Palkanlaskennan tehtävien ja vastuiden jako palvelukeskuksen sekä kirjanpitoyksiköiden ja rahastojen välillä

KohderyhmäValtio
DiaarinumeroVK/34522/00.00.01.06.00/2020
AsiakirjatyyppiMääräys
Voimaantulopäivämäärä01.01.2021
Antopäivämäärä06.11.2020
KategoriatKirjanpitoPalkanlaskenta
YlläpitovastuuValtiokonttori

Valtion talousarviosta annetun lain (423/1988) (jäljempänä talousarviolaki) 12 b § (1053/2016) mukaan kirjanpitoyksiköt vastaavat maksuliikkeestään, kirjanpidostaan ja tilinpäätöksestään sekä laativat 21 §:ssä tarkoitetun viraston tai laitoksen toimintakertomuksen. Valtiokonttori määrää kuitenkin ne maksuliikettä, kirjanpitoa ja sen yhteydessä järjestettävää 16 §:ssä tarkoitettua muuta seurantaa ja tilinpäätöksen laatimista koskevat tehtävät, jotka hoidetaan keskitetysti ja joista vastaa keskitettyjä taloushallintotehtäviä hoitava virasto tai laitos.

Talousarviolain 12 b §:n 2 momentin mukaan Valtiokonttori määrää ne viraston tai laitoksen palkanlaskentaa koskevat tehtävät, jotka hoidetaan keskitetysti ja joista vastaa keskitettyjä taloushallintotehtäviä hoitava virasto tai laitos. Lisäksi Valtiokonttori voi määrätä keskitetyistä taloushallintotehtävistä vastaa-van viraston tai laitoksen vastuulle valtioon palvelussuhteessa olevalle tai muulle henkilölle matkustamisen johdosta virka- tai työehtosopimuksen mukaisesti maksettavan korvauksen hyväksymiseen liittyviä tarkastustoimenpi-teitä, joihin ei sisälly työnantajalle kuuluvan harkintavallan käyttöä.

Talousarviolain 24 c §:n mukaan Valtiokonttori voi antaa määräyksiä virastojen, laitosten ja talousarvion ulkopuolella olevien valtion rahastojen kirjanpidon, maksuliikkeen ja laskentatoimen hoidon, tilinpäätöksen laadinnan sekä muiden taloushallinnon toimintojen ja menettelytapojen yksityiskohdista.

Valtion talousarviosta annetun asetuksen 37 § (1992/1243) mukaan Valtiokonttori antaa tarvittaessa tarkempia määräyksiä palkkakirjanpidosta ja palkanlaskennasta.

Voimaantulo

Valtiokonttori on tänään antanut oheisen määräyksen palkanlaskennan vastuunjaosta. Tämä määräys tulee voimaan 1.1.2021 ja korvaa määräyksen 1.10.2019 annetun määräyksen VK/883/00.00.01.06.00/2019.

Lisätiedot

Lisätietoja tähän määräykseen liittyvistä asioista saa Palkanlaskennan osalta Valtiokonttorista puh. 0295 50 2000 tai sähköpostitse osoitteesta ho.laskentatoimi (at) valtiokonttori.fi.

Muiden kuin palkanlaskennan vastuiden osalta saa lisätietoja Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksesta puh. 0295 56 2000 tai sähköpostitse asiakaspalvelu (at) palkeet.fi.

Toimialajohtaja Lasse Skog

Apulaisjohtaja Tanja Wistbacka

Tiedoksi

Valtiontalouden tarkastusvirasto, Valtiovarainministeriö/budjettiosasto

Liitteet

Henkilöstöhallinnon ja palkanlaskennan vastuunjakotaulukko (Liite 1)

Palkanlaskennan vastuunjakomääräyksen saate (Liite 2)

Esimies ja HR lisäpalvelut (Liite 3)

HRM-kokonaispalvelut (Liite 4)

Taustaa ja soveltamisala

Valtion talousarviosta annetun lain (423/1988) (jäljempänä talousarviolaki) 12 b § (1053/2016) 1 momentin mukaan kirjanpitoyksiköt vastaavat maksuliikkeestään, kirjanpidostaan ja tilinpäätöksestään sekä laativat 21 §:ssä tarkoitetun viraston tai laitoksen toimintakertomuksen. Valtiokonttori määrää kuitenkin ne maksuliikettä, kirjanpitoa ja sen yhteydessä järjestettävää 16 §:ssä tarkoitettua muuta seurantaa ja tilinpäätöksen laatimista koskevat tehtävät, jotka hoidetaan keskitetysti ja joista vastaa keskitettyjä taloushallintotehtäviä hoitava virasto tai laitos.

Talousarviolain 12 b §:n 2 momentin mukaan Valtiokonttori määrää ne viraston tai laitoksen palkanlaskentaa koskevat tehtävät, jotka hoidetaan keskitetysti ja joista vastaa keskitettyjä taloushallintotehtäviä hoitava virasto tai laitos. Valtio-konttori voi määrätä keskitetyistä taloushallintotehtävistä vastaavan viraston tai laitoksen vastuulle valtioon palvelussuhteessa olevalle tai muulle henkilölle matkustamisen johdosta virka- tai työehtosopimuksen mukaisesti maksettavan korvauksen hyväksymiseen liittyviä tarkastustoimenpiteitä, joihin ei sisälly työnantajalle kuuluvan harkintavallan käyttöä.

Talousarviolain 12 b §:n 3 momentin mukaan Valtiokonttorin määräämästä vastuunjaosta voidaan tehtävän tarkoituksenmukaisen hoitamisen niin vaatiessa poiketa kirjanpitoyksikön hakemuksesta kirjanpitoyksikön toimintaan liittyvän erityisen syyn vuoksi Valtiokonttorin luvalla enintään viideksi vuodeksi kerrallaan. Luvassa yksilöidyistä tehtävistä vastaa asianomainen kirjanpitoyksikkö. Valtiokonttorin on ennen päätöksen tekemistä kuultava keskitettyjen taloushallintotehtävien hoitamisesta vastaavaa virastoa tai laitosta sekä tarvittaessa kirjanpitoyksikköä ohjaavaa ministeriötä ja valtiovarainministeriötä.

Talousarviolain 24 c §:n mukaan Valtiokonttori voi antaa määräyksiä virastojen, laitosten ja talousarvion ulkopuolella olevien valtion rahastojen kirjanpidon, maksuliikkeen ja laskentatoimen hoidon, tilinpäätöksen laadinnan sekä muiden taloushallinnon toimintojen ja menettelytapojen yksityiskohdista.

Valtion talousarviosta annetun asetuksen (1992/1243) 37 § mukaan Valtiokonttori antaa tarvittaessa tarkempia määräyksiä palkkakirjanpidosta ja palkanlaskennasta.

Valtiokonttori on antanut tämän määräyksen palkanlaskennan vastuunjaosta. Kirjanpitoyksikkö tai rahasto voi sopia tässä määräyksessä kirjanpitoyksikön vastuulle määrättyjen palkanlaskennan tehtävien tuottamisesta Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksessa (Palkeet), jollei laissa tai sen nojalla ole toisin säädetty.

Määräyksessä ei oteta kantaa kirjanpitoyksiköiden ja rahastojen ydintoimintaan kiinteästi liittyvien tehtävien vastuunjakoon.

Käsitteet ja määritelmät

Tässä osiossa kuvataan sellaiset vastuunjakoon liittyvät keskeiset käsitteet ja määritelmät, jotka liittyvät useaan eri tehtävään. Ne käsitteet, jotka liittyvät ensisijaisesti yksittäiseen tehtävään, esitetään asianomaisen kohdan yhteydessä.

Palkanlaskennalla tarkoitetaan työnantajaviraston vastuulla olevan palkanmaksun suorittamiseksi tarvittavaa teknistä palkanlaskentaa viraston toimittamien työaika-, palkka- ja muiden tarvittavien tietojen perusteella samoin kuin tarvittavien tietojen perusteella suoritettavaa erilaisten sopimusperusteisten palkkioiden laskentaa.

Henkilöstötietojärjestelmällä tarkoitetaan henkilötietojen master-järjestelmää, jossa ylläpidetään henkilö- ja virkatietoja. Henkilötietojärjestelmän henkilö- ja palvelussuhdetiedot siirtyvät palkanlaskentajärjestelmään.

Palkanlaskentajärjestelmällä tarkoitetaan järjestelmää, jolla suoritetaan tekninen palkka- ja palkkionlaskenta. Esimerkiksi Kiekussa Palkat.

Palkka-aineistolla tarkoitetaan sellaista aineistoa, jonka perusteella henkilöiden palkat pystytään maksamaan sovittuna maksupäivänä.

Palvelupyynnöllä tarkoitetaan kirjanpitoyksikön Palkeisiin lähettämää toimeksiantoa (kanavana esim. asiakastukijärjestelmä).

Palkanlaskennan tehtävä- ja vastuunjako (1.2)

Palkanlaskennan tehtävät ja vastuut jakautuvat Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksesta annetussa valtioneuvoston asetuksessa (229/2009) tarkoitetun palvelukeskuksen (jäljempänä Palkeet) ja kirjanpitoyksikön tai valtion talousarvion ulkopuolisen rahaston välillä seuraavassa kuvatulla tavalla. Määräyksessä kirjanpitoyksikölle osoitetut tehtävät ja vastuut koskevat myös valtion talousarvion ulkopuolisia rahastoja.

Palvelukeskus vastaa omistamiinsa tietojärjestelmiin rakennettavista automaattisista kontrolleista ja niiden ylläpidosta. Kirjanpitoyksikön käyttäessä henkilöstötietojärjestelmää toiminnallisista syistä yhteisestä ratkaisusta poikkeavalla tavalla (esimerkiksi Kiekussa SAP HCM:n käyttö), vastaa kirjanpitoyksikkö niistä tehtävistä, joihin poikkeava käyttö vaikuttaa.

Liitteessä 1 (henkilöstöpalvelujen vastuunjakotaulukko) on kuvattu Palkeiden henkilöstöhallinnon palvelukokonaisuus. Liite 1 sisältää myös tämän määräyksen kattamat palkanlaskennan tehtävät ja vastuut henkilöstöhallinnon prosessien kulun mukaisessa järjestyksessä (vastuunjakotaulukon mukainen numerointi määräyksessä suluissa ao. kohdan jäljessä).

Yleinen neuvonta ja ohjeistus (1.2.1)

Palkeet vastaa seuraavista yleisen neuvonnan ja ohjeistuksen tehtävistä:

  • Palkanlaskentaan liittyvistä asioista tiedottaminen ja ohjeistus (esim. palkka-ajoaikataulut, sovellusten käytön neuvonta, palveluiden ja toi-mintamallien ohjaus) (1.2.1.1)

Kirjanpitoyksikkö vastaa seuraavista yleisen neuvonnan ja ohjeistuksen tehtävistä:

  • VES / TES -asioihin, palkkausjärjestelmiin ja työnantajapäätöksiin liitty-vä harkintavalta, ohjeistus ja tiedottaminen (1.2.1.2)

Palkanlaskentajärjestelmään palvelussuhteesta ilmoitettavat tiedot (1.2.2)

Kirjanpitoyksikkö vastaa palkanlaskentajärjestelmään palvelussuhteesta ilmoitettavien tietojen osalta seuraavista tehtävistä:

  • Palkan kirjanpidon seurantakohteiden määrittäminen ja hyväksyminen (Kiekussa esimerkiksi portaalilomakkeilla ja Ajanhallinnassa) (1.2.2.1)
  • Palvelussuhteelle maksettavien uusien tai muuttuneiden palkanosien ja omalle henkilöstölle maksettavien palkkioiden tallentaminen ja hyväksyminen (Portaalilomake) (1.2.2.2)
  • Kirjanpitoyksikön tulee sopia erikseen suoritusarviointeihin liittyvän massa-aineiston toimitusaikataulu Palkeiden palveluryhmän kanssa (1.2.2.3)
  • Vuosittaisiin suoritusarviointeihin liittyvien henkilökohtaisten palkanosien muutosten hyväksyminen ja ilmoittaminen palvelukeskukseen (massamuutokset) (1.2.2.4)
  • Tuntipalkkaisten aikapalkkatietojen ylläpito ja hyväksyminen, mikäli virastossa on tuntipalkkaisia (Kiekussa esimerkiksi Ajanhallinnassa) (1.2.2.6)
  • Korjauksen ilmoittaminen Palkeisiin palvelupyynnöllä (1.2.2.10)

Palkeet vastaa palkanlaskentajärjestelmään palvelussuhteesta ilmoitettavien tietojen osalta seuraavista tehtävistä:

  • Vuosittaisiin suoritusarviointeihin liittyvien henkilökohtaisten palkanosien muutosten tallentaminen järjestelmään (massamuutokset) (1.2.2.5)
  • SAP HCM:n tuottamien tietojen käsittely ja siirtäminen palkanlaskentajärjestelmään (1.2.2.7)
  • Palkka-aineiston tarkastaminen (1.2.2.8)
  • Henkilöstötietojärjestelmästä ja liittymistä (esim. Ajanhallinta, M2) siirtyneiden tietojen tarkastaminen.
  • Palkka-aineiston tarkastamisessa havaittujen virheiden/puutteiden ilmoittaminen asiakkaalle (1.2.2.9)
  • Kirjanpitoyksikön ilmoittaman korjauksen tekeminen lähdejärjestelmään (1.2.2.11)

Palkkiot (ulkopuoliset palkkionsaajat, kansanedustajat, ministerit) (1.2.3)

Kirjanpitoyksikkö vastaa palkkioiden osalta seuraavista tehtävistä:

  • Palkkionsaajan toimeksiantosopimuksen tekeminen ja palkkiolajin määrittely (esim. luennoitsija, tulkki) (1.2.3.1)
  • Ennakkoperintälain 13 §:n 1 momentin 2 kohdassa on luettelo henkilökohtaiseen työhön perustuvista suorituksista, joita pidetään palkkana, vaikka maksajan ja saajan välille ei syntyisi työsuhdetta.
  • Tiliöidyn ja hyväksytyn palkkiolaskun kopion toimittaminen palvelukeskukseen liitteineen (1.2.3.2)
  • Kansanedustajien ja ministereiden palkkioiden hyväksyminen ja tallentaminen (portaalilomake) (1.2.3.4)

Palkeet vastaa palkkioiden osalta seuraavista tehtävistä:

  • Palkkionsaajan ja palkkion tietojen tallentaminen (pl. kansanedustajat ja ministerit) (1.2.3.3)
  • Palkkiosta perittävien työnantaja- ja työntekijämaksujen määrittely asiakkaan tekemän palkkiolajin määrittelyn mukaisesti (1.2.3.5)

Työ- ja käyttökorvaukset (1.2.4)

Ennakkoperintälain 25 §:n 1 momentin 1 kohdan perusteella työkorvausta on työstä, tehtävästä tai palveluksesta muuna kuin palkkana saatu korvaus.

Kirjanpitoyksikkö vastaa työ- ja käyttökorvausten osalta seuraavista tehtävistä:

  • Työ- ja käyttökorvauksen määrittely (1.2.4.1)
  • Tiliöidyn ja hyväksytyn työ- ja käyttökorvauslaskun kopion toimittami-nen palvelukeskukseen liitteineen (1.2.4.2)

Palkeet vastaa työ- ja käyttökorvausten osalta seuraavista tehtävistä:

  • Työ -ja käyttökorvausten tietojen tallentaminen ja maksaminen asiakkaan määrittelemien tietojen pohjalta (1.2.4.3)
  • Yritystoimintaa harjoittavan yhtiön tai yhteisön, jota ei ole merkitty ennakkoperintärekisteriin, työ – ja käyttökorvauksista ennakonpidätyksen periminen sekä suorituksen ilmoittaminen tulorekisteriin. JUEL:in alaisten työkorvauksien osalta eläkemaksujen ja ansioiden ilmoittaminen tulorekisteriin (1.2.4.4)

Apurahat (1.2.5)

Kirjanpitoyksikkö vastaa apurahojen osalta seuraavista tehtävistä:

  • Tehtävän / vakanssin luominen budjetoidun toimen luonti -lomakkeella (1.2.5.1)
  • Maksettavien apurahojen hyväksyminen ja apurahan maksamistietojen ilmoittaminen palvelupyynnöllä (1.2.5.2)
  • Ilmoitettujen apurahojen maksamisen seuranta (1.2.5.4)

Palkeet vastaa apurahojen osalta seuraavista tehtävistä:

  • Apurahan maksamisessa tarvittavien asiakkaan ilmoittamien tietojen tallentaminen ja maksaminen (1.2.5.3)

Palkasta perittävät osat (1.2.6)

Kirjanpitoyksikkö vastaa palkasta perittävien osien osalta seuraavista tehtävistä:

  • Verokorttien toimittaminen tarvittaessa Palkeisiin (1.2.6.1)
  • Jäsenmaksuvaltakirjojen toimittaminen Palkeisiin (1.2.6.3)
  • Alkuperäisen maksukiellon toimittaminen Palkeisiin, mikäli maksukielto toimitetaan Ulosottovirastosta asiakkaalle Palkeiden sijasta (1.2.6.5)

Palkeet vastaa palkasta perittävien osien osalta seuraavista tehtävistä:

  • Veroviranomaiselta suorasiirtona saatavien verokorttitietojen tilaaminen, vastaanottaminen sekä uusien verokortti- ja muutosverokorttitietojen tallentaminen (1.2.6.2)
  • Jäsenmaksutietojen tallentaminen järjestelmään (1.2.6.4)
  • Maksukiellon tallentaminen järjestelmään (1.2.6.6)
  • Maksukiellon palauttaminen ulosottovirastoon palvelussuhteen päättyessä (1.2.6.7)

Vuosilomatietojen käsittely (1.2.7)

Palkeet vastaa vuosilomatietojen käsittelyn osalta seuraavista tehtävistä:

  • Vuosilomaoikeuksien laskettaminen palkka-ajon yhteydessä (1.2.7.1)
  • Vuosilomaoikeuksien laskettaminen tarvittaessa yksittäisille henkilöille (esim. uudet henkilöt, määräaikaisuuksien jatkojen ja muutosten yhteydessä, palvelussuhteen päättymisen yhteydessä) (1.2.7.2)

Kirjanpitoyksikkö vastaa vuosilomatietojen käsittelyn osalta seuraavista tehtä-vistä:

  • Vuosilomiin liittyvien sopimusten tekeminen, hyväksyminen ja seuranta (Kiekussa itsepalvelutoiminnolla) (1.2.7.3)
  • Vuosilomajakson tallentaminen ja hyväksyminen (Kiekussa itsepalvelutoiminnolla) (1.2.7.4)
  • Vuosilomasuunnitelman vahvistaminen (1.2.7.5)
  • Vuosilomalain 29 §:n mukaisen lomakirjanpidon pitäminen (1.2.7.6)

Vuosilomalisä (1.2.8)

Palkeet vastaa vuosilomatietojen käsittelyn osalta seuraavista tehtävistä:

  • Lomaoikeuspäivien mukaisen vuosilomalisän maksaminen lomarahan maksun tai loman pidennyksen yhteydessä (1.2.8.1)
  • Vuosilomalisien maksaminen palvelussuhteen päättyessä (1.2.8.2)

Lomaraha (1.2.9)

Kirjanpitoyksikkö vastaa lomarahojen osalta seuraavista tehtävistä:

  • Lomarahan maksamisesta ilmoittaminen palvelukeskukseen (maksu-päivä, mikäli virastossa käytössä tarkentava virkaehtosopimus) (1.2.9.1)

Palkeet vastaa lomarahojen osalta seuraavista tehtävistä:

  • Lomarahojen maksaminen virkaehtosopimuksen mukaisesti tai palvelussuhteen päättyessä asiakkaan ilmoituksen perusteella (1.2.9.2)

Vuosilomakorvaus (1.2.10)

Palkeet vastaa vuosilomakorvausten osalta seuraavista tehtävistä:

Lomakorvauksen maksaminen asiakkaan ilmoituksen/päätöksen perusteella palvelussuhteen päättyessä tai muissa VES:in määrittelemissä tilanteissa (1.2.10.1)

Prosenttiperusteinen vuosilomapalkka (1.2.11)

Palkeet vastaa prosenttiperusteisen vuosilomapalkan osalta seuraavista tehtävistä:

  • Palkeet toimittaa asiakkaalle tarkastettavaksi listan prosenttiperusteisen vuosilomapalkan piiriin kuuluvista henkilöistä (1.2.11.1)
  • Maksaa vuosilomapalkan. Palvelussuhteen päättyessä vuosilomapalkka maksetaan asiakkaan ilmoituksen perusteella. (1.2.11.3)

Kirjanpitoyksikkö vastaa prosenttiperusteisen vuosilomapalkan osalta seuraavista tehtävistä:

  • Kirjanpitoyksikkö tarkastaa toimitetut tiedot ja ilmoittaa mahdolliset muutokset (1.2.11.2)

Sairaus-, äitiys- ja isyyslomalisä (1.2.12)

Palkeet vastaa sairaus-, äitiys- ja isyyslomalisän osalta seuraavista tehtävistä:

  • Sairaus-, äitiys- ja isyyslomalisän maksaminen (1.2.12.1)

Poissaolojen käsittely (1.2.13)

Kirjanpitoyksikkö vastaa poissaolojen käsittelyn osalta seuraavista tehtävistä:

  • Poissaolojen ilmoittaminen oikea-aikaisesti (Kiekussa itsepalvelutoiminnolla) (1.2.13.1)
  • Poissaolojen hyväksyminen (1.2.13.2)
  • Virheellisesti tallennetun poissaolon poistaminen, peruutuksen hyväksyminen ja uudelleen tallentaminen (1.2.13.3)
  • Virkamiehen vuoden yhdenjaksoisesta sairauspoissaolosta ilmoittaminen palvelupyynnöllä Palkeisiin (1.2.13.5)
  • Takautuvien poissaolojen ilmoittaminen palvelupyynnöllä Palkeisiin, mikäli poissaolon ilmoittaminen portaalin kautta ei ole mahdollista (1.2.13.7)
  • Kiekussa yli 30 päivää vanhojen poissaolojen ilmoittaminen ei mahdollista portaalin kautta

Kirjanpitoyksikössä käytössä oleva(t) asiankäsittelymalli(t) eli sähköinen työnkulku määrittää vastuun poissaolojen käsittelyssä seuraavan tehtävän osalta. Kiekussa henkilöstöhallinnon asioiden ja sähköisten lomakkeiden kulku perustuu asianohjaukseen. Kirjanpitoyksiköillä voi olla käytössä asianohjausmalli1 tai asianohjausmalli 2 tai molemmat, mikäli kirjanpitoyksiköön kuuluvissa virastoissa tai laitoksissa on käytössä eri asianohjausmallit.

  • Palvelussuhteen tilan merkitseminen lepääväksi/aktiiviseksi toisen vi-ran/tehtävän hoitamisen vuoksi myönnetyn virkavapaan/työstä vapautuksen perusteella (Kiekussa sis. tietoliikenneinfotyypin päivittämisen) (1.2.13.9)
  • Virasto tai laitos vastaa tehtävästä, kun käytössä on Kiekussa asianohjausmalli 2 (esim. organisaatiorakenteesta ja työjärjestyksestä johtuviin erityistarpeisiin mukautettu malli). (1.2.13.9.2)

Palkeet vastaa poissaolojen käsittelyn osalta seuraavista tehtävistä:

  • Poissa-olojen seuranta (yli 60 päivän poissaolojen vienti nimikirjaan) (1.2.13.4)
  • Poissaolon palkkavaikutuksen tarkastaminen (1.2.13.6)
  • Takautuvien poissaolojen tallentaminen järjestelmään (1.2.13.8)
  • Kiekussa yli 30 päivää vanhojen poissaolojen ilmoittaminen/poistaminen portaalin kautta ei mahdollista
  • Palvelussuhteen tilan merkitseminen lepääväksi/aktiiviseksi toisen vi-ran/tehtävän hoitamisen vuoksi myönnetyn virkavapaan/työstä vapautuksen perusteella (Kiekussa sis. tietoliikenneinfotyypin päivittämisen) (1.2.13.9)
  • Palkeet vastaa tehtävästä, kun käytössä on Kiekussa asianohjausmalli 1 (SAP standardin mukainen malli, jossa henkilöstöasiat ja lomakkeet kulkevat SAP-sovellukseen tehdyn organisaatiorakenteen mukaisesti oikeille henkilöille käsiteltäväksi) (1.2.13.9.1)
  • Palvelussuhteen tilan merkitseminen lepääväksi/aktiiviseksi yli 3 kk yhdenjaksoisesti kestävissä muissa poissaoloissa tarvittaessa (1.2.13.10)
  • esim. sairauspoissaolo (Kiekussa sis. tietoliikenneinfotyypin päivittämisen)

Korvausten käsittely (1.2.14)

Sairauspäivärahahakemukset (1.2.14.1)

Kirjanpitoyksikkö vastaa sairauspäivärahahakemusten osalta seuraavista tehtävistä:

  • Lääkärintodistuksen toimittaminen Kelalle, kun omavastuuaika ylittyy (1.2.14.1.1)
  • Palkkatietojen ilmoituspyynnön tekeminen palvelupyynnöllä (henkilön nimi, syntymäaika ja ajanjakso) (1.2.14.1.2)
  • Valituksen tekeminen hylätystä sairauspäivärahahakemuksesta (1.2.14.1.4)

Palkeet vastaa sairauspäivärahahakemusten osalta seuraavista tehtävistä:

  • Palkkatietojen ilmoittaminen Kelalle (Y17-lomake) työnantajien sähköisessä asiointipalvelussa (1.2.14.1.3)

Tapaturmakorvaushakemukset (1.2.14.2)

Kirjanpitoyksikkö vastaa tapaturmakorvaushakemusten osalta seuraavista tehtävistä:

  • Työtapaturmatapauksissa vakuutustodistuksen täyttäminen ja toimittaminen (1.2.14.2.1)
  • Tapaturma/ammattitauti-ilmoituksen tekeminen ja lähettäminen Valtio-konttorille (1.2.14.2.2)
  • Valtiokonttorin tai vakuutusyhtiön kielteisestä työtapaturma- /ammattitautipäätöksestä kopion toimittaminen Palkeisiin (1.2.14.2.4.)
  • Muutoksen hakeminen korvauspäätökseen tarvittaessa (1.2.14.2.5)

Palkeet vastaa tapaturmakorvaushakemusten osalta seuraavista tehtävistä:

  • Tapaturma/ammattitauti-ilmoitukseen liittyvän palkkatiedon lähettäminen Valtiokonttoriin heidän pyynnöstään (1.2.14.2.3)
  • Kielteisen tapaturmapäätöksen johdosta palkkatietojen toimittaminen Kelalle sairauspäivärahan hakemista varten (1.2.14.2.6)

Vanhempainetuushakemukset (1.2.14.3)

Kirjanpitoyksikkö vastaa vanhempainetuushakemusten osalta seuraavista tehtävistä:

  • Vanhempainetuushakemuksen tekeminen Kelalle (palkansaaja) (1.2.14.3.1)
  • Palkkatietojen ilmoituspyynnön tekeminen palvelupyynnöllä Palkeisiin (henkilön nimi ja syntymäaika ja ajanjakso) (1.2.14.3.2)
  • Muutoksen hakeminen korvauspäätökseen (1.2.14.3.5)

Palkeet vastaa vanhempainetuushakemusten osalta seuraavista tehtävistä:

  • Ilmoitus Kelalle työnantajan maksamasta palkasta (1.2.14.3.3)
  • Vuosilomakustannuskorvausten seuranta ja perhevapaakorvauksen hakeminen Kelalta säädetyssä ajassa (1.2.14.3.4)

Kuntoutushakemukset (1.2.14.4)

Kirjanpitoyksikkö vastaa kuntoutushakemusten osalta seuraavista tehtävistä:

  • Kuntoutushakemuksen tekeminen Valtiokonttorille, Kelalle tai Kevalle. (1.2.14.4.1)
  • Osallistumistodistuksen toimittaminen sidosryhmille tarvittaessa (1.2.14.4.2)
  • Palkkatietojen ilmoituspyynnön tekeminen palvelupyynnöllä Palkeisiin (henkilön nimi, syntymäaika ja ajanjakso) (1.2.14.4.3)
  • Muutoksen hakeminen korvauspäätökseen (1.2.14.4.5)

Palkeet vastaa kuntoutushakemusten osalta seuraavista tehtävistä:

  • Palkkatietojen ilmoittaminen sidosryhmille (1.2.14.4.4)

Osasairausvapaa (1.2.14.5)

Kirjanpitoyksikkö vastaa osasairausvapaan osalta seuraavista tehtävistä:

  • Osasairausvapaaseen liittyvä asiointi Kelan kanssa (1.2.14.5.1)

Palkeet vastaa osasairausvapaan osalta seuraavista tehtävistä:

  • Palkkatietojen ilmoittaminen Kelalle tarvittaessa (1.2.14.5.2.)

Muut poissaolohakemukset (1.2.14.6)

Kirjanpitoyksikkö vastaa muiden poissaolohakemusten osalta seuraavista tehtävistä:

  • Vuorotteluvapaaseen liittyvät valmistelutehtävät sekä asiakirjojen toimittaminen TE-toimistolle, työttömyyskassalle ja/tai palkansaajalle (1.2.14.6.1)
  • Vuorotteluvapaaseen liittyvien palkkatietojen pyytäminen palvelupyyn-nöllä Palkeista (1.2.14.6.2)
  • Hakemuksen tekeminen Kelalle työpaikkaterveydenhuollon kustannusten korvaamiseksi (1.2.14.6.4)

Palkeet vastaa muiden poissaolohakemusten osalta seuraavista tehtävistä:

  • Vuorotteluvapaaseen liittyvien palkkatietojen toimittaminen asiakkaan tai palkansaajan pyynnöstä (1.2.14.6.3)

Valtiokonttorin, Kelan ja Kevan päätösten käsittely (1.2.14.7)

Kirjanpitoyksikkö vastaa Valtiokonttorin, Kelan ja Kevan päätösten käsittelyn osalta seuraavista tehtävistä:

  • Alkuperäisten päätösten vastaanottaminen ja arkistointi tarvittaessa (1.2.14.7.1)
  • Valtiokonttorin ja Kevan päätöksistä kopion toimittaminen Palkeisiin (1.2.14.7.2)

Palkeet vastaa Valtiokonttorin, Kelan ja Kevan päätösten käsittelyn osalta seuraavista tehtävistä:

  • Valtiokonttorista, Kelasta ja Kevasta saatujen päätösten seuranta (1.2.14.7.3)
  • Myönteisen päivärahapäätöksen tietojen tallentaminen järjestelmään (1.2.14.7.4)
  • Korvausten tulokirjausten tarkastaminen ja hyväksyminen kirjanpitoajossa muodostuvilta tositteilta (dokumenttien kierrätys- ja arkistointijärjestelmässä) (1.2.14.7.5)
  • Kohdan 1.2.14.7.5 hyväksynnällä tarkoitetaan kirjanpitoviennin ja sitä edeltäneen prosessin oikeellisuudesta varmistautumista. Valtiokonttori on antanut määräyksen ja ohjeen Tositteiden hyväksyminen palvelukeskuksessa.

Veronalaiset matka- ja matkapäiväkorvaukset ja veroviranomaiselle ilmoitettavat muut korvaukset (1.2.14.8)

Palkeet vastaa veronalaisten matka- ja matkapäiväkorvauksien ja veroviran-omaiselle ilmoitettavien muiden korvausten osalta seuraavista tehtävistä:

  • Veronalaisten päivärahojen ja matkapäiväkorvausten siirtotiedoston vastaanottaminen ja siirtyneen tiedon tarkastaminen (1.2.14.8.1)

Kirjanpitoyksikkö vastaa veronalaisten matka- ja matkapäiväkorvauksien ja veroviranomaiselle ilmoitettavien muiden korvausten osalta seuraavista tehtävistä:

  • Lähdeverovelvolliselle suoritettujen muiden kuin veronalaisten suoritusten ilmoittaminen Palkeisiin (1.2.14.8.2)
  • Siviilipalvelusta suorittavien henkilöiden henkilötietojen sekä päivä- ja ruokarahan maksutietojen tallentaminen (1.2.14.8.3)

Palkka-ajot ja tulosteet sekä niihin liittyvät toimenpiteet (1.2.15)

Palkeet vastaa palkka-ajojen ja tulosteiden sekä niihin liittyvien toimenpiteiden osalta seuraavista tehtävistä:

  • Palkka-ajoa edeltävät ajot (1.2.15.1)
  • Aikataulujen mukaiset massa-ajot (1.2.15.2)
  • Palkka-ajo (2 x kk) (1.2.15.3)
  • Palkka-ajosta muodostuvien tulosteiden käsittely (1.2.15.4)
  • Siirto pankkiin (Maksuluettelo) (1.2.15.5)
  • Maksuluettelon tarkastaminen sekä hyväksyminen (1.2.15.6)
  • Pankkiaineiston siirtäminen jakajapankkiin (1.2.15.7)
  • Sähköisten palkkalaskelmien ajo ja siirto (1.2.15.8)
  • Paperisten palkkalaskemien ajo ja siirto (1.2.15.9)
  • Muut massapäivitysajot mm. poissaolojen massapäivitys (1.2.15.10)
  • Yleiskorotukset tai vastaavat palkankorotukset; taulukoiden tallentaminen / ajojen ajaminen (1.2.15.12)
  • Ansio- ja palvelussuhdetietojen toimittaminen tulorekisteriin sidosryhmien käyttöön (1.2.15.13)

Kirjanpitoyksikkö vastaa palkka-ajojen ja tulosteiden sekä niihin liittyvien toimenpiteiden osalta seuraavista tehtävistä:

  • Yleiskorotukset tai vastaavat palkankorotukset; palkkataulukkojen toi-mittaminen Palkeisiin pyydetyssä aikataulussa (1.2.15.11)

Palkkaluettelo (1.2.16)

Palkeet vastaa palkkaluettelon osalta seuraavista tehtävistä:

  • Palkkaluettelon numerotarkastus ja reitittäminen kirjanpitoyksikköön (1.2.16.1)

Kirjanpitoyksikkö vastaa palkkaluettelon osalta seuraavista tehtävistä:

  • Palkkaluettelon asiatarkastus ja hyväksyminen (1.2.16.2)

Palkkaluettelon käsittelyssä noudatetaan Valtiokonttorin antamaa ohjetta Valtion maksuliikennepalvelujen hoito (VK/40544/00.00.01.06.01/2020).

Muutosluettelo (1.2.17)

Palkeet vastaa muutosluettelon osalta seuraavista tehtävistä:

  • Muutosluettelon ajaminen ja siirtäminen dokumenttien kierrätys- ja ar-kistointijärjestelmän arkistoon (1.2.17.1)

Maksupäiväkohtainen kirjanpitoajo (1.2.18)

Palkeet vastaa maksupäiväkohteisen kirjanpito-ajon osalta seuraavista tehtä-vistä:

  • Kirjanpitoajon käynnistys (1.2.18.1)
  • Kirjanpitoon muodostuvien tositteiden tarkastus ja hyväksyminen (1.2.18.2)
  • Edellä hyväksynnällä tarkoitetaan kirjanpitoviennin ja sitä edeltäneen prosessin oikeellisuudesta varmistautumista. Valtiokonttori on antanut määräyksen ja ohjeen Tositteiden hyväksyminen palvelukeskuksessa.

Palkkakirjanpito (1.2.19)

Kirjanpitoyksikkö vastaa palkkakirjanpidon osalta seuraavista tehtävistä:

  • Palkkakirjanpitoon vaikuttavien seurantakohteiden tallentaminen (Kie-kussa portaalissa) oikea-aikaisesti sopimustietojen yhteydessä (1.2.19.1)
  • Palkkakirjanpidon virheiden korjaaminen suoraan lähdejärjestelmään tai tarvittaessa korjaamiseen liittyvien seurantakohdetietojen toimittaminen palvelupyynnöllä Palkeisiin (1.2.19.4)

Palkeet vastaa palkkakirjanpidon osalta seuraavista tehtävistä:

  • Viraston tallentamien seurantakohteiden vastaanottaminen palkanlas-kentajärjestelmään (Esim. Kiekussa välitaulun kautta Palkkoihin) (1.2.19.2)
  • Kirjanpitoon siirtyneiden virheellisten tietojen selvittäminen yhdessä asiakkaan kanssa tietojen korjaamista varten (1.2.19.3)
  • Palkkakirjanpidon virheiden korjaaminen tarvittaessa lähdejärjestelmään (1.2.19.5)

Palkkakustannusjako (1.2.20)

Kirjanpitoyksikkö vastaa palkkakustannustenjaon osalta seuraavista tehtävistä:

  • Palkkakustannusjakoon vaikuttavien seurantakohteiden tallentaminen oikea-aikaisesti (Kiekussa Ajanhallinta, CATS) (1.2.20.1)
  • Sopimusten seurantakohdetietojen ylläpito oikea-aikaisesti (portaali) (1.2.20.2)
  • Työajan kohdennustietojen määrittely ja ylläpito (Kiekussa esim. Ajanhallinta, CATS) (1.2.20.3)
  • Kohdistustapahtumien tarkastaminen, korjaaminen ja tapahtumien hyväksyminen aikataulun mukaisesti (Kiekussa käytettävissä BI-raportti hyväksymättömät / hyväksytyt tunnit) (1.2.20.4)

Muut ajot (1.2.21)

Palkeet vastaa muiden ajojen osalta seuraavista tehtävistä:

  • Työnantajan henkilöstötietojärjestelmä (Tahti) -siirtoajon käynnistämi-nen (1.2.21.1)
  • Työnantajan henkilöstötietojärjestelmä (Tahti) -siirtoajossa tulleen vir-helistan toimittaminen kirjanpitoyksikölle tarvittaessa (1.2.21.2)
  • Työnantajan henkilöstötietojärjestelmä (Tahti) -siirrossa ilmenneiden virheiden korjaaminen lähtöjärjestelmään Työnantajan henkilöstötieto-järjestelmän aikataulujen mukaisesti (1.2.21.4)
  • Lomapalkkavelka-ajo tilinpäätöstä varten (1.2.21.7)
  • Lomapalkkavelka– ja luontoiseturaporttien toimittaminen palvelukes-kuksen kirjanpidon palveluryhmään ja kirjanpitoyksikölle (1.2.21.8)

Kirjanpitoyksikkö vastaa muiden ajojen osalta seuraavista tehtävistä:

  • Työnantajan henkilöstötietojärjestelmä (Tahti) -siirron virhelistalla olevien korjattavien tietojen ilmoittaminen palvelukeskukseen viipymättä (1.2.21.3)
  • Koulutukseen sekä virkistys-, luottamusmies-, yhteistoiminta- sekä työ-suojelutoimintaan käytetyn työajan ilmoittaminen Työnantajan henkilös-tötietojärjestelmään (Tahti), mikäli tiedot eivät siirry henkilöstötietojärjestelmästä (Kiekussa SAP HCM:stä) (1.2.21.5)
  • Muiden työvoimakustannusten ilmoittaminen Työnantajan henkilöstötie-tojärjestelmään (Tahti) (1.2.21.6)

Palkkatodistuksen ja vastaavien selvitysten antaminen palkansaajalle pyydettäessä (1.2.22)

Palkeet vastaa palkkatodistusten ja vastaavien selvitysten antamisesta palkansaajalle pyydettäessä seuraavien tehtävien osalta:

  • Palkkatodistuksen antaminen (1.2.22.1)
  • Todistus lähdeverovelvolliselle Suomesta saadusta tulosta (1.2.22.2)
  • Ansionmenetystodistuksen antaminen (1.2.22.3)

Muut selvitykset (1.2.23)

Palkeet vastaa muiden selvitysten osalta seuraavista tehtävistä:

  • Selvitys palkkatukimäärärahan käytöstä TE-toimistolle (1.2.23.1)
  • Viivästysseuraamusten ja -korkojen laskeminen silloin, kun niiden aiheuttaja on Palkeet (1.2.23.3.)
  • Viivästysseuraamusten ja -korkojen maksaminen palkansaajalle (1.2.23.4.)

Kirjanpitoyksikkö vastaa muiden selvitysten osalta seuraavista tehtävistä:

  • Viivästysseuraamusten ja -korkojen laskeminen silloin, kun niiden aiheuttaja on kirjanpitoyksikkö (1.2.23.2)

Reskontran ulkopuoliset maksut (nettomaksut) ja laskutuspyynnöt (palkan palautukset) (1.2.24)

Palkeet vastaa reskontran ulkopuolisten maksujen ja laskutuspyyntöjen osalta seuraavista tehtävistä:

  • Reskontran ulkopuolisen maksun/laskutuspyynnön määrän laskeminen ja ilmoittaminen virastolle (1.2.24.1)
  • Reskontran ulkopuolisen maksun/laskutuspyynnöstä tietojen tallenta-minen järjestelmään (1.2.24.2)
  • Maksutositteen tekeminen reskontran ulkopuolisesta maksusta ja toi-mittaminen maksatukseen (1.2.24.3)
  • Tarvittavien tietojen toimittaminen laskutukseen palkan laskutuspyyntötilanteissa (1.2.24.4)
  • Reskontran ulkopuolisen maksun asiatarkastaminen ja hyväksyminen (1.2.24.5)
  • Palkkameno on hyväksytty ennakkoon virastossa esimerkiksi Kiekun portaalilomakkeilla, Ajanhallinnassa tai muun asiakkaan toimittaman hyväksytyn toimeksiannon perusteella.

Kirjanpitoyksikkö vastaa reskontran ulkopuolisten maksujen ja laskutuspyyntöjen osalta seuraavista tehtävistä:

  • Laskutuspyynnön asiatarkastaminen ja hyväksyminen (1.2.24.6)

Tilitykset (1.2.25)

Palkeet vastaa tilitysten osalta seuraavista tehtävistä:

  • Ennakonpidätysten, lähdeverojen ja sosiaaliturvamaksujen käsittely (1.2.25.1)
  • Eläkemaksujen, sekä tapaturma- ja työttömyysvakuutusmaksujen käsittely (1.2.25.2)
  • Jäsenmaksu- ja ulosottotilitysten käsittely (1.2.25.3)
  • Sidosryhmille maksettavien suoritusten täsmäyttäminen kirjanpitotietojen kanssa (1.2.25.4)
  • Tilitysten ja laskujen tarkastaminen sekä hyväksyminen (1.2.25.5)
  • Tilityksiin liittyvät selvitykset (1.2.25.6)

Ilmoitusten laatiminen ja toimittaminen sidosryhmille (1.2.26)

Palkeet vastaa seuraavista tehtävistä:

  • Palkkatietoilmoitusten ja työnantajan erillisilmoitusten laatiminen ja toimittaminen tulorekisteriin (1.2.26.1)
  • Selvitykset tapaturma- ja taloudellisen tuen maksuista (1.2.26.2)
  • Jäsenmaksutietojen toimittaminen liitoille/ammattijärjestöille (4 x vuosi) (1.2.26.3)
  • Palkkasaamisten ja palkkaselvittelytasetilien seuranta (1.2.26.4)
  • Muistiotositteen laatiminen palkkoihin liittyvien liikekirjanpidon tilien kirjauksista, joiden kirjanpidon oikaisua ei voida tehdä lähdejärjestelmän kautta. (1.2.26.5)
  • Tarvittaessa tehdään palkkoihin liittyvien tasetilien selvitys tilinpäätöstä varten (1.2.26.6)
  • Henkilöstökulujen erittelyn laadinta (kirjanpitoyksiköillä tilinpäätöksen liite 5, rahastoilla liite 3) (1.2.26.8)
  • Omaveron saldon seuranta työnantajasuoritusten osalta (1.2.26.9)

Kirjanpitoyksikkö vastaa seuraavista tehtävistä:

  • Ilmoitus johtoon kuuluvista virkamiehistä henkilöstökulujen erittelyn laatimista varten (tilinpäätöksen liite 5) (1.2.26.7)

Ulkomailla paikallisesti palkattujen palkkahallinto ja palkanmaksu (1.2.27)

Kirjanpitoyksikkö vastaa ulkomailla paikallisesti palkattujen palkkahallinnosta ja palkanmaksusta. (1.2.27.1)

Henkilöstöpalveluihin ja palkanlaskentaan liittyvän aineiston arkistointi (1.3)

Kirjanpitoyksikkö vastaa arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti alkuperäisen palkka-aineiston arkistoinnista sekä ulkomailla tapahtuvan palkanlaskennan arkistoinnista. (1.3.1)

Palkeet vastaa seuraavien palkanlaskentaan liittyvien tulosteiden arkistoinnista: palkkaluettelo, muutosluettelo, palkkakirjanpidon ja kustannusajon kirjanpitotositteet, maksuluettelo (pankkiyhteenveto pankeittain), jäsenmaksujen neljännesvuosiselvitykset, palkkakortti, vuosiansiot, tilitystositteet. (1.3.2)

Käyttöoikeudet ja vaaralliset työyhdistelmät (1.4)

Myönnettäessä käyttöoikeuksia henkilöstöhallinnon tehtävien hoitamiseksi tarvittaviin tietojärjestelmiin, on varmistuttava henkilötasolla käyttöoikeuksien asianmukaisuudesta.

Kirjanpitoyksikkö tai rahasto vastaa käyttäjäroolin lisäys-, muutos- tai poistopyynnön toimittamisesta palvelukeskukseen. Kirjanpitoyksikössä varmistetaan osana esimiesvastuuta, että käyttöoikeudet vastaavat henkilön toimenkuvaa. (1.4.1)

Palvelukeskus vastaa siitä, etteivät samalle henkilölle annettavat käyttöoikeusroolit muodosta vaarallista työyhdistelmää. Mikäli tällaisten työyhdistelmien syntymistä ei voida millään muilla rajaustoimenpiteillä välttää, tulee riskin hallitsemiseksi järjestää asianmukaiset kontrollit ja niihin liittyvä valvonta. (1.4.2)

Palkeet vastaa käyttöoikeuksien toimittamisesta tarkistettavaksi kirjanpitoyksikköön kaksi kertaa vuodessa Palkeiden hallinnoimista palkanlaskentaan tietoa tuottavista tietojärjestelmistä. (1.4.3.)

Tietojärjestelmät (1.5)

Palkeet vastaa omistamiinsa tietojärjestelmiin rakennettavista automaattisista kontrolleista ja niiden ylläpidosta. (1.5.1)

Palkeet vastaa kaikille virastoille yhteisten henkilöstöhallinnon tietojärjestelmien menetelmäkuvausten ylläpidosta. (1.5.2)

Kirjanpitoyksikkö vastaa substanssijärjestelmien integraatioiden kuvaamisesta kaikille virastoille yhteiseen palkanlaskentajärjestelmään Palkeiden ylläpitämien menetelmäkuvausten liitteeksi. (1.5.3)