Tiesitkö, että eKuitti on ollut markkinoilla jo lähes kymmenen vuotta? Nyt on aika ottaa eKuitti haltuun – sekä yrityksissä että kuluttajina – ja hyödyntää sen tarjoamat säästöt, tehokkuus ja ympäristöhyödyt. Yritys, miksi et tarjoaisi eKuittia asiakkaillesi luoden parempaa asiakaspalvelukokemusta ja pienentäen samalla yrityksesi kuluja? Yritysasiakas, miksi et vaatisi eKuittia, samalla säästäen luontoa ja omaa työaikaasi?  

Miksi eKuitti kannattaa?

eKuitti tuo merkittäviä hyötyjä sekä kuitin tarjoajalle että vastaanottajalle. Se parantaa asiakaskokemusta, säästää aikaa ja rahaa sekä tukee kestävää kehitystä. Suomessa liikkuu vuosittain noin 95 miljoonaa kuittia organisaatioiden välillä ja niiden käsittelyssä piilee valtava säästöpotentiaali.  

Yrityksen digitalous -hankkeessa teetetyn eKuitin kustannus- ja vaikuttavuusselvityksen mukaan: 

• Paperikuitin käsittely kestää keskimäärin 13 min 32 s 

• eKuitin käsittely vie vain 8 min 23 s 

• Säästöä syntyy 5 minuuttia per kuitti 

Selvityksen mukaan 95 miljoonan yritysten välisen kuitin käsittelystä paperimuodossa aiheutuu kustannuksia arviolta 572  422  500 euroa vuodessa. Vastaavan kuittimäärän käsittely eKuitteina aiheuttaisi saman selvityksen mukaan arviolta 358 672 500 euron kustannukset. Väärin kirjattujen ALV-tietojen kustannus Suomessa on arviolta 22 800 000 euroa vuodessa ja inhimillisten virheiden, kuten kadonneiden kuittien etsimiskustannus, noin 135 850 000 euroa vuodessa. Kun laskelmissa huomioidaan virheiden arvo, eKuittien säästöpotentiaali Suomessa on selvityksen mukaan yhteensä arviolta 372 400 000 euroa vuodessa. 

Pienempi hiilijalanjälki, tiedolla johtamista ja tehokkuutta

Säästöt tulevat monista asioista ja ne voivat olla laadullisia tai rahallisia.

eKuitin hyödyt voidaan tiivistää seuraavasti ja ne koskevat sekä eKuittia tarjoavaa, että vastaanottavaa tahoa: 

1. eKuitin käyttöönotto vähentää kuittipaperin kulutusta, mikä osaltaan alentaa hiilijalanjälkeä, jos eKuitti korvaa paperisen kuitin kokonaan. eKuitin käyttö tukee siten Green Economy -tavoitetta hiilijalanjäljen pienentämisestä Suomessa. eKuitin tietosisältöä voidaan myös hyödyntää yrityksen kestävyysraportoinnissa automaattisesti.    
2. eKuitti tarjoaa ostajayritykselle hyötyjä tiedolla johtamisessa, sillä kuittitiedoista saadaan dataa päätöksenteon tueksi. Sähköisen kuittijärjestelmän avulla kerätään ja tallennetaan yksityiskohtaista tietoa ostoista, maksuista ja liiketoimintatapahtumista, minkä perusteella yritys voi jatkossa optimoida toimintaansa.   
3. Myyjälle eKuitti tuo hyötyjä asiakaspalvelutilanteissa, muun muassa nopeuttamalla kassatyötä. eKuitin käyttö sujuvoittaa ostotapahtumaa, sekä mahdollistaa esimerkiksi erillisistä kanta-asiakaskorteista luopumisen, kun asiakas voidaan tunnistaa maksutapahtuman yhteydessä. Lisäksi eKuittia käytettäessä kuittipaperin tarve vähenee, mikä tuo säästöjä myyjälle. eKuitti ei myöskään repeä, katoa tai haalistu kuten paperikuitti. Kuittitietojen säilyvyydestä on hyötyä etenkin tuotteiden palautusten yhteydessä, takaisinvedossa sekä takuutilanteissa.    
4. Koneellisesti luettavien ja standardoitujen rakenteisten kuittien käsittely lisää huomattavasti taloushallinnon tehokkuutta. Kuittien käsittelystä aiheutuu työtä yrityksissä esimerkiksi matka- ja kululaskujen sekä ALV-vähennyksien kirjaamisen yhteydessä. eKuitin käyttöönotto helpottaa tätä kirjaamistyötä, koska kuitin tietoja ei tarvitse kirjata käsin. Manuaalisen kuittitietojen kirjaamisen poistuessa, henkilöstö voi keskittyä muiden tehtävien hoitamiseen. Yrityksen digitalous -hankkeen selvityksen mukaan manuaalisen kirjaamistyön vähentyminen parantaa myös taloushallinnon työntekijöiden työhyvinvointia. Lisäksi inhimillisten virheiden määrä poistuu eKuittien siirtyessä automaattisesti kirjanpito-ohjelmaan asti.  
5. eKuitin käyttöönotto ja käyttöasteen kasvu luo pohjaa tulevaisuudessa yritysten viranomaisraportoinnin automatisoinnille. Sähköinen kuittidata voidaan helposti ja reaaliaikaisesti välittää viranomaisille, mikä helpottaa taloudellisen toiminnan raportointia, valvontaa ja parantaa sen laatua. Koska eKuitti tallennetaan sähköisessä muodossa, sen aitoutta on vaikea väärentää, mikä lisää luottamusta kuittitietojen oikeellisuuteen.   

Tällä hetkellä lähes kaikki kassajärjestelmätoimittajat sekä yrityskortteja myöntävät tahot tarjoavat automaattisesti eKuitti ominaisuutta. Markkinoilla on myös välitysoperaattoreita, QR-koodiin perustuvia ratkaisuja ja pian tulossa on myös NFC-teknologiaa. Osa ratkaisuista vaatii yrityskortin rekisteröinnin, osa ei, eli nämä toimivat myös, jos työntekijä maksaa omalla kortillaan ja laskuttaa työnantajaa. Teknisistä ratkaisuista on hyvä jutella oman kassa- ja/tai talousjärjestelmätoimittajan kanssa. 

Valtion rooli ja tavoitteet

Valtion virastot ovat mukana toteuttamassa hallitusohjelman mukaista digitalisaation edistämistä, ja osa virastoista tarjoaakin jo eKuittia. Lisäksi valtiolla käytössä olevaan maksuaikakorttiin on linkitetty eKuitti. Tavoite on, että vuoteen 2030 mennessä kaikista valtion maksukorttikuiteista 80 % olisi eKuitteja. Valtiokonttorin tekemän tilaston mukaan vuonna 2024 osuus oli 35,3 % (2023 osuus 27,5 % ja vuonna 2022 osuus 6,4 %). Matkaa 80 %:in on vielä, mutta se on toteutettavissa, kun eKuittia tarjoavia yrityksiä tulee vuosittain lisää. 

Miksi eKuitti ei ole syrjäyttänyt paperista kuittia vajaassa kymmenessä vuodessa?

Itse ajattelen tässä olevan perinteinen muna-kana-tilanne: sekä eKuitin tarjoajat että vastaanottajat odottavat toistensa liikkeitä. Toisaalta kyse on tietämättömyydestä, eli eKuitti ei ole vielä tunnettu käsite ja tekninen ratkaisu. Muutos eKuittiin tarvitsee myös mahdollisesti investointia uusiin kassapäätteisiin ja päivitystä talousjärjestelmiin, näillä on totta kai merkitystä. Suurimmat talous- ja matkalaskujärjestelmät voivat jo ottaa vastaan eKuittia, mutta useimmat ostolaskujärjestelmät ja monet pienemmät talousjärjestelmät eivät tätä ominaisuutta vielä omaa.  

Yhteistyöllä eteenpäin

Jotta eKuittia saataisiin lisättyä, tulisi jatkaa hyvää vuoropuhelua eri toimijoiden välillä. Siinä missä Valtiokonttori voi osaltaan tuoda eKuittia näkyvämmäksi, yritysten tulee päivittää omia järjestelmiään ja keskustella omien järjestelmätoimittajien kanssa heidän valmiuksistaan tarjota tai vastaanottaa eKuittia. Me yksittäiset kuluttajat voimme myös kysyä eKuitin perään ostotilanteissa. Matka paperittomaan kuittiin on yhteinen! 

Mitä hyötyä ja iloa eKuitista sitten minulle peruskuluttajalle on? Suurin hyöty tulee ehdottomasti siitä, ettei sitä kuittia tulosteta turhaan, eli säästetään luontoa. eKuitin kautta myös kaikki takuukuitit pysyvät tallessa, joko erillisen eKuitti -operaattorin palvelussa tai WR-koodin kautta omaan puhelimeen tallennettuna. eKuitti tarjoaa yksittäiselle kuluttajalle myös mahdollisuuden harmaan talouden torjuntaan, kun kassajärjestelmä antaa aina sähköisen kuitin ja voi olla varma, että yritys hoitaa omat velvollisuuteensa.  

Mikä eKuitti on?

eKuitti on sähköinen, kansainvälisesti määritelty ja rakenteisessa muodossa oleva kuitti. eKuitti voidaan siirtää rakenteisessa muodossa eri ohjelmien välillä. Sähköpostin kautta lähetetty pdf tai kuvattu/skannattu kuitti eivät ole eKuitteja. Lisätietoja eKuitista löytyy Valtiokonttorin ylläpitämältä www.ekuitti.info -sivustolta, jossa myös kokemuksia eKuitista. 

 Kirjoittaja työskentelee Valtiokonttorilla eKuitti -asiantuntijana.