Keskustelevat kokoukset

Usein kuulee todettavan, etteivät kokoukset toimi vaan ovat pikemminkin ajanhukkaa. Johtamisen professori Alf Rehn sanoo sen näin: ”Me tiedämme kaikki, mikä tappaa organisaatioissa älykkyyden ja luovuuden ja tahdon elää. Me tiedämme kaikki mitä me vihaamme, ja mikä on se ärsyttävin ilmiö työympäristössä. Puhun tietenkin kokouksista. Ja teknologia ei ole vielä tehnyt oikeastaan mitään tämän ongelman ratkaisemiseksi. Perhana.”

Koska kokouksia kuitenkin tarvitaan, skarpataan sekä niihin valmistautumisessa että niissä itsessään. Ohessa muutamia ideoita:

Kokousta koottaessa:

1. Kokouksen tarkoitus ja kytkeytyminen johonkin kutsutuille tärkeään asiaan

a. Pohtikaa, tarvitaanko koko kokousta?
b. Jos tarvitaan, miksi?
c. Millainen kokoontuminen tähän tarkoitukseen tarvitaan?
d. Tavoitteen hahmottaminen: asian ja tilanteen tiedottaminen, yhteinen ymmärrys, yhteinen ideointi, päätöksenteko, uuden kehittämisaiheen luonnostelu, missä mennään –kokoaminen,  ongelmaratkaisu, etc.

2. Osallistujat ja kokoukseen liittyvät odotukset ja merkitykset itse kullekin

a. Kenen on syytä olla paikalla, kenen ei?
b. Osallistujat kokemuksen ja osaamisen (tiedot, taidot & tahto) perusteella, ei hierarkian.

3. Agenda ja siinä olevien asioiden priorisointi ja luokittelu tyypin mukaan (päätös, keskustelu, luonnostelu, etc.)

a. Mikä on sopivaa valmistautumista juuri tähän kokoukseen? Tämän tiedottaminen osallistujille etukäteen (valmistelematta – valmiin materiaalin kanssa)

4. Varattu aika asian mukaan (5 min – työpäivä)

5. Tila ja sen järjestelyt tukemaan tarkoitusta ja työskentelytapoja

a. muista myös pystybaaritilat ja kävelykokoukset
b. asettele mahdolliset tuolit tukemaan työskentelytapaa

6. Tavoitetilaa tukevat työskentelytavat

Itse kokouksessa

7. Tavoitteen kertaaminen kokouksen aluksi

a. Miksi on kokoonnuttu yhteen?
b. Mikä on kullekin merkityksellistä ajankäyttöä tästä näkökulmasta katsoen?
c. Mitä pitää olla käsitelty, kun palaveri on lopetettu?

8. Agenda ja työskentelytapa ja kesto selväksi

9. Vastuunjaosta sopiminen palaverin aluksi ja lopuksi

10. Käytettävien menetelmien kertominen, niistä sopiminen

a. Kaikkien osallistuvien kontribuutio näkyviin, miksi he muutoin olisivat paikalla (ellei ole puhtaasti tiedotustilaisuus)?
b. Kertojat, ideoijat, kaikkien peukalonjälki tavalla tai toisella mukaan

11. Riittävä itsekuri pysyä siinä, mitä on sovittu - tai muutetaan agendaa lennossa, mutta tietoisesti

12. Loppuun tiivistyksen tiivistys, hyvä kiteytys (joka voi olla lause, loru, kuva, piirros, rap, slogan etc. )

13. To do –lista palaverin lopuksi tekijöineen

Valtioneuvostossa on ideoitu kokouskäytäntöjä teeman ”Suomen parhaat kokoukset” alla.

Suomen parhaat kokoukset


Tutustu myös yhteistä ajattelua ja ideointia tukeviin fasilitointimenetelmiin >

Takaisin keskustelukulttuurin pääsivulle

Julkaistu 26.11.2013 klo 12.23 , päivitetty 4.8.2015 klo 12.34


Takaisin sivun alkuun