Kirjanpitoyksiköt, talousarvion ulkopuolella olevat valtion rahastot ja Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus
Valtion talousarviosta annetun lain (423/1988) 24 c §:n (1216/2003) mukaan Valtiokonttori voi antaa määräyksiä virastojen, laitosten ja talousarvion ulkopuolella olevien valtion rahastojen kirjanpidon, maksuliikkeen ja laskentatoimen hoidon, tilinpäätöksen laadinnan sekä muiden taloushallinnon toimintojen ja menettelytapojen yksityiskohdista.
Valtion talousarviosta annetun asetuksen (1243/1992) 53 §:n (600/1997) mukaan valtion keskuskirjanpito on järjestettävä siten, että sen perusteella voidaan laatia valtion liikekirjanpidon pääkirja, valtion talousarviokirjanpidon pääkirja ja valtion tilinpäätös sekä valtion talousarviotaloutta, rahastotaloutta ja tase-eriä koskevia selvityksiä. Valtion liikekirjanpidon pääkirja laaditaan kirjanpitoyksikköjen liikekirjanpidon tilitietojen perusteella. Valtion talousarviokirjanpidon pääkirja laaditaan kirjanpitoyksikköjen talousarviokirjanpidon tilitietojen perusteella. Kirjanpitoyksikköjen tilitietoihin tehdyt muutokset ja keskuskirjanpidon kirjaukset on tallennettava todennettavalla tavalla (1786/2009).
Valtion talousarviosta annetun asetuksen (1243/1992) 54 §:n (430/2018) mukaan kirjanpitoyksikön ja talousarvion ulkopuolella olevien valtion rahastojen tilitiedot ja muut keskuskirjanpidon hoitoa varten tarvittavat tiedot on toimitettava Valtiokonttorille keskuskirjanpitoa varten kultakin kalenterikuukaudelta Valtiokonttorin määräämässä muodossa ja ajankohtana.
Valtion talousarviosta annetun asetuksen (1243/1992) 68 §:n (1786/2009) mukaan kirjanpitoyksikön ja talousarvion ulkopuolella olevan valtion rahaston on toimitettava Valtiokonttorille sen määräämään ajankohtaan mennessä kirjanpitoyksikön tai rahaston kirjanpitoon ja tilinpäätökseen perustuvat, Valtiokonttorin määräämät selvitykset valtion tilinpäätöksen ja sen liitteiden laatimista varten.
Valtiokonttori on antanut erillisen määräyksen valtuustietojen ilmoittamisesta Valtiokonttorille.
Valtiokonttori on tänään antanut oheisen määräyksen valtion keskuskirjanpidon hoitoa varten tarvittavista tiedoista. Olennaisimmat erot aiempaan vastaavaan määräykseen (VK/999/00.00.00.01/2018 Valtion keskuskirjanpidon hoitoa varten tarvittavat tiedot) ovat valtion tilinpäätöksen sisäisten erien eliminointimuutoksesta johtuvat lisäykset. Tästä syystä määräykseen on lisätty uusi luku ”Keskuskirjanpidossa suoritettavien sisäisten erien eliminointien tekemisessä tarvittavat tiedot” sekä kohtaan ”Kiekun ulkopuolisen kirjanpitoyksikön/rahaston kuukausittaiset tilitiedot ja alkusaldot” on lisätty vaatimus liikekirjanpidon tilien alkusaldojen kumppanikoodittaisesta erittelystä. Lisäksi on tehty yksittäisiä teknisluonteisia päivityksiä.
Voimaantulo
Tämä määräys tulee voimaan 1.1.2020. Tällä määräyksellä kumotaan Valtiokonttorin 31.8.2018 antama määräys VK/999/00.00.00.01/2018 Valtion keskuskirjanpidon hoitoa varten tarvittavat tiedot.
Lisätiedot
Lisätietoja tähän määräykseen liittyvistä asioista saa Valtiokonttorista, puh. 0295 50 2000 tai osoitteesta kkp (at) valtiokonttori.fi
Apulaisjohtaja Tanja Wistbacka
Kehittämispäällikkö Outi Vänttinen
Tiedoksi: Valtiontalouden tarkastusvirasto
Valtion keskuskirjanpidon hoitoa varten tarvittavat tiedot
Valtion talousarviosta annetun lain (423/1988) 12 a §:n (1096/2009) mukaan kirjanpitoyksiköiden kirjanpitotiedot kerätään valtion keskuskirjanpitoon valtion tilinpäätöksen laatimista varten. Valtiokonttori kerää kirjanpitotiedot (jäljempänä tilitiedot) ja hoitaa keskuskirjanpidon. Tämä määräys sisältää kuvauksen tiedoista, joita keskuskirjanpidon hoidossa tarvitaan. Mikäli tiedon toimittamisen määräpäivä ei ole työpäivä, tulee tieto toimittaa määräpäivää edeltävänä työpäivänä.
Valtion keskuskirjanpidon tietojärjestelmänä toimii Kieku-tietojärjestelmä. Keskuskirjanpito käyttää Kieku-tietojärjestelmässä kirjanpitoyksiköiden ja talousarvion ulkopuolella olevien valtion rahastojen (jäljempänä rahastot) kuukausittaisia tilitietoja, talousarvion tilijaottelun tuloarvio- ja määrärahatietoja muutoksineen, siirrettyjen määrärahojen alkusaldoja muutoksineen, 6-alkuisten talousarviokirjanpidon tilien alkusaldoja, liikekirjanpidon alkusaldoja sekä arviomäärärahojen ylityslupia. Valtion keskuskirjanpidossa tiedot käsitellään ja raportoidaan valtion yhteisen seurantakohdemallin mukaisilla seurantakohteilla. Valtion keskuskirjanpidossa on käytössä yhteisistä seurantakohteista:
- Valtiokonttorin määräämän liikekirjanpidon tilikartan mukaiset 5-merkkiset liikekirjanpidon tilit
- valtion talousarvion tilijaottelun mukaiset talousarviokirjanpidon tilit
- Valtiokonttorin määräämät muut talousarviokirjanpidon tilit
- kirjanpitoyksiköiden/rahastojen numerotunnukset
- kumppanikoodit.
Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus (jäljempänä Palkeet) vastaa seurantakohteiden ylläpidosta Kieku-tietojärjestelmässä.
Kirjanpitoyksikön ja rahaston kuukausittaiset tilitiedot
Kirjanpitoyksiköiden ja rahastojen kuukausittaiset tilitiedot siirretään Kieku-tietojärjestelmän sisäisenä tiedonsiirtona keskuskirjanpidon käyttöön. Kuukausittainen tilitieto tarkoittaa kuukauden debet- ja kredit-kertymiä kirjauskombinaatiolla, joka sisältää kirjanpitoyksikkö-/rahastotunnuksen, liikekirjanpidon tilin, talousarviokirjanpidon tilin sekä kumppanikoodin.
Kuukausittaisten tilitietojen aikataulut
Kirjanpitoyksiköiden ja rahastojen kuukausittaisten tilitietojen tulee olla Kiekussa keskuskirjanpidon käytettävissä (Palkeet käynnistää Kiekun sisäisen KKP-tiedonsiirron) seuraavan aikataulun mukaisesti:
- tammikuun tilitiedot helmikuun loppuun mennessä
- helmi-marraskuun tilitiedot seuraavan kuukauden 10. päivään mennessä
- joulukuun tilitiedot Valtiokonttorin erikseen ilmoittamaan ajankohtaan mennessä
Kiekun sisäisten tiedonsiirtojen vaatima aika huomioon ottaen kirjanpitoyksikön/rahaston tilitietojen tulee olla valmiina (kauden kirjanpito suljetaan) Kiekussa yllämainittuja määräaikoja aiemmin. Palkeet määrittää vuosiaikataulussaan kuukausittaiset kirjanpidon sulkemisajat. Palkeiden määrittämä aikataulu koskee myös Kiekun ulkopuolisia kirjanpitoyksikköjä/rahastoja.
Kiekun ulkopuolisen kirjanpitoyksikön/rahaston kuukausittaiset tilitiedot ja alkusaldot
Kirjanpitoyksikön ja rahaston, joka ei käytä Kieku-tietojärjestelmää, tulee toimittaa tilitiedot tiedonsiirtona Kiekuun, Kiekussa käytettävän ulkoisten liittymien toimintamallin sekä edellä kerrotun aikataulun mukaisesti. Palkeet vastaa liittymän ylläpidosta sekä liittymän kautta toimitettujen tilitietojen sisäänluvusta Kieku-tietojärjestelmään. Mahdollisesta vaihtoehtoisesta toimintatavasta on sovittava erikseen Palkeiden kanssa.
Liikekirjanpidon tileistä tulee käyttää 8-merkkistä erittelytarkkuutta.
Kuukausittaisten tilitietojen toimittamisen yhteydessä tulee toimittaa kirjanpitoyksikön/rahaston kirjanpidon mukaiset raportit, jotka sisältävät:
- liikekirjanpidon tili – talousarviokirjanpidon tili – kumppanikoodi -kombinaatiotasoiset debet- ja kredit-toteutumat sekä toimitetulta kaudelta että vuoden alusta kumulatiivisina
- liikekirjanpidon tilien alkusaldot eriteltyinä kumppanikoodeittain
- talousarviokirjanpidon tilien alkusaldot
Näiden raporttien avulla varmistetaan tilitietojen vastaavuus kirjanpitoyksikön/rahaston kirjanpidossa ja keskuskirjanpidossa. Palkeet täsmäyttää tiedot ja arkistoi täsmäytysdokumentit.
Talousarvion tilijaottelun muutokset
Varainhoitovuoden tilijaottelu laaditaan Valtiokonttorin erillisen ohjeistuksen mukaisesti.
Tilijaottelumuutokset (sisältäen lisätalousarviot ja muut tilijaottelumuutokset sekä siirrettyjen määrärahojen muutokset) toimitetaan Valtiokonttoriin, joka toimittaa ne edelleen Palkeisiin ylläpidettäväksi Kieku-tietojärjestelmässä kirjanpitoyksiköiden ja keskuskirjanpidon käyttöä varten.
Muutokset toimitetaan Valtiokonttorille seuraavasti:
Ministeriön tulee viivytyksettä toimittaa:
- talousarviosta annetun asetuksen (1243/1992) 14 §:n (254/2004) mukaan ministeriöiden vahvistamat talousarvion tilijaottelut ja niihin tehdyt muutokset
- siirrettyjen määrärahojen jakopäätökset siinä tapauksessa, että jakopäätöksellä annetaan kirjausoikeus siirretyn määrärahan tilille.
Lisätalousarviosta aiheutuvien tilijaottelumuutosten yhteydessä on esitettävä lisätalousarviolla katetut arviomäärärahan ylitysluvat. Talousarvion tilijaottelun muutokset ja ylityslupien kattamiset on esitettävä talousarvion tilijaottelun alimmalla erittelytasolla.
Kirjanpitoyksikön tulee viivytyksettä toimittaa:
- tilijaottelumuutokset, jotka kohdistuvat sellaisiin siirrettyihin määrärahoihin, joiden jaottelua kirjanpitoyksikkö voi itse muuttaa (jaottelut, joilla KPY-merkintä)
- siirrettyjen määrärahojen jakopäätökset siinä tapauksessa, että jakopäätöksellä annetaan kirjausoikeus siirretyn määrärahan tilille
- tilijaottelumuutokset, joilla palautetaan toiselta kirjanpitoyksiköltä saadun siirretyn määrärahan käyttämättä jäänyt osa.
Talousarvion tilijaottelun muutokset on esitettävä talousarvion tilijaottelun alimmalla erittelytasolla.
Vahvistettuun talousarvion tilijaotteluun tehtävät muutokset:
Allekirjoitettuun päätökseen talousarvion tilijaottelun muuttamisesta on liitettävä talousarvion tilijaottelun muutoslomake. Tilijaottelun muutoslomake täyttöohjeineen löytyy Valtiokonttorin verkkosivuilta.
Siirrettyjen määrärahojen alkusaldoihin tehtävät muutokset:
Siirrettyjen määrärahojen alkusaldomuutokset ilmoitetaan lomakkeella, joka löytyy Valtiokonttorin verkkosivuilta. Lomake on allekirjoitettava tai siihen on liitettävä erillinen allekirjoitettu päätös.
Tilijaottelumuutoslomakkeet liitteineen toimitetaan sähköpostitse Valtiokonttorille osoitteeseen kkp (at) valtiokonttori.fi.
Arviomäärärahojen ylitysluvat
Talousarviosta annetun asetuksen (1243/1992) 17 §:n mukaan luvan arviomäärärahan ylittämiseen antaa asianomainen ministeriö. Kun lupa on myönnetty, ministeriön on viivytyksettä toimitettava se Valtiokonttorille. Valtiokonttori toimittaa tiedot edelleen Palkeisiin ylläpidettäväksi Kieku-tietojärjestelmässä.
Päättyneeseen varainhoitovuoteen kohdistuva arviomäärärahan ylityslupa on toimitettava Valtiokonttorille Valtiokonttorin erikseen ilmoittamaan ajankohtaan mennessä.
Arviomäärärahan ylityslupaan on liitettävä arviomäärärahan ylityslomake. Lomake täyttöohjeineen löytyy Valtiokonttorin verkkosivuilta. Arviomäärärahan ylitysluvat on esitettävä talousarvion tilijaottelun alimmalla erittelytasolla.
Arviomäärärahan ylityslupa ja arviomäärärahan ylityslomake toimitetaan sähköpostin liitteenä Valtiokonttorille osoitteeseen kkp (at) valtiokonttori.fi.
Kopiot eräistä kirjanpitoyksikön tilinpäätöksen liitteistä
Valtion tilinpäätöksen laatimista varten Valtiokonttorille on toimitettava kopio seuraavista kirjanpitoyksikön tilinpäätöksen liitteistä:
Liite 1: Tilinpäätöksen laatimisperiaatteet ja vertailtavuus
Liite 9: Talousarviotaloudesta annetut lainat
Liite 10: Arvopaperit ja muut oman pääoman ehtoiset sijoitukset
Liite 11: Taseen rahoituserät ja velat
Liite 12: Valtiontakaukset ja -takuut sekä muut vastuut
Liite 16: Velan maturiteettijakauma ja duraatio
Liite 17: Oikeiden ja riittävien tietojen antamiseksi tarvittavat muut täydentävät tiedot.
Liitekopioiden mukana tulee toimittaa allekirjoitettu saate. Jos kirjanpitoyksiköllä ei ole ilmoitettavaa jollakin edellä luetellulla liitteellä, saatteessa tulee kertoa asiasta.
Liitekopiot ja saate on toimitettava Valtiokonttorille Valtiokonttorin erikseen ilmoittamaan ajankohtaan mennessä. Lähetyksestä tulee ilmetä keneltä saa tarvittaessa lisätietoja liitteiden sisällöstä. Sähköpostiosoite on kkp (at) valtiokonttori.fi.
Keskuskirjanpidossa suoritettavien sisäisten erien eliminointien tekemisessä tarvittavat tiedot
Virastojen ja laitosten välisten (talousarviotalouden sisäisten) kirjanpitotapahtumien vaikutukset valtion tilinpäätöksen tuotto- ja kululaskelmaan ja taseeseen eliminoidaan sisäisten erien kirjaukseen tarkoitettujen liikekirjanpidon tilien sekä sisäisten erien kirjausten yhteydessä käytettävän kumppanikoodin yhdistelmän avulla. Tiedot sisältyvät automaattisesti keskuskirjanpitoaineistoon osana tilitietoja.
Poikkeustilanteessa eliminointi tehdään keskuskirjanpitoon tallennettavan ns. täydennyskirjauksen avulla. Tällöin kirjanpitoyksikön tai rahaston tulee ilmoittaa kirjauksessa tarvittavat tiedot Valtiokonttorin pyytämällä tavalla ja aikataulussa.
Jos käyttöomaisuuden tai vaihto-omaisuuden myynnin yhteydessä syntyy sisäistä (aktivoitavaa) katetta, on myyjän ilmoitettava asiasta Valtiokonttoriin.
Sisäisten erien täsmäytys
Sisäisten erien kirjausten oikeellisuus varmistetaan tekemällä Palkeissa ja Valtiokonttorissa säännöllisesti täsmäytyksiä. Täsmäytyksissä havaitut erot korjataan kirjanpitoyksikön/rahaston kirjanpitoon erikseen sovittavalla tavalla. Kirjanpitoyksikön tai rahaston tulee toimittaa Palkeille tai Valtiokonttorille erikseen pyydetyt täsmäyttämisessä tarvittavat tiedot.
Tietojen vastaavuus kirjanpitoyksikön/rahaston kirjanpidossa ja keskuskirjanpidossa
Kirjanpitoyksikön/rahaston kirjanpidon ja keskuskirjanpidon tietojen on vastattava toisiaan.
Vastaavuudella tarkoitetaan sitä, että tilitiedot kultakin kaudelta vastaavat toisiaan keskuskirjanpidossa ja kirjanpitoyksikön/rahaston kirjanpidossa sen jälkeen, kun Kieku-tietojärjestelmän sisäiset tiedonsiirrot keskuskirjanpitoon on suoritettu. Jos tietoja tarvitsee tämän jälkeen korjata, on huolehdittava siitä, että korjaukset tehdään sekä keskuskirjanpitoon että kirjanpitoyksikön/rahaston kirjanpitoon samalle kaudelle. Korjausten tekemistä on käsitelty jäljempänä tässä määräyksessä.
Tietojen vastaavuudesta varmistutaan Kieku-tietojärjestelmästä tuotettavilla täsmäytysraporteilla. Kirjanpitoyksikkö/rahasto, joka ei käytä Kiekua, toimittaa täsmäytysraportit omasta kirjanpidostaan samassa yhteydessä kuukausittaisten tilitietojen kanssa.
Palkeet huolehtii keskuskirjanpidon hoitoon liittyvistä Kieku-tiedonsiirroista sekä siirtojen täsmäytyksistä. Täsmäytyksiin liittyvät dokumentit arkistoidaan keskuskirjanpitodokumenttien arkistossa, jonka käytöstä Valtiokonttori ohjeistaa erikseen.
Kirjanpidon virheiden korjaaminen
Kirjanpidossa havaittu virhe on korjattava välittömästi. Kirjanpidon virhe on korjattava valtion talousarviosta annetun asetuksen (1243/1992) 45 §:n (600/1997) mukaisesti siten, että voidaan selvästi todeta, mikä on korjattava tosite, mitä on korjattu ja miten korjaus on tehty. Korjaus-, oikaisu- ja siirtokirjauksen todentava tosite on asianmukaisesti hyväksyttävä.
Korjaukset on tehtävä sekä keskuskirjanpitoon että kirjanpitoyksikön/rahaston kirjanpitoon samalle kaudelle.
Virhetileille ohjautuneet tilitapahtumat:
Liikekirjanpidon, talousarviokirjanpidon tai kumppanikoodin virhetileillä ei saa olla saldoa, kun tilitiedot siirretään keskuskirjanpitoon. Virhetileille ohjautuneet kirjaukset on korjattava oikeille tileilleen. Korjauksen tekemisestä kuluvalle tai seuraavalle kaudelle sovitaan tapauskohtaisesti, poikkeuksena joulukuun virhekirjaukset, jotka on korjattava joulukuun kirjanpitoon.
Kieku-tietojärjestelmän ulkopuolisten kirjanpitoyksiköiden/rahastojen tilitietojen sisäänluvun yhteydessä virheelliset tapahtumat ohjataan ns. keskuskirjanpidon virhetilille
. Palkeet toimittaa tiedon virhetilivienneistä ao. kirjanpitoyksikölle/rahastolle. Virhetileille ohjautuneet kirjaukset on korjattava oikeille tileilleen. Joulukuun osalta virhetiliviennit korjataan aina joulukuun kirjanpitoon. Muiden kuukausien osalta korjaamisesta sovitaan erikseen.
Virhe aikaisemmilta kausilta toimitetuissa tilitiedoissa:
Jos keskuskirjanpitoon aikaisemmilta kausilta toimitetuissa kirjanpitoyksikön/rahaston tilitiedoissa havaitaan virhe, on korjaustosite laadittava ja virheet korjattava avoimen kauden kirjanpitoon. Korjauksia ei saa tehdä vanhoille kausille.
Virhe käsiteltävältä kaudelta toimitetuissa tilitiedoissa:
Kun kirjanpitoyksikön/rahaston käsiteltävän kauden tilitiedot on toimitettu keskuskirjanpitoon ja sen jälkeen huomataan, että tiedoissa on virhe, tulee välittömästi ottaa yhteys Valtiokonttoriin ja sopia tavasta, jolla virheelliset tiedot korjataan.
Virheelliset tiedot korjataan joko siten, että
a) virhe korjataan kirjanpitoyksikön/rahaston kirjanpitoon ja tilitiedot siirretään uudestaan keskuskirjanpitoon tai
b) kirjanpitoyksikkö/rahasto laatii Valtiokonttorin verkkosivuilta löytyvälle lomakkeelle korjausilmoituksen virheestä ja toimittaa sen välittömästi tallennettavaksi keskuskirjanpitoon. Vastaava korjaus on tehtävä välittömästi myös kirjanpitoyksikön/rahaston kirjanpitoon. Korjausilmoituksen allekirjoittaa henkilö, jonka tehtäväksi se on kirjanpitoyksikön/rahaston taloussäännössä tai muussa vastaavassa ohjesäännössä määrätty. Korjausilmoituslomake skannataan ja lähetetään sähköpostin liitteenä Valtiokonttorille osoitteeseen kkp (at) valtiokonttori.fi. Jos joulukuulta keskuskirjanpitoon toimitettuihin tilitietoihin tehdään korjauksia vielä sen jälkeen, kun kirjanpitoyksikön/rahaston tilinpäätös on jo allekirjoitettu, on korjausilmoitus allekirjoitettava kuten tilinpäätös.
Riippumatta siitä kummalla tavalla korjaus tehdään, korjauksen jälkeen Palkeet täsmäyttää tiedot tarvittavilta osin uudelleen.
Kirjanpidon tarkastettavuus
Valtion talousarviosta annetun asetuksen (1243/1992) 41a §:n (600/1997) mukaan kirjanpito on hoidettava riittävän yhtenäisiä, turvallisia sekä tarvittavat tiedot antavia järjestelmiä käyttäen. Kirjanpidon tarkastettavuus edellyttää, että kirjanpidossa käytettävät tietojärjestelmät täyttävät yhtenäisellä tavalla tarkastettavuusvaatimukset järjestelmien keskeisten tietovarastojen osalta.
Tarkastettavuus edellyttää, että järjestelmästä on mahdollista poimia tapahtumat, joilla voidaan todentaa tilinpäätöksessä esitetyt tiedot. Poimittavissa tulee olla tapahtuman euromäärän lisäksi kaikki tapahtuman tiliöinnissä annettavat ulkoisen ja sisäisen kirjanpidon tunnisteet, joille tapahtuma kohdistetaan sekä muut tapahtumaa yksilöivät tekijät.
Kirjanpidossa käytettävästä tietojärjestelmästä vastaavan tahon tulee huolehtia siitä, että tietojärjestelmä on varustettu kirjanpidon tarkastettavuuden edellyttämin poimintaominaisuuksin. Tarkastuksessa tarvittavien tietojen toimittamisen yksityiskohdista tulee tarvittaessa sopia Valtiontalouden tarkastusviraston kanssa.