustannukset.
Esimerkkejä korvaukseen oikeuttavista kustannuksista ja niiden jakautumisesta:
Esimerkki 1: A:n järjestämä festivaali on peruttu 45 päivää ennen tapahtuman järjestämistä. Festivaaleille on sovittu esiintymään yhtye X, jonka toimittamisesta tapahtumaan on tehty sopimus tapahtumatoimisto B:n kanssa, joka on näin ollen tapahtuman alihankkija. Molemmille on myönnetty tapahtumatakuu, mutta osapuolten välillä ei ole siirtynyt rahaa. A:n ja B:n välisessä sopimuksessa todetaan, että A sitoutuu maksamaan B:lle 10 000 euroa artistin toimittamisesta keikalle. Sopimuksen mukaan pääjärjestäjä on velvollinen maksamaan korvauksen, jos tapahtuma perutaan alle kaksi kuukautta ennen tapahtuman järjestämistä.
Tapahtuman peruuntuessa B hakee korvausta Valtiokonttorista. B on velvollinen maksamaan esiintymään varatulle yhtyeelle X korvauksen (esiintymispalkkio, 8000 euroa) heidän välisen sopimuksen mukaan, järjestettiin tapahtuma tai ei. Näin ollen alihankkijalle on syntynyt kulu, josta hän ei ole saanut korvausta tapahtumanjärjestäjältä. B voi siten hakea korvausta toteutuneista kustannuksista (yht. 8000 euroa) kokonaisuudessaan, koska pääjärjestäjä ei ole maksanut alihankkijalle mitään.
Esimerkki 2: X oy on Y oy:n alihankkija ja tämä tulee rakentamaan Y:n tapahtumaan lavan ja tekniikan konserttia varten. Molemmille on myönnetty tapahtumatakuu. Rakennustyöt aloitetaan viikkoa ennen tapahtumaa, mutta tapahtuma joudutaan perumaan päivää ennen tapahtuman järjestämistä alueella pahentuneen koronavirustilanteen vuoksi. Lava on käytännössä ehditty rakentaa ja työvoima palkata lavan rakentamista ja purkamista varten. Näin ollen alihankkija X voi hakea Valtiokonttorista tapahtumatakuun perusteella syntynyttä korvausta toteutuneiden kustannusten perusteella (esimerkiksi lavan rakentaminen ja purkaminen, laitteiden vuokra, työvoimakustannukset ym.).
Esimerkki 3: Pääjärjestäjän vuokrakulu tapahtumatilasta on 10 000 euroa. Sopimuksessa lukee, että jos tapahtuma perutaan, joutuu pääjärjestäjä maksamaan alennetun korvauksen 4 000 euroa. Rahaa ei ole vielä liikkunut, mutta molemmille on myönnetty tapahtumatakuu. Tällöin pääjärjestäjä voi maksaa kulun ja saada korvauksen 85% maksetusta summasta Valtiokonttorilta. Alihankkijalle voidaan maksaa ainoastaan korvasta toteutuneista kustannuksista, ei tulonmenetyksestä. Alihankkijalle ei voida tällöin maksaa korvausta saamatta jääneestä vuokrasta (4 000 euroa), tai siitä että sovittu osuus koko vuokrasta (6 000 euroa) on jäänyt saamatta pääjärjestäjältä.
Esimerkki 4: Pääjärjestäjä tilaa artistin esiintymään keikalle, josta esiintymiskorvaukseksi on sovittu maksettavan 3 000 euroa. Tapahtuma perutaan kahta kuukautta ennen keikkaa. Pääjärjestäjän ja artistin välisen sopimuksen mukaan alihankkijalla ei ole oikeutta korvaukseen, jos tapahtuma perutaan enintään kuukausi ennen keikkaa. Sopimuksen perusteella pääjärjestäjälle ei ole syntynyt toteutunutta kustannusta. Näin ollen mitään korvausta ei voida maksaa.
Esimerkki 5: Keikka peruuntuu ja pääjärjestäjä hakee korvausta tapahtumatakuusta. Pääjärjestäjälle on syntynyt 5 000 euron kulu lipunmyynnistä, joka on takuupäätöksessä osoitettu alihankkijalle. Pääjärjestäjä on maksanut kulun alihankkijalle, ja täten pääjärjestäjä voi hakea korvasta tapahtumatakuusta 5 000 eurosta.