Meillä on ollut tapana järjestää kuukausittain Kieku-info virastoille jo vuosien ajan. Toissa torstaina Kieku-info oli alkamassa ja istuin lähes tyhjässä monikäyttötilassa. Katsellessani ympärilleni ymmärsin, että muutos on tapahtunut. Tilaisuuteen osallistui noin sata henkilöä, mutta paikan päällä meitä oli esiintyjät mukaan lukien noin 20 henkilöä. Vielä kaksi vuotta sitten tilanne oli toisinpäin: alle parikymmentä henkeä osallistui Kieku-infoon etänä.
Etäosallistuminen on arkipäiväistynyt nopeasti. Kun Kieku-hanke alkoi syksyllä 2008, etänä osallistumisesta ei ollut puhettakaan. Hankkeen työ alkoi työpajoilla, joissa käytiin läpi kaikki hankintavaiheessa asetetut vaatimukset yhteiselle Kieku-ratkaisuille. Työpajat olivat todella raskaita, sillä ne kestivät koko päivän ja niitä oli usean viikon ajan neljänä päivänä viikossa. Yhteen työpajatilaan ahtautui koko päiväksi parikymmentä henkilöä Valtiokonttorista, Palkeilta ja järjestelmätoimittajalta. Tunnustan, että noiden työpajojen toteutus kuulostaa ihan kamalalta muutenkin kuin etäosallistumisen puuttumisen takia.
Aina joku osallistuu etänä
Ensin tulivat videoneuvottelut. Sitten Lync-kokoukset. En muista minä vuonna ne tulivat, mutta muistan, missä käyttöönottohankkeessa niitä käytettiin. Sisäasiainministeriön hallinnonalan käyttöönotossa käytimme videoneuvottelua ja myöhemmissä Lynciä.
Tänä päivänä kaikissa Kieku-hankkeen koulutuksissa, työpajoissa ja palavereissa osa osallistujista tulee Lyncillä ja osa paikan päällä. Suhdeluku vaihtelee: joissain tilaisuuksissa kaikki osallistuvat etänä, joissain jopa puolet tulee paikan päälle. Sisäisissä palavereissammekin aina joku osallistuu Lyncillä, koska työskentelee päivän etänä tai osallistuu mieluummin omalta työpisteeltään käsin.
Ehkä lähiaikoina voin sanoa, että aina joku tulee paikan päälle?
Kuka käyttää enää videoneuvottelua?
Kieku-toimialalla käytämme videoneuvottelua enää vain niiden kanssa, jotka eivät pääse Lynciin. Joillekin videoneuvottelu on ainoa tapa osallistua etänä muiden organisaatioiden tai hallinnonalojen järjestämiin palavereihin ja tilaisuuksiin.
Jotkut videoneuvottelun ystävät ovat kertoneet, että videoneuvottelussa on kivaa, kun näkee etänä osallistuvat henkilöt ruudulta. Minusta se on vain harvoin kivaa. Usein kamera on sijoitettu niin, että kunkin osallistujan kasvot näkyvät ruudulla postimerkin kokoisena tuhruna. Eivätkä kaikki ymmärrä, että kamera kuvaa myös heitä ja muut voivat – tai jopa joutuvat – katselemaan heidän samanaikaista työskentelyään koneilla, levotonta liikuskeluaan tilassa ja keskinäistä jutusteluaan. Nykyään kaikki sentään ymmärtävät laittaa mikrofoninsa kiinni, kun eivät halua jakaa puhettaan kaikille osallistujille.
Ja jos haluaa nähdä, miltä toiset osallistujat näyttävät, Lyncissä on mahdollista lähettää myös videokuvaa koneen kamerasta.
Etäosallistuminen helpottaa arkea
Kussakin Kiekun käyttöönottohankkeessa työskentelee satoja henkilöitä eri organisaatioista ja eri paikkakunnilta. Kieku-hankkeen työ olisi todella hankalaa, jos etäosallistuminen ei olisi mahdollista ja kaikki henkilöt joutuisivat tulemaan ympäri Suomea paikan päälle työpajoihin.
Meillä Kieku-hankkeessa ja koko Valtiokonttorissa etäosallistuminen on itsestäänselvyys. Onko se arkipäivää myös sinulle?
Helena Ronkainen
Jos haluat kuulla lisää etäosallistumisen käytännöistämme, otathan yhteyttä. Kerromme mielellämme lisää.