Miksi tapahtumajärjestäjän kannattaa odottaa sähköisen hakemuksen avautumiseen 15.6. asti?

Valtiokonttori toivoo, että tapahtumajärjestäjät odottaisivat mahdollisuuksien mukaan sähköisen hakemuksen aukeamista ja pdf-/paperihakemukset lähetettäisiin ainoastaan niille tapahtumille, jotka sijoittuvat kesäkuun alkuun. Sähköinen lomake aukeaa 15.6., ja Valtiokonttori pitää siinä yhteydessä erillisen webinaarin tapahtumatakuun hausta.

Paperi- ja pdf-lomakkeeseen verrattuna sähköisellä lomakkeella on useita hyötyjä:

• Sähköiselle lomakkeelle tunnistaudutaan Suomi.fi:n kautta, jolloin hakemuksen täyttäjän ja yrityksen tiedot täydentyvät lomakkeelle automaattisesti.
• Tapahtuman kustannusarvion ja alihankkijoiden ilmoittaminen sähköisellä lomakkeella on sujuvaa, sillä lomake ohjaa käyttäjää ja näyttää laskutoimitukset täytön yhteydessä. Lomakkeelle voi lisätä rivejä tarpeen mukaan.
• Virheiden ja lisäselvitysten määrä vähenee, kun lomake tunnistaa esim. virheelliset y-tunnukset ja laskutoimitukset.
• Sähköinen lomake on nopeampi käsitellä ja takuupäätöksen nopeasti.
• Tiedot takuun saaneista tapahtumista ja niiden alihankkijoista julkaistaan Valtiokonttorin nettisivuilla ilman käsittelyviivettä, sillä sähköinen prosessi mahdollistaa tiedon nopean siirtymisen.
• Sähköiselle lomakkeelle täytetyt tiedot siirtyvät varmemmin oikeassa muodossa mahdollisessa korvaushakemusvaiheessa käytettäviksi.

Valtiokonttori käsittelee saapuvat tapahtumatakuuhakemukset pääsääntöisesti tapahtumien alkupäivämäärän mukaan, joten kesäkuun puolivälin jälkeen järjestettävien tapahtumien paperihakemuksia ei välttämättä ehditä käsitellä ennen 15.6., mikäli manuaalikäsittelyyn saapuvien hakemusten määrä on suuri.

Paperi- tai pdf-hakemus on edelleen mahdollista täyttää 15.6. jälkeen niille tapahtumajärjestäjille, jotka jostain syystä eivät voi käyttää Suomi.fi -palvelua.