Laadittu 30.3.2022

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Valtiokonttori
Osoite: Sörnäisten rantatie 13, PL 14, 00054 Valtiokonttori
Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite)
puh. 0295 50 2000, kirjaamo@valtiokonttori.fi

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Vesa Hagström
Osoite: Valtionavustuspalvelut, PL 14, 00054 Valtiokonttori
Muut yhteystiedot: puhelinvaihde 0295 50 2000, kirjaamo@valtiokonttori.fi

3. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Heikki Kangas, tietosuojavastaava@valtiokonttori.fi, 0295 50 2000

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittely perustuu Euroopan unionin elpymis- ja palautumistukivälineen hallinnoinnista, valvonnasta ja tarkastuksesta annettuun lakiin sekä Valtiokonttorista annetun lain 2 §:n.

Käsittelyn tarkoituksena Euroopan Union taloudellisten etujen suojaamiseksi sovittujen velvoitteiden täyttäminen. Taloudellisten etujen suojaamiseen vaaditaan tarkastuksen ja valvonnan toteuttaminen koskien varojen lopullisten saajien, toimeksisaajien ja alihankkijoiden nimet, tiedot varojen lopullisten saajien ja toimeksisaajien tosiasiallisista omistajista ja edunsaajista.

Henkilötietojen käsittely on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 6 artiklan 1 kohdan c ja e alakohtien mukaista (käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi sekä rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi).

Rekisteri pitää sisällään myös tietoa tukiviranomaisen yhteyshenkilöistä ja tietojärjestelmän käyttäjistä. Käyttäjistä kerätään tietoja käyttäjien yksilöimistä varten sekä käyttöoikeuksien ja palvelun hoitamista, hallintaa ja kehittämistä varten. Henkilötietoja käytetään myös mm. laillisuusvalvontaan, tietoturvallisuuden varmistamiseen ja tiedottamiseen.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin merkitään tietoja RRP-tietojärjestelmän käyttäjistä, jotka ovat valtion virkamiehiä ja työntekijöitä sekä valtionyhtiöiden työntekijöitä sekä tiedot varojen lopullisista saajista eli tuen saajista. Mikäli tuen saaja on yritys tai yhteisö, niin tällöin kerätään tiedot näiden yritysten tai yhteisöjen tosiasiallisista edunsaajista.

Rekisterin henkilötiedot jakautuvat teknisesti:

  • Varojen lopullisiin saajiin sekä yritysten ja yhteisöjen tosiasiallisiin edunsaajiin
  • Käyttäjärekisteriin
  • Tapahtumatietorekisteriin

Varojen lopullisista saajista, tuensaajista sekä tosiasiallisista edunsaajista tallennetaan:

  • Etunimi
  • Sukunimi
  • Syntymäaika

Käyttäjärekisteriin tallennetaan

  • Käyttäjän etunimi ja sukunimi
  • Sähköpostiosoite
  • Organisaatio
  • Käyttöoikeusrooli (tukiviranomainen / vastuuministeriö / operaattori / tarkastaja / koordinaattori / EU viranomainen)

Tapahtumatietorekisteriin tallennetaan:

  • Kirjautumiseen liittyvät tapahtumatiedot
    • Kirjautuneen henkilön käyttäjätunnus
    • Kirjautumisen aikaleima
    • Käyttäjän IP-osoite
  • Käyttäjä- ja toimenpidetietojen muuttamiseen liittyvät tapahtumatiedot
  • Muutoksen tekijän käyttäjätunnus
    • Mitä muutettiin (aikaisempi ja muuttunut tieto)
    • Toimenpiteen aikaleima

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Valtiokonttori saa tietoja tukiviranomaisilta sekä muilta viranomaisilta salassapitosäännösten estämättä lain Euroopan unionin elpymis- ja palautumistukivälineen hallinnoinnista, valvonnasta ja tarkastuksesta annetun lain 13 §:n mukaisesti sekä Valtiokonttorista annetun lain 2 §:n mukaisesti.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja ei luovuteta säännönmukaisesti kolmansille osapuolille.

Valtiokonttori luovuttaa henkilötiedot Euroopan komissiolle sekä valtionvarainministeriölle ja valvontaa tekeville viranomaisille pyydettäessä Euroopan unionin elpymis- ja palautumistukivälineen hallinnoinnista, valvonnasta ja tarkastuksesta annetun lain 13 §:n ja 14 §:n mukaisesti.

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolella

Tietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Pääsy tietojärjestelmissä käsiteltäviin tietoihin on vain rekisterinpitäjän valtuuttamilla henkilöillä, jotka ovat turvallisuusselvitettyjä ja joilla on salassapitovelvollisuus. Käyttöoikeuksien ajantasaisuus tarkistetaan säännöllisesti ja huolehditaan, että oikeudet ovat vain tarpeellisilla henkilöillä. Tietoverkko ja päätelaitteet, joilla rekisteriä käytetään, on suojattu teknisin toimenpitein. Sovelluspalvelimet sijaitsevat käyttöpalvelutoimittajan suojatuissa tiloissa. Tietojärjestelmän käyttäjien toimia ja tietojen käytön luvallisuutta seurataan keräämällä lokitietoja.

Manuaalinen tietoaineisto säilytetään lukitussa tilassa, johon pääsy on vain rekisterinpitäjän valtuuttamilla henkilöillä, joilla on salassapitovelvollisuus. Manuaalinen aineisto muunnetaan digitaaliseksi ja hävitetään säädetyn säilytysajan jälkeen tietoturvallisesti.

10. Tietojen säilytysaika / säilytysajan määräytymisen kriteerit

Tietoja säilytetään vuoden 2032 vuoden loppuun saakka Euroopan unionin elpymis- ja palautumistukivälineen hallinnoinnista, valvonnasta ja tarkastuksesta annetun lain 18 §:n mukaisesti.

Tämän jälkeen asiakirjat arkistoidaan Kansallisarkiston päätöksen mukaisesti tai tuhotaan.

11. Tieto automaattisesta päätöksenteosta (esim. profilointi) sekä tiedot käsittelyyn liittyvästä logiikasta ja sen vaikutuksista rekisteröidylle

Tietojen käsittelyyn ei sisälly automatisoitua päätöksentekoa.

12. Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisterissä olevat tietonsa. Pyyntö osoitetaan Valtiokonttorin kirjaamoon.

Jos rekisteröidyn käyttämästä tarkastusoikeudesta on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi, voi Valtiokonttori periä tietojen antamisesta aiheutuviin hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan maksun.

13. Tiedon oikaiseminen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta. Pyyntö osoitetaan Valtiokonttorin kirjaamoon.

14. Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä

Valtiokonttori käsittelee henkilötietoja lakisääteisen tehtävän toteuttamiseksi, eikä rekisteröidyllä ole oikeutta vastustaa tietojen käsittelyä.

15. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus henkilötietojensa käsittelyn rajoittamiseen siten kuin yleisen tietosuoja-asetuksen 18 artiklassa säädetään.

16. Oikeus tietojen poistamiseen

Valtiokonttori käsittelee henkilötietoja lakisääteisen tehtävän toteuttamiseksi, eikä rekisteröidyllä ole oikeutta saada tietojaan poistetuksi.

17. Oikeus tehdä valitus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että hänen oikeuksiaan on rekisterinpitäjän toimesta loukattu.

18. Muut mahdolliset oikeudet

Henkilötietoja ei käytetä eikä luovuteta käytettäväksi suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia eikä markkina- ja mielipidetutkimusta eikä henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.