Vuoden 2019 talousarvion tilijaottelun laatiminen

DiaarinumeroVK/1104/00.00.01.06.01/2018
AsiakirjatyyppiOhje
Voimaantulopäivämäärä18.09.2018
Antopäivämäärä18.09.2018
KategoriatKirjanpito
YlläpitovastuuValtiokonttori

Ministeriöt

Valtiovarainministeriön antaman Talousarvion tilijaottelun laadinta -määräyksen mukaan Valtiokonttori antaa lisäohjeet ja tarkemmat aikataulut tilijaotteluluonnoksen ja tilijaottelun laadinnasta ja toimittamisesta Valtiokonttorille. Valtiokonttori on antanut tänään ohjeen vuoden 2019 talousarvion tilijaottelun laadinnasta. Tekniset ohjeet ovat jäljempänä.

Tilijaottelun laadintaprosessi tapahtuu kaksivaiheisesti. Jotta vuoden 2019 tilit saadaan järjestelmien käyttöön ajoissa, ministeriö laatii ensin luonnoksen hallinnonalansa vuoden 2019 tilijaotteluksi. Vahvistettava tilijaottelu laaditaan sen jälkeen kun eduskunta on hyväksynyt talousarvion.

Valtiokonttori toimittaa ministeriöille tilijaottelun laadintaan käytettävän Excel-muotoisen tilijaottelutiedoston ja Word-muotoisen säädösviittaustiedoston tämän ohjeen yhteydessä.

Tilijaotteluluonnos

Valtiokonttori on laatinut tilijaottelupohjan (Excel-tiedosto) vuoden 2019 talousarvioesityksen perusteella. Ministeriö laatii tilijaotteluluonnoksen muokkaamalla pohjatiedot vastaamaan näkemystään vahvistettavasta tilijaottelusta. Luonnoksessa voi ennakoida mahdolliset täydentävien talousarvioesitysten vaikutukset.

Tilijaotteluluonnos (Excel-tiedosto) toimitetaan sähköpostin liitteenä Valtiokonttoriin 2.10.2018  mennessä. Tilijaotteluluonnosta ei allekirjoiteta.

Valtiokonttori tallentaa tiedot tilijaottelujärjestelmään ja palauttaa luonnoksen ministeriölle tarkistettavaksi.

Ministeriö ilmoittaa Valtiokonttorille 12.10.2018  mennessä sähköpostilla, vastaako Valtiokonttorin palauttama luonnos ministeriön laatimaa luonnosta. Jos ministeriö huomaa luonnoksessa virheitä, niiden korjaamisesta tulee sopia Valtiokonttorin kanssa. Kaikki muut muutokset tehdään vahvistettavaan tilijaotteluun.

Valtiokonttori toimittaa tarkistetut tiedot Kieku-tietojärjestelmään.

Vahvistettava tilijaottelu

Eduskunnan hyväksyttyä talousarvion ministeriö laatii vahvistettavan tilijaottelun. Se laaditaan tekemällä mahdolliset muutokset tarkistettuun tilijaotteluluonnokseen ja päivittämällä säädösviittaustiedosto.

Vahvistettava tilijaottelu (Excel- ja Word-tiedostot) toimitetaan Valtiokonttoriin välittömästi eduskunnan hyväksyttyä valtion talousarvion vuodelle 2019. Tilijaottelua ei allekirjoiteta tässä vaiheessa.

Valtiokonttori tallentaa tiedot tilijaottelujärjestelmään ja palauttaa vahvistettavan tilijaottelun ministeriölle tarkistettavaksi.

Jos ministeriö ei havaitse Valtiokonttorin palauttamassa vahvistettavassa tilijaottelussa virheitä, niin se allekirjoitetaan, skannataan ja lähetetään Valtiokonttoriin. Jos ministeriö huomaa vahvistettavassa tilijaottelussa virheitä, niiden korjaamisesta tulee sopia Valtiokonttorin kanssa.

Järjestelmiin tilijaotteluluonnoksen perusteella perustetut tilit korjataan tarvittavilta osin vahvistetun tilijaottelun mukaisiksi.

Valtion talousarvion tilijaottelu vuodelle 2019 julkaistaan Valtiokonttorin kotisivuilla.

Tietojen toimitusosoite

Tiedostot toimitetaan osoitteeseen kkp (at) valtiokonttori.fi. Paperiversioita ei toimiteta Valtiokonttoriin.

Voimaantulo

Tämä ohje tulee voimaan välittömästi.

Lisätiedot

Lisätietoja talousarvion tilijaottelun laadintaan liittyvistä asioista saa Keskuskirjanpidosta puh. 0295 50 2000 tai osoitteesta kkp (at) valtiokonttori.fi

Toimialajohtaja Lasse Skog

Apulaisjohtaja Tanja Wistbacka

Tiedoksi
Tasavallan presidentin kanslia
Eduskunnan keskuskanslia ja tilitoimisto
Valtiontalouden tarkastusvirasto

Tilijaotteluluonnos

Vuoden 2019 talousarvion tilijaotteluluonnos laaditaan täydentämällä ja muokkaamalla tilijaottelutiedosto, jonka Valtiokonttori on valmistanut vuoden 2019 talousarvioesityksen ja vuoden 2018 talousarvion tilijaottelun tiedoista.

Tilijaottelutiedosto

Excel-muotoinen tilijaottelutiedosto sisältää:

  • vuoden 2019 talousarvioesitykseen sisältyvät pääluokat, osastot, luvut ja momentit euromäärineen, määrärahalajeineen ja nettobudjetoitu-merkintöineen,
  • vuoden 2018 talousarvion tilijaottelussa olevat käyttösuunnitelma- ja muut lisäjaotteluerät (ilman euromääriä) ja
  • säädösviittausmerkinnät (tilin yhteydessä merkintä ’S’, mikäli tiliin liittyy säädösviittaus). Huom. Tilijaotteluluonnosta laadittaessa säädösviittaustiedon voi ohittaa. Säädösviittaustiedot päivitetään vahvistettavan tilijaotteluun yhteydessä.

Tiedoston erillisessä välilehdessä on lueteltu ohjeen antamishetkellä virallisesti tiedossa olevat vuoden 2019 kirjanpitoyksikkötunnukset ja jakamaton-tunnukset, joita tilijaotteluluonnoksessa voi käyttää.

Ministeriö tekee muutokset /poistot/lisäykset tilijaottelupohjan tilijaotteluosaan. Muutokset merkitään ”Muokkausmerkinnät”-sarakkeeseen seuraavasti:

M= Muutos

P= Poisto

L= Lisäys

Kun rivillä olevaa tietoa muutetaan, niin sarakkeeseen merkitään kirjain M. Erikseen ei tarvitse merkitä mitä tietoa rivillä muutetaan.

Kun rivillä on tili, jota ei oteta mukaan tilijaotteluun, niin sarakkeeseen merkitään kirjain P.

Kun lisätään uusi tili, sille lisätään rivi tilihierarkiassa oikeaan kohtaan ja sarakkeeseen merkitään kirjain L.

Tilijaottelun luonnostiedostoon ei merkitä muokkausmerkinnöin kirjanpitoyksikkötunnuksen lisäämisiä tai euromääriin tehtyjä muutoksia. Merkinnät hidastavat luonnoksen käsittelyä Valtiokonttorissa.

Valtiokonttori tallentaa tiedot merkintöjen pohjalta tilijaottelujärjestelmään. Vain muokkausmerkintäkirjaimella osoitetut rivit käsitellään (pl. edellä esitetty poikkeus luonnostiedoston käsittelyssä), joten ministeriön tulee huolehtia, että merkinnät on tehty tarvittaviin kohtiin.

Tilijaottelun muutosten merkitsemisestä on esimerkki jäljempänä.

Eurotietojen muutokset tehdään vain kirjaustason riville

Eurotiedon muokkaukset tehdään vain kirjaustason tilien riveille. Kirjaustaso on aina tilihierarkian alin taso. Jos tilijaottelupohjalla lisäjaotellun momentin lisäjaottelujako ei luonnosta laadittaessa ole vielä selvillä, tulee eurotiedot teknisistä syistä johtuen merkitä jollekin kirjaustason tilille, ei momenttitasolle.

Jos ministeriö haluaa eurotietojen muokkauksen yhteydessä tarkistaa myös ylempien tasojen (summatasot) eurojen kokonaismäärän, se voi lisätä omia laskelmiaan tiedoston tyhjiin sarakkeisiin. Valtiokonttorin toimittamiin summatason eurotietoihin ei tule tehdä muutoksia. Valtiokonttori tallentaa kirjaustasojen eurotiedot tilijaottelujärjestelmään, jolloin myös summatasojen eurotiedot päivittyvät. Summatasot näkyvät ministeriölle tarkistettavaksi toimitettavassa tiedostossa.

Kirjanpitoyksikkötunnus merkitään vain kirjaustason riville

Kirjanpitoyksikkötunnukset ml. jakamaton-tunnukset esitetään vain kirjaustason tilien riveillä. Kirjanpitoyksikkötunnus tulee kuitenkin merkitä myös niille momenteille, joille talousarvioperusteiden päätösosassa olevassa valtuuslausekkeessa on myönnetty valtuutta, ei määrärahaa.

Sarakkeeseen ”KPY” merkitään kirjanpitoyksikön/jakamattoman tunnus, nimeä ei merkitä. Tunnukset ja nimet on lueteltu tiedostossa omalla välilehdellään.

Omien jaotteluiden nimeäminen

Jos ministeriö sisällyttää tilijaotteluun omia jaotteluita, niin niille tulee antaa kuvaava, lyhyt nimi [1]. Tilien nimissä ei saa käyttää puolipisteitä, koska puolipisteistä aiheutuu ongelmia tiedostojen jatkokäsittelyssä.

Jaottelujen numerointi

Tuloarvioiden ja määrärahojen jaottelut numeroidaan talousarvion tilijaottelussa siten, että numerotunnus muodostaa kaikilla tuloarvio- ja määrärahatasoilla kirjanpitoyksikön talousarviokirjanpidossa käytettävän vastaavan tilin numerotunnuksen. Momentin lisäjaotteluiden numerotunnuksen esitystapa määräytyy sen mukaan, mikä kullakin jaottelutasolla on suurin numerotunnus kyseisessä erittelyssä. Esimerkiksi tietyn momentin lisäjaottelut yhdestä neljääntoista esitetään numerotunnuksilla 01-14, kun toisella momentilla esiintyvät lisäjaottelut yhdestä kahdeksaan sen sijaan voidaan esittää joko numerotunnuksilla 01-08 tai 1-8.

Jos jaottelueriä tilijaotteluluonnoksen laadintavaiheessa on enintään 9, mutta niiden määrä myöhemmin todennäköisesti kasvaa vähintään 10:ksi, on käytettävä numerointia 01-09. Tällöin uudet erät, esimerkiksi 10-14, voidaan alkuperäisiä muuttamatta liittää niiden jatkoksi. Numerotunnuksen pituus saman tason sisällä ei voi olla vaihtuva. Esimerkkitapauksessa lopullinen täysi sarja ei voi olla 1-14, vaan sen on oltava 01-14.

Numerotunnusten osalta on otettava huomioon, että tilikoodin pituus ei saa ylittää 14 merkkiä. Kun siirtomäärärahatilistä muodostetaan seuraavaa varainhoitovuotta varten siirretyn määrärahan tili, tilitunnuksen alkuun lisätään 3-merkkinen siirretyn määrärahan tunnus. Kokonaispituus voi tällöinkin olla enintään 14 merkkiä.

Vahvistettava tilijaottelu

Vahvistettava tilijaottelu laaditaan täydentämällä ja muokkaamalla tilijaotteluluonnoksen tiedot eduskunnan vahvistaman talousarvion mukaisesti sekä päivittämällä säädösviittaustiedoston tiedot.

Tilijaottelutiedosto

Tilijaotteluluonnostiedostoa täydennetään ja muokataan muuten vastaavalla tavalla kuin mitä on kuvattu edellä kohdassa Tilijaottelutiedosto, paitsi että myös euro- ja kirjanpitoyksikkötietojen muutokset on merkittävä muokkausmerkinnöin.

Säädösviittausmuutokset tehdään säädösviittaustiedostoon

Tilijaotteluosassa on merkintä siitä, onko tiliin liitetty säädösviittaus. Tilijaotteluosaa täydennettäessä säädösviittaus-tiedon voi ohittaa eli tilijaottelutiedostoon ei merkitä säädösviittauksen muuttamista/poistamista/lisäämistä. Muutokset merkitään ainoastaan Word-muotoiseen säädösviittaustiedostoon.

Säädösviittaustiedosto

Säädösviittaustiedosto on Word-muotoinen ja se sisältää tilitunnuksittain vuoden 2018 talousarvion tilijaottelussa olleet viittaukset säännöksiin ja määräyksiin, joihin tulon kertyminen ja määrärahan käyttö välittömästi perustuu. Tieto on esitetty, mikäli sama tilitunnus sisältyy myös vuoden 2019 talousarvioesitykseen.

Ministeriö tekee tähän tiedostoon säädösviittauksia koskevat muutokset /
poistot/lisäykset. Muutokset merkitään ”Muokkausmerkinnät”-sarakkeeseen seuraavasti:

M= Muutos

P= Poisto

L= Lisäys

Kun tilitunnukseen liittyvää säädösviittaustekstiä muutetaan, niin sarakkeeseen merkitään kirjain M. Erikseen ei tarvitse merkitä mitä tietoa on muutettu.

Kun tilitunnukseen liittyvä säädösviittaus poistetaan, niin sarakkeeseen merkitään kirjain P.

Kun tilitunnukseen lisätään uusi säädösviittaus, sille lisätään rivi tilihierarkian mukaiseen kohtaan ja sarakkeeseen merkitään kirjain L.

Valtiokonttori tallentaa tiedot merkintöjen pohjalta tilijaottelujärjestelmään. Vain muokkausmerkintäkirjaimella osoitetut rivit käsitellään, joten ministeriön tulee huolehtia, että merkinnät on tehty tarvittaviin kohtiin.

Säädösviittaustietojen muutosten merkitsemisestä on esimerkki jäljempänä.

Esimerkki muutosten merkitsemisestä tilijaottelutiedostoon

Muokkausmerkinnät-sarakkeeseen merkitään kirjaimella muutoksen laatu (lisäys, poisto, muutos). Erillisiä merkintöjä, mitä kohtaa rivillä on muutettu, ei tarvita.

Huom!

Merkintöjä koskeva poikkeus tilijaotteluluonnostiedoston ja vahvistettavan tilijaottelutiedoston välillä:

  • Luonnokseen ei merkitä muokkausmerkinnöin kirjanpitoyksikkötunnuksen lisäämisiä tai euromääriin tehtyjä muutoksia, koska merkinnät hidastavat luonnoksen käsittelyä Valtiokonttorissa.
  • Vahvistettavaan tilijaotteluun kirjanpitoyksikkötunnuksen lisäämiset ja euromääriin tehdyt muutokset tulee merkitä muokkausmerkinnöin.

Säädösviittaus-sarakkeen [S]-merkintöjä ei muokata, koska tilijaottelujärjestelmä päivittää merkinnät automaattisesti, kun säädösviittaukset päivitetään vahvistettavan tilijaottelun käsittelyn yhteydessä.

Säädösviittaus

Esimerkki muutosten merkitsemisestä säädösviittaustiedostoon

Muokkausmerkinnät-sarakkeeseen merkitään kirjaimella muutoksen laatu
(lisäys = L, poisto = P, muutos = M).

Erillisiä merkintöjä mitä kohtaa säädösviittaustekstissä on muutettu ei tarvita joten ”Jäljitä muutokset” -toimintoa tai muuta merkitsemistapaa ei tarvitse käyttää.

Säädösviittaus